In die Migration eines ERP zu investieren, ist weit mehr als ein einfaches Software-Update: Sein Preis hängt von einer Vielzahl oft unterschätzter Posten ab (Lizenzen, Schulung, Integration usw.). Für ein optimiertes Management ist es unerlässlich, diese „versteckten“ Kosten zu antizipieren, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Die Kosten für die Migration eines ERP-Systems ermitteln
Die Modernisierung Ihres Unternehmensmanagements hat Sie zu einer entscheidenden Entscheidung geführt: der Anschaffung einer neuen ERP-Software. Diese grafische Benutzeroberflächentechnologie wurde entwickelt, um die Kernoperationen Ihres Geschäfts zu zentralisieren und zu vereinfachen, sei es zur Steuerung Ihrer Agentur, Ihres IT-Dienstleistungsunternehmens (ESN), Ihres Start-ups, Ihrer Beratungsfirma oder innerhalb Ihrer Teams. Die Auswahl ist so vielfältig wie die Bedürfnisse spezifisch sind.
Jenseits technischer Herausforderungen und organisatorischer Bedürfnisse tritt ein Schlüsselelement hervor und mischt sich in Ihre Diskussionen ein – und es ist nicht nur Sylvie, Ihre geliebte Finanzchefin, die daran denkt…
Dieser Artikel soll die Frage entmystifizieren, die alle beschäftigt: „Was werden die tatsächlichen Kosten dieser Umstellung sein?“ Von der Anschaffung über das Hosting bis hin zu den Dienstleistungen des Integrators wählen Sie nicht nur eine Software oder ein einfaches CRM. Sie entscheiden sich für eine ERP-Lösung – oder PGI (Progiciel de Gestion Intégré) auf Französisch –, die sich als doppelt vorteilhaft erweisen kann. Sie hilft, die Produktivität jedes Arbeitsplatzes zu optimieren und macht jeden Prozess effizienter.
Das proprietäre ERP, das Sie suchen, muss zugänglich und an die Größe Ihres Marktes und Ihrer Agentur angepasst sein. Der Preis variiert stark in Abhängigkeit von mehreren Faktoren, darunter:
- die Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter
- die branchenspezifischen Funktionen
- die grafische Benutzeroberfläche, die von Microsoft oder anderen Anbietern entwickelt wurde
- die gewählte Art des Hostings.
Es ist unerlässlich, eine umfassende Liste der Preise und versteckten Kosten zu haben, um die Budgetzuweisung zu optimieren – und eine gute Rentabilitätsberechnung für Agenturen und IT-Dienstleistungsunternehmen (ESN) bereits in der Planungsphase Ihrer zukünftigen ERP-Implementierung zu gewährleisten.
Ziel ist es, Ihren Mitarbeitern ein Tool zur Verfügung zu stellen, das die Buchhaltung, den Vertrieb, das Kundenmanagement und viele andere wesentliche Praktiken verbessert – mit anderen Worten, eine echte Rentabilitätsmanagement-Software für Agenturen und IT-Dienstleistungsunternehmen (ESN), die darauf ausgelegt ist, die Leistung zu zentralisieren und zu maximieren.
Kosten einer ERP-Migration für eine Agentur oder ein IT-Dienstleistungsunternehmen (ESN)
Agenturen konzentrieren sich oft auf die monatlichen Benutzergebühren, die von Anbieter zu Anbieter variieren. Doch wie beim Kauf eines Neuwagens können auch „versteckte“ Kosten anfallen… und müssen für Ihre (und Sylvies) Ruhe antizipiert werden.
Hier sind die 5 Kosten, die Sie vor jeder ERP-Wahl überprüfen sollten:
Externe Migrationskosten
Zunächst berechnet der von Ihnen gewählte Anbieter zusätzliche Gebühren zum monatlichen Benutzertarif. Zum Beispiel: Implementierungsgebühren, Support- und Schulungsgebühren, Gebühren für die Nachverfolgung mit dem Back-Office (einige Anbieter begrenzen den Austausch und berechnen zusätzliche Nachverfolgungen) usw.
Bei Furious bieten wir bis auf Weiteres unseren KMU-Kunden die Kosten für Instanzerstellung, Setup und Schulung an. Eine Möglichkeit für uns, in diesen besonderen Zeiten solidarisch mit ihnen zu sein und ihnen zu ermöglichen, sich einfach mit einem hochentwickelten und umfassenden Steuerungstool auszustatten.
Auch andere externe Kosten sind zu berücksichtigen:
- Die Kosten für externe Berater, wenn Sie von Beratern bei Ihrer Reorganisation begleitet werden
- Die Kosten Ihrer Steuerberatungsbüros: einige berechnen jede Änderung;
- Die eventuellen Kosten für die Anpassung anderer Tools: daher ist es sinnvoll, eine Lösung mit breitem Funktionsumfang zu wählen, um mehrfache Lizenzkosten und Anpassungen zu vermeiden.
Furious ersetzt bei unseren Kunden beispielsweise durchschnittlich 7 Tools!
Interne Migrationskosten
Manchmal schwieriger zu erfassen, umfassen die ERP-Migrationskosten:
- Der Zeitaufwand für die Benutzermigration
- Die Schulungszeiten, die durch eine Lösung, die eine Ad-hoc-Begleitung für optimale Effizienz bietet, reduziert werden können
- Die Begleitung während und nach der Testphase: Zusätzlich zu seinem benutzerorientierten Back-Office bietet Furious direkt und frei zugänglich auf der Plattform über 250 Lehrvideos von weniger als 2 Minuten Länge an, die bei Fragen sehr nützlich sind.
- Die Überarbeitung der Prozesse Ihres Unternehmens (siehe Punkt 5 hier)
- Die zu erwartende Verfügbarkeit des Projektteams
- Die vorbereitende Phase, insbesondere die Integration von Informationen/Daten + die Testphase des Tools.
Im Rahmen Ihrer Migration zu Furious unterstützen unsere Teams Sie beim Import Ihrer Daten und helfen Ihnen, das ERP, das Ihren Anforderungen entspricht, optimal zu konfigurieren und anzupassen.
Die Architektur eines ERP wird von seinen Kosten und seiner Leistung beeinflusst
Die Architektur eines ERP ist eines der entscheidenden Elemente für die Gesamtkosten der Implementierung eines solchen Systems. Sie beschreibt, wie die verschiedenen Module, die Datenbank und die externen Integrationen organisiert und miteinander verbunden sind.
Eine gut durchdachte Architektur bietet mehrere Schlüsselvorteile:
- Reduzierung der Wartungskosten: Gut strukturierte Systeme erfordern weniger Korrekturen und Eingriffe.
- Einfache Integration: APIs und interoperable Module reduzieren die Kosten für die Anpassung bestehender Tools.
- Skalierbarkeit: Eine gute Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Module oder Benutzer ohne unverhältnismäßige zusätzliche Kosten.
Die Kosten des/der Herausgeber(s), den/die Sie verlassen
Unsere Kunden sind manchmal überrascht festzustellen, dass einige Anbieter sie durch Verträge bis zu einem Jahrestag binden. Eine vorzeitige Kündigung wird dann kostenpflichtig.
Zur Information: Die Bindung bei Furious ist nur vierteljährlich: Wir sind nämlich davon überzeugt, dass unsere Kunden bei uns bleiben, weil das Tool ihnen im Alltag hilft, nicht weil sie für ein oder drei Jahre unterschrieben haben!
Darüber hinaus berechnen einige Anbieter auch die Wiederherstellung Ihrer Daten. Bei Furious gehören Ihnen alle Daten Ihrer Instanz. Sie kann jederzeit von den dazu befugten Personen des Unternehmens ohne zusätzliche Kosten exportiert werden.
Die Kosten für die Lager
Hüten Sie sich vor aggressiven Preisstrategien, die Ihnen im Falle von Wachstum oder nach dem ersten Jahr unangenehme Überraschungen bereiten können.
Die Fragen, die Sie sich vor jeder Verpflichtung stellen sollten:
Gibt es eine Klausel zur Neubewertung der Gebühren? Google oder Slack zum Beispiel haben ihre Gebühren vor kurzem einseitig erhöht.
Was ist die Grundlage für die Preisaktualisierung?
Haben Sie Staffeln nach oben (wenn Sie wachsen) oder nach unten verhandelt? Beispiel: Bei Furious sinkt der Preis pro Benutzer, je größer Ihr Unternehmen wird (und je mehr Benutzer Sie auf der Plattform haben).
Welche Rechnungsfristen gibt es?
Gibt es zusätzliche Kosten (Speicherplatz, kostenlose oder kostenpflichtige Optionen, API usw.)?
Die Kosten, wenn die Lösung Ihnen nicht passt/nicht funktioniert
Die Testphase ist wichtig und sollte nicht auf zwei Wochen beschränkt sein (es sei denn, Sie möchten dies).
Tatsächlich ist es wichtig, dass Sie die volle Leistungsfähigkeit des Management-Tools entdecken können und vor allem, dass Sie hinsichtlich der Reaktionsfähigkeit und des Supports des gewählten Anbieters beruhigt sind.
Wenn Sie die Zusammenarbeit jedoch beenden möchten, werden Sie froh sein, vorausschauend die richtigen Fragen gestellt zu haben:
- Haben Sie die Reversibilitätsklauseln sorgfältig geprüft?
- Werden Sie kostenlos auf Ihre Daten zugreifen können?
Die Kosten eines ERP-Systems verstehen
In ein ERP zu investieren, ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen. Die damit verbundenen Kosten können erheblich sein, sind aber durch den Mehrwert, den das Tool bieten kann, gerechtfertigt. Diese Kosten im Detail zu verstehen, ist entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen und das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.
Die wesentlichen Komponenten eines ERP und ihr Einfluss auf den Preis
Ein ERP ist wie ein lebender Organismus in Ihrem Unternehmen, der aus mehreren wesentlichen Elementen besteht, die seine Wirksamkeit und im weiteren Sinne auch seinen Preis bestimmen:
- Einheitliche Datenbank: das Herzstück des ERP, wo alle Ihre Daten zentralisiert sind.
- Funktionsmodule: Finanzmanagement, Beschaffung, Inventar usw. Jedes Modul erhöht den Wert, aber auch die Kosten.
- Integration: Die Fähigkeit des ERP, sich mit anderen Systemen zu verbinden, kann die Anfangskosten erhöhen.
- Anpassung: Anpassungen, damit es perfekt zu Ihren Prozessen passt, können kostspielig sein.
- Schulung und Support: Unverzichtbar für eine optimale Nutzung, diese Dienste wirken sich direkt auf das Budget aus.
Jede Komponente hat ihren Preis, und das Gleichgewicht zwischen Notwendigkeit und Kosten ist entscheidend.
Wie wirkt sich die Wahl zwischen SaaS- und On-Premise-ERP auf das Budget aus?
Die Wahl zwischen einem SaaS-ERP (Software as a Service) und einer On-Premise-Lösung ist entscheidend für das Budget:
Im Falle eines SaaS zahlen Sie in der Regel ein monatliches Abonnement pro Benutzer. Dies beinhaltet Wartung und Updates. Es gibt weniger Fixkosten und es fallen laufende Kosten an.
Das On-Premise-ERP erfordert eine höhere Anfangsinvestition für den Kauf von Lizenzen, die Infrastruktur und das Personal für Verwaltung und Wartung.
Ihre Wahl beeinflusst nicht nur Ihre Anfangsausgaben, sondern auch die Struktur Ihres Budgets langfristig.
Die Kosten des ERP variieren je nach spezifischen Funktionen
Die von Ihnen gewählten Funktionen bestimmen direkt die Komplexität und somit den Verkaufspreis Ihres ERP:
- Standard vs. Erweitert: Je fortschrittlicher oder spezialisierter die Funktionen sind, desto höher steigt der Preis.
- Anpassung: Anpassungen an die einzigartigen Prozesse Ihres Unternehmens können zusätzliche Kosten verursachen.
- Erweiterbarkeit: Die Fähigkeit des ERP, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, kann ebenfalls ein Kostenfaktor sein.
Denken Sie an die Zukunft und nicht nur an die aktuellen Bedürfnisse, um unerwartete zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Welche Vorteile bietet ein modulares ERP-System für die Kostenverwaltung?
Ein modulares ERP-System kann die Lösung sein, um die Kosten unter Kontrolle zu halten :
- Zahlen Sie nur für das, was Sie benötigen: Beginnen Sie mit Basismodulen und fügen Sie nach und nach weitere hinzu.
- Flexibilität: Passt sich leicht an die Entwicklung Ihrer Bedürfnisse an, ohne größere Neuinvestitionen.
- Progressive Implementierung: Reduziert Risiken und ermöglicht ein besseres Ausgabenmanagement.
Der modulare Ansatz ist ein effektiver Weg, das Budget zu kontrollieren und gleichzeitig von der für das Unternehmenswachstum notwendigen Flexibilität zu profitieren.
Welches Budget ist für die Integration eines ERP einzuplanen?
Integration und Anpassung sind zwei Aspekte, die Ihr Budget erheblich beeinflussen können:
- Integration: Stellen Sie sicher, dass das ERP nahtlos mit bestehenden Systemen verbunden werden kann, was zusätzliche technische Arbeit erfordern kann.
- Anpassung: Die Anpassung des ERP an Ihre Prozesse kann kostspielig sein, ist aber oft unerlässlich, um seine Fähigkeiten voll auszuschöpfen.
Weisen Sie einen Teil des Budgets für diese entscheidenden Schritte zu. Sie sind grundlegend dafür, dass das ERP mit der strategischen Vision und den operativen Zielen der Agentur oder des IT-Dienstleistungsunternehmens (ESN) übereinstimmt.
Die ERP-Preisgestaltung auseinandergenommen
Die Implementierung eines ERP-Systems ist eine erhebliche Investition für jedes Unternehmen, und noch mehr für ein KMU, wo jeder Euro zählt. Das Verständnis der Preisstruktur kann helfen, kluge Entscheidungen zu treffen und Kosten zu antizipieren.
Für ein KMU ist der Preis eines ERP in der Regel um mehrere Achsen strukturiert:
- Nutzungslizenzen: Je nachdem, ob das ERP On-Premise oder als SaaS ist, variieren die Kosten zwischen dem Kauf von Lizenzen und dem Abonnement.
- Implementierungskosten: Einschließlich Installation, Konfiguration und Anpassung des Systems.
- Schulung: Unerlässlich, damit die Benutzer das Tool beherrschen.
- Wartung und Support: Um den reibungslosen Betrieb und die Updates zu gewährleisten.
Das Verständnis dieser Elemente ist von entscheidender Bedeutung, um die tatsächlichen Kosten einzuschätzen und Überraschungen beim Budget zu vermeiden.
Was ist der durchschnittliche Preis eines ERP für ein KMU?
Der Durchschnittspreis eines ERP für ein KMU kann erheblich variieren, in der Regel zwischen 10.000 und 100.000 Euro, abhängig von mehreren Faktoren:
- Komplexität: Je komplexer die Unternehmensprozesse sind, desto höher wird der Preis sein.
- Anzahl der Benutzer: Die meisten ERPs werden teurer, je mehr Benutzer hinzukommen.
- Anpassungsgrad: Unternehmensspezifische Anpassungen können die Kosten erhöhen.
Diese Spannen sind Richtwerte und können sich je nach spezifischen Anforderungen und technologischen Entscheidungen ändern.
Kriterien für die Wahl eines ERP
Die Wahl eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung für jedes Unternehmen. Die Auswahlkriterien müssen mit den Geschäftsanforderungen, der Unternehmensgröße und der langfristigen Vision übereinstimmen.
Cloud, proprietär, SaaS: Wie wählt man das passende ERP?
Die Wahl zwischen einem Cloud-ERP, einem proprietären ERP oder SaaS hängt von mehreren Faktoren ab, wie Flexibilität, Kontrollpunkten und Budget.
Empfohlen für seine Flexibilität, Skalierbarkeit und einfache Aktualisierbarkeit, ist die Cloud ideal für Unternehmen, die Mobilität und Echtzeit-Zusammenarbeit benötigen.
Für eine strengere Kontrolle über Sicherheit und Anpassung wird empfohlen, Eigentümer des ERP zu sein. Diese Option eignet sich für Unternehmen mit spezifischen Prozessen, die maßgeschneiderte Lösungen erfordern.
Die SaaS-Formel ermöglicht es, die anfänglichen Kosten zu senken und bietet eine einfache Bedienung. Bevorzugt für KMU, die Investitionen in Hardware und IT-Wartung vermeiden möchten.
Wartung und Support: Den Betrieb des Tools sicherstellen
Wie wichtig sind Modularität und Automatisierung bei der Auswahl eines ERP-Systems?
Die Modularität ermöglicht es, spezifische Funktionen zu wählen, die den unmittelbaren Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, mit der Möglichkeit, später zusätzliche Module hinzuzufügen.
Die im ERP integrierte Automatisierung kann Zeit freisetzen, indem manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert werden. Diese Aspekte müssen anhand der langfristigen Ziele und der Wachstumsstrategie des Unternehmens bewertet werden.
ERP-Diagnose: Ihre Bedürfnisse bewerten, um einen Preis zu bestimmen
Um eine ERP-Diagnose durchzuführen, müssen Sie :
- Bewerten Sie bestehende Geschäftsprozesse und identifizieren Sie Lücken.
- Bestimmen Sie, welche Funktionen unverzichtbar und welche optional sind.
- Verständnis der notwendigen Integrationen mit anderen Systemen.
- Beraten Sie sich mit den Endnutzern, um ihre täglichen Bedürfnisse zu verstehen.
Eine genaue Bedarfsermittlung wirkt sich direkt auf den Preis aus, indem sie überflüssige Kosten für unnötige Funktionen vermeidet.
Planung und Management des ERP-Projekts
Die Implementierung eines ERP in einer Agentur oder einem IT-Dienstleistungsunternehmen (ESN) erfordert eine sorgfältige Planung und ein strenges Management, um den Projekterfolg und die Budgetkontrolle zu gewährleisten.
Wie erstellt man ein genaues Lastenheft für sein ERP-System?
Um eine genaue Spezifikation zu erstellen, ist es entscheidend, :
- Identifizieren und dokumentieren Sie detaillierte Geschäftsanforderungen.
- Definieren Sie die spezifischen Ziele, die das ERP erreichen soll.
- Beziehen Sie technische, rechtliche und budgetäre Einschränkungen mit ein.
- Den Bedarf an Ausbildung und Unterstützung vorhersagen.
Ein gut definiertes Lastenheft wird die Auswahl der ERP-Lösung und die Verhandlungen mit den Anbietern lenken.
Was sind die wichtigsten Schritte zur Budgetierung eines ERP-Projekts?
Zu den wichtigsten Schritten bei der Budgetierung eines ERP-Projekts gehören :
- Die Schätzung der Kosten für eine Lizenz oder ein Abonnement.
- Die Berechnung der Kosten für die Implementierung, einschließlich der Anpassung und Integration.
- Die Prognose der Ausgaben für Ausbildung und Unterstützung.
- Die Antizipation von Betriebs- und Wartungskosten.
Eine genaue und realistische Budgetierung wird unvorhergesehene Kostenüberschreitungen verhindern.
ERP und Skalierbarkeit: Wie lassen sich zukünftige Kosten antizipieren?
Zukünftige Kosten zu antizipieren bedeutet, über die Anfangsinvestition hinauszublicken:
- Ein ERP-System mit skalierbarer Architektur auswählen.
- Bewerten Sie die Kosten für Upgrades und das Hinzufügen neuer Module oder Nutzer.
- Berücksichtigen Sie die Kosten für Weiterbildung und Aktualisierung der Fähigkeiten.
- Planen Sie für eine langfristige Wartung und einen erweiterten Support.
Die Antizipation dieser Kosten sichert die Nachhaltigkeit der ERP-Investition und unterstützt das Unternehmenswachstum.
Kurzum, Sie haben verstanden, dass eine gute Antizipation möglicher Zusatzkosten Ihnen helfen wird, böse Überraschungen zu vermeiden. Die Wahl eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die auch finanziell geplant werden muss.
Rechnen Sie im Durchschnitt mit einem Monat interner Vorbereitung, dann 2 bis 3 Monaten für die Migration.
Sie fragen sich vielleicht Folgendes?
01 Warum ist es riskant, mehrere nicht verbundene Tools zu verwenden?
Weil dies die Neueingaben, das Vergessen und die Interpretationsfehler vervielfacht. Ergebnis: Zeitverlust, Fehler und Schwierigkeiten bei der Steuerung der Rentabilität.
02 Ist ein zentralisiertes Tool für Agenturen jeder Größe geeignet?
Ja, vorausgesetzt, es ist modular. Furious ist zum Beispiel so konzipiert, dass es sich sowohl an eine Struktur mit 15 Personen als auch an eine Agentur mit 150 Personen anpasst.
03 Welche Daten sollten vorrangig verbunden werden?
Planung, Auslastung, aufgewendete Zeit, zugewiesenes Budget und Marge. Dies sind die Grundlagen Ihrer operativen Leistung.
04 Kann man bei der Integration klein anfangen?
Absolut. Einige Agenturen beginnen mit der Verbindung von Planung und Zeiterfassung, bevor sie die Budgetverfolgung hinzufügen.
05 Wie lange dauert es, auf eine zentralisierte Lösung umzusteigen?
Das hängt von Ihrer Organisation ab, aber die meisten Agenturen migrieren in 4 bis 8 Wochen, mit dedizierter Unterstützung.
06 Kann Furious mein Planungs-, Zeiterfassungs- und Budget-Tool ersetzen?
Ja. Furious wurde entwickelt, um all diese Bausteine in einer einzigen Umgebung zu vereinen, ohne an Präzision oder Flexibilität zu verlieren.
