A escolha que te pode custar (muito) caro
Tens 30 pessoas, talvez 50. A tua empresa está a funcionar, os projetos sucedem-se, contratas regularmente. E, no entanto, passas as tuas noites no Excel a tentar perceber se os teus projetos são rentáveis. A tua equipa faz malabarismos entre sete ferramentas diferentes que não comunicam entre si. E aquela famosa “visão consolidada” que todos pedem? Só existe nos teus sonhos.
Pensas que é hora de passar para um verdadeiro ERP. Tens razão.
Mas aqui está o problema: entre 55% e 75% dos projetos de ERP falham. E quando dizemos “falham”, não estamos a falar de um simples atraso. Falamos de derrapagens orçamentais de 189% em média, de projetos abandonados após meses de esforço, de empresas que acabam por voltar aos seus velhos processos porque a nova ferramenta era pior que a antiga.
O custo de uma má escolha? Centenas de milhares de euros desperdiçados. Equipas desmotivadas. Crescimento bloqueado. E aquela sensação deprimente de ter investido uma fortuna numa ferramenta que te prejudica em vez de te ajudar.
A boa notícia? Estes fracassos não são inevitáveis. São o resultado direto de maus critérios de seleção. Empresas que escolhem com base em belas demonstrações comerciais em vez das suas verdadeiras necessidades operacionais. Que subestimam a complexidade da implementação. Que se esquecem que as suas equipas terão de viver com esta ferramenta oito horas por dia.
Aqui estão os 10 critérios que separam um ERP que transforma a tua empresa de um ERP que a afunda. Por ordem. Sem concessões.
A ferramenta compreende verdadeiramente o teu negócio (não apenas a contabilidade)
O verdadeiro problema
Não és um fabricante de widgets. Não geres stocks de produtos. O teu negócio é tempo humano vendido à hora ou por projeto. São projetos que duram três semanas ou dezoito meses. É consultoria, especialização, acompanhamento.
E, no entanto, 80% dos ERP no mercado foram concebidos para indústrias de manufatura ou comércio. Resultado? São excecionais para gerir a tua tesouraria e contabilidade, mas completamente desadequados em tudo o que faz a especificidade do teu negócio.
O que deves verificar concretamente
Um ERP pensado para empresas de consultoria deve gerir nativamente:
O registo do tempo : Os teus consultores devem poder registar o seu tempo passado e planeado sem esforço. Um tempo futuro que se torna automaticamente passado quando a data termina. Sem duplo registo. Sem fricção.
A rentabilidade do projeto em tempo real : Não daqui a dois meses quando o teu contabilista fechar as contas. Agora. Com a capacidade de ver instantaneamente se um projeto está a desviar-se e corrigir o rumo antes que seja tarde demais.
Gestão inteligente de recursos : Quem está disponível? Quem tem as competências necessárias? Quem já está sobrecarregado? A ferramenta deve dar-te estas respostas em poucos cliques, não após três horas a cruzar o teu planeamento com as tuas folhas Excel.
A gestão da pré-venda : Porque passas 20% a 30% do teu tempo a fazer propostas sem ser pago. Este investimento deve ser monitorizado, medido, arbitrado. Caso contrário, estás a perder dinheiro sem sequer saber.
As armadilhas a evitar
Desconfia das soluções “ERP generalistas + módulo de serviços”. Em 90% dos casos, o módulo de serviços é um add-on colado num software concebido para outra coisa. Faltarão sempre funcionalidades críticas para o teu negócio.
2. A implementação não demora seis meses (e não custa o preço da ferramenta)
O verdadeiro problema
Os custos de implementação representam geralmente entre 100% e 200% do custo anual do software. Por outras palavras: se pagas 50K€ por ano de licença, prevê 50 a 100K€ adicionais só para o implementar. E isto é quando tudo corre bem.
Apenas 27% dos projetos ERP são entregues dentro do prazo. Três quartos derrapam. E durante esse tempo? A tua empresa está em modo projeto. As tuas equipas dedicam 25% a 50% do seu tempo à implementação em vez de faturarem clientes. O teu crescimento está em pausa.
O que deves verificar concretamente
Pergunta ao vendedor:
Duração média de implementação para uma empresa do teu tamanho : Se te disserem “três a seis meses”, investiga. Pede referências de clientes com prazos reais. Se é sistematicamente mais longo, é mau sinal.
Metodologia de integração : É um big bang onde tudo muda de uma vez? Ou uma abordagem modular onde podes implementar progressivamente? A segunda opção é infinitamente menos arriscada.
Nível de personalização necessário : Quanto mais a ferramenta necessitar de desenvolvimentos à medida, mais longo, caro e arriscado será. Um bom ERP para empresas deve ser configurável mas não necessitar de código personalizado para funcionar.
Acompanhamento incluído : Quantos dias de formação? De configuração? De suporte ao arranque? Se tudo for opcional, multiplica o orçamento por dois.
As armadilhas a evitar
As demonstrações comerciais mostram-te sempre a versão final, perfeitamente configurada, com dados de demonstração impecáveis. O que nunca mostram? Os seis meses de dificuldades para lá chegar. Insiste em falar com um cliente que acabou de terminar a sua implementação, não com aquele que usa a ferramenta há cinco anos.
3. As tuas equipas podem usá-lo sem três semanas de formação
O verdadeiro problema
95% das empresas que falham no seu projeto ERP dedicam menos de 10% do seu orçamento à formação. Mas eis o paradoxo: se a tua ferramenta necessita de três semanas de formação para ser utilizável, é a ferramenta que tem um problema, não as tuas equipas.
Os teus consultores são especialistas na sua área. Não são administradores de sistemas. Se tiverem de passar por quinze ecrãs e trinta cliques para registar uma despesa, não o farão. Vão contornar a ferramenta, e acabarás com dados corrompidos.
O que deves verificar concretamente
Testa a interface real : Não a demonstração comercial. Pede um acesso de teste. Dá-o às tuas equipas. Pede-lhes para realizar três tarefas comuns: registar tempo, criar um orçamento, verificar a rentabilidade de um projeto. Se demorar mais de dois minutos por tarefa, é demasiado complicado.
Verifica o onboarding : Como é que um novo colaborador aprende a usar a ferramenta? Existem tutoriais integrados? Um sistema de ajuda contextual? Ou é preciso ler 150 páginas de documentação?
Observa a taxa de adoção nos clientes : Pergunta ao vendedor: “Que percentagem dos vossos clientes utiliza realmente todas as funcionalidades seis meses após a implementação?” Se ele evitar a questão, é porque sabe que a resposta é deprimente.
As armadilhas a evitar
Os ERP “tudo-em-um ultra-potentes” que fazem absolutamente tudo… mas necessitam de um doutoramento para os utilizar. Não queres um cockpit de Airbus. Queres um painel de Tesla: potente mas intuitivo.
4. Os dados circulam realmente (não apenas “tecnicamente”)
O verdadeiro problema
A promessa do ERP é a fonte única de dados. Acabaram-se as informações dispersas entre quinze ferramentas. Acabaram-se as exportações Excel e os cruzamentos manuais. Acabaram-se os “espera, não estou na versão correta do ficheiro”.
A realidade? Em muitos ERP, os módulos são tão compartimentados que nos perguntamos se foram desenvolvidos pela mesma equipa. O teu CRM fala com a faturação, que fala com a contabilidade, que fala com o planeamento… mas nada se sincroniza realmente. Acabas com tantos silos como antes, só que numa única ferramenta.
O que deves verificar concretamente
O percurso completo de um projeto : Pede ao comercial para te mostrar a vida de um projeto de A a Z. Da oportunidade CRM ao orçamento, do orçamento ao projeto, do projeto à faturação, da faturação ao pagamento do cliente, do pagamento ao cálculo da rentabilidade final. Tudo deve ser fluido. Sem reinserção de dados. Sem exportação/importação entre módulos.
A coerência dos dados : Se modificares o orçamento de um projeto, essa modificação reflete-se automaticamente na gestão, nos alertas, nos dashboards? Ou é preciso “atualizar” manualmente vários ecrãs?
Os workflows de negócio : Um orçamento assinado torna-se automaticamente um projeto com a retoma do plano de faturação? Ou é preciso recriar tudo manualmente? Um tempo planeado passa automaticamente para tempo gasto depois da data expirar?
As armadilhas a evitar
As soluções improvisadas com módulos comprados separadamente. Terás um CRM do editor A, um módulo de contabilidade do editor B, um planeamento do editor C, tudo “integrado” através de conectores que falham a cada três meses.
5. O controlo é em tempo real (não em D+60)
O verdadeiro problema
A tua empresa fechou o exercício há dois meses. O teu contabilista acabou finalmente de te enviar o balanço. Parabéns: descobres que três dos teus grandes projetos eram deficitários. Tarde demais para corrigir. Tarde demais para faturar aditamentos. Tarde demais para ajustar o staffing. Apenas perdeste dinheiro.
É isto, a gestão à moda antiga. Conduzes olhando pelo retrovisor.
O que deves verificar concretamente
Os dashboards em tempo real : Os teus indicadores-chave (volume de negócios, rentabilidade por projeto, taxa de ocupação, tesouraria) devem atualizar-se automaticamente. Não amanhã. Não daqui a uma hora. Agora.
A granularidade da informação : Deves poder fazer zoom do global ao detalhe em dois cliques. Visão consolidada da empresa → rentabilidade por unidade de negócio → rentabilidade por cliente → rentabilidade por projeto → detalhe das diferenças.
Os alertas automáticos : O ERP deve avisar-te quando um projeto ultrapassa o seu orçamento. Quando um cliente demora a pagar. Quando um consultor está cronicamente subocupado. Não podes monitorizar 50 projetos em simultâneo. A ferramenta deve fazê-lo por ti.
A previsão de aterragem : Com base na tua atividade atual e no teu pipeline, onde vais terminar o ano? Esta projeção deve ser recalculada permanentemente à medida que os teus projetos evoluem.
As armadilhas a evitar
Os ERP que te vendem “business intelligence” mas cujos dashboards se atualizam uma vez por noite através de processamentos batch. Em 2025, é inadmissível.
6. A ferramenta cresce contigo (sem se tornar um pesadelo)
O verdadeiro problema
Hoje, são 35 pessoas. Daqui a três anos, pretendes chegar às 80. Entre os dois? Vais recrutar, talvez abrir uma filial, lançar novas ofertas, talvez internacionalizar-te.
Se o teu ERP não conseguir acompanhar este crescimento, vais mudá-lo daqui a dois anos. E recomeçar todo o circo: nova seleção, nova implementação, novos processos, novas formações. As tuas equipas vão adorar.
O que deves verificar concretamente
A escalabilidade técnica : A ferramenta suporta quantos utilizadores sem abrandar? Que volume de projetos, de transações, de dados? Pede para falar com um cliente que duplicou ou triplicou de tamanho com o mesmo ERP.
A gestão multi-entidades : Se amanhã criares uma filial, uma estrutura internacional, ou se te organizares em unidades de negócio, a ferramenta consegue gerir esta complexidade? Com vista consolidada E autonomia de cada entidade?
A evolutividade funcional : Podes ativar novos módulos progressivamente sem estragar tudo? Ou é preciso recomeçar do zero a cada evolução?
O modelo tarifário : Como evolui o preço quando cresces? Por utilizador? Por volume de negócios? Por entidade? Desconfia dos sistemas onde a tua fatura duplica quando passas de 40 para 50 pessoas.
As armadilhas a evitar
As soluções “perfeitas para 30-50 pessoas” mas que se tornam inutilizáveis além disso. Ou pior: aquelas que exigem migrar para uma versão “empresarial” totalmente diferente quando ultrapassas um certo limite.
Voici la traduction en portugais : "Não procurávamos um ERP invasivo, mas uma ferramenta clara, prática e pensada para a nossa realidade. A Furious atendeu todas as nossas expectativas.
7. O ecossistema é aberto (porque o ERP não faz tudo)
O verdadeiro problema
Já tens um CRM que adoras. Uma ferramenta de contabilidade que o teu diretor financeiro domina perfeitamente. Uma solução RH que funciona bem. A ideia de substituir tudo angustia-te, e tens razão.
Um bom ERP não substitui necessariamente tudo. Liga-se às tuas ferramentas existentes quando estas fazem muito bem o seu trabalho.
O que deves verificar concretamente
As integrações nativas : Quantas? Com que ferramentas (contabilidade, banco, CRM, ferramentas RH…)? São bidirecionais ou apenas num sentido? Atualizam-se em tempo real ou por sincronização pontual?
A API : Se a integração nativa não existe, podes construí-la tu mesmo ou através de um integrador? A API está documentada, é estável, completa?
Os conectores iPaaS : A ferramenta é compatível com Zapier, Make, ou outras plataformas de automatização que permitem ligar centenas de aplicações sem programar?
A capacidade de exportação : Podes extrair os teus dados facilmente? Em que formatos? Com que granularidade? (Questão crucial para o dia em que quiseres mudar de ERP.)
As armadilhas a evitar
Os ERP “jardins fechados” que querem absolutamente fazer tudo internamente e recusam sistematicamente qualquer integração externa. Acabarás preso num ecossistema rígido.
8. O suporte existe realmente (e responde em menos de 72h)
O verdadeiro problema
Estás em pleno fecho mensal. O teu módulo de faturação falha. Abres um ticket de suporte. Resposta automática: “Recebemos o teu pedido. Um consultor responderá dentro de 5 dias úteis.”
Entretanto, não podes faturar. Os teus clientes esperam pelas faturas. A tua tesouraria está bloqueada. E o suporte propõe-te uma reunião para a próxima semana.
80% dos clientes estão insatisfeitos com o seu ERP. E na maioria dos casos, não é a ferramenta que está em causa. É o suporte.
O que deves verificar concretamente
Os SLA reais : Qual é o prazo de primeira resposta? De resolução? Há suporte telefónico ou apenas por ticket? Existe uma linha direta para emergências críticas?
Os horários de suporte : Se trabalhas até às 19h e o suporte fecha às 17h, terás um problema. Se tens equipas internacionais, o suporte está disponível em vários fusos horários?
A qualidade do suporte : Fala com clientes atuais. Pergunta-lhes: “Quando têm um problema bloqueante, quanto tempo demora a ser resolvido?” As respostas são frequentemente muito diferentes do discurso comercial.
Os recursos de autoajuda : Documentação, tutoriais em vídeo, base de conhecimento, comunidade de utilizadores. Quanto mais ricos forem estes recursos, menos dependes do suporte.
As armadilhas a evitar
Os editores que externalizaram o seu suporte para um país de baixo custo com equipas que não conhecem realmente o produto. Passas o tempo a explicar o problema a alguém que lê um guião.
9. As atualizações não estragam tudo
O verdadeiro problema
O teu ERP funciona bem. Configuraste os teus workflows. Formaste as tuas equipas. Tudo funciona. E depois o editor lança uma grande atualização. Instalas. Metade das tuas configurações desapareceu. Três funcionalidades que usavas diariamente desapareceram. E a tua integração com a ferramenta de contabilidade já não funciona.
Bem-vindo ao inferno das atualizações que estragam tudo.
O que deves verificar concretamente
O modelo de atualizações : São automáticas e obrigatórias (SaaS)? Ou manténs o controlo sobre o calendário (on-premise)? Qual é a frequência? Mensal? Trimestral? Anual?
A retrocompatibilidade : As atualizações respeitam as tuas configurações e personalizações existentes? Ou é preciso revalidar tudo após cada atualização?
A transparência : O editor comunica claramente o que muda em cada versão? Há notas de lançamento detalhadas? Um ambiente de teste para validar a atualização antes de a implementar em produção?
O suporte de transição : Se uma atualização estraga algo, o editor ajuda-te a corrigir? Ou tens de te desenrascar?
As armadilhas a evitar
As soluções SaaS ultra-agressivas que lançam atualizações a cada duas semanas sem qualquer validação possível da tua parte. Estás permanentemente a correr atrás das mudanças.
10. O preço total é transparente (a sério)
O verdadeiro problema
O comercial anuncia-te: “A nossa solução custa 50€ por utilizador e por mês.” Calculas: 35 pessoas × 50€ × 12 meses = 21.000€ por ano. Fácil.
Seis meses depois, a fatura real é de 85.000€. Como? Porque havia os módulos “opcionais mas afinal indispensáveis”. Os custos de implementação. Os dias de formação. Os conectores com as tuas outras ferramentas. O suporte premium. O volume de armazenamento. E três outras linhas das quais nunca tinhas ouvido falar.
O que deves verificar concretamente
O custo completo do primeiro ano : Licença + implementação + formação + configuração + integrações + suporte. Tudo. Pede um orçamento detalhado, linha a linha.
O custo de funcionamento anual : Uma vez implementado, quanto custa a ferramenta cada ano? Atenção aos modelos onde a fatura aumenta automaticamente 5% por ano, ou que indexam o preço ao teu volume de negócios.
Os custos ocultos : Há custos para adicionar novos utilizadores? Para ativar novos módulos? Para migrar os teus dados? Para aceder às API? Para exportar os teus dados?
As condições de saída : Se quiseres mudar de ERP daqui a três anos, o que acontece? Podes rescindir facilmente? Recuperar todos os teus dados? Há penalizações?
As armadilhas a evitar
Os modelos “freemium” onde as funções básicas são gratuitas mas onde descobres que tudo o que é realmente útil é pago. Ou os contratos plurianuais que te prendem por cinco anos com penalizações astronómicas em caso de rescisão antecipada.
A escolha que muda tudo
Já percebeste: escolher um ERP não é escolher um software. É escolher como a tua empresa vai funcionar nos próximos cinco anos. É escolher se as tuas equipas vão ganhar tempo ou perdê-lo. Se vais gerir com instrumentos ou por intuição. Se o teu crescimento será acelerado ou travado.
As estatísticas são teimosas: entre 55% e 75% dos projetos ERP falham. Mas estes fracassos não são uma fatalidade. Resultam de más escolhas, baseadas em critérios errados, tomadas muito rapidamente, sem compreender verdadeiramente os desafios.
As empresas que têm sucesso na sua transformação? São aquelas que dedicam tempo a fazer as perguntas certas. Que testam realmente as ferramentas em vez de se contentarem com belas demonstrações. Que falam com os clientes existentes em vez de com os comerciais. Que avaliam com base em critérios de negócio em vez de promessas de marketing.
O teu ERP deve compreender o teu negócio de consultoria. Implementar-se rapidamente. Ser intuitivo. Fazer circular os dados. Gerir em tempo real. Crescer contigo. Integrar-se no teu ecossistema. Dar-te verdadeiro suporte. Evoluir sem estragos. E ter um preço transparente.
Estes dez critérios não são negociáveis. Não são opcionais. Não são “nice to have”. São as fundações de um projeto ERP bem-sucedido.
Agora, é a tua vez de jogar. Porque o pior ERP não é aquele que vais escolher. É aquele que não vais escolher, ficando prisioneiro das tuas ferramentas atuais que te travam.
Então, por onde começas?
Ficou a pensar nestas questões?
01 O meu projeto é rentável?
Tem em conta o tempo gasto na pré-venda? A gestão dos projetos? As compras? Com Furious, obtenha uma análise completa da rentabilidade dos seus projetos em tempo real, permitindo-lhe ajustar as suas estratégias antes de sofrer perdas.
02 Orçamentos
Crie, modifique e envie os seus orçamentos em poucos cliques a partir das suas tabelas de preços.
03 A sua margem bruta a qualquer momento
Todas as vendas devem contribuir para a rentabilidade da sua empresa. Desde a criação do orçamento até à conclusão do projeto, a Furious apresenta-lhe a margem bruta do projeto em tempo real.
04 Controlo das suas pré-vendas
Chega de esforços de pré-venda que prejudicam a rentabilidade de um projeto antes mesmo de este ter começado. Perceba rapidamente o impacto das pré-vendas nos seus potenciais clientes e faça os ajustes necessários.
05 Dashboard comercial
Personalize os indicadores que monitoriza a qualquer momento. Mantenha o controlo da sua empresa com relatórios em tempo real.
