7 Tools in Ihrem Stack? Das kostet es Sie
Sie haben sorgfältig das beste CRM am Markt ausgewählt. Das Projektmanagement-Tool hinzugefügt, das alle empfehlen. Sich für die bestbewertete Time-Tracking-Lösung entschieden. Und das Ganze ergänzt durch ein Rechnungs-Tool, eine Kollaborationsplattform, eine Reporting-Software und natürlich ein paar sehr praktische Tabellenkalkulationen für Sonderfälle.
Kurz gesagt: Sie haben den perfekten Stack aufgebaut. Das Beste aus jeder Kategorie. Ein logischer Ansatz, oder?
Nur verbirgt diese „Best-of-Breed“-Strategie eine deutlich weniger attraktive Realität. Neben den monatlichen Abos, die Sie pflichtbewusst bezahlen, gibt es unsichtbare Kosten, die Ihre Rechnung leicht verdreifachen oder sogar vervierfachen können. Zwischen Geisterlizenzen, verpuffender Produktivität und Stunden, die in Wartung versinken, könnte Ihr „optimierter“ Stack sehr wohl Ihr größter versteckter Kostenblock sein.
Schauen wir uns gemeinsam an, was Sie diese Ansammlung an Tools wirklich kostet.
Die Summe der Lizenzen ist erst der Anfang
Wenn Sie glauben, dass sich die Kosten Ihrer Tools auf die monatlichen Rechnungen beschränken, die jeden Monat eintrudeln, hier die Realität aus der Praxis.
Die Last der Abonnements
Die Zahlen sprechen für sich. 2024 gibt ein Unternehmen im Schnitt 1.040 $ pro Mitarbeiter und Jahr allein für SaaS-Abonnements aus – laut einer Gartner-Studie. Für eine Agentur mit 25 Personen sind das bereits 26.000 $ pro Jahr. Und dabei sprechen wir nur von einem Durchschnitt.
Das Problem? Dieser Durchschnitt verschleiert eine noch beunruhigendere Realität: Ein Unternehmen nutzt im Durchschnitt 125 verschiedene SaaS-Anwendungen. Einhundertfünfundzwanzig. Lassen Sie diese Zahl kurz wirken. Selbst bei einer mittelgroßen Struktur sind es schnell 7 bis 15 zentrale Tools, die sich nach und nach ansammeln. Man startet mit einem CRM, ergänzt ein Projektmanagement-Tool, dann eines für die Rechnungsstellung … und ehe man sich versieht, ist der Stack explodiert.
Geisterlizenzen, die das Budget belasten
Hier ist die Zahl, die wehtut: Unternehmen nutzen nur 49 % ihrer bereitgestellten Lizenzen. Mit anderen Worten: Sie bezahlen für mehr als die Hälfte leerer Plätze.
Laut dem SaaS Management Index 2024 von Zylo, der über 30 Millionen Lizenzen und 34 Milliarden Dollar an SaaS-Ausgaben analysiert, verschwenden Unternehmen im Schnitt 18 Millionen Dollar pro Jahr an ungenutzten Lizenzen. Selbst wenn Ihre Agentur diese Summen nicht erreicht, bleibt das Prinzip im Kleinen dasselbe.
Konkret entstehen diese Geisterlizenzen durch:
- Ausgeschiedene Mitarbeitende, deren Zugänge nicht gelöscht wurden
- Abgeschlossene Projekte, für die temporäre Tools benötigt wurden
- Testphasen, die zu vergessenen Abos wurden
- Rollenwechsel, bei denen alte Tools aktiv bleiben
Ein schneller Audit Ihrer aktuellen Lizenzen wird Ihnen wahrscheinlich einige unangenehme Überraschungen bescheren.
Teure Redundanz
Sprechen wir nun über Redundanz – diese unauffällige, aber teure Plage. Laut derselben Zylo-Studie besitzt das durchschnittliche Unternehmen:
- 11 Projektmanagement-Tools
- 10 Team-Kollaborations-Apps
- 15 E-Learning-Plattformen
In einer typischen Agentur findet man oft diese absurde Konfiguration:
- Ein Time-Tracking-Tool, um die aufgewendete Zeit zu erfassen
- Ein Projektmanagement-Tool, um Aufgaben zu organisieren
- Ein Planungstool, um Ressourcen zu steuern
- Tabellen, um Projektbudgets zu verwalten
- Ein Rechnungs-Tool, das einen Teil derselben Informationen erneut abfragt
Ergebnis? Fünf verschiedene Tools, die teilweise dasselbe tun – mit mehrfachen Doppelerfassungen und ohne eine konsistente Gesamtübersicht.
Kostenart | Durchschnittsbetrag | Quelle |
SaaS-Ausgaben pro Mitarbeiter/Jahr | 1.040 $ | Gartner 2024 |
Verschwendung ungenutzter Lizenzen | 18 Mio. $/Jahr (Durchschnittsunternehmen) | Zylo 2024 |
Anteil tatsächlich genutzter Lizenzen | 49% | Zylo 2024 |
Durchschnittliche Anzahl redundanter Tools | 11 (nur Projektmanagement) | Zylo 2024 |
Die unsichtbaren Kosten verlorener Produktivität
Doch damit endet die Rechnung nicht. Die wahren Kosten stecken in dem, was Ihre Teams aufgrund dieses verstreuten Stacks NICHT tun. Und hier werden die Zahlen wirklich alarmierend.
„Context Switching“: der stille Killer der Produktivität
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihr Projektleiter prüft im CRM eine Kundeninformation, wechselt ins Projektmanagement-Tool, um eine Aufgabe zu aktualisieren, öffnet sein Time-Tracking-Tool, um Zeit zu erfassen, und schaut dann in der Tabelle nach, ob das Projektbudget noch passt. Vier verschiedene Anwendungen für eine einzige zusammenhängende Aktion.
Dieses ständige Hin und Her zwischen Anwendungen hat einen Namen: Context Switching. Und es zerstört buchstäblich die Produktivität Ihrer Teams.
Die Daten sind eindeutig. Laut dem Anatomy of Work Index wechseln Beschäftigte im Schnitt zwischen 9 verschiedenen Anwendungen pro Tag. Einige Studien zeigen sogar, dass Entwickler 13-mal pro Stunde die Aufgabe wechseln und nur 6 Minuten an einer Aufgabe arbeiten, bevor sie zur nächsten springen.
Die Kosten? Context Switching kann die Produktivität um bis zu 40 %. reduzieren. Das ist keine grobe Schätzung, sondern das Ergebnis mehrerer übereinstimmender Untersuchungen – darunter eine Studie der American Psychological Association, die zeigt, dass Erwachsene, die regelmäßig zwischen Aufgaben wechseln, insgesamt eine deutlich niedrigere Produktivität aufweisen.
Übersetzen wir das in bare Münze:
- Für einen Mitarbeitenden, der Ihre Organisation 70.000–80.000 € pro Jahr kostet
- Schon eine Stunde Fokus pro Tag zurückzugewinnen, entspricht etwa 9.000–10.000 € produktiver Jahresleistung
- Bei einem Team von 20 Personen sind das 180.000–200.000 € produktive Kapazität, die verpufft
Und hier sprechen wir nur von einer einzigen Stunde pro Tag. Für viele Teams, die mit 7 Tools oder mehr jonglieren, ist der reale Verlust deutlich höher.
Die kognitive Wiederaufladezeit
Hier ist eine weitere Zahl, die einem einen Schauer über den Rücken jagt: Laut Forschung der University of California in Irvine braucht es im Schnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, um nach einer Unterbrechung wieder volle Konzentration zu erreichen. Manche Studien setzen diese Schätzung sogar auf 25 Minuten an.
Denken Sie kurz darüber nach: Dreiundzwanzig Minuten, um nach jedem Kontextwechsel wieder in den Flow zu kommen.
Das typische Szenario in einer Agentur mit einem zersplitterten Stack:
- Sie arbeiten an einem Angebot (Konzentration erforderlich)
- Benachrichtigung: Ein Kunde hat im CRM geantwortet → Sie wechseln
- Sie antworten und müssen danach die Planung aktualisieren → neues Tool
- Währenddessen kommt eine Frage im Rechnungs-Tool an
- Sie öffnen Ihr Reporting-Tool, um einen KPI zu prüfen
- Sie kehren endlich zu Ihrem Angebot zurück … 23 Minuten später
Aktuelle Forschung zeigt, dass ein Arbeitnehmer im Schnitt 12 Kontextwechsel in 30 Minuten während aktiver Phasen erlebt. Mit 23 Minuten „Wiederaufladen“ jedes Mal verstehen Sie schnell, warum 40 % der produktiven Zeit verpuffen.
Bei einem 8-Stunden-Tag entspricht das ungefähr 3 Stunden verlorener Produktivität pro Tag. Jeden Tag. Für jede Person.
Die psychologischen und menschlichen Kosten
Über die reinen Produktivitätszahlen hinaus hat Context Switching einen messbaren und gut dokumentierten menschlichen Einfluss.
45 % der Beschäftigten geben laut dem Workgeist Report der Cornell University an, sich wegen des ständigen Jonglierens zwischen Anwendungen weniger produktiv zu fühlen. Und 43 % sagen, dass häufiges Wechseln zwischen Tools und Kontexten mental „sehr ermüdend“ ist.
Eine Studie der University of California, Irvine, hat den psychologischen Zustand von Teilnehmenden nach nur 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen gemessen. Ergebnis: signifikante Zunahme von Stress, Frustration, empfundener Arbeitsbelastung und Druck.
Ihre Teams erleben das jedoch den ganzen Tag, jeden Tag.
Die mittelfristigen Folgen?
- Mehr kognitive Ermüdung und Burnout-Risiko
- Höhere Fluktuation (und die damit verbundenen Kosten für Recruiting/Training)
- Häufigere Fehler durch fragmentierte Aufmerksamkeit
- Schlechtere Servicequalität für Ihre Kunden
Ein Bericht von Atlassian schätzt, dass Context Switching die Weltwirtschaft etwa 450 Milliarden Dollar pro Jahr. kostet. Diese astronomische Zahl zeigt das Ausmaß des Problems global. Für Ihre Agentur gilt: Auch wenn es „nur“ um einige Zehn- oder Hunderttausend Euro geht, ist der Effekt auf die Wettbewerbsfähigkeit real und sofort spürbar.
Integrations- und Wartungskosten
Und es ist noch nicht vorbei. Jedes neue Tool in Ihrem Stack erzeugt Reibung, die teuer ist – aber häufig unterschätzt oder sogar komplett vergessen wird.
Integrationsschulden
„Wir verbinden später alles miteinander.“ Das ist vermutlich der gefährlichste Satz, der in modernen Agenturen gesagt wird.
Die Realität? „Später“ kommt nie. Oder dann unter so schlechten Bedingungen, dass das Ergebnis schlimmer ist als das ursprüngliche Problem.
Direkte Konsequenz:
- Manuelle Doppelerfassungen: dieselbe Information wird im CRM eingegeben, dann im Projektmanagement-Tool und dann im Rechnungssystem
- Zwischen-Tabellendateien, die als Brücke zwischen zwei inkompatiblen Systemen dienen
- Wöchentliche Exporte/Importe, die manuell von einem Mitarbeitenden durchgeführt werden, der dafür 2–3 Stunden pro Woche verliert
- Exponentiell steigende Fehlerrisiken: jedes manuelle Übertragen ist eine Gelegenheit, sich zu vertippen
Wie viel Zeit fließt in diese „IT-Klempnerarbeiten“? Leicht 5 bis 10 Stunden pro Woche für ein durchschnittliches Team. Das sind 250 bis 500 Stunden pro Jahr, die für Ihre Kunden absolut keinen Mehrwert schaffen.
Die Schulungskosten
Jedes Tool, das Sie Ihrem Stack hinzufügen, bedeutet eine neue Lernkurve für Ihre Teams.
Die Auswirkungen sind vielfältig:
- Mehrfacher Initialaufwand: ein Team auf 7 Tools zu schulen dauert 7-mal so lange (oft mit 7 unterschiedlichen Trainern oder Tutorials)
- Längeres Onboarding: jede neue Person muss den gesamten Stack beherrschen, bevor sie voll einsatzfähig ist
- Kontinuierliche Updates: jedes Tool entwickelt sich in eigenem Tempo, mit eigenen UI-Änderungen und neuen Funktionen
Nehmen wir das konkrete Beispiel eines neuen Projektleiters, der Ihrer Agentur beitritt:
- Mit 7 Tools: 1 bis 2 Wochen Schulung, laufende Schulung über 1–2 Monate, reduzierte Produktivität in dieser Zeit
- Mit 1 integrierten Plattform: 2–3 Tage Schulung, einsatzfähig in weniger als einer Woche
Der Unterschied? Rund 6 bis 8 Wochen gewonnene Produktivität im ersten Jahr.
Für einen Projektleiter, der 60.000 € pro Jahr kostet, sind das etwa 7.000 € verlorene Produktivität allein durch das Onboarding.
Versteckte Wartung, die Zeit frisst
Hinzu kommt all diese unsichtbare Wartungszeit, die sich still und leise aufaddiert:
Verwaltung der Verlängerungen:
- 7 Tools = 7 unterschiedliche Verlängerungsdaten, die zu verfolgen sind
- 7 potenzielle Vertragsverhandlungen
- 7 Rechnungen, die geprüft und freigegeben werden müssen
- 7 Risiken unerwünschter automatischer Verlängerungen
Verwaltung von Zugängen und Berechtigungen:
- 7 Authentifizierungssysteme, die zu verwalten sind
- Anlegen und Löschen von Konten in jedem Tool bei jeder HR-Bewegung
- 7 verschiedene Sicherheitsrichtlinien, die aufrechterhalten werden müssen
- 7-mal höheres Risiko einer Sicherheitslücke, wenn ein ehemaliger Mitarbeitender Zugänge behält
Technischer Support und Assistance:
- 7 verschiedene Ansprechpartner im Problemfall
- 7 Helpcenter mit eigener Logik
- 7 Community-Foren, die man konsultieren muss
- Keine Gesamtübersicht bei übergreifenden Problemen
Updates und Kompatibilität:
- Jedes Tool entwickelt sich unabhängig
- Risiko von Versionsinkompatibilitäten
- Tests erforderlich bei jedem größeren Update
Insgesamt sollten Sie für eine Person, die für das operative Management Ihres Stacks verantwortlich ist (oft ein IT-/Ops-Verantwortlicher oder sogar ein CFO, der das nebenbei macht), leicht 5 bis 10 Stunden pro Monat an rein administrativer Arbeit einplanen. Auf ein Jahr gerechnet sind das 60 bis 120 Stunden, die ausschließlich dafür aufgewendet werden, den Stack am Laufen zu halten.
Bei einem Stundensatz von 60–80 € sind das 4.800 bis 9.600 € pro Jahr allein für administrative Wartungszeit.
Wenn der Stack zur strategischen Bremse wird
Über Euro und verlorene Stunden hinaus nimmt Ihnen ein zersplitterter Stack einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil: die Fähigkeit, Ihr Geschäft in Echtzeit zu steuern und schnell auf Chancen zu reagieren.
Die fragmentierte Sicht kostet Chancen
Das grundlegende Problem eines verstreuten Stacks? Ihre Daten liegen an 7 verschiedenen Orten – ohne eine konsistente Gesamtübersicht.
Die Konsequenzen sind direkt:
Keine Echtzeit-Sicht möglich
- Ihre Vertriebsdaten sind im CRM
- Der Projektfortschritt ist im Projektmanagement-Tool
- Die Finanzdaten sind in Ihrem Buchhaltungs-Tool
- Die Ressourcenplanung ist … irgendwo in einer Tabelle
- Ergebnis: keine konsolidierte Sicht auf Ihr Geschäft zum Zeitpunkt T
Manuelles und mühsames Reporting
- Am Monatsende verbringt jemand 1 bis 2 Tage damit, Daten aus 7 verschiedenen Quellen zusammenzuführen
- Die Dashboards sind bereits veraltet, wenn sie fertig sind
- Konsolidierungsfehler sind häufig
Entscheidungen basieren auf unvollständigen oder veralteten Daten
- „Wir denken, Projekt X ist profitabel, aber uns fehlen die neuesten Zahlen“
- „Wir müssten die Teamverfügbarkeit prüfen, aber das ist schwer abzugleichen“
- „Ich weiß nicht genau, wo wir bei unseren Quartalszielen stehen“
Verpasste Chancen
- Ein potenzieller Kunde fragt, ob Sie nächste Woche starten können: unmöglich, schnell zu antworten, ohne 2 Stunden lang in 4 verschiedenen Tools zu prüfen
- Sie erkennen nicht frühzeitig, dass ein Projekt finanziell aus dem Ruder läuft, bis es zu spät ist
- Unmöglich, schnell Ihre profitabelsten Aktivitäten zu identifizieren, um sie auszubauen
Agilität wird auf dem Altar der Komplexität geopfert
In einem Markt, der sich schnell verändert, ist die Fähigkeit, schnell zu pivotieren, ein großer Wettbewerbsvorteil. Ein zersplitterter Stack nimmt Ihnen das.
Längere Reaktionszeiten
- Jede Entscheidung erfordert das Konsultieren und Abgleichen mehrerer Quellen
- Prozesse sind starr, weil sie von der komplexen Verzahnung mehrerer Tools abhängen
- Einen Prozess zu ändern bedeutet, die Logik in 5 oder 6 Tools anzupassen
Schwierigkeit, Ihr Angebot anzupassen
- Sie möchten eine neue Art von Leistung anbieten?
- Zuerst müssen Sie prüfen, ob Ihre 7 Tools diesen neuen Workflow abbilden können
- Dann die Konfiguration in jedem einzelnen anpassen
- Teams in 7 verschiedenen Tools auf diese neuen Konfigurationen schulen
- Geschätzte Zeit: mehrere Wochen, ggf. Monate
Vs. mit einer integrierten Plattform:
- Zentrale Konfiguration des neuen Projekttyps
- Einmalige Schulung zum neuen Prozess
- Rollout in wenigen Tagen möglich
Der Unterschied zwischen einer Marktchance zu nutzen oder sie einem agileren Wettbewerber zu überlassen.
Shadow IT: die Kosten, die man nicht einmal sieht
Sprechen wir nun über ein heimtückisches Phänomen: Shadow IT, also Tools, die Ihre Mitarbeitenden nutzen, ohne dass Sie es wissen.
Die Zahlen sind schwindelerregend: Mehr als ein Drittel der in Unternehmen genutzten Anwendungen sind Shadow IT, laut Zylo. Und 67 % der IT-Verantwortlichen nennen unautorisierte Tool-Käufe als eine ihrer größten Herausforderungen.
Warum tun Ihre Teams das? Oft, weil Ihr offizieller Stack so schwerfällig und fragmentiert ist, dass sie nach Umgehungslösungen suchen, um effizient zu sein. „Ich nutze mein privates To-do-Tool, weil unser offizielles zu kompliziert ist.“ „Ich bezahle ein kleines SaaS aus eigener Tasche, weil es mir 2 Stunden pro Woche spart.“
Die Risiken sind vielfältig:
- Datensicherheit: Ihre Kundeninformationen wandern durch unsichere Tools
- DSGVO-Compliance: Sie haben keine Kontrolle mehr, wo personenbezogene Daten gespeichert sind
- Unkontrollierte Kosten: von Mitarbeitenden bezahlte Abos, die nirgends auftauchen
- Individuelle Abhängigkeit: wenn diese Person geht, weiß niemand, wie die Daten zurückgeholt werden
Shadow IT ist oft ein Symptom dafür, dass der offizielle Stack zu komplex ist. Und es legt eine weitere Schicht versteckter Kosten und Risiken oben drauf.
Die echte Rechnung: Was kostet Ihr Stack WIRKLICH?
Machen wir nun die vollständige Rechnung. So bewerten Sie die realen Kosten Ihrer Software-Infrastruktur – über reine Monatsabos hinaus.
Berechnungsmethodik in 4 Schritten
1. Direkte Kosten (der sichtbare Teil)
- Summe der monatlichen Abonnements × 12 Monate
- Multipliziert mit der Anzahl der Lizenzen pro Tool
- Zuzüglich der ungenutzten Lizenzen (ca. 51% laut Studien)
Für eine Agentur mit 20 Personen und 7 Tools zu im Schnitt ~25 €/Nutzer/Monat:
- 7 Tools × 25 € × 20 Nutzer × 12 Monate = 42.000 €/Jahr
Aber mit 51 % Verschwendung: reale Kosten für tatsächliche Nutzung = ~85.000 €/Jahr
2. Produktivitätskosten (die versteckte Bombe)
- Zeitverlust durch Context Switching : 40% von mindestens einer Stunde pro Tag
- Multipliziert mit dem Stundensatz Ihrer Mitarbeitenden
- Multipliziert mit der Anzahl der Mitarbeitenden
- Multipliziert mit 220 Arbeitstagen
Für ein Team von 20 Personen mit durchschnittlichen Kosten von 60.000 €/Jahr (also ~35 €/h):
- 1 h/Tag × 35 €/h × 20 Personen × 220 Tage = 154.000 €/Jahr verpuffte Produktivität
Und dabei bleiben wir konservativ mit nur 1 Stunde Verlust pro Tag.
3. Wartungs- und Schulungskosten
- Adminzeit IT/Ops : 5–10 h/Monat
- Initialschulung pro Tool × Anzahl der Tools
- Support und Troubleshooting
- Zeit für Datenkonsolidierung für Reporting
Schätzung für eine durchschnittliche Agentur:
- Administrative Wartung: 8 h/Monat × 70 €/h × 12 = 6.720 €
- Laufende Schulung und Onboarding: ~8.000 €/Jahr
- Summe: ca. 15.000 €/Jahr
4. Opportunitätskosten (am schwierigsten zu quantifizieren)
- Reporting Manuelles vs. automatisiertes : Zeitaufwand
- Verzögerte Entscheidungen : verpasste Chancen
- Projekte Nicht gestartete durch mangelnde Transparenz
- Kunden Verlorene durch mangelnde Reaktionsfähigkeit
Schwer präzise zu beziffern – aber schon ein einziger verlorener Vertrag über 50.000 €, weil Sie nicht schnell genug zur Teamverfügbarkeit antworten konnten, reicht aus, um das Jahr zu verhageln.
Die finale Rechnung, die nachdenklich macht
Nehmen wir unser Beispiel einer Agentur mit 20 Personen und 7 Tools noch einmal auf:
Reale Jahreskosten eines zersplitterten Stacks:
- Lizenzen (mit Verschwendung) : 85 000 €
- Verlorene Produktivität (1 h/Tag) : 154 000 €
- Wartung und Schulung : 15 000 €
- Opportunitätskosten (vorsichtig) : 30 000 €
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GESAMT KOSTEN : 284 000 €/Jahr
Integrierte Lösung:
- Kosten der All-in-One-Plattform: 50.000 €/Jahr
- Produktivitätsgewinn (75 % von 154k): 115.000 €
- Wartungsersparnis (70 %): 10.000 €
- Bessere Reaktionsfähigkeit: genutzte Chancen
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NETTOERSPARNIS : ~209.000 €/Jahr
Sie lesen richtig: Bei einer Agentur mit 20 Personen kann der Unterschied mehr als 200.000 € pro Jahr betragen.
Und diese Zahlen sind vorsichtig geschätzt. Viele Agenturen stellen bei einer ehrlichen Analyse fest, dass ihr Stack sie noch mehr kostet.
Vor Furious hatten wir mehrere Tools, die pro Abteilung verwaltet wurden, was jedoch komplex in der Handhabung war. Mit Furious haben wir alles mit einem speziellen Tool für Agenturen vereinheitlicht. Das war ein echter Gamechanger für die interne Kommunikation und die Produktivität der Teams.
Die integrierte Lösung: Ein ROI, der in Wochen berechnet wird
Angesichts dieser Realität entscheiden sich immer mehr Agenturen für eine Konsolidierung. Und die Erfahrungswerte zeigen, dass es nicht nur eine Frage der Kosten ist, sondern der Gesamtperformance.
Sofortige Vorteile
Bereits im ersten Monat nach der Migration zu einer integrierten Lösung sind die Gewinne spürbar:
Nur ein Abonnement statt 7
- Eine einzige monatliche Rechnung
- Nur eine jährliche Verlängerung zu verwalten
- Eine einzige Verkaufsverhandlung
- Sofortige administrative Vereinfachung
Nur eine Schulung für das gesamte Team
- Einzige Lernkurve
- Zentralisierte Dokumentation
- Schneller Kompetenzaufbau
- Beschleunigtes Onboarding neuer Mitarbeiter
Nur ein Ansprechpartner für den Support
- Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen 7 verschiedenen Support-Teams
- Schnellere Lösung übergreifender Probleme
- Eine echte partnerschaftliche Beziehung möglich
- Nur eine Produkt-Roadmap, die man im Auge behalten muss
Einheitliche Daten in Echtzeit
- Konsolidierte Ansicht Ihrer gesamten Geschäftstätigkeit
- Automatische und stets aktuelle Dashboards
- Fähigkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
- Frühzeitige Erkennung von Problemen und Chancen
Der schnelle Return on Investment
Studien zum ROI integrierter Lösungen liefern ermutigende Ergebnisse. Laut einer Analyse von WPForms (2024) wird der durchschnittliche ROI eines integrierten CRM in 13 Monaten erreicht. Und das gilt für ein einfaches CRM, nicht für eine vollständige All-in-One-Lösung.
Für eine All-in-One-Plattform zur Agenturverwaltung sieht der typische Zeitplan wie folgt aus:
Monat 1-2: Sofortige Einsparungen
- Abschaffung redundanter Lizenzen
- Kündigung unnötiger Abonnements
- Erste sichtbare Einsparungen bereits am Ende des ersten Monats
Monat 3-4: Produktivitätssteigerungen
- Die Teams beherrschen die Plattform
- Das Context Switching nimmt drastisch ab
- Die ersten Produktivitätsgewinne werden messbar
- Das Reporting erfolgt automatisch
Monat 6: Break-even-Point
- Die Investition in die Migration hat sich amortisiert
- Die Prozesse sind optimiert
- Die Lernkurve liegt hinter Ihnen
Monat 12: Solider positiver ROI
- Alle Vorteile sind realisiert
- Die kumulierten Einsparungen übersteigen die ursprüngliche Investition bei Weitem
- Ihre Agentur ist agiler und wettbewerbsfähiger
Um auf unser Beispiel der Agentur mit 20 Personen zurückzukommen, die ~209.000 € pro Jahr einspart: Der ROI wird bereits ab dem 3. Monat positiv, wenn die Investition in Migration und Schulung 50.000 € beträgt.
Langfristige Vorteile, die alles verändern
Über den rein finanziellen ROI hinaus transformiert eine integrierte Lösung Ihre Arbeitsweise:
Vereinfachte Skalierbarkeit
- Einen neuen Benutzer hinzufügen = ein Klick, nicht 7 Konfigurationen
- Ein neues Angebot entwickeln = einen Workflow konfigurieren, nicht das Rad neu erfinden
- Von 20 auf 50 Personen wachsen, ohne dass Ihr Stack unüberschaubar wird
Wiedergewonnene Agilität
- Einheitliche Prozesse = Fähigkeit, schnell umzuschwenken
- Beschleunigte Beantwortung von Ausschreibungen (alle Informationen an einem Ort)
- Einführung neuer Dienstleistungen in Tagen, nicht in Wochen
Echtzeit-Transparenz
- Kontinuierliche Steuerung der Geschäftsaktivitäten
- Frühzeitiges Erkennen von Problemen, bevor sie kritisch werden
- Schnelle Identifizierung von Wachstumschancen
- Entscheidungsfindung auf Basis aktueller und zuverlässiger Daten
Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit
- Freigesetzte Zeit und Ressourcen, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können
- Fähigkeit, schneller als Ihre Wettbewerber zu reagieren
- Verbesserte Kundenerfahrung (Reaktionsfähigkeit, Nachverfolgung, Transparenz)
- Weniger erschöpfte und engagiertere Teams
Fazit
7 Tools zu stapeln, um „das Beste aus jeder Kategorie zu wählen“, erscheint auf dem Papier logisch. In der Realität ist dies eine Strategie, die Sie das 3- bis 4-Fache der reinen Abonnementskosten kosten kann.
Zwischen Phantom-Lizenzen, durch Context Switching verloren gegangener Produktivität, in Wartung und Integration versunkener Zeit und mangels Transparenz verpasster Chancen können die tatsächlichen Kosten für ein Team von 20 Personen leicht 250.000 bis 350.000 € pro Jahr erreichen.
Die eigentliche Frage lautet nicht mehr: „Kann ich es mir leisten, in eine integrierte Lösung zu investieren?“, sondern vielmehr: Kann ich es mir leisten, dies NICHT zu tun?“
In einem Markt, in dem jeder Prozentpunkt der Marge zählt, in dem Reaktionsfähigkeit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ist und in dem das Wohlbefinden der Teams ihre Leistung direkt beeinflusst, kommt das bloße Anhäufen von Tools dem Hinauswerfen von Geld aus dem Fenster gleich.
Konsolidierung ist keine Komfortoption mehr. Sie ist eine strategische Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Vielleicht stellen Sie sich diese Fragen?
01 Wie viele Tools nutzt eine Agentur im Durchschnitt?
Eine mittelgroße Agentur (15–50 Personen) nutzt in der Regel zwischen 7 und 15 Haupt-Tools zur Verwaltung ihres Geschäfts: CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Zusammenarbeit, Reporting usw. Hinzu kommen oft sekundäre Tools und Shadow IT (Tools, die von Mitarbeitern ohne offizielle Freigabe genutzt werden). Studien zeigen, dass das durchschnittliche Unternehmen über alle Branchen hinweg insgesamt 125 SaaS-Anwendungen nutzt.
02 Wie identifiziere ich ungenutzte Lizenzen in meinem Stack?
Es gibt mehrere Methoden: Fordern Sie von jedem Tool einen Bericht zur Lizenznutzung an (die meisten SaaS-Anbieter bieten diese Funktion an), führen Sie ein monatliches Audit der letzten Logins pro Nutzer durch, gleichen Sie die Lizenzliste mit Ihrem aktuellen Organigramm ab, um ausgeschiedene Mitarbeiter zu identifizieren, und befragen Sie Ihre Teams direkt zu den Tools, die sie tatsächlich täglich nutzen. Sie können auch SaaS-Management-Plattformen nutzen, die diese Erkennung automatisieren. Im Durchschnitt werden 51 % der bereitgestellten Lizenzen nicht oder kaum genutzt.
03 Ist eine integrierte Lösung nicht riskanter (alles auf eine Karte setzen)?
Dies ist eine berechtierte Sorge, doch die Realität zeigt das Gegenteil. Mit 7 verschiedenen Tools haben Sie 7 potenzielle Fehlerquellen, 7 Sicherheitsrichtlinien, die gepflegt werden müssen, 7 Sicherheitsrisiken und keinen Gesamtüberblick im Falle eines Problems. Eine hochwertige integrierte Plattform bietet in der Regel eine verstärkte Sicherheit (nur ein System muss gesichert werden, dafür aber besser), zentralisierte Backups, ein einziges und klares SLA sowie ein dediziertes Support-Team. Zudem nutzen moderne Lösungen robuste Cloud-Infrastrukturen mit Redundanz. Das wahre Risiko besteht darin, ein so komplexes System zu haben, dass niemand seine Sicherheit wirklich beherrscht.
04 Wie überzeuge ich mein Team davon, ihre bevorzugten Tools aufzugeben?
Veränderung ist immer eine Herausforderung. Der Schlüssel liegt darin, bei den täglichen Problemen der Teams anzusetzen: die Zeit, die mit der Suche nach Informationen an 7 verschiedenen Orten verloren geht, frustrierende Doppeleingaben, die Unmöglichkeit, einen Gesamtüberblick zu erhalten. Beziehen Sie die Teams von Beginn des Auswahlprozesses an ein, lassen Sie sie die integrierte Lösung vorab testen und zeigen Sie ihnen konkret, wie ihr Alltag vereinfacht wird. Identifizieren Sie zudem „Champions“ in jedem Team, die die Lösung vorantreiben können. Und vor allem: Begleiten Sie den Wandel mit einer hochwertigen Schulung. Der Widerstand sinkt drastisch, wenn die Menschen verstehen, dass das neue Tool ihnen wirklich Zeit spart.
05 Was ist ein realistischer Zeitrahmen für die Migration zu einer integrierten Lösung?
Für eine Agentur mit 15–30 Personen sollten Sie in der Regel 2–3 Monate für eine gut vorbereitete Migration einplanen: 2–3 Wochen für die Definition und Vorbereitung (Prozess-Mapping, Datenbereinigung), 3–4 Wochen für die Konfiguration und Datenmigration, 2–3 Wochen für Schulung und Begleitung der Teams, gefolgt von 3–4 Wochen Einarbeitungszeit mit engmaschigem Support. Der Trick besteht darin, schrittweise vorzugehen: Beginnen Sie mit einer Pilotabteilung, validieren Sie, dass alles funktioniert, und rollen Sie es dann auf den Rest der Organisation aus. Einige Agenturen entscheiden sich für eine „Big Bang“-Migration während einer ruhigeren Zeit (August, Jahresende), andere bevorzugen einen schrittweisen Ansatz über 4–6 Monate. Das Wichtigste ist, die Schulungsphase nicht zu vernachlässigen: Sie ist es, die die Akzeptanz garantiert.
