7 ferramentas na sua pilha de tecnologia? Eis o que isso lhe custa
Selecionou cuidadosamente o melhor CRM do mercado. Adicionou a ferramenta de gestão de projetos que todos recomendam. Optou pela solução de time tracking mais bem classificada. E complementou com uma ferramenta de faturação, uma plataforma de colaboração, um software de relatórios e, claro, algumas folhas de cálculo muito úteis para casos específicos.
Em suma, construiu a pilha de tecnologia perfeita. O melhor de cada categoria. Uma abordagem lógica, não é?
Exceto que esta estratégia “best-of-breed” esconde uma realidade muito menos sedutora. Para além das subscrições mensais que paga religiosamente, existem custos invisíveis que podem facilmente multiplicar a sua fatura por três, ou mesmo quatro. Entre licenças fantasma, produtividade que se evapora e horas gastas em manutenção, a sua pilha de tecnologia “otimizada” pode muito bem ser a sua maior despesa oculta.
Vamos analisar juntos o que este empilhamento de ferramentas realmente lhe custa.
A soma das licenças é apenas o começo
Se pensa que o custo das suas ferramentas se limita às faturas mensais que chegam todos os meses, eis a realidade no terreno.
O peso das subscrições
Os números falam por si. Em 2024, uma empresa gasta em média 1.040 $ por funcionário por ano apenas em subscrições SaaS, de acordo com um estudo da Gartner. Para uma agência de 25 pessoas, isso já representa 26.000 $ por ano. E ainda assim, estamos a falar de uma média.
O problema? Esta média esconde uma realidade ainda mais preocupante: uma empresa utiliza em média 125 aplicações SaaS diferentes. Cento e vinte e cinco. Deixe esta informação assentar por um segundo. Mesmo para uma estrutura de tamanho médio, estamos a falar facilmente de 7 a 15 ferramentas principais que se acumulam progressivamente. Começa-se com um CRM, adiciona-se uma ferramenta de gestão de projetos, depois uma de faturação… e antes mesmo de se dar conta, a pilha de tecnologia explodiu.
As licenças fantasma que pesam no orçamento
Eis o número que dói: as empresas utilizam apenas 49% das suas licenças provisionadas. Por outras palavras, está a pagar por mais de metade dos lugares vazios.
De acordo com o SaaS Management Index 2024 da Zylo, que analisa mais de 30 milhões de licenças e 34 mil milhões de dólares em despesas SaaS, as empresas desperdiçam em média 18 milhões de dólares por ano em licenças não utilizadas. Mesmo que a sua agência não atinja estes valores, o princípio permanece o mesmo à sua escala.
Concretamente, estas licenças fantasma provêm de:
- Colaboradores que saíram cujos acessos foram esquecidos de remover
- Projetos terminados que exigiam ferramentas temporárias
- Períodos de teste transformados em subscrições esquecidas
- Mudanças de função onde as ferramentas antigas permanecem ativas
Uma auditoria rápida às suas licenças atuais provavelmente irá reservar-lhe algumas surpresas desagradáveis.
A redundância que custa caro
Falemos agora da redundância, este flagelo discreto mas dispendioso. De acordo com o mesmo estudo da Zylo, a empresa média possui:
- 11 ferramentas de gestão de projetos
- 10 aplicações de colaboração em equipa
- 15 plataformas de formação online
Numa agência típica, encontramos frequentemente esta configuração absurda:
- Uma ferramenta de time tracking para registar o tempo gasto
- Uma ferramenta de gestão de projetos para organizar as tarefas
- Uma ferramenta de planeamento para gerir os recursos
- Folhas de cálculo para gerir os orçamentos dos projetos
- Uma ferramenta de faturação que exige parte das mesmas informações
Resultado? Cinco ferramentas diferentes que fazem parcialmente a mesma coisa, com múltiplas entradas duplicadas e nenhuma visão geral coerente.
Tipo de custo | Valor médio | Fonte |
Despesa SaaS por funcionário/ano | 1.040 $ | Gartner 2024 |
Desperdício de licenças não utilizadas | 18M $/ano (média empresa) | Zylo 2024 |
Percentagem de licenças realmente utilizadas | 49% | Zylo 2024 |
Número médio de ferramentas redundantes | 11 (apenas gestão de projetos) | Zylo 2024 |
O custo invisível da produtividade perdida
Mas a conta não para por aí. O verdadeiro custo esconde-se no que as suas equipas NÃO fazem por causa desta pilha de tecnologia dispersa. E é aqui que os números se tornam verdadeiramente alarmantes.
A “mudança de contexto”: o assassino silencioso da produtividade
Imagine este cenário: o seu gestor de projeto consulta o CRM para verificar uma informação do cliente, muda para a ferramenta de gestão de projetos para atualizar uma tarefa, abre a sua ferramenta de time tracking para registar o seu tempo e, em seguida, verifica na folha de cálculo se o orçamento do projeto ainda se mantém. Quatro aplicações diferentes para uma única ação coerente.
Este vaivém constante entre aplicações tem um nome: a mudança de contexto. E literalmente massacra a produtividade das suas equipas.
Os dados são claros. De acordo com o Anatomy of Work Index, os trabalhadores alternam entre 9 aplicações diferentes em média por dia. Alguns estudos mostram mesmo que os programadores mudam de tarefa 13 vezes por hora, passando apenas 6 minutos numa tarefa antes de mudar para a seguinte.
O custo? A mudança de contexto pode reduzir a produtividade em até 40%. Esta não é uma estimativa aproximada, é o resultado de múltiplas pesquisas convergentes, incluindo um estudo da American Psychological Association que demonstra que adultos que alternam regularmente entre tarefas apresentam uma produtividade geral significativamente menor.
Traduzamos isso em euros sonantes e trincantes:
- Para um funcionário que custa 70.000 – 80.000 € por ano à sua estrutura
- Recuperar nem que seja apenas uma hora de foco por dia representa cerca de 9.000 – 10.000 € de valor produtivo anual
- Numa equipa de 20 pessoas, são 180.000 – 200.000 € de capacidade produtiva que se evaporam
E estamos a falar apenas de uma hora por dia. Para muitas equipas que alternam entre 7 ou mais ferramentas, a perda real é muito maior.
O tempo de recarga cognitiva
Eis outro número assustador: de acordo com pesquisas da Universidade da Califórnia em Irvine, leva em média 23 minutos e 15 segundos para recuperar a concentração total após uma interrupção. Alguns estudos até elevam esta estimativa para 25 minutos.
Pense nisso por um instante. Vinte e três minutos para recuperar o estado de fluxo após cada mudança de contexto.
O cenário típico numa agência com uma pilha de tecnologia fragmentada:
- Está a trabalhar numa proposta comercial (requer concentração)
- Notificação: um cliente respondeu no CRM → muda de contexto
- Responde, depois tem de atualizar o planeamento → nova ferramenta
- Entretanto, surge uma questão na sua ferramenta de faturação
- Abre a sua ferramenta de relatórios para verificar um KPI
- Finalmente, volta à sua proposta… 23 minutos depois
Pesquisas recentes mostram que um trabalhador sofre em média 12 mudanças de contexto em 30 minutos durante os períodos ativos. Com 23 minutos de recarga de cada vez, percebe rapidamente por que 40% do tempo produtivo se evapora.
Para um dia de 8 horas, isso representa cerca de 3 horas de produtividade perdida diariamente. Todos os dias. Para cada colaborador.
O custo psicológico e humano
Para além dos números brutos de produtividade, a mudança de contexto tem um impacto humano mensurável e documentado.
45% dos trabalhadores afirmam sentir-se menos produtivos devido à constante alternância entre aplicações, de acordo com o Workgeist Report da Cornell University. E 43% declaram que alternar frequentemente entre ferramentas e contextos é “muito cansativo” mentalmente.
Um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, mediu o estado psicológico dos participantes após apenas 20 minutos de interrupções repetidas. Resultado: aumento significativo do stress, da frustração, da carga de trabalho sentida e da pressão.
Ora, as suas equipas vivem isso o dia todo, todos os dias.
As consequências a médio prazo?
- Fadiga cognitiva acrescida e risco de burnout
- Aumento do turnover (e do custo de recrutamento/formação associado)
- Erros mais frequentes devido à atenção fragmentada
- Qualidade de serviço degradada para os seus clientes
Um relatório da Atlassian estima que a mudança de contexto custa à economia mundial cerca de 450 mil milhões de dólares por ano. Este número astronómico reflete a magnitude do problema à escala global. Para a sua agência, mesmo que se fale “apenas” de algumas dezenas ou centenas de milhares de euros, o impacto na competitividade é real e imediato.
Os custos de integração e manutenção
E não acaba aqui. Cada nova ferramenta na sua pilha de tecnologia cria atritos que custam caro, mas que tendemos a subestimar, ou mesmo a esquecer completamente.
A dívida de integração
“Vamos ligar tudo mais tarde.” Esta é provavelmente a frase mais perigosa proferida nas agências modernas.
A realidade? “Mais tarde” nunca chega. Ou então em condições tão degradadas que o resultado é pior do que o problema inicial.
Consequência direta:
- Entradas duplas manuais: a mesma informação inserida no CRM, depois na ferramenta de gestão de projetos, depois no sistema de faturação
- Ficheiros de folhas de cálculo intermédios que servem de ponte entre dois sistemas incompatíveis
- Exportações/importações semanais efetuadas manualmente por um colaborador que perde 2-3 horas por semana nesta tarefa
- Riscos de erros exponenciais: cada cópia manual é uma oportunidade para errar
O tempo gasto nestas tarefas de “canalização informática”? Facilmente 5 a 10 horas por semana para uma equipa média. Ou seja, 250 a 500 horas por ano que não criam absolutamente nenhum valor para os seus clientes.
O custo da formação
Cada ferramenta adicionada à sua pilha de tecnologia representa uma nova curva de aprendizagem para as suas equipas.
O impacto é múltiplo:
- Formação inicial multiplicada: formar uma equipa em 7 ferramentas leva 7 vezes mais tempo (com frequentemente 7 formadores ou tutoriais diferentes)
- Onboarding prolongado: cada novo recrutado deve dominar toda a pilha de tecnologia antes de estar totalmente operacional
- Atualizações contínuas: cada ferramenta evolui ao seu ritmo, com as suas próprias mudanças de interface e novas funcionalidades
Tomemos o exemplo concreto de um novo gestor de projeto que se junta à sua agência:
- Com 7 ferramentas: 1 a 2 semanas de formação, formação contínua durante 1-2 meses, produtividade reduzida durante este período
- Com 1 plataforma integrada: 2-3 dias de formação, operacional em menos de uma semana
A diferença? Cerca de 6 a 8 semanas de produtividade ganhas no primeiro ano.
Para um gestor de projeto que custa 60.000 € por ano, são cerca de 7.000 € de produtividade perdida apenas no onboarding.
A manutenção oculta que consome tempo
Há depois todo este tempo de manutenção invisível que se acumula silenciosamente:
Gestão de renovações:
- 7 ferramentas = 7 datas de renovação diferentes para acompanhar
- 7 negociações comerciais potenciais
- 7 faturas para verificar e validar
- 7 riscos de renovação automática indesejada
Gestão de acessos e permissões:
- 7 sistemas de autenticação para gerir
- Criação e eliminação de contas em cada ferramenta a cada movimento de RH
- 7 políticas de segurança diferentes para manter
- 7 vezes mais riscos de falha se um antigo colaborador mantiver acessos
Suporte técnico e assistência:
- 7 interlocutores diferentes em caso de problema
- 7 centros de ajuda com as suas próprias lógicas
- 7 fóruns comunitários para consultar
- Nenhuma visão global em caso de problema transversal
Atualizações e compatibilidade:
- Cada ferramenta evolui independentemente
- Riscos de incompatibilidade entre versões
- Testes necessários a cada atualização principal
No total, para uma pessoa encarregada da gestão operacional da sua pilha de tecnologia (muitas vezes um responsável de TI, operações ou mesmo um diretor financeiro que acumula), conte facilmente 5 a 10 horas por mês de trabalho administrativo puro. Num ano, isso representa 60 a 120 horas dedicadas unicamente a manter a pilha de tecnologia a funcionar.
Com uma taxa horária de 60-80 €, chegamos a 4.800 a 9.600 € por ano apenas em tempo de manutenção administrativa.
Quando a pilha de tecnologia se torna um travão estratégico
Para além dos euros e das horas perdidas, uma pilha de tecnologia fragmentada priva-o de uma vantagem competitiva crucial: a capacidade de gerir a sua atividade em tempo real e de reagir rapidamente às oportunidades.
A visão parcelar que custa oportunidades
O problema fundamental de uma pilha de tecnologia dispersa? Os seus dados estão espalhados por 7 locais diferentes, sem qualquer visão geral coerente.
As consequências são diretas:
Impossível ter uma visão em tempo real
- Os seus dados comerciais estão no CRM
- O progresso dos projetos está na ferramenta de gestão de projetos
- Os dados financeiros estão na sua ferramenta de contabilidade
- O planeamento de recursos está… algures numa folha de cálculo
- Resultado: nenhuma visão consolidada da sua atividade no momento T
Relatórios manuais e morosos
- No final de cada mês, alguém passa 1 a 2 dias a consolidar dados de 7 fontes diferentes
- Os painéis de controlo já estão desatualizados quando ficam prontos
- Os erros de consolidação são frequentes
Decisões tomadas com base em dados incompletos ou desatualizados
- “Achamos que o projeto X é rentável, mas não temos os últimos números”
- “Seria preciso verificar a disponibilidade da equipa, mas é complicado cruzar os dados”
- “Não sei exatamente onde estamos em relação aos nossos objetivos do trimestre”
Oportunidades perdidas
- Um cliente potencial pergunta se pode iniciar um projeto na próxima semana: impossível responder rapidamente sem passar 2 horas a verificar em 4 ferramentas diferentes
- Não deteta que um projeto está a desviar-se financeiramente antes que seja tarde demais
- Impossível identificar rapidamente as suas atividades mais rentáveis para as desenvolver
A agilidade sacrificada no altar da complexidade
Num mercado em rápida evolução, a capacidade de mudar rapidamente é uma grande vantagem competitiva. Uma pilha de tecnologia fragmentada tira-lhe isso.
Tempo de reação prolongado
- Cada decisão exige consultar e cruzar várias fontes
- Os processos estão estagnados porque dependem da articulação complexa entre várias ferramentas
- Modificar um processo implica rever a lógica em 5 ou 6 ferramentas
Dificuldade em adaptar a sua oferta
- Quer lançar um novo tipo de serviço?
- Primeiro, é preciso verificar se as suas 7 ferramentas podem suportar este novo fluxo de trabalho
- Depois, adaptar a configuração em cada uma
- Formar as equipas nestas novas configurações em 7 ferramentas diferentes
- Tempo estimado: várias semanas, ou mesmo meses
Vs. com uma plataforma integrada:
- Configuração centralizada do novo tipo de projeto
- Formação única sobre o novo processo
- Implementação possível em poucos dias
A diferença entre aproveitar uma oportunidade de mercado ou deixá-la passar para um concorrente mais ágil.
O Shadow IT: o custo que nem sequer vemos
Falemos agora de um fenómeno insidioso: o Shadow IT, ou seja, as ferramentas que os seus colaboradores utilizam sem que o saiba.
Os números são vertiginosos: mais de um terço das aplicações utilizadas nas empresas são Shadow IT, segundo a Zylo. E 67% dos responsáveis de TI citam as compras de ferramentas não autorizadas entre os seus principais desafios.
Por que é que as suas equipas fazem isso? Muitas vezes porque a sua pilha de tecnologia oficial é tão pesada e fragmentada que procuram soluções alternativas para serem eficazes. “Uso esta ferramenta pessoal de lista de tarefas porque a nossa ferramenta oficial é muito complicada.” “Pago um pequeno SaaS do meu bolso porque me faz poupar 2 horas por semana.”
Os riscos são múltiplos:
- Segurança dos dados: as suas informações de clientes circulam em ferramentas não seguras
- Conformidade com o RGPD: já não controla onde os dados pessoais são armazenados
- Custos não controlados: subscrições pagas pelos colaboradores que não aparecem em lado nenhum
- Dependência individual: no dia em que esse colaborador sair, ninguém sabe como recuperar os dados
O Shadow IT é frequentemente o sintoma de uma pilha de tecnologia oficial demasiado complexa. E adiciona ainda uma camada de custos ocultos e riscos.
O verdadeiro cálculo: quanto custa REALMENTE a sua pilha de tecnologia?
Façamos agora o cálculo completo. Eis como avaliar o custo real da sua infraestrutura de software, para além das simples subscrições mensais.
Metodologia de cálculo em 4 etapas
1. Custos diretos (a parte visível)
- Total das subscrições mensais × 12 meses
- Multiplicado pelo número de licenças por ferramenta
- Adicionado das licenças não utilizadas (cerca de 51% segundo os estudos)
Para uma agência de 20 pessoas com 7 ferramentas a ~25 €/utilizador/mês em média:
- 7 ferramentas × 25 € × 20 utilizadores × 12 meses = 42.000 €/ano
Mas com 51% de desperdício: custo real para uso efetivo = ~85.000 €/ano
2. Custos de produtividade (a bomba oculta)
- Tempo perdido em mudança de contexto : 40% de uma hora por dia mínimo
- Multiplicado pela taxa horária dos seus colaboradores
- Multiplicado pelo número de collaborateurs
- Multiplicado por 220 dias úteis
Para uma equipa de 20 pessoas com um custo médio de 60.000 €/ano (ou seja, ~35 €/h):
- 1h/dia × 35 €/h × 20 pessoas × 220 dias = 154.000 €/ano de produtividade evaporada
E estamos a ser conservadores com apenas 1h de perda por dia.
3. Custos de manutenção e formação
- Tempo admin TI/ops : 5-10h/mês
- Formação inicial por ferramenta × número de ferramentas
- Suporte e resolução de problemas
- Tempo de consolidação dos dados para relatórios
Estimativa para uma agência média:
- Manutenção administrativa: 8h/mês × 70 €/h × 12 = 6.720 €
- Formação contínua e onboarding: ~8.000 €/ano
- Total: cerca de 15.000 €/ano
4. Custos de oportunidade (os mais difíceis de quantificar)
- Relatórios manuais vs. automatizados : tempo gasto
- Decisões atrasadas : oportunidades perdidas
- Projetos não lançados por falta de visibilidade
- Clientes perdidos por falta de reatividade
Difícil de quantificar com precisão, mas um único contrato perdido de 50.000 € porque não conseguiu responder rápido o suficiente sobre a disponibilidade da sua equipa é suficiente para arruinar o ano.
O cálculo final que faz pensar
Retomemos o nosso exemplo de agência de 20 pessoas com 7 ferramentas:
Custo real anual de uma pilha de tecnologia fragmentada:
- Licenças (com desperdício) : 85.000 €
- Produtividade perdida (1h/dia) : 154.000 €
- Manutenção e formação : 15.000 €
- Custos de oportunidade (prudente) : 30.000 €
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CUSTO TOTAL : 284.000 €/ano
Solução integrada:
- Custo plataforma tudo-em-um : 50.000 €/ano
- Ganho de produtividade (75% de 154k) : 115.000 €
- Economia manutenção (70%) : 10.000 €
- Melhor reatividade : oportunidades aproveitadas
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ECONOMIA LÍQUIDA : ~209.000 €/ano
Leu bem: para uma agência de 20 pessoas, a diferença pode atingir mais de 200.000 € por ano.
E estes números são conservadores. Muitas agências descobrem, ao fazer o exercício honestamente, que a sua pilha de tecnologia lhes custa ainda mais caro.
Antes do Furious, tínhamos várias ferramentas geridas por departamento, mas era complexo de gerir. Com o Furious, uniformizámos tudo com uma ferramenta dedicada para agências. Isso foi realmente uma mudança de jogo para a comunicação interna e a produtividade das equipas.
A solução integrada: um ROI que se calcula em semanas
Face a esta realidade, cada vez mais agências optam pela consolidação. E os retornos de experiência mostram que não é apenas uma questão de custos, mas de desempenho global.
Os benefícios imediatos
Desde o primeiro mês de migração para uma solução integrada, os ganhos são tangíveis:
Apenas uma subscrição em vez de 7
- Uma única fatura mensal
- Apenas uma renovação anual para gerir
- Uma única negociação comercial
- Simplificação administrativa imediata
Apenas uma formação para toda a equipa
- Curva de aprendizagem única
- Documentação centralizada
- Aumento rápido de competências
- Onboarding de novos recrutados acelerado
Apenas um interlocutor para o suporte
- Não é mais preciso jogar pingue-pongue entre 7 suportes diferentes
- Resolução mais rápida de problemas transversais
- Uma verdadeira relação de parceria possível
- Roadmap de produto único a seguir
Dados unificados em tempo real
- Visão consolidada de toda a sua atividade
- Painéis de controlo automáticos e sempre atualizados
- Capacidade de tomar decisões informadas rapidamente
- Deteção precoce de problemas e oportunidades
O retorno rápido do investimento
Os estudos sobre o ROI das soluções integradas apresentam resultados encorajadores. De acordo com uma análise da WPForms (2024), o ROI médio de um CRM integrado é alcançado em 13 meses. E isso é para um simples CRM, não uma solução tudo-em-um completa.
Para uma plataforma tudo-em-um de gestão de agências, a linha do tempo típica é a seguinte:
Mês 1-2: Economias imediatas
- Eliminação de licenças redundantes
- Fim das subscrições desnecessárias
- Primeiras economias visíveis desde o final do primeiro mês
Mês 3-4: Ganhos de produtividade
- As equipas dominam a plataforma
- A mudança de contexto diminui drasticamente
- Os primeiros ganhos de produtividade tornam-se mensuráveis
- Os relatórios tornam-se automáticos
Mês 6: Ponto de equilíbrio
- O investimento na migração é amortizado
- Os processos são otimizados
- A curva de aprendizagem ficou para trás
Mês 12: ROI positivo sólido
- Todos os benefícios são realizados
- As economias acumuladas superam largamente o investimento inicial
- A sua agência é mais ágil e competitiva
Para retomar o nosso exemplo de agência de 20 pessoas que poupa ~209.000 € por ano, o ROI torna-se positivo a partir do 3.º mês se o investimento em migração e formação for de 50.000 €.
Os ganhos a longo prazo que mudam o jogo
Para além do simples ROI financeiro, uma solução integrada transforma a sua forma de trabalhar:
Escalabilidade simplificada
- Adicionar um novo utilizador = um clique, não 7 configurações
- Desenvolver uma nova oferta = configurar um fluxo de trabalho, não reinventar a roda
- Crescer de 20 para 50 pessoas sem que a sua pilha de tecnologia se torne incontrolável
Agilidade recuperada
- Processos unificados = capacidade de mudar rapidamente
- Resposta a concursos acelerada (todas as informações no mesmo local)
- Lançamento de novos serviços em dias, não em semanas
Visibilidade em tempo real
- Gestão contínua da atividade
- Antecipação de problemas antes que se tornem críticos
- Identificação rápida de oportunidades de crescimento
- Tomada de decisão baseada em dados atualizados e fiáveis
Competitividade acrescida
- Tempo e recursos libertados para se concentrar no seu negócio principal
- Capacidade de responder mais rapidamente que os seus concorrentes
- Experiência do cliente melhorada (reatividade, acompanhamento, transparência)
- Equipas menos fatigadas e mais empenhadas
O que deve reter
Empilhar 7 ferramentas para “escolher o melhor de cada categoria” parece lógico no papel. Na realidade, é uma estratégia que pode custar-lhe 3 a 4 vezes mais caro do que a soma das simples subscrições.
Entre as licenças fantasma, a produtividade evaporada pela mudança de contexto, o tempo gasto em manutenção e integração, e as oportunidades perdidas por falta de visibilidade, o custo real pode facilmente atingir 250.000 a 350.000 € por ano para uma equipa de 20 pessoas.
A verdadeira questão já não é “Posso dar-me ao luxo de investir numa solução integrada?”, mas sim “Posso dar-me ao luxo de NÃO o fazer?”
Num mercado em que cada ponto de margem conta, em que a capacidade de resposta é uma vantagem competitiva decisiva e em que o bem-estar das equipas impacta diretamente o seu desempenho, continuar a acumular ferramentas é deitar dinheiro pela janela.
A consolidação já não é uma opção de conveniência. É uma necessidade estratégica para se manter competitivo.
Ficou a pensar nestas questões?
01 Quantas ferramentas utiliza, em média, uma agência?
Uma agência de dimensão média (15-50 pessoas) usa geralmente entre 7 e 15 ferramentas principais para gerir a sua atividade: CRM, gestão de projetos, registo de tempo, faturação, contabilidade, colaboração, reporting, etc. A isto juntam-se, muitas vezes, ferramentas secundárias e Shadow IT (ferramentas usadas por colaboradores sem validação oficial). Estudos mostram que a empresa média, em todos os setores, utiliza 125 aplicações SaaS no total.
02 Como identificar licenças não utilizadas no meu stack?
Existem vários métodos: pedir a cada ferramenta um relatório de utilização das licenças (a maioria dos SaaS oferece esta funcionalidade), fazer uma auditoria mensal dos últimos logins por utilizador, cruzar a lista de licenças com o vosso organograma atual para identificar colaboradores que já saíram e perguntar diretamente às equipas que ferramentas usam realmente no dia a dia. Também podes usar plataformas de SaaS Management que automatizam esta deteção. Em média, 51 % das licenças disponibilizadas são pouco usadas ou não são usadas.
03 Uma solução integrada não é mais arriscada (tudo no mesmo cesto)?
É um receio legítimo, mas a realidade mostra o contrário. Com 7 ferramentas diferentes, tens 7 pontos de falha potenciais, 7 políticas de segurança para manter, 7 riscos de vulnerabilidade e nenhuma visão global em caso de problema. Uma plataforma integrada de qualidade oferece, em geral, segurança reforçada (um único sistema para proteger, mas melhor), backups centralizados, um SLA único e claro e uma equipa de suporte dedicada. Além disso, as soluções modernas utilizam infraestruturas cloud robustas com redundância. O verdadeiro risco é ter um sistema tão complexo que ninguém domina realmente a sua segurança.
04 Como convencer a minha equipa a abandonar as suas ferramentas preferidas?
A mudança é sempre um desafio. A chave é partir dos problemas do dia a dia vividos pelas equipas: o tempo perdido a procurar informação em 7 sítios diferentes, as duplas introduções frustrantes, a impossibilidade de ter uma visão de conjunto. Envolve as equipas desde o início do processo de seleção, deixa-as testar a solução integrada antecipadamente e mostra-lhes, de forma concreta, como o dia a dia vai ser simplificado. Identifica também “campeões” em cada equipa, que possam promover a solução. E, acima de tudo: acompanha a mudança com formação de qualidade. A resistência diminui drasticamente quando as pessoas percebem que a nova ferramenta lhes vai mesmo poupar tempo.
05 Qual é o prazo realista para migrar para uma solução integrada?
Para uma agência de 15-30 pessoas, conta geralmente com 2-3 meses para uma migração bem preparada: 2-3 semanas de definição e preparação (mapeamento de processos, limpeza de dados), 3-4 semanas de parametrização e migração de dados, 2-3 semanas de formação e acompanhamento das equipas e, depois, 3-4 semanas de estabilização com suporte próximo. O truque é avançar de forma progressiva: começar por um departamento-piloto, validar que tudo funciona e só depois implementar no resto da organização. Algumas agências escolhem uma migração “big bang” durante um período mais calmo (agosto, fim de ano); outras preferem uma abordagem mais gradual ao longo de 4-6 meses. O essencial é não desvalorizar a fase de formação: é ela que garante a adoção.
