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Come ottimizzare lo smart working?

Quante volte, durante un pranzo o un aperitivo, ti è capitato di dire “Lavoro nel mondo della comunicazione” e subito percepire lo sguardo affascinato negli occhi dell’interlocutore? Quasi come se fossi avvolto da un’aura enigmatica, in cui la creatività, l’originalità e l’essere cool sono le parole d’ordine.

Immagina di trovarti in questo scenario, in un mondo in cui l’innovazione e gli hack strategici vanno di pari passo, le giornate lavorative oscillano tra sessioni di brainstorming e iced coffee, le pause si trasformano in partite di ping-pong o in momenti per meditare.

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Grazie a Shutterstock per questa bella illustrazione della vita in azienda.

La miglior combinazione di attività, se non per un ostacolo: alla tua richiesta di smart working – che si tratti di uno, due, tre giorni alla settimana – ecco che incombe un no categorico dal vostro superiore.

“Perché no?”, ti chiedi. In un mondo post-pandemia la flessibilità non dovrebbe essere all’ordine del giorno? Dopotutto, armati di MacBook Pro, iPhone di ultima generazione e di un accesso al drive aziendale le risorse non mancano. 

Molte aziende, digitali o non, indugiano sulla questione di far lavorare i propri dipendenti da remoto per tutta o parte della settimana, nonostante il periodo di quarantena lo abbia reso possibile.    

Con l’implementazione di sistemi di lavoro ibridi, l’autonomia del dipendente viene messa alla prova, preservando il senso di appartenenza anche nel post lavoro.

È dunque tempo di esaminare perché lo smart working fatica a decollare

Si indaga se sia una questione di gestione del cambiamento o un problema più profondo legato alla nostra concezione del lavoro. 

Ci si confronta, si scambiano due battute al volo e tra un meme e l’altro si finisce per trovare le soluzioni per il giorno successivo. D’altronde, come possiamo dare un feedback al Boss senza passarci insieme la giornata di lavoro, condividendo fiato e Haribo?

Per non parlare dell’imperdibile meeting del lunedì.

Dagli anni 2000, diversi studi hanno smentito l’idea che il lavoro di gruppo stimoli la creatività, definendola un mito. 

Un’analisi di 241 ricerche, pubblicata su Psychological Bulletin, ha evidenziato che la presenza degli altri ha scarso impatto sulle performance nei compiti, contrariamente alle speranze di Osborn.

La presenza di altre persone “aumenta la rapidità di esecuzione di compiti semplici e diminuisce quella di compiti complessi”.

Lo smart working compromette la coesione del team?

Hai inviato la candidatura dopo aver visto le foto su Instagram delle feste ed esservi iscritti alla pagina aziendale sui social. Certo, quando si hanno 30 anni (+10), le vibes tra colleghi sono importanti.

Ti piace parlare di quella fantastica crociera durante la pausa caffè, scoprire il ristorantino della zona che non sembra buono ma è troppo buono con i colleghi e concludere le intense settimane con un meritato spritz.

Molte aziende hanno optato per lo smart working, altre hanno addirittura rinunciato ai loro uffici dopo il lockdown! Vengono quindi organizzati di tanto in tanto incontri fisici di teambuilding o workshop. 

D’altronde, Aristotele non aveva tutti i torti: noi umani siamo animali sociali e abbiamo bisogno del contatto con gli altri, ma la convivialità professionale potrebbe esistere anche in modalità virtuale.

Lavorare da remoto riduce la produttività

Il freno più grande dello smart working è la credenza dei Boss che la produttività possa calare.

E questo è spesso vero se non si rivaluta l’organizzazione: spesso, i dirigenti aziendali e i responsabili delle divisioni operano in perdita.

Possiamo capire che a marzo la situazione abbia colto di sorpresa i titolari dell’agenzia. Nessuno si aspettava una pandemia, e di certo non un lockdown.

Le imprese più agili hanno adattato con successo la propria organizzazione. 

La dimensione aziendale può avere un impatto, ma non necessariamente. Le piccole imprese rimangono legate a modelli già esistenti, mentre le grandi imprese si sono rapidamente attrezzate con gli strumenti adatti.

Noi di Furious abbiamo avuto la fortuna di essere particolarmente richiesti in quel periodo.

In effetti, molte aziende non erano preparate a gestire operazioni a distanza. Di conseguenza, alcune di esse si sono trovate completamente alla cieca durante questo periodo, e i problemi emersi sono stati diversi:

Comprendere lo smart working: una rivoluzione manageriale

Lo smart working non rappresenta solo un cambio di luogo di lavoro, ma una rivoluzione manageriale che ridefinisce le basi della produttività. Attraverso questa rivoluzione, i manager sono chiamati a sviluppare nuove competenze, in particolare l’arte di motivare e gestire i team a distanza mantenendo uno spirito di squadra e una comunicazione efficace. 

Il management a distanza è un indicatore dell’adattabilità delle aziende di fronte ai cambiamenti.

Che cosa rivela lo smart working sulle attuali metodologie di gestione?

Lo smart working ha messo in evidenza nuovi approcci nella gestione, dimostrando che il lavoro può essere efficiente al di fuori dell’ambiente d’ufficio tradizionale. Ciò ha sollevato questioni sull’importanza di fiducia, autonomia e flessibilità nella gestione dell’équipe. I manager sono ora chiamati a organizzare il lavoro a distanza mantenendo una forte coesione e cultura aziendale.

Quali sono i vantaggi e le criticità dello smart working?

Il management a distanza offre flessibilità e riduzione dei tempi di spostamento, migliorando l’equilibrio tra vita personale e professionale. Tuttavia, presenta sfide come la gestione degli strumenti di comunicazione, il mantenimento della produttività e dell’engagement dei dipendenti, nonché la prevenzione dell’isolamento sociale.

Stabilire le basi del successo nello smart working

Per garantire il successo dello smart working, è essenziale stabilire dei capisaldi: ciò implica l’adozione di practice gestionali adeguate, l’implementazione di strumenti collaborativi efficienti e la creazione di un ambiente di lavoro domestico che sia funzionale e piacevole.

Le 10 best practice di cui non potrai più fare a meno

  • Stabilire regole chiare: definire gli orari di lavoro e le aspettative in termini di disponibilità.
  • Utilizzare gli strumenti giusti: scegliere strumenti di comunicazione e collaborazione che rispondano alle esigenze del team.
  • Comunicazione efficace: favorire scambi chiari e concisi per evitare malintesi.
  • Prendere diverse pause: incoraggiare le pause per mantenere un elevato livello di concentrazione.
  • Organizzare regolarmente riunioni: esse consentono di monitorare i progetti e rafforzare la coesione del team.
  • Definire obiettivi chiari: ogni membro del team deve conoscere i compiti e i risultati attesi.
  • Favorire l’autonomia: concedere la fiducia necessaria affinché i dipendenti gestiscano il proprio carico di lavoro.
  • Assicurare un monitoraggio delle performance: implementare indicatori per valutare l’efficacia del lavoro a distanza.
  • Coltivare lo spirito di squadra: organizzare attività che rafforzino il team building.
  • Sostenere il benessere dei dipendenti: essere attenti alle esigenze individuali e offrire un supporto adeguato.

Come instaurare una routine quotidiana ottimizzata per lo smart working?

  • Pianifica le tue attività: utilizza agende o app per organizzare le tue attività e le pause.
  • Crea uno spazio di lavoro dedicato: ciò aiuta a separare la vita professionale da quella personale e a concentrarsi.
  • Vestiti per il successo: anche lavorando da casa, prepararsi al mattino può influenzare positivamente il tuo stato d’animo professionale.
  • Gestisci le distrazioni: informa i membri della tua casa del tuo programma per ridurre le interruzioni.
  • Stabilisci obiettivi giornalieri: avere dei focus chiari può aumentare la tua motivazione e darti un senso di realizzazione.
  • Rimani connesso: interagisci regolarmente con i tuoi colleghi e superiori per mantenere un senso di appartenenza.
  • Check regolari: che sia attraverso meeting online o rapporti aziendali, assicurati di rendere conto dei tuoi progressi.
  • Ascolta il tuo corpo: se ti senti stanco o stressato, accendi una candela e ascolta il tuo podcast preferito.
  • Rivedi e riadatta: alla fine di ogni settimana, valuta cosa ha funzionato e adatta la tua routine di conseguenza.

 

Instaurando una routine, vi date i mezzi per lavorare in modo efficace e sano. Nonostante sia un equilibrio difficile da trovare, con la disciplina e i mezzi giusti, smart working vincit omnia!

Padroneggiare gli strumenti e le competenze dello smart working

Il management da remoto richiede non solo un adattamento delle competenze manageriali tradizionali, ma anche la padronanza di nuovi strumenti tecnologici.

Quale percorso di formazione seguire per ottimizzare la gestione da remoto?

Per eccellere nel ruolo, considerate delle formazioni che riguardano:

  • Leadership adattativa: corsi che insegnano come guidare team geograficamente dispersi.
  • Comunicazione efficace: formazioni sulle tecniche di comunicazione e di ascolto attivo adatte al contesto digitale.
  • Gestione di progetti online: programmi specializzati nell’uso di software per la gestione dei progetti e la collaborazione a distanza.
  • Cultura aziendale e coinvolgimento: workshop sulla preservazione della cultura aziendale e sul coinvolgimento dei dipendenti nonostante la distanza.
  •  

Quali tecnologie e strumenti moderni sono essenziali per la gestione di un team a distanza?

  • Piattaforme di comunicazione: Slack, Microsoft Teams per scambi istantanei.
  • Strumenti di gestione dei progetti: uno strumento come Furious Squad è un’ottima opzione.
  • Software di meeting virtuali: Zoom, Google Meet per riunioni online.
  • Soluzioni di condivisione file: Google Drive, Dropbox per archiviare e condividere documenti.
  • Strumenti di monitoraggio: per seguire la produttività e gli orari di lavoro senza eccessiva intrusione.

Tuttavia, è fondamentale che il personale operativo sia supportato e che i manager siano assistiti nella loro supervisione a distanza.

Abbiamo quindi lavorato duramente per garantire ai nostri nuovi clienti di approfittare della situazione per riorganizzare e digitalizzare i propri processi e strumenti.

E funziona! Pronto a provare? Contattaci!

FAQ - Risposte alle domande più frequenti sullo smart working

Come lavorare al meglio in smart working?

Per gestire in modo efficace il lavoro da remoto, segui queste fasi:

  • Stabilisci obiettivi chiari: definisci aspettative precise per evitare confusione.
  • Assicura una comunicazione regolare: utilizza email, messaggistica istantanea e videochiamate per rimanere in contatto.
  • Instaura fiducia: mostra di avere fiducia nei tuoi collaboratori per gestire il loro tempo e compiti.
  • Offri supporto e risorse: assicurati che il tuo team abbia tutto il necessario per lavorare in modo efficace da remoto.
  • Favorisci l’equilibrio tra lavoro e vita personale: riconosci l’importanza dello staccare dopo il lavoro.

Come si può adattare la gestione allo smart working?

  • Adottando gli strumenti giusti: scegli tecnologie che facilitino il lavoro collaborativo e la comunicazione.
  • Sviluppando nuove competenze: tu e il tuo team formatevi sulle migliori pratiche del lavoro a distanza.
  • Rivedendo i processi di lavoro: adattate i vostri metodi di lavoro alle realtà del telelavoro.
  • Mantenendo l’impegno: crea occasioni di team building e mantieni il senso di appartenenza.

Come lavorare al meglio da remoto?

Per una gestione a distanza efficace, è importante:

  • Comunicare efficacemente: scegliere una comunicazione chiara e aperta.
  • Monitorare i progressi: implementare sistemi per seguire l’avanzamento dei compiti senza eccedere.
  • Celebrare i successi: riconoscere e premiare i risultati dei membri del team.
  • Essere accessibili: per il team e incoraggiare il feedback.

Come organizzare la routine giornaliera da remoto?

  • Stabilisci una routine mattutina: inizia la giornata con rituali che ti preparano al lavoro.
  • Definisci gli orari di lavoro: stabilisci orari di inizio e fine per strutturare la tua giornata.
  • Pianifica pause: fai pause regolarmente per rimanere produttivo.
  • Utilizza una lista delle attività: organizza i compiti quotidiani per rimanere concentrato ed evitare sovraccarichi di lavoro.
  • Pianifica del tempo per le interazioni: dedica momenti e scambi informali tra i membri del team.
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