La scelta che può costarti (molto) caro
Hai 30 persone, forse 50. Il tuo studio funziona, i progetti si susseguono, assumi regolarmente. Eppure, passi le tue serate su Excel cercando di capire se i tuoi progetti sono redditizi. Il tuo team si destreggia tra sette strumenti diversi che non comunicano tra loro. E questa famosa “visione consolidata” che tutti reclamano? Esiste solo nei tuoi sogni.
Ti dici che è ora di passare a un vero ERP. Hai ragione.
Ma ecco il problema: tra il 55% e il 75% dei progetti ERP fallisce. E quando si dice “falliscono”, non si parla di un semplice ritardo. Si parla di superamenti di budget del 189% in media, di progetti abbandonati dopo mesi di sforzi, di studi che finiscono per tornare ai loro vecchi processi perché il nuovo strumento era peggiore del precedente.
Il costo di una scelta sbagliata? Centinaia di migliaia di euro andati in fumo. Team demotivati. Una crescita bloccata. E quel sentimento deprimente di aver investito una fortuna in uno strumento che ti ostacola invece di aiutarti.
La buona notizia? Questi fallimenti non sono una fatalità. Sono il risultato diretto di criteri di selezione sbagliati. Studi che scelgono sulla base di belle demo commerciali piuttosto che dei loro veri bisogni operativi. Che sottovalutano la complessità dell’implementazione. Che dimenticano che i loro team dovranno vivere con questo strumento otto ore al giorno.
Ecco i 10 criteri che separano un ERP che trasforma il tuo studio da un ERP che lo affossa. In ordine. Senza compromessi.
Lo strumento capisce davvero il tuo mestiere (non solo la contabilità)
Il vero problema
Non sei un produttore di widget. Non gestisci scorte di prodotti. Il tuo business è tempo umano venduto a ore o a forfait. Sono progetti che durano tre settimane o diciotto mesi. È consulenza, competenza, supporto.
Eppure, l’80% degli ERP sul mercato è stato progettato per industrie manifatturiere o commerciali. Il risultato? Sono eccezionali per gestire la tua tesoreria e la tua contabilità, ma completamente fuori strada su tutto ciò che rende specifico il tuo mestiere.
Cosa verificare concretamente
Un ERP pensato per le società di consulenza deve gestire nativamente:
Il monitoraggio del tempo : I tuoi consulenti devono poter inserire il tempo trascorso e pianificato senza sforzo. Un tempo futuro che diventa automaticamente passato una volta trascorsa la data. Nessuna doppia immissione. Nessun attrito.
La redditività del progetto in tempo reale : Non tra due mesi quando il tuo commercialista avrà chiuso. Ora. Con la capacità di vedere istantaneamente se un progetto sta deviando e di correggere il tiro prima che sia troppo tardi.
La gestione intelligente del personale : Chi è disponibile? Chi ha le competenze richieste? Chi è già sovraccarico? Lo strumento deve darti queste risposte in pochi clic, non dopo tre ore di incrocio tra il tuo planning e i tuoi fogli Excel.
La gestione del pre-vendita : Perché passi dal 20% al 30% del tuo tempo a fare presentazioni senza essere pagato. Questo investimento deve essere tracciato, misurato, valutato. Altrimenti, perdi denaro senza nemmeno saperlo.
Le trappole da evitare
Diffida delle soluzioni “ERP generalisti + modulo servizi”. Nel 90% dei casi, il modulo servizi è un add-on applicato a un software progettato per altro. Mancheranno sempre funzionalità critiche per il tuo mestiere.
2. L’implementazione non dura sei mesi (e non costa il prezzo dello strumento)
Il vero problema
I costi di implementazione rappresentano generalmente tra il 100% e il 200% del costo annuale del software. In altre parole: se paghi 50K€ all’anno di licenza, prevedi 50-100K€ aggiuntivi solo per implementarlo. E questo, quando tutto va bene.
Solo il 27% dei progetti ERP viene consegnato nei tempi previsti. Tre quarti vanno fuori controllo. E nel frattempo? La tua società è in modalità progetto. I tuoi team dedicano dal 25% al 50% del loro tempo all’implementazione invece di fatturare i clienti. La tua crescita è in pausa.
Cosa verificare concretamente
Chiedi al venditore:
Durata media di implementazione per una società della tua dimensione : Se ti annunciano “tre-sei mesi”, approfondisci. Chiedi referenze di clienti con tempistiche reali. Se è sistematicamente più lungo, è un brutto segno.
Metodologia di integrazione : È un big bang dove tutto cambia all’improvviso? O un approccio modulare dove puoi implementare progressivamente? La seconda opzione è infinitamente meno rischiosa.
Livello di personalizzazione necessario : Più lo strumento richiede sviluppi su misura, più è lungo, costoso e rischioso. Un buon ERP per società deve essere configurabile ma non richiedere codice personalizzato per funzionare.
Supporto incluso : Quanti giorni di formazione? Di configurazione? Di supporto all’avvio? Se tutto è opzionale, moltiplica il budget per due.
Le trappole da evitare
Le dimostrazioni commerciali ti mostrano sempre la versione finale, perfettamente configurata, con dati demo impeccabili. Cosa non mostrano mai? I sei mesi di difficoltà per arrivarci. Insisti per parlare con un cliente che ha appena terminato la sua implementazione, non con quello che usa lo strumento da cinque anni.
3. I tuoi team possono usarlo senza una formazione di tre settimane
Il vero problema
Il 95% delle aziende che falliscono nel loro progetto ERP dedica meno del 10% del proprio budget alla formazione. Ma ecco il paradosso: se il tuo strumento richiede tre settimane di formazione per essere utilizzabile, è lo strumento ad avere un problema, non i tuoi team.
I tuoi consulenti sono esperti nel loro campo. Non amministratori di sistema. Se devono passare attraverso quindici schermate e trenta clic per inserire una nota spese, non lo faranno. Aggireranno lo strumento e ti ritroverai con dati scadenti.
Cosa verificare concretamente
Testa l’interfaccia reale : Non la demo commerciale. Chiedi un accesso di prova. Dallo ai tuoi team. Chiedi loro di eseguire tre attività comuni: inserire il tempo, creare un preventivo, verificare la redditività di un progetto. Se ci vogliono più di due minuti per attività, è troppo complicato.
Verifica l’onboarding : Come impara un nuovo collaboratore a usare lo strumento? Ci sono tutorial integrati? Un sistema di aiuto contestuale? O bisogna leggere 150 pagine di documentazione?
Guarda il tasso di adozione tra i clienti : Chiedi al venditore: “Quale percentuale dei tuoi clienti utilizza realmente tutte le funzionalità sei mesi dopo l’implementazione?” Se evita la domanda, è perché sa che la risposta è deprimente.
Le trappole da evitare
Gli ERP “all-in-one ultra-potenti” che fanno assolutamente tutto… ma richiedono un dottorato per usarli. Non vuoi un cockpit di Airbus. Vuoi un cruscotto Tesla: potente ma intuitivo.
4. I dati circolano davvero (non solo “tecnicamente”)
Il vero problema
La promessa dell’ERP è la fonte di dati unica. Basta con le informazioni sparse tra quindici strumenti. Basta con le esportazioni Excel e i riscontri manuali. Basta con i “aspetta, non sono sulla versione giusta del file”.
La realtà? In molti ERP, i moduli sono così isolati che ci si chiede se siano stati sviluppati dallo stesso team. Il tuo CRM parla con la tua fatturazione, che parla con la tua contabilità, che parla con la tua pianificazione… ma nulla si sincronizza davvero. Finisci con tanti silos quanti prima, solo in un unico strumento.
Cosa verificare concretamente
Il percorso completo di un progetto : Chiedi al commerciale di mostrarti la vita di un progetto dalla A alla Z. Dall’opportunità CRM al preventivo, dal preventivo al progetto, dal progetto alla fatturazione, dalla fatturazione al pagamento del cliente, dal pagamento al calcolo della redditività finale. Tutto deve essere fluido. Nessuna reinserimento. Nessun export/import tra moduli.
La coerenza dei dati : Se modifichi il budget di un progetto, questa modifica si riflette automaticamente nella gestione, negli avvisi, nei dashboard? O bisogna “aggiornare” manualmente più schermate?
I workflow aziendali : Un preventivo firmato diventa automaticamente un progetto con ripresa del piano di fatturazione? O bisogna ricreare tutto a mano? Un tempo pianificato si trasforma automaticamente in tempo impiegato una volta scaduta la data?
Le trappole da evitare
Le soluzioni arrangiate con moduli acquistati separatamente. Avrai un CRM dell’editore A, un modulo contabilità dell’editore B, una pianificazione dell’editore C, il tutto “integrato” tramite connettori che si bloccano ogni tre mesi.
5. Il monitoraggio è in tempo reale (non a G+60)
Il vero problema
Il tuo studio ha chiuso l’esercizio due mesi fa. Il tuo commercialista ti ha finalmente inviato il bilancio. Congratulazioni: scopri che tre dei tuoi grandi progetti erano in perdita. Troppo tardi per correggere. Troppo tardi per fatturare modifiche. Troppo tardi per aggiustare il personale. Hai solo perso denaro.
Questa è la gestione alla vecchia maniera. Guidi guardando nello specchietto retrovisore.
Cosa verificare concretamente
I dashboard in tempo reale : I tuoi indicatori chiave (fatturato, redditività per progetto, tasso di occupazione, tesoreria) devono aggiornarsi automaticamente. Non domani. Non tra un’ora. Adesso.
La granularità dell’informazione : Devi poter zoomare dal globale al dettaglio in due clic. Visione consolidata dello studio → redditività per business unit → redditività per cliente → redditività per progetto → dettaglio delle differenze.
Gli avvisi automatici : L’ERP deve avvisarti quando un progetto supera il suo budget. Quando un cliente tarda a pagare. Quando un consulente è cronicamente sotto-occupato. Non puoi monitorare 50 progetti contemporaneamente. Lo strumento deve farlo per te.
L’atterraggio previsionale : Sulla base della tua attività attuale e della tua pipeline, dove finirai l’anno? Questa proiezione deve essere ricalcolata continuamente man mano che i tuoi progetti evolvono.
Le trappole da evitare
Gli ERP che ti vendono “business intelligence” ma i cui dashboard si aggiornano una volta per notte tramite batch. Nel 2025, è inammissibile.
6. Lo strumento cresce con te (senza che diventi un disastro)
Il vero problema
Oggi siete 35 persone. Tra tre anni, puntate a 80. Nel frattempo? Assumerete, forse aprirete una filiale, lancerete nuove offerte, forse vi internazionalizzerete.
Se il tuo ERP non può seguire questa crescita, lo cambierai tra due anni. E ricomincerai tutto il circo: nuova selezione, nuova implementazione, nuovi processi, nuove formazioni. I tuoi team lo adoreranno.
Cosa verificare concretamente
La scalabilità tecnica : Lo strumento supporta quanti utenti senza rallentare? Quale volumetria di progetti, transazioni, dati? Chiedi di parlare con un cliente che ha raddoppiato o triplicato le dimensioni con lo stesso ERP.
La gestione multi-entità : Se domani crei una filiale, una struttura internazionale, o se ti organizzi in business unit, lo strumento può gestire questa complessità? Con vista consolidata E autonomia di ogni entità?
L’evolvibilità funzionale : Puoi attivare nuovi moduli progressivamente senza rompere tutto? O bisogna ripartire da zero ad ogni evoluzione?
Il modello di prezzo : Come evolve il prezzo quando cresci? Per utente? Per volume di fatturato? Per entità? Diffida dei sistemi in cui la tua fattura raddoppia quando passi da 40 a 50 persone.
Le trappole da evitare
Le soluzioni “perfette per 30-50 persone” ma che diventano inutilizzabili oltre. O peggio: quelle che richiedono di migrare a una versione “enterprise” totalmente diversa quando superi una certa soglia.
Non cercavamo un ERP invasivo, ma uno strumento chiaro, pratico e pensato per la nostra realtà. Furious ha soddisfatto tutte le nostre aspettative.
7. L’ecosistema è aperto (perché l’ERP non fa tutto)
Il vero problema
Hai già un CRM che adori. Uno strumento di contabilità che il tuo DAF padroneggia perfettamente. Una soluzione HR che funziona bene. L’idea di sostituire tutto ti angoscia, e hai ragione.
Un buon ERP non sostituisce necessariamente tutto. Si connette con i tuoi strumenti esistenti quando fanno molto bene il loro lavoro.
Cosa verificare concretamente
Le integrazioni native : Quante? Con quali strumenti (contabilità, banca, CRM, strumenti HR…)? Sono bidirezionali o solo in un senso? Si aggiornano in tempo reale o tramite sincronizzazione puntuale?
L’API : Se l’integrazione nativa non esiste, puoi costruirla tu stesso o tramite un integratore? L’API è documentata, stabile, completa?
I connettori iPaaS : Lo strumento è compatibile con Zapier, Make o altre piattaforme di automazione che permettono di connettere centinaia di applicazioni senza codificare?
La capacità di export : Puoi estrarre i tuoi dati facilmente? In quali formati? Con quale granularità? (Domanda cruciale per il giorno in cui potresti voler cambiare ERP.)
Le trappole da evitare
Gli ERP “giardini chiusi” che vogliono assolutamente fare tutto internamente e rifiutano sistematicamente qualsiasi integrazione esterna. Finirai intrappolato in un ecosistema rigido.
8. Il supporto esiste davvero (e risponde in meno di 72 ore)
Il vero problema
Sei in piena chiusura mensile. Il tuo modulo di fatturazione si blocca. Apri un ticket di supporto. Risposta automatica: “Abbiamo ricevuto la tua richiesta. Un consulente ti risponderà entro 5 giorni lavorativi.”
Nel frattempo, non puoi fatturare. I tuoi clienti aspettano le loro fatture. La tua tesoreria è bloccata. E il supporto ti propone un appuntamento per la prossima settimana.
L’80% dei clienti è insoddisfatto del proprio ERP. E nella maggior parte dei casi, non è lo strumento la causa. È il supporto.
Cosa verificare concretamente
Gli SLA reali : Qual è il tempo di prima risposta? Di risoluzione? C’è un supporto telefonico o solo tramite ticket? Esiste una hot-line per le emergenze critiche?
Gli orari di supporto : Se lavori fino alle 19:00 e il supporto chiude alle 17:00, avrai un problema. Se hai team internazionali, il supporto è disponibile su più fusi orari?
La qualità del supporto : Parla con i clienti attuali. Chiedi loro: “Quando hai un problema bloccante, quanto tempo ci vuole per sbloccarlo?” Le risposte sono spesso molto diverse dal discorso commerciale.
Le risorse di auto-supporto : Documentazione, tutorial video, base di conoscenza, comunità di utenti. Più queste risorse sono ricche, meno dipendi dal supporto.
Le trappole da evitare
Gli editori che hanno esternalizzato il loro supporto in un paese a basso costo con team che non conoscono veramente il prodotto. Passi il tuo tempo a spiegare il problema a qualcuno che legge uno script.
9. Gli aggiornamenti non rovinano tutto
Il vero problema
Il tuo ERP funziona bene. Hai configurato i tuoi workflow. Formato i tuoi team. Tutto fila liscio. E poi l’editore rilascia un grosso aggiornamento. Lo installi. La metà delle tue configurazioni è saltata. Tre funzionalità che usavi quotidianamente sono scomparse. E la tua integrazione con il tuo strumento di contabilità non funziona più.
Benvenuto nell’inferno degli aggiornamenti che rompono tutto.
Cosa verificare concretamente
Il modello di aggiornamenti : Sono automatiche e obbligatorie (SaaS)? O mantieni il controllo sul calendario (on-premise)? Qual è la frequenza? Mensile? Trimestrale? Annuale?
La retrocompatibilità : Gli aggiornamenti rispettano le tue configurazioni e personalizzazioni esistenti? O bisogna riconvalidare tutto dopo ogni aggiornamento?
La trasparenza : L’editore comunica chiaramente cosa cambia in ogni versione? Ci sono note di rilascio dettagliate? Un ambiente di test per convalidare l’aggiornamento prima di distribuirlo in produzione?
Il supporto di transizione : Se un aggiornamento rompe qualcosa, l’editore ti aiuta a correggerlo? O devi arrangiarti da solo?
Le trappole da evitare
Le soluzioni SaaS ultra-aggressive che spingono aggiornamenti ogni due settimane senza alcuna possibile convalida da parte tua. Sei costantemente a rincorrere i cambiamenti.
10. Il prezzo totale è trasparente (davvero)
Il vero problema
Il commerciale ti annuncia: “La nostra soluzione costa 50€ per utente al mese.” Tu calcoli: 35 persone × 50€ × 12 mesi = 21.000€ all’anno. Facile.
Sei mesi dopo, la fattura reale è di 85.000€. Come si fa? Perché c’erano i moduli “opzionali ma in realtà indispensabili”. I costi di implementazione. I giorni di formazione. I connettori con i tuoi altri strumenti. Il supporto premium. La volumetria di archiviazione. E altre tre voci di cui non avevi mai sentito parlare.
Cosa verificare concretamente
Il costo completo il primo anno : Licenza + implementazione + formazione + configurazione + integrazioni + supporto. Tutto. Chiedi un preventivo dettagliato, riga per riga.
Il costo di gestione annuale : Una volta implementato, quanto costa lo strumento ogni anno? Attenzione ai modelli in cui la fattura aumenta automaticamente del 5% all’anno, o che indicizzano il prezzo sul tuo fatturato.
I costi nascosti : Ci sono costi per aggiungere nuovi utenti? Per attivare nuovi moduli? Per migrare i tuoi dati? Per accedere alle API? Per esportare i tuoi dati?
Le condizioni di uscita : Se vuoi cambiare ERP tra tre anni, cosa succede? Puoi recedere facilmente? Recuperare tutti i tuoi dati? Ci sono penali?
Le trappole da evitare
I modelli “freemium” dove le funzioni di base sono gratuite ma dove scopri che tutto ciò che è veramente utile è a pagamento. O i contratti pluriennali che ti vincolano per cinque anni con penali astronomiche in caso di recesso anticipato.
La scelta che cambia tutto
L’hai capito: scegliere un ERP non è scegliere un software. È scegliere come il tuo studio funzionerà per i prossimi cinque anni. È scegliere se i tuoi team guadagneranno tempo o lo perderanno. Se guiderai con gli strumenti o a occhio. Se la tua crescita sarà accelerata o frenata.
Le statistiche sono ostinate: tra il 55% e il 75% dei progetti ERP falliscono. Ma questi fallimenti non sono una fatalità. Derivano da scelte sbagliate, basate su criteri errati, prese troppo in fretta, senza comprendere veramente le implicazioni.
Gli studi che riescono nella loro trasformazione? Sono quelli che si prendono il tempo di porre le domande giuste. Che testano realmente gli strumenti invece di accontentarsi di belle demo. Che parlano con i clienti esistenti piuttosto che con i commerciali. Che valutano in base a criteri di business piuttosto che a promesse di marketing.
Il tuo ERP deve comprendere la tua attività di consulenza. Implementarsi velocemente. Essere intuitivo. Far circolare i dati. Gestire in tempo reale. Crescere con te. Integrarsi nel tuo ecosistema. Supportarti davvero. Evolvere senza problemi. E avere un pricing trasparente.
Questi dieci criteri non sono negoziabili. Non opzionali. Non dei “nice to have”. Sono le fondamenta di un progetto ERP di successo.
Ora, tocca a te. Perché il peggior ERP non è quello che sceglierai. È quello che non sceglierai rimanendo prigioniero dei tuoi strumenti attuali che ti frenano.
Allora, da cosa inizi?
Forse vi state ponendoqueste domande ?
01 Il mio progetto è redditizio?
Tieni conto del tempo speso per il presales? Per la gestione progetti? E per gli acquisti? Con Furious puoi ottenere un’analisi completa della redditività dei tuoi progetti in tempo reale, consentendoti di adeguare le tue strategie prima di subire perdite.
02 Preventivi
Genera, modifica e invia i preventivi in pochi clic a partire dai rate card.
03 Il margine lordo in qualsiasi momento
Ogni vendita deve contribuire alla redditività dell’azienda. Dalla generazione del preventivo fino alla fine del progetto, Furious ti fornisce in tempo reale il margine lordo del progetto.
04 Controlla il presale
Basta con gli sforzi di presale che danneggiano la redditività di un progetto prima ancora di iniziarlo. Capire a colpo d “occhio l” impatto delle tue prevendite sui tuoi attuali prospect e correggere rapidamente la situazione.
05 Dashboard commerciale
Personalizza gli indicatori che segui in ogni momento. Mantieni il controllo del tuo business grazie al reporting in tempo reale.
