Todos os fornecedores de ERP prometem a mesma coisa: ganho de tempo, visibilidade recuperada, rentabilidade melhorada. As brochuras comerciais estão repletas de percentagens impressionantes e promessas sedutoras.
Mas quantas horas ganhas realmente ? Que impacto mensurável na sua rentabilidade? Que diferença concreta no seu dia a dia?
Para responder a estas perguntas, pedimos a cinco diretores de agências e de consultoras para abrirem os seus painéis de controlo Furious. Sem discurso de marketing. Apenas números reais, ganhos mensuráveis, transformações vividas.
Os protagonistas:
- Lou Van Assche, Diretora de operações na KOHE
- Pascal VanBerten, Diretor associado da Progress Partners
- Shirley Jagle, Fundadora da Kairos
- Amaury Bataille, DG da Monet
- Jérémy Mazaud, Responsável Administrativo e Financeiro na Ctzar
Eis o que eles ganharam. Na realidade. Com os números.
O tempo recuperado: de vários dias a algumas horas
A faturação que já não causa stress
A faturação é o cerne da questão. E, no entanto, na maioria das agências, é também um buraco temporal. Exportações manuais a partir de três ferramentas diferentes, consolidação de dados em ficheiros Excel que encravam no momento errado, lembretes a clientes feitos manualmente…
Lou Van Assche (KOHE) não mede as palavras : “Passámos de vários dias de faturação para meio dia por mês. E, acima de tudo, sem stress.” Vários dias. Meio dia. Faça as contas: são entre 70% e 90% de tempo ganho numa tarefa que volta todos os meses.
Na Ctzar, Jérémy Mazaud vivia um inferno administrativo: “Os pagamentos a fornecedores demoravam até três dias. Hoje, resolve-se em 30 minutos.” Três dias. Trinta minutos. O tipo de número que dá vontade de chorar quando pensamos nos anos passados a fazer isso manualmente.
Não é apenas tempo ganho. É menos stress, erros evitados, uma tesouraria melhor gerida. Lou confirma: “O que era uma fonte de tensão permanente tornou-se uma formalidade. Retomámos o controlo da nossa gestão.”
A constatação : Entre 70% e 95% de tempo ganho na faturação e nas tarefas administrativas. Não 10%. Não 20%. Estamos a falar de dividir por 5 a 20 o tempo gasto.
Os planeamentos que se fazem (quase) sozinhos
Quem diz agência diz planeamento. E quem diz planeamento diz muitas vezes pesadelo. Ficheiros Excel partilhados onde três pessoas escrevem ao mesmo tempo, duplicações de dados entre a ferramenta de gestão de projeto e o planeamento, reuniões de produção que se prolongam porque ninguém tem a mesma versão da verdade…
Shirley Jagle (Kairos) cronometrou: “Estimo que me tenha feito ganhar cerca de 30% de tempo em todos os cargos de gestor de projeto. O planeamento, demoro três vezes menos tempo a fazê-lo porque já vem pré-preenchido.”
30% em todos os cargos de gestor de projeto. Três vezes menos tempo nos planeamentos. Numa agência de 10 pessoas com 3 gestores de projeto, estamos a falar de recuperar o equivalente a um meio-tempo.
Na J’articule, Estelle, office manager, testemunha: as reuniões de produção passaram de 3 horas para 45 minutos. E, acima de tudo: “Já ninguém sai zangado.” O tempo ganho é bom. A serenidade recuperada é melhor.
Caroline Vignand-Olivier, diretora associada na Pop For You, fez as suas contas: “Utilizar o Furious faz-me ganhar cerca de 5 horas por semana.” Cinco horas. Por semana. Num ano, são 260 horas. Mais de um mês e meio a tempo inteiro.
A constatação : 30% a 70% de tempo ganho na gestão operacional. Um mês e meio por ano recuperado para fazer outra coisa que não relatórios.
Do retrovisor ao GPS em tempo real
Há uma diferença fundamental entre constatar que um projeto descarrilou e ver chegar o descarrilamento. Entre pilotar no retrovisor e ter um GPS que o avisa 5 km antes da curva.
Amaury Bataille (Monet) explica simplesmente: “Isso permite-nos pilotar o nosso negócio e fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto. Temos KPIs que nos permitem, num relance, ver onde estamos.”
Matthieu Didailler (Insign) utiliza uma metáfora elucidativa: “Antes, era como tirar fotografias. Analisávamos a situação depois do acontecimento, no retrovisor. Com o Furious, podemos agora antecipar e projetar-nos para o futuro graças ao planeamento em tempo real.”
Harold Gardas, CEO da Köm Média, já nem sequer pega no telefone: “Já não preciso de perguntar aos meus diretores, consulto diretamente o meu dashboard e tenho uma visão clara sobre tudo.”
A constatação : Passagem de uma gestão reativa (constatamos o problema quando é demasiado tarde) para uma gestão antecipativa (vemos o problema a chegar e agimos antes). É a diferença entre apagar fogos e evitar que eles se declarem.
A rentabilidade desbloqueada: o dinheiro que já não se perde
Os 30% de faturas que já não se perdem
Falemos de dinheiro. Quantas missões fatura realmente em comparação com o que deveria faturar? Se não conhece este número, provavelmente tem um problema.
Pascal VanBerten (Progress Partners) tinha um grande problema : “Antes, perdíamos 30% das faturas e 80% das missões em regime de avença não eram faturadas.” Releia esta frase. 30% das faturas. 80% das missões em regime de avença. É o seu dinheiro que vai diretamente para o lixo.
“Com o Furious, tudo o que é registado é faturado, o que aumentou as nossas receitas. Atualmente, apenas 9% das faturas permanecem por pagar graças à automatização.”
De 30% de perda para 9% de dívidas. São 21 pontos percentuais recuperados. Numa consultora que fatura 500 mil euros, isso representa 105 mil euros que entram nos cofres em vez de se evaporarem.
Nicolas Quilliet (Wokine) trabalhou noutro aspeto: “Conseguimos dividir por dois as faturas pendentes de pagamento, para não ultrapassar um mês de volume de negócios pendente.”
Dividir por dois o seu BFR é dividir por dois o risco de tensão de tesouraria. É também dividir por dois o dinheiro imobilizado que não trabalha para si.
A constatação : Até 30% de receitas recuperadas + melhoria drástica das necessidades de fundo de maneio. De acordo com os estudos do setor, as empresas de serviços que não acompanham com precisão as suas horas faturáveis podem perder até 50 000 € de receitas anuais por colaborador.
Os projetos salvos in extremis
Conhece essa sensação? Um projeto que devia ser rentável, um cliente satisfeito, tudo parece estar a correr bem… e três meses após a entrega, percebe que perdeu dinheiro com ele. Só que é demasiado tarde para fazer alguma coisa.
Shirley Jagle (Kairos) mudou de abordagem: “O KPI que acompanho prioritariamente é o da margem. Permite-me garantir que não ultrapassamos os tempos alocados nos orçamentos. Se o ultrapassarmos, ou discuto com o cliente, ou ajusto o próximo orçamento para não cometer o mesmo erro.”
O acompanhamento da margem em tempo real não é um luxo. É a diferença entre descobrir que perdeu 15 mil euros num projeto seis meses após o seu término e poder reagir durante o projeto.
Vincent Tenenbaum (Fidesio) pode testemunhar: “Reagimos em tempo real numa missão que estava a descarrilar. Isso salvou a nossa margem e desencadeou uma reformulação da nossa tabela de preços.”
Alexandre Ayme (Adveris) resume a transformação: “Na nossa antiga ferramenta, constatávamos que o projeto já estava em maus lençóis. O que realmente importa é poder vê-lo a chegar e evitar os maus lençóis, e é exatamente isso que o Furious nos permite fazer.”
A constatação : A deteção precoce dos desvios = margens preservadas. Quando fatura a preço fixo, cada hora não antecipada corrói a sua rentabilidade. De acordo com os dados do setor, as agências que não controlam a sua orçamentação inicial sofrem uma erosão média de 25% a 35% na margem operacional real.
O volume de negócios que duplica (e que permanece rentável)
Crescer é bom. Crescer permanecendo rentável é melhor. Muitas agências têm a experiência dolorosa do crescimento não controlado: o volume de negócios aumenta, as equipas crescem, mas, estranhamente, não sobra mais dinheiro no final do mês.
Amaury Bataille (Monet) tem uma história elucidativa: “Utilizamos o Furious há um pouco mais de dois anos. Desde que instalámos o Furious, duplicámos o nosso volume de negócios em dois anos.”
Duplicado. Em dois anos. Mas não é tudo: “Implementámos a gestão das compras, o que nos permite ver a rentabilidade da margem bruta por projeto de forma automatizada. Podemos agregar as nossas estimativas de margem bruta, tanto no realizado como no previsional. Já não poderíamos passar sem a nossa estimativa de margem bruta, que acompanhamos quase diariamente.”
Volume de negócios x2, mas com um acompanhamento diário da rentabilidade. É toda a diferença entre crescer e desenvolver-se.
Michael Illouz (Conceptory) confirma: “Desde que utilizamos o Furious, os nossos projetos tornam-se cada vez mais rentáveis, nomeadamente graças aos relatórios e ao back-office. Para a faturação e a tesouraria, também é muito mais claro.”
Harold Gardas (Köm Média) utiliza esta visibilidade para pilotar: “O Furious ajuda-nos a identificar os projetos rentáveis graças a uma auditoria com KPIs de clientes, o que nos permite saber onde intensificar os nossos esforços comerciais.”
A constatação : Um crescimento controlado e rentável. Não apenas volume de negócios pelo volume de negócios. Volume de negócios que se transforma efetivamente em tesouraria e em resultado. De acordo com um estudo da Sage de 2017, as PME perdem em média 142 dias por ano em tarefas administrativas que poderiam ser automatizadas.
A visibilidade recuperada: saber finalmente o que se passa
Quando todos têm acesso à mesma informação
Em muitas agências, há “os que sabem” e “os que executam”. A informação está centralizada numa ou duas pessoas. Se essas pessoas estão ausentes ou sobrecarregadas, tudo para. E, acima de tudo, isso cria silos, incompreensões, atritos.
Jérémy Mazaud (Ctzar) viveu esta transformação: “O Furious substituiu várias ferramentas por si só. Tudo está centralizado, ganhamos tempo, cometemos menos erros.”
Jérôme Balmain (La Haute Société) descreve o antes e o depois: “Antes do Furious, as informações estavam centralizadas numa pessoa e não dávamos visibilidade a todos. Atualmente, podemos ver o planeamento de cada colaborador; todos têm acesso às informações sem precisar de pedir. O maior ganho de tempo é nos planeamentos partilhados. Isso permitiu descentralizar o papel do diretor de produção: atualmente, os gestores de projeto podem gerir diretamente as adaptações.”
Véronique Gervais (O2M) confirma: “Todas as informações relativas a um projeto são centralizadas e partilhadas. Isso reforça a autonomia dos consultores e fluidifica as trocas.”
A constatação : Descentralização da informação = autonomia acrescida + colaboração fluida. Quando todos trabalham na mesma base de dados em tempo real, já não há versões contraditórias, já não há “eu pensava que”, já não há trabalho duplicado.
A serenidade que regressa
Há os ganhos mensuráveis em euros e em horas. E depois há os ganhos “invisíveis” que mudam tudo: a carga mental que diminui, o stress que se esbate, as equipas que respiram.
Lou Van Assche (KOHE) diz claramente: “O que era uma fonte de tensão permanente tornou-se uma formalidade. Retomámos o controlo da nossa gestão.”
Shirley Jagle (Kairos) constatou o efeito logo na primeira semana: “Ganhámos serenidade muito rapidamente. Já ao fim de uma semana, tínhamos mais visibilidade.”
Jérémy Mazaud (Ctzar) resume em três palavras: “O que o Furious nos trouxe? Estrutura, visibilidade e, acima de tudo… serenidade.”
Na J’articule, a mudança é flagrante segundo Estelle: “Já ninguém sai zangado das reuniões de produção.” Quando as suas reuniões de produção já não terminam em pugilato, é porque algo mudou fundamentalmente.
Vincent Tenenbaum (Fidesio) descreve a passagem de um modo de funcionamento para outro: “Estamos menos na reatividade sofrida, mais na antecipação. E isso muda tudo no stress do dia a dia.”
A constatação : Bem-estar no trabalho preservado = equipas duradouras. O turnover custa caro, muito caro. De acordo com os estudos de RH, substituir um quadro custa entre 6 e 9 meses de salário. Manter as suas equipas serenas e empenhadas não é apenas uma mais-valia. É um desafio de rentabilidade.
Por que razão funciona (e por que razão pode não funcionar)
A adoção rápida: quando a ferramenta não combate os utilizadores
Um ERP, por mais eficiente que seja, não vale nada se ninguém o utilizar. Quantas empresas compraram licenças para ferramentas que permaneceram desertas após três meses de teste?
Lou Van Assche (KOHE) encontrou a diferença: “O Furious é a primeira vez que uma ferramenta adota realmente a nossa forma de trabalhar. Não nos sujeitamos a ela, é ela que se adapta a nós.”
Estelle (J’articule) constatou o efeito logo na primeira semana: “Três meses após a implementação, o Furious já fazia parte dos reflexos da equipa. Atualmente, já não poderíamos passar sem ele.”
Laurent Kretz (Cosa) explica o que faz a diferença: “O que nos convenceu? O Furious fala a nossa língua. É pensado para agências, por pessoas que compreendem as nossas verdadeiras restrições.”
O ponto-chave : Uma ferramenta pensada POR agências PARA agências. Não um ERP generalista que se tenta adaptar, tanto quanto possível, ao seu setor. Uma ferramenta que compreende de imediato o que é um TJM, um staffing, uma margem bruta de projeto.
O fim do folhado de ferramentas
Quantos instrumentos utiliza hoje? Um CRM aqui, um instrumento de gestão de projetos ali, uma folha de cálculo Excel para a faturação, outra para os planeamentos, um Trello para as tarefas, um Slack para comunicar, um Google Drive para os documentos…
Segundo os estudos, as empresas de serviços utilizam, em média, 7 a 12 instrumentos diferentes. Resultado: duplicações, tripla introdução de dados, incoerências, ninguém tem uma visão global.
Amaury Bataille (Monet) descreve o efeito de um sistema centralizado: “Isso permite-nos pilotar o nosso negócio e fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto, que vejam o que está a ser feito e que ganhemos realmente em fluidez.”
Jérémy Mazaud (Ctzar) fez uma limpeza: “O Furious substituiu vários instrumentos por si só. Está tudo centralizado, ganhamos tempo, cometemos menos erros e aliviamos a nossa cloud.”
Michael Illouz (Conceptory) confirma: “Desde que utilizamos o Furious, conseguimos dispensar dois instrumentos.”
Cédric Morel (Hula-Hoop) resume: “Antes, utilizávamos vários instrumentos dispersos: um para a gestão, um para o planeamento e outro para a relação com o cliente. A verdadeira força do Furious é que toda a atividade da agência está agora centralizada, de cima para baixo, o que nos dá uma visão global em tempo real.”
A constatação : Um sistema nervoso central único. Mais duplicação de dados. Mais “espera, em que instrumento é que está?”. Mais versões contraditórias da verdade. Uma única base de dados, atualizada em tempo real, acessível a todos.
O Furious ajuda-nos a identificar projetos rentáveis através de uma auditoria com KPIs de clientes, permitindo-nos saber onde intensificar os nossos esforços comerciais.
O que aprendemos (e o que deve reter)
O ROI mensurável
Retomemos os números brutos:
Em relação ao tempo:
- 70% a 95% de tempo ganho na faturação (vários dias → meio dia)
- 30% a 70% de tempo ganho na gestão operacional
- 5 horas recuperadas por semana por chefe de projeto
- Reuniões de produção divididas por 4 (3h → 45 min)
Em relação à rentabilidade:
- Até 30% de receitas recuperadas nas faturas perdidas
- 80% das missões de gestão agora faturadas (vs 20% antes)
- Necessidade de fundo de maneio dividida por dois
- Volume de negócios duplicado em 2 anos com rentabilidade controlada
Em relação à visibilidade:
- Passagem de uma pilotagem post-mortem para uma gestão antecipativa
- Descentralização da informação e autonomia das equipas
- Decisões tomadas com base em dados em tempo real, não em estimativas aproximadas
O ROI “invisível” (mas igualmente real)
Para além dos números, existem ganhos que não se medem em euros, mas que mudam fundamentalmente o seu dia a dia:
- A serenidade reencontrada: “O que era uma fonte de tensão permanente tornou-se uma formalidade”
- A confiança nas suas decisões: mais pilotagem ao acaso
- A capacidade de escalar: duplicar o seu volume de negócios sem perder o controlo
- O compromisso das equipas: quando os instrumentos ajudam em vez de combater
O que faz realmente a diferença
Nem todos os ERP são iguais. E, sobretudo, nem todas as implementações de ERP são iguais. O que ressalta dos testemunhos:
- A adequação ao setor: um instrumento pensado para o seu setor, não uma coisa genérica que se tenta adaptar
- A adoção rápida: se as suas equipas não o utilizarem após 3 meses, está morto
- A centralização: um instrumento que substitui 3 a 5 instrumentos existentes, não mais um instrumento
- O tempo real: dados atualizados permanentemente, não exportações Excel mensais
- O acompanhamento: uma equipa que ouve e faz evoluir o produto
A questão que deve colocar a si próprio
Não é “preciso de um ERP?”. Se gere uma agência ou um gabinete de consultoria com mais de 5 pessoas, a resposta é provavelmente sim.
A verdadeira questão é: quanto lhe custa o facto de NÃO ter um ERP adaptado?
- Quantas horas perde por semana em duplicação de dados, em consolidação manual, em pesquisa de informação?
- Quantas faturas nunca são emitidas porque caem no esquecimento?
- Quantos projetos descarrilam porque descobre o problema demasiado tarde?
- Quantas decisões toma “ao feeling” porque não tem os números à mão?
Shirley Jagle tinha perdido potenciais clientes “porque não os contactava com a rapidez suficiente”. Pascal VanBerten perdia 30% das suas faturas. Lou Van Assche passava vários dias por mês na faturação.
Quanto lhe custa,cada mês, o facto de funcionar assim?
Os cinco clientes cujos testemunhos leu não são casos excecionais. São agências e gabinetes normais, com problemáticas normais, que optaram por um instrumento setorial adaptado.
Os resultados estão aí. Mensuráveis. Reais. Reprodutíveis.
Agora é consigo.
Descubra como o Furious transforma a pilotagem da sua agência
Quer saber quantoa sua agência poderia ganhar com um ERP setorial? Os números que acabou de ler não são promessas. São resultados reais, medidos, verificáveis.
A nossa equipa mostra-lhe em 30 minutos como o Furious se adapta ao seu contexto, aos seus desafios, aos seus processos. Sem compromisso. Sem tretas.
Ficou a pensar nestas questões?
01 Quanto tempo é necessário para ver um retorno sobre o investimento após a implementação de um ERP setorial?
A maioria das agências constata ganhos logo nas primeiras semanas. Shirley Jagle (Kairos) fala de uma visibilidade acrescida “logo na primeira semana”. Os ganhos na faturação e no administrativo são imediatos. Para o ROI financeiro completo, conte entre 8 e 15 meses, segundo os estudos do setor, mas os benefícios operacionais fazem-se sentir bem antes.
02 Quais são os principais indicadores a seguir para medir o ROI de um ERP?
Os indicadores-chave são: o tempo ganho nas tarefas administrativas (faturação, planeamento), a taxa de faturas perdidas, a necessidade de fundo de maneio (NFM), a taxa de ultrapassagem orçamental nos projetos e a margem bruta por projeto. Estes KPIs dão-lhe uma visão clara do impacto real na sua rentabilidade.
03 Como convencer as minhas equipas a adotar um novo instrumento de gestão?
A adoção depende de dois fatores: escolher um instrumento pensado para o seu setor (não um ERP genérico) e mostrar os benefícios concretos desde o início. Como diz Lou Van Assche: “É a primeira vez que um instrumento adota realmente a nossa forma de trabalhar. Não nos sujeitamos a ele, é ele que se adapta a nós.” Se o instrumento facilitar realmente o seu dia a dia, a adoção faz-se naturalmente em 2-3 meses.
04 Um ERP setorial pode realmente substituir vários instrumentos existentes?
Sim. Jérémy Mazaud (Ctzar) confirma: “O Furious substituiu vários instrumentos por si só. Está tudo centralizado, ganhamos tempo, cometemos menos erros.” Um ERP setorial bem concebido centraliza CRM, gestão de projetos, planeamento, faturação, acompanhamento financeiro e pilotagem num único sistema, eliminando as duplicações e as incoerências.
05 Quais são os riscos de um projeto ERP que não oferece o ROI esperado?
Os principais obstáculos são: escolher uma solução demasiado complexa ou demasiado genérica, subestimar a importância da formação, negligenciar o acompanhamento da mudança e não definir objetivos mensuráveis no início. 30% dos projetos ERP não atingem os seus objetivos, principalmente devido a uma má adequação ao setor ou a uma adoção insuficiente por parte das equipas.
