Die Fallen oder „Margenfallen“ sind unsichtbare Fehler, die Ihre Gewinne in jeder Phase eines Projekts schmälern. Sie verstecken sich in der Pre-Sales-Phase, dem Ressourcenmanagement oder sogar der Rechnungsstellung und können Ihre Rentabilität ernsthaft gefährden. Das Schlimmste? Sie merken es oft erst, wenn es zu spät ist.
In diesem Artikel erfahren Sie die 5 wichtigsten Fallen, die Sie vermeiden sollten, um Ihre Margen zu schützen und jedes Projekt zu maximieren… und bleiben Sie bis zum Schluss, um die Bonusfalle zu entdecken.
Bereit, die Kontrolle über Ihre Gewinne zu behalten?
Falle Nr. 1: Die Pre-Sales-Phase, diese versteckte Kostenfalle
Was Sie nicht kommen sehen
Die Pre-Sales-Phase ist die Phase, in der Agenturen oft untergehen. Man verbringt Stunden damit, Angebote vorzubereiten, potenzielle Kunden zu treffen, Kostenvoranschläge zu erstellen… ohne sich immer der tatsächlichen Kosten bewusst zu sein. Das Problem ist, dass all diese investierte Zeit nicht gemessen wird. Wie viele Stunden verbringen die Teams mit einer Ausschreibung, ohne Garantie, dass daraus ein Kunde wird? Man wettet oft, ohne zu wissen, wie viele potenzielle Kunden letztendlich unterschreiben werden.
Wie macht man es zu einem Hebel?
Der Schlüssel ist, jede in der Pre-Sales-Phase verbrachte Minute zu quantifizieren. Verfolgen Sie genau die investierte Zeit und die Ressourcen und verknüpfen Sie dies mit der Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses. Wenn Sie zu viel Zeit mit einem potenziellen Kunden verbringen, der geringe Konversionschancen hat, schmälern Sie Ihre Marge ohne Return on Investment.
Tipp: Filtern Sie Ihre potenziellen Kunden von Anfang an, um sich nur auf diejenigen zu konzentrieren, die echtes Potenzial haben. Implementieren Sie ein Tool zur Messung dieser Kosten – wie Furious, das die Ressourcenverwaltung optimiert und Verlustrisiken reduziert.
Falle Nr. 2: Die Projektrentabilität
Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechnungsstellung
Viele Agenturen glauben, dass die Rentabilität eines Projekts auf die Rechnungsstellung reduziert werden kann. Sobald der Vertrag unterzeichnet und die Rechnungen versandt sind, gehen sie davon aus, dass alles in Ordnung ist. Doch die Realität sieht ganz anders aus. Sie können sich nicht allein auf diese Zahl verlassen. Die versteckte Kosten – die tatsächlich aufgewendete Zeit, unvorhergesehene Einkäufe und indirekte Kosten – müssen berücksichtigt werden, um ein vollständiges Bild der Rentabilität zu erhalten. Wenn Sie nur die Rechnungsstellung betrachten, sehen Sie die dahinter verborgenen Margenverluste nicht.
Wie schafft man mehr Klarheit?
Um ein realistisches Bild der Rentabilität zu erhalten, muss der Begriff der Bruttomarge integriert werden.. Verfolgen Sie die Gesamtkosten des Projekts, nicht nur das, was Sie in Rechnung gestellt haben. Sie müssen berechnen, was es Sie wirklich kostet: die von Ihren Teams aufgewendete Zeit, die Einkäufe und sogar die Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Projektverwaltung. Mit dieser Methode wissen Sie genau, ob Ihr Projekt wirklich rentabel ist oder ob es Sie mehr kosten wird als erwartet.
Unser Tipp :
Geben Sie sich nicht mit der Bruttorechnungsstellung zufrieden. Verfolgen Sie alle Kosten die mit jedem Projekt verbunden sind, und passen Sie Ihr Management in Echtzeit an. Ein Tool wie Furious kann Ihnen helfen, einen Überblick zu erhalten und den Kurs anzupassen, wenn Sie feststellen, dass unvorhergesehene Kosten Ihre Rentabilität gefährden.
Falle Nr. 3: Der Umgang mit toxischen „„Star““-Kunden
Was Ihnen entgeht
Es ist verlockend, sich auf „„Star““-Kunden zu konzentrieren, die eine hohe Sichtbarkeit und große Projekte mit sich bringen. Doch manchmal können diese Kunden zu einer finanziellen Belastung werden.. Sie fordern oft überzogene Leistungen, setzen Zahlungsfristen in die Länge und verbrauchen unverhältnismäßig viele Ressourcen. Letztendlich kann ihre tatsächliche Rentabilität, obwohl ihr Geschäftsvolumen hoch ist, sehr gering oder sogar negativ sein.
Wie kann man dem entgegenwirken?
Der Schlüssel hier ist, die Rentabilität über die Bekanntheit zu priorisieren.. Lassen Sie sich nicht von einem „„Star““-Kunden verführen, wenn dies Ihre Marge beeinträchtigt. Das bedeutet, dass man klare Bedingungen aushandeln muss. : Zahlungsfristen, Umfang der Leistungen und Einhaltung Ihrer Prozesse. Manchmal muss man bereit sein, einem Kunden abzusagen, auch wenn es schwierig erscheint. Indem Sie Kunden nach ihrer tatsächlichen Rentabilität behandeln, vermeiden Sie es, Ihre Marge unter dem Vorwand der Sichtbarkeit zu schmälern.
Unser Tipp:
Lassen Sie sich nicht vom Volumen blenden. Bewerten Sie immer die tatsächliche Rentabilität jedes Kunden, auch der einflussreichsten. Furious ermöglicht es Ihnen, diese Rentabilität zu verfolgen, den Einfluss von Kunden auf Ihre Ressourcen zu berechnen und bessere Konditionen auszuhandeln.
Falle Nr. 4: Eine zu kurzfristige Planung
Was Ihnen entgeht
Kurzfristiges Management ist eine Falle für viele Agenturen. Wenn Sie Teams von Tag zu Tag verwalten, ohne mittelfristige Vision, setzen Sie sich unvorhergesehenen Überlastungen, Ressourcenengpässen und konstantem Stress aus.. Dieser Ansatz verhindert die Antizipation der tatsächlichen Projektbedürfnisse und führt langfristig zu ungeplanten Zusatzkosten. Sie reagieren letztendlich, anstatt proaktiv zu handeln.
Wie wechselt man zu einer strategischen Steuerung?
Um dieses Abdriften zu vermeiden, ist es entscheidend, eine 3-Monats-Vision zu haben. (idealerweise mehr). Dies ermöglicht es Ihnen, Phasen der Überlastung oder Unterauslastung besser zu antizipieren und Last-Minute-Management zu vermeiden. Sie können so die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zuzuweisen und Notfallkosten zu vermeiden. Eine feinere Planung ermöglicht es auch, externe Bedürfnisse, wie die Vergabe von Unteraufträgen, besser zu verwalten und kostspielige Fehler zu vermeiden.
Unser Tipp:
Investieren Sie Zeit in eine längerfristige Planung. Beschränken Sie sich nicht auf eine wöchentliche Sichtweise, sondern wechseln Sie zu einer quartalsweisen Planung. Furious bietet Ihnen eine Sichtbarkeit von bis zu 6 Monaten im Voraus, sodass Sie flexibel bleiben und gleichzeitig Ihre langfristigen Kosten kontrollieren können.
Falle Nr. 5: Die Verzögerung bei der Rechnungsstellung…
…und der leidende Cashflow
Die verspätete Rechnungsstellung und die Inkassofristen schlecht verwaltet sind klassische Fehler, die die finanzielle Gesundheit einer Agentur gefährden. Meistens ist die Langsamkeit der Rechnungsstellung auf mangelnde Koordination zwischen den operativen Teams und der Buchhaltung zurückzuführen. Ergebnis: Der Cashflow wird fragil, und die Liquidität bleibt monatelang blockiert. In dieser Zeit zahlen Sie weiterhin Ressourcen und Lieferanten.
Wie kann man den Prozess optimieren?
Die Automatisierung von Zahlungserinnerungen und der Rechnungsstellung ist unerlässlich, um diese Falle zu vermeiden. Ziel ist es, die Zeitspanne zwischen der Lieferung eines Projekts und dem Versand der Rechnung zu verkürzen. Es ist auch wichtig, klare Prozesse zwischen den Produktions- und Buchhaltungsteams zu etablieren, damit es keine Verzögerungen gibt. . Durch die Automatisierung dieses Prozesses gewinnen Sie Zeit, um sich auf Projekte mit hohem Mehrwert zu konzentrieren, während Sie gleichzeitig Ihr Cashflow-Management verbessern.
Unser Tipp :
Warten Sie nicht bis Monatsende, um Ihre Rechnungen auszustellen. Rechnen Sie ab, sobald die Arbeit geliefert wurde, und nutzen Sie Tools wie Furious um Zahlungserinnerungen zu automatisieren und den Cashflow in Echtzeit zu verfolgen. So können Sie Verzögerungen reduzieren und Liquidität sichern, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten.
Falle Nr. 6: Die mangelnde Steuerung des Beitrags der Mitarbeiter
Was Ihnen entgeht
Sie haben talentierte Mitarbeiter, aber wie wissen Sie, wer wirklich zur Rentabilität beiträgt Ihrer Projekte? Viele Agenturen ignorieren den genauen Einfluss jedes Mitglieds auf ihre Margen. Dies kann zu einem schlechten Ressourcenmanagement führen, bei dem einige Personen in ihrem Beitrag zur Rentabilität über- oder unterbewertet werden. Ergebnis: versteckte Kosten, die langsam die Marge schmälern.
Wie misst man den Einfluss jedes Mitarbeiters?
Die Lösung liegt in der Nutzung von internen KPIs. Verfolgen Sie die individuelle Leistung und deren Einfluss auf die Rentabilität. Dies ermöglicht es zu wissen, wer Wert generiert und wer im Gegenteil ein Hemmnis für die Rentabilität darstellen kann. Indem Sie Mitarbeiter nach präzisen Leistungskriterien und nicht nur nach der aufgewendeten Zeit bewerten, können Sie die Ressourcenverteilung anpassen und Fehlentwicklungen vermeiden.
Unser Tipp :
Die Implementierung klarer KPIs ermöglicht es Ihnen, Ressourcen besser zuzuweisen und die Rentabilität aufrechtzuerhalten. Nutzen Sie ein Tool wie Furious, um den Einfluss jedes Mitarbeiters auf die Marge zu verfolgen und fundierte Entscheidungen über Arbeitszuweisungen und Teammanagement zu treffen.
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Rentabilität
Indem Sie diese sechs Margenfallen vermeiden, übernehmen Sie die volle Kontrolle über Ihre Projekte. Von der Pre-Sales-Phase bis zur Rechnungsstellung wird jede Phase zu einem Hebel, um Ihre Gewinne zu maximieren. Sie reduzieren versteckte Kosten, steigern die Rentabilität jedes Projekts und treffen strategische Entscheidungen mit Zuversicht.
Indem Sie diese Hebel nutzen, optimieren Sie nicht nur Ihre sofortige Rentabilität, sondern legen auch eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Dafür benötigen Sie ein Tool, das Ihnen volle Transparenz bietet, Risiken antizipieren lässt und fundierte Entscheidungen in Echtzeit ermöglicht. Genau das bietet Ihnen Furious. Dank seiner erweiterten Funktionen können Sie Ihre Projekte messen, anpassen und optimieren, um die Rentabilität in jeder Phase zu gewährleisten.
Bereit, den nächsten Gang einzulegen?
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