Como otimizar o teletrabalho?

Mergulha no mundo vibrante da comunicação. Sabes, aquele mundo em que, quando dizes «trabalho na área da comunicação» num jantar ou num brunch de domingo, um brilho de fascínio passa pelo olhar das pessoas com quem estás a falar. De repente, ficas envolto numa certa aura, a de um membro da elite vanguardista, onde criatividade, paixão e estilo são as palavras-chave.
Imagina-te no meio deste universo, a meio caminho entre as histórias satíricas de «99 Francs» (sim, já faz 20 anos!) e as visões idílicas dos gigantes da tecnologia como o Google. É um mundo onde a inovação e a consultoria andam de mãos dadas, onde os membros da tua equipa alternam entre o escritório flexível e sessões de brainstorming, onde as pausas para almoço às vezes transformam-se em escapadelas criativas e onde a liberdade parece ser a palavra-chave.
Um grande obrigado à Shutterstock por esta bela representação estereotipada da vida numa agência.

Mesa de pingue-pongue, espaços de trabalho modulares, reuniões de brainstorming e atividades de team building, nada disso te é estranho. No entanto, eis que surge um paradoxo: perante o teu pedido de teletrabalho – seja para um, dois ou três dias por semana (basta assinalares a opção que te convier) – deparas-te com uma recusa categórica do teu gestor.

«Porquê?», perguntas tu.

As questões relacionadas com a flexibilidade não têm estado no centro das discussões desde a crise da Covid? Não se tornou isto um conselho amplamente adotado, uma tendência a integrar para garantir o desenvolvimento e a motivação dos colaboradores? Afinal, os exemplos estão por todo o lado à nossa volta. Estás equipado para enfrentar este desafio: um MacBook Pro, um iPhone de última geração, acesso sem falhas ao drive da agência e essa capacidade, quase mágica, de redirecionar chamadas com uma destreza inigualável – um talento descoberto numa festa qualquer que não tem nada a ver com isto.
Mas não estás sozinho. Muitas agências, digitais ou não, parecem ainda hesitar em dar esse passo. E isto apesar de um período de confinamento que provou que era possível, e até benéfico, manter o rumo através do teletrabalho. Com sistemas híbridos em vigor, a autonomia dos colaboradores é posta à prova, mas também a sua capacidade de gerir as suas equipas à distância, de manter a comunicação de forma informal e de preservar um sentimento de pertença, mesmo fora das paredes da empresa.
Então, neste período pós-confinamento, em que as viagens de transportes públicos voltam a fazer parte do nosso dia-a-dia, está na hora de refletir seriamente sobre esta questão. Porque é que, apesar das provas e da adoção em massa durante a crise sanitária, a generalização do teletrabalho tem tido tanta dificuldade em avançar? Será uma questão de gestão da mudança ou um desafio mais profundo ligado à nossa forma de conceber o trabalho e o seu contexto?
Vamos deixar de lado os preconceitos e explorar juntos a resposta a este enigma. Vamos lá desatar este nó e descobrir como a adoção do teletrabalho pode ser benéfica e até mesmo indispensável para continuarmos a desenvolver relações de qualidade, manter uma boa dinâmica de equipa e, por fim, permitir que cada um tenha a liberdade e a autonomia necessárias para se destacar nas suas tarefas, sem, por isso, limitar o empenho ou o desempenho.

Ideia pré-concebida n.º 1: temos de estar fisicamente juntos para criar valor na agência.

Para começar, é isso que tu pensas.

“O brainstorming fica melhor quando estamos todos na sala de crise, a dar tudo por tudo na pesquisa de mercado da Burger Queen”

Discutimos, brigamos, empolgamo-nos e acabamos por encontrar as três ideias que estavam previstas para amanhã. E depois, como é que se dá feedback ao Ben sobre a criação sem ficar ao lado dele meio dia, a partilhar a respiração e os Haribo?
Já para não falar da reunião de colaboração de segunda-feira, que é imperdível!
Desde os anos 2000, os investigadores têm, no entanto, demonstrado repetidamente que a crença de que o esforço em grupo gera mais criatividade é um mito.
Uma análise de 241 estudos diferentes, envolvendo 24 000 participantes, publicada no Psychological Bulletin, concluiu que a presença de outras pessoas quase não tinha efeito na execução das tarefas, e certamente não da forma que o Osborn esperava.
A presença de outras pessoas «aumenta a rapidez na execução de tarefas simples e diminui a rapidez na execução de tarefas complexas»…

Mito n.º 2: o teletrabalho prejudica a coesão da equipa?

Basicamente, candidataste-te aqui depois de veres as fotos do Instagram das festas e de te inscreveres no Snapchat da agência. É claro que, quando se tem 30 anos (+-10 anos), o ambiente e as relações entre colegas são importantes.
Gostas de contar as tuas férias durante a pausa para o café. Descobrir com eles aquele restaurantinho da esquina que «não tem grande aspeto, mas é muuuito bom». E terminar as semanas intensas com um afterwork bem merecido.
E, no entanto, várias agências optaram por dar prioridade ao teletrabalho, e algumas até devolveram os seus escritórios depois do confinamento! Assim, são organizadas regularmente reuniões presenciais, como atividades de teambuilding ou seminários. E parece que os funcionários estão a gostar bastante…
É claro que somos animais sociais e precisamos do contacto com os outros, mas com o último confinamento, ficou claro que também é possível ter uma espécie de convívio profissional de forma virtual.

Ideia pré-concebida n.º 3: a distância é sinónimo de férias para as equipas.

O grande obstáculo, admitido ou não, ao teletrabalho é, por vezes, a convicção dos gestores de que a produtividade vai descer a pique.
E isso costuma ser verdade se a organização não for repensada: ainda com demasiada frequência, os dirigentes das empresas e os gestores das áreas funcionam à cega. Não sabem o que os seus colaboradores fazem exatamente todos os dias e, claro, a ignorância gera medo. Porque, a distância, é impossível verificar de longe se a Martine ou o Franck parecem ocupados.
Dá para perceber que, em março, a situação apanhou de surpresa os responsáveis das agências. Ninguém esperava uma pandemia, muito menos um confinamento.
Desde então, algumas empresas conseguiram sair-se bem e seguir em frente. São estas as estruturas mais ágeis, as mais capazes de adaptar e repensar a sua organização e os seus modos de funcionamento.
A dimensão da empresa pode ter aqui alguma influência, mas não necessariamente. As agências mais pequenas podem muito bem estar presas a um modelo de funcionamento antigo… Enquanto os grandes grupos souberam agir rapidamente para se equiparem com as ferramentas e os processos certos.
Na Furious, tivemos a sorte de ser particularmente procurados nesta altura.
Na verdade, muitas agências não estavam preparadas para gerir operações à distância… Por isso, algumas ficaram um pouco perdidas durante esse período e os temas a abordar são muitos:
Gestão do desempenho
Acompanhamento da relação com o cliente
Planeamento
KPIs
Gestão de RH
Gestão de ausências e férias
Faturação, etc.

Compreender o teletrabalho: uma revolução na gestão

O teletrabalho não é só uma mudança de local de trabalho, é uma revolução na gestão que redefine os fundamentos da liderança e da produtividade. Com esta revolução, os gestores têm de desenvolver novas competências, nomeadamente a arte de motivar e gerir equipas à distância, mantendo ao mesmo tempo o espírito de equipa e uma comunicação eficaz. A gestão à distância é um indicador da capacidade de adaptação das empresas face às mudanças.

O que é que o teletrabalho revela sobre os métodos de gestão atuais?

O teletrabalho trouxe à tona vários aspetos dos métodos de gestão atuais. Mostrou que o trabalho pode ser eficaz e produtivo fora do ambiente tradicional do escritório. Isso levou a uma reflexão sobre a importância da confiança, da autonomia e da flexibilidade na gestão das equipas. Os gestores têm agora de pensar na melhor forma de organizar o trabalho à distância, mantendo ao mesmo tempo uma forte coesão e uma cultura empresarial sólida.

Quais são as vantagens e os desafios da gestão à distância?

As vantagens da gestão à distância incluem uma maior flexibilidade, uma redução dos tempos de deslocação e um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. No entanto, os desafios não são menores: incluem a gestão das ferramentas de comunicação, a manutenção da produtividade e do empenho dos colaboradores, bem como a prevenção do isolamento social dos colaboradores.

Dominar as ferramentas e competências do gestor à distância

A gestão à distância exige não só uma adaptação das competências de gestão tradicionais, mas também o domínio de novas ferramentas tecnológicas.

Que formação é preciso seguir para te tornares um especialista em gestão à distância?

Para te destacares na função de gestor à distância, considera fazer formações que abranjam:

• Liderança adaptativa
• Comunicação eficaz
• Gestão de projetos online
• Cultura empresarial e empenho

Que tecnologias e ferramentas modernas são essenciais para gerir uma equipa à distância?

As ferramentas principais incluem:

• Plataformas de comunicação
• Ferramentas de gestão de projetos
• Software de videoconferência
• Soluções para partilha de ficheiros
• Ferramentas de marketing
• Ferramentas de monitorização

No entanto, é fundamental que os colaboradores operacionais tenham apoio e que os gestores recebam ajuda na sua gestão à distância. Por isso, temos-nos esforçado bastante para ajudar os nossos novos clientes aproveitar a situação para se reorganizarem e digitalizarem os processos e as ferramentas.
E funciona mesmo! Estás pronto para experimentar? Entra em contacto connosco!