Seien wir ehrlich: Staffing ist oft der Albtraum von Agenturleitern. Zwischen Mitarbeitern, die gleichzeitig an fünf Projekten arbeiten, Freelancern, deren Kosten das Budget unbemerkt sprengen, und Arbeitszeiten, die „„wenn man daran denkt““ erfasst werden, scheint Ruhe für Sie unerreichbar.
Ergebnis? Sie verbringen mehr Zeit damit, Terminkonflikte zu lösen, als Ihre Aktivitäten strategisch zu steuern. Dieses ad-hoc-Management ist teuer: verzögerte Projekte, Rentabilität unter Druck und erschöpfte Teams.
Doch es gibt eine einfache und konkrete Möglichkeit, Abhilfe zu schaffen: Wechseln Sie von einem reaktiven Staffing-Management zu einem vorausschauenden, reibungslosen und mit Ihren KPIs verbundenen Prozess. Schluss mit unangenehmen Überraschungen, Platz für eine agile, profitable und entspannte Agentur.
Wie erreichen Sie das? Hier sind die praktischen, praxiserprobten Schlüssel, um Ihre Art der Verwaltung Ihrer Teams und Projekte radikal zu verändern.
Staffing und Zeiterfassung: Das unverzichtbare Duo
Wenn Sie die Rentabilität Ihrer Projekte kontrollieren wollen, beginnt alles mit einer einfachen Regel: jede Minute zählt. Das Problem ist, dass die Zeiterfassung zu oft vernachlässigt wird. Das Ergebnis ist, dass Sie bei der Rentabilität Ihrer Projekte blind steuern, und das kommt Sie am Ende teuer zu stehen.
Um die Kontrolle zurückzugewinnen, besteht die Lösung aus zwei Worten: Disziplin und Regelmäßigkeit.
Eine Erfassungsdisziplin einführen: Regelmäßigkeit und Einheitlichkeit
Erste Spielregel: Verlangen Sie von Ihren Teams, ihre Zeiten im gleichen Rhythmus, zur gleichen Zeit zu erfassen. Warum? Denn ohne diese tägliche oder wöchentliche „„Hygiene““ ist es unmöglich, einen genauen Überblick über die tatsächlich erbrachten Leistungen zu haben.
Legen Sie konkret einen festen Zeitpunkt fest (zum Beispiel am Ende des Tages oder jeden Freitagnachmittag), an dem jeder seinen Stundenzettel ausfüllt. Das ist eine kleine Geste, die alles verändert:
- Sie identifizieren sofort ressourcenintensive Projekte.
- Sie erhalten zuverlässige Daten, um Ihre zukünftigen Angebote besser zu planen.
- Ihre Teams entwickeln eine Disziplin, die Ihre Gesamtsteuerung reibungsloser macht.
Kontrollieren, um besser zu steuern
Seien wir realistisch: Auch mit klaren Regeln passieren immer wieder Vergessen oder Fehler. Der Schlüssel ist die regelmäßige Kontrolle. Ein Projektleiter oder ein Betriebsleiter sollte jede Woche systematisch überprüfen, ob die Zeiterfassung korrekt durchgeführt wird.
Das Ziel ist nicht, Ihre Mitarbeiter zu verfolgen, sondern Anomalien schnell zu identifizieren, um sie sofort zu korrigieren. Eine regelmäßige Kontrolle ermöglicht es auch, Ihren Teams die strategische Bedeutung der Zeiterfassung in Erinnerung zu rufen.
Lassen Sie keine Zeit im Verborgenen
Ein weiterer klassischer Fehler in Agenturen: bestimmte Aktivitäten zu ignorieren, die als „„nebenrangig““ angesehen werden, wie Pre-Sales oder interne Meetings. Doch diese „„versteckten““ Zeiten wirken sich direkt auf Ihre tatsächliche Rentabilität aus.
Die bewährte Methode? Erfassen Sie alles, absolut alles:
- Die Vertriebs- und Pre-Sales-Zeiten (AVV).
- Die internen und administrativen Meetings.
- Die Kundenbetreuung, auch informell.
Sie werden schnell feststellen, dass bestimmte Kunden, obwohl vielversprechend, tatsächlich viel mehr Ressourcen verbrauchen als erwartet. Dank dieser umfassenden Erfassung können Sie Ihre Vertriebsstrategien anpassen und Ihre Margen verbessern.
Integrieren Sie die Kosten direkt in Ihr Staffing
Wenn Sie das Staffing nicht klar mit den tatsächlichen Kosten (insbesondere Ihren Freelancern) verknüpfen, steuern Sie blind. Wie oft haben Sie zu spät festgestellt, dass ein Freelancer, obwohl unverzichtbar, Ihr Budget unbemerkt sprengen würde?
Ein Praxistipp: Berücksichtigen Sie bereits beim initialen Staffing systematisch die tatsächlichen Kosten der eingesetzten Ressourcen. Das ermöglicht Ihnen:
- Die erwartete Rentabilität des Projekts sofort zu bewerten.
- Schnell zu reagieren, wenn die Kosten während des Projekts aus dem Ruder laufen.
- Von Anfang an optimal mit Ihren Freelancern zu verhandeln.
Einfach, pragmatisch, effektiv.
Verknüpfen Sie Ihr Staffing mit KPIs in Echtzeit
Eine weitere unverzichtbare bewährte Methode: Ihr Staffing muss direkt mit Ihren KPIs verbunden sein, und zwar in Echtzeit.
Die Idee? Sofort alarmiert zu werden, wenn eine Ressource einem defizitären Projekt zugewiesen wird oder wenn Sie die zugewiesenen Zeitbudgets überschreiten. Je schneller Sie ein Problem erkennen, desto schneller können Sie es beheben.
Konkretes Beispiel: Sobald Sie einen Mitarbeiter einem Projekt zuweisen, sollten Sie sofort wissen, ob diese Entscheidung Ihre Rentabilität verbessert oder verschlechtert. Sie müssen nicht auf den Monatsabschluss warten, sondern handeln sofort, um den Schaden zu begrenzen.
Frühzeitig staffen, um groß zu profitieren
Schließlich, wenn Sie Ihr Staffing wirklich optimieren wollen, tun Sie es so früh wie möglich. Vorausschau ist Ihr bester Verbündeter:
- Sie vermeiden Planungskonflikte und interne Spannungen.
- Sie kontrollieren Ihre Kosten besser, da späte Anpassungen immer teurer sind.
- Sie gewinnen an Gelassenheit dank langfristiger Sichtbarkeit.
Kurz gesagt, je früher Sie staffen, desto besser geht es Ihrer Agentur.
Werden Sie aktiv mit Furious
Ihr Staffing zu optimieren ist keine Frage komplexer Tools, sondern klarer Methoden und operativer Disziplin. Durch die Anwendung dieser bewährten Methoden werden Sie schnell konkrete Verbesserungen bei Ihrer Rentabilität, der Reibungslosigkeit Ihrer Planungen und dem Wohlbefinden Ihrer Teams feststellen.
Doch um Ihren Alltag noch weiter zu vereinfachen, ist Furious die ideale Lösung. Dieses Tool wurde speziell für Agenturen entwickelt, die ein reibungsloses, vorausschauendes Staffing wünschen, das direkt mit ihren KPIs in Echtzeit verbunden ist:
- Planen Sie bereits bei der Bestätigung eines Angebots, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden.
- Antizipieren Sie Budgetüberschreitungen einfach und passen Sie schnell an.
- Profitieren Sie von einer ultra-einfachen Benutzeroberfläche, damit jeder Mitarbeiter seine Zeiten mühelos erfassen kann.
Bereit, Ihr Staffing-Management zu transformieren und Ihre Rentabilität zu steigern?
