Unternehmen jonglieren mit dringenden und strategischen Projektportfolios. Wie behält man den Überblick, wenn jedes Projekt seine eigenen Aufgaben und Anforderungen hat? Um die Aufgaben erfolgreich zu erledigen, benötigt der Programmmanager die richtigen Steuerungstools. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, Transparenz zu schaffen und Abläufe zu strukturieren.
Programmmanager: Schlüssel- und strategische Rolle
Der Programmmanager darf nicht mit einem Projektleiter verwechselt werden. Während sich Letzterer um ein spezifisches Projekt kümmert, überwacht der Programmmanager ein gesamtes Portfolio mit einer Mission: Projekte an der Gesamtstrategie auszurichten.
In der Praxis wird der Programmmanager zum Garanten der Kohärenz zwischen den Zielen der Organisation und der operativen Umsetzung, um die Produktivität zu verbessern und ein besseres Qualitätsmanagement zu gewährleisten. Eine von Capterra durchgeführte Studie zeigt, dass 96 % der französischen Unternehmen, die künstliche Intelligenz im Projektmanagement eingeführt haben, erhebliche Vorteile in Bezug auf die Effizienz feststellen.
So heben 65 % der Befragten eine Verbesserung der strategischen Entscheidungsfindung dank der analytischen Fähigkeiten der KI hervor, während 55 % eine Optimierung der Planung erwähnen.
Das Projektportfoliomanagement (PPM) entspricht einem strukturierten Ansatz, der darauf abzielt, alle Projekte und Programme innerhalb einer Organisation auszuwählen, zu priorisieren und zu überwachen. Dank dieses zentralisierten Ansatzes verfügt das Unternehmen über einen soliden Referenzrahmen, um seine Entscheidungen zu lenken und eine globale Kohärenz aufrechtzuerhalten.
Die konkreten Aufgaben des Programmmanagers
Der Alltag des Programmmanagers basiert auf mehreren wesentlichen Aufgaben:
Portfolios planen und strukturieren: Prioritäten definieren und Projekte organisieren entsprechend der Strategie.
Ressourcen steuern: personelle, finanzielle, materielle. Ständige Abwägung ist erforderlich.
Risiken antizipieren und managen: Bedrohungen erkennen, bevor sie zu Krisen werden.
Kommunikation und Koordination zwischen Stakeholdern sicherstellen: Betriebsleiter, Projektleiter, Kunden, Teams.
Leistung messen und anpassen: Schlüsselindikatoren, Feedback, Berichterstattung.
Mit anderen Worten, er ist ein Seiltänzer, der auf einem gespannten Seil zwischen strategischer Vision und operativem Geschäft balanciert… mit einer Tabellenkalkulation unter dem Arm und endlosen Meetings.
Die täglichen Herausforderungen: Komplexität, Priorisierung, Berichterstattung
Die Rolle ist entscheidend, aber alles andere als einfach. Der Programmmanager muss Folgendes bewältigen:
- Sich überschneidende Projekte, manchmal mit widersprüchlichen Zielen.
- Konstanter Druck auf Termine und Budgets.
- Anspruchsvolle Stakeholder, die schnelle Ergebnisse erwarten.
Eine McKinsey-Studie zeigt, dass 45 % der großen IT-Projekte ihr ursprüngliches Budget überschreiten und viele von ihnen ihre Ziele nicht vollständig erreichen. In vielen Fällen ist das Problem nicht mangelnde Kompetenz, sondern das Fehlen geeigneter Tools.
Der Nutzen von ERP und PPM für das Programmmanagement
Hier kommen ERP-Systeme und Projektportfolio-Management-Software (PPM) ins Spiel. Sie ersetzen nicht die menschliche Expertise, vervielfachen sie aber.
ERP-Systeme wie Furious ermöglichen es, Daten zu zentralisieren, die Finanzverwaltung zu vereinfachen, Budgets in Echtzeit zu verfolgen, die Berichterstattung zu automatisieren und eine konsolidierte Sicht auf die Ressourcen zu bieten. PPM-Systeme hingegen bieten einen spezialisierteren Ansatz. Sie verfügen über erweiterte Funktionen, um Projekte zu priorisieren, verschiedene Szenarien zu simulieren und den Beitrag jeder Initiative zur Gesamtstrategie zu messen.
Mit anderen Worten, das ERP sorgt für eine integrierte Unternehmensführung im Herzen des Unternehmens, während das PPM dem Manager einen Kontrollturm bietet, der ausschließlich dem Projektportfolio gewidmet ist. Management-Tools haben mehrere Vorteile. Einmal implementiert, tragen sie zur Kostensenkung bei. In 91 % der Fälle wirken sie sich positiv auf den ROI aus.
Wir nutzen Furious seit etwas mehr als zwei Jahren. [...] Seit der Installation von Furious haben wir unseren Umsatz innerhalb von zwei Jahren verdoppelt. [...] Es ermöglicht uns, unser Geschäft zu steuern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zusammenarbeiten, sehen, was getan wird, und wir wirklich an Effizienz gewinnen.
Wie wählt man das richtige Programmmanagement-Tool?
Nicht alle Lösungen sind gleichwertig, und eine falsche Wahl kann eine Software schnell zu einem „Moloch“ machen. Hier sind einige Schlüsselkriterien:
- Anpassungsfähigkeit: Das Tool muss Ihre spezifischen Bedürfnisse widerspiegeln, nicht umgekehrt.
- Integration: Ein ERP muss mit Ihren internen Systemen (Finanzen, HR, CRM) kommunizieren, während ein PPM mit Ihren Projekt-Tools verbunden sein muss.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein zu komplexes Tool wird Ihre Teams entmutigen.
- Skalierbarkeit: Ob es sich um ein ERP oder ein PPM handelt, die Lösung muss das Wachstum und die Entwicklung Ihrer Projekte unterstützen.
Nehmen wir ein Beispiel: Eine Agentur für digitale Dienstleistungen, die gleichzeitig 15 Kundenprojekte verwaltet. Ohne ERP ist sie auf fragmentierte Excel-Dateien angewiesen, und die Geschäftsleitung hat nur eine teilweise Übersicht.
Ein Tool zu haben, das die gesamte Wertschöpfungskette abdeckt, von der Angebotserstellung bis zur Produktion und Lieferung, ermöglicht es uns, viel kohärenter zu sein und unsere Prozesse besser zu steuern.
Unter den zahlreichen Portfolio-Management-Lösungen, die der Markt bietet, zeichnen sich bestimmte Planungssoftware durch ihre Funktionalität und Anpassungsfähigkeit an die Realitäten von Unternehmen aus. Hier sind einige, die oft als Referenzen genannt werden und nützlich sind, wenn Sie eine Anschaffung in Betracht ziehen.
- monday.com: sehr flexibel, visuelle Oberfläche, anpassbare Dashboards, Verfolgung von Budgets, Ressourcen, Fristen usw.
- Triskell Software: robuste Lösung für mittelständische Unternehmen und Großkunden, die strategische Steuerung, Szenariosimulation, Priorisierung und Echtzeit-Projektverfolgung nach verschiedenen Methoden kombiniert.
- Sciforma: langjährige Erfahrung, Glaubwürdigkeit, große weltweite Nutzerbasis, geeignet für große Projektportfolios, starke Analysefähigkeit, Reporting, fortschrittliche Planung.
Von der Praxis zur Lösung: ein untrennbares Duo
Der Programmmanager, das ERP und das PPM bilden ein ergänzendes Trio.
- Ohne kompetenten Manager bleiben die Tools leere Hüllen.
- Ohne geeignete Steuerungstools muss der Manager letztendlich mit unterschiedlichen Dateien improvisieren, mit dem Risiko, Zeit zu verlieren und falsche Entscheidungen zu treffen.
Ein ERP wird niemals die menschliche Urteilsfähigkeit ersetzen und ein PPM wird nicht allein die richtigen Entscheidungen treffen. Zusammen geben sie dem Manager die Fähigkeit, mehrere Projekte in greifbare Ergebnisse umzuwandeln. Ein bisschen wie ein Pilot, der sowohl über ein vollständiges Cockpit als auch über ein präzises GPS verfügt: Das eine ohne das andere ist von geringem Nutzen.
Hin zu einer effizienteren und agileren Governance
Der Programmmanager ist heute einer der strategischsten Akteure im Unternehmen. Seine Rolle: eine Vielzahl von Projekten in ein kohärentes und leistungsfähiges Ganzes zu verwandeln. Doch um erfolgreich zu sein, benötigt er robuste Tools, die in der Lage sind, Informationen zu zentralisieren, die Planung zu optimieren und Echtzeit-Transparenz zu bieten.
Das ERP Furious bietet eine integrierte Governance, die zum Projektportfolio-Management beiträgt. Das Steuerungstool ermöglicht es dem Programmmanager, klar zu kontrollieren und zu überwachen, Risiken zu antizipieren und alle Stakeholder einzubeziehen.
Sie fragen sich vielleicht Folgendes?
01 Was ist die automatische Transaktionsklassifizierung?
Es handelt sich um eine auf künstlicher Intelligenz basierende Funktion, die Ihre Ausgaben automatisch nach ihrer Art kategorisiert und so ein vereinfachtes und zuverlässigeres Finanzmonitoring ermöglicht.
02 Wie funktioniert die KI von Furious bei der Klassifizierung von Transaktionen?
Bei jedem Import oder jeder Banksynchronisation analysiert die KI den Verwendungszweck, den Betrag und den Kontext, um eine relevante Kategorie und Tags vorzuschlagen. Sie bestätigen, passen bei Bedarf an, und das Tool lernt aus Ihren Entscheidungen.
03 Welche Vorteile bietet die automatische Klassifizierung für Finanzteams?
Weniger manuelle Eingaben, bessere buchhalterische Konsistenz, Reduzierung menschlicher Fehler und erhebliche Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben.
04 Kann man die Kontrolle über die von der KI vorgeschlagenen Kategorien behalten?
Ja, Sie behalten die Kontrolle über die Vorschläge: Jede Klassifizierung kann akzeptiert, geändert oder verfeinert werden. Die Automatisierung dient zur Unterstützung, nicht zum Ersatz.
05 Verbessert die KI ihre Vorschläge im Laufe der Zeit?
Absolut. Je mehr Sie die Funktion nutzen, desto mehr lernt die KI aus Ihren Korrekturen und schlägt Klassifizierungen vor, die an Ihre Gewohnheiten angepasst sind.
06 An wen richtet sich diese Funktion?
An Finanzverantwortliche, Geschäftsführer oder jede Person, die die Buchhaltung automatisieren, das Cashflow-Management optimieren und sich auf die Analyse statt auf die Dateneingabe konzentrieren möchte.
