Einleitung
Ein ERP-System in einem KMU mit 40 Mitarbeitern zu integrieren, ist eine echte Herausforderung. Zwischen den verlockenden Versprechungen der Demos und der scheinbaren Komplexität der Funktionen ist es leicht, sich überfordert zu fühlen.
Quentin Poignant, Geschäftsführer des operativen Beratungsunternehmens SommeSi und Experte für die Integration von Furious, teilt seine Erfahrungen und Empfehlungen, um das Beste aus unserem ERP herauszuholen und diese Integration zu einem Leistungshebel zu machen.
Als Softwarehersteller ist Furious bestrebt, das bestmögliche Tool zu entwickeln, und als Integratoren sind wir dafür verantwortlich, es bestmöglich zu implementieren. Wir ergänzen uns also sehr gut.
Herausforderungen einer Implementierung
Wenn ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern Furious einführt, erreicht es oft gleichzeitig eine kritische Größe. Dies ist eine Phase, in der es Struktur benötigt mit Kennzahlen, Tools und Prozessen. Dies fällt oft mit dem Aufkommen eines mittleren Managements zusammen, wo jeder seinen Platz und seine Rolle bei der Unternehmenssteuerung finden muss. Furious wird dann zum ersten echten ERP-System dieser Unternehmen.
Im Allgemeinen sehen sich unsere Integratoren bei der Implementierung von Furious in solchen Strukturen mit zwei Hauptproblemen konfrontiert: der Verfügbarkeit der Teams und der Schwierigkeit, Veränderungen zu akzeptieren.
Herausforderung Nr. 1: Die Verfügbarkeit der Teams
In kleineren Unternehmen jonglieren überlastete Teams mit mehreren Aufgaben, wodurch wenig Zeit für Projekte wie die Integration eines neuen Management-Tools bleibt.
Deshalb bietet SommeSi bei der Begleitung der Furious-Implementierung an, bestimmte Aufgaben zu 100 % auszulagern, wie die Datenübernahme, um die Arbeitslast der internen Teams zu verringern und den Integrationsprozess zu beschleunigen.
Herausforderung Nr. 2: Der Widerstand gegen Veränderungen
Die zweite Herausforderung ist die Schwierigkeit für die Teams, Veränderungen zu akzeptieren. Denn die Einführung eines neuen Tools kann für die Mitarbeiter Stress verursachen und wird eher als zusätzliche Aufgabe denn als Erleichterung wahrgenommen.
Die 3 Fehler, die es zu vermeiden gilt
1. Sich in der Datenübernahme verlieren: Die Vereinfachung der Datenmigration ist entscheidend. Ist sie zu komplex, kann dies die Implementierung verlangsamen und Frustrationen hervorrufen. Priorisieren Sie Ihre wesentlichen Daten und gehen Sie schrittweise vor. Der Einsatz bewährter Tools und die Auslagerung dieser Aufgabe an Experten kann Risiken minimieren und die Arbeitslast der internen Teams verringern.
2. Alte Praktiken reproduzieren: Es ist unerlässlich, die Prozesse zu überdenken, um die Nutzung von Furious zu optimieren. „Man sollte vermeiden, alles identisch reproduzieren zu wollen“, präzisiert Quentin. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre internen Praktiken zu modernisieren und zu verbessern. Die Beauftragung eines Integrators ermöglicht es Ihnen auch, dessen Praktiken mit denen des Marktes zu vergleichen.
3. Alle Funktionen zu schnell assimilieren: Alle Funktionen von Furious von Anfang an beherrschen zu wollen, kann zu einer Informationsüberflutung führen. „Man muss akzeptieren, die Kompetenzen schrittweise aufzubauen“, rät Quentin. Kontinuierliche Schulungen, Follow-up-Sitzungen und ein zugänglicher technischer Support ermöglichen eine schrittweise und effektive Einführung von Furious.
Die wichtigsten Etappen der Einführung
Die Integration eines neuen Management-Tools wie Furious erfordert Organisation, Voraussicht und eine gute Portion Methodik. Für ein KMU mit rund vierzig Mitarbeitern zählt jeder Schritt, damit alles reibungslos abläuft.
Hier sind die 7 Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Integration:
1. Das erste Audit
Das initiale Audit ist der Zeitpunkt, an dem Ihr Integrator tiefgründig recherchiert, um die Abläufe des Unternehmens zu entdecken.
Alles beginnt mit einem guten Kundenverständnis. In dieser Phase spielt das SommeSi-Team Detektiv und führt detaillierte Interviews durch, um die Feinheiten jedes Unternehmens zu erfassen: „noch bevor wir über Furious sprechen, sprechen wir darüber, wie das Unternehmen funktioniert, wer was macht, welche Abläufe es gibt, wer was wissen muss. Und so führen wir Interviews mit zahlreichen Personen “, präzisiert Quentin.
Diese erste Phase ermöglicht es, Prozesse und Informations-/Entscheidungsflüsse abzubilden und spezifische Bedürfnisse zu identifizieren.
2. Die Prozessdarstellung
Nach dem Audit folgt die Präsentation der Ergebnisse. Eine Sitzung, in der eine klare Vision der aktuellen Prozesse und der zu erreichenden Ziele vorgestellt wird. Das Ziel hierbei? Sicherzustellen, dass alle bezüglich der Organisation und der Implementierung der Prozesse auf dem gleichen Stand sind. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Arbeitshypothesen zu validieren und die Abstimmung der Teams für die nächsten Schritte sicherzustellen.
Die Ergebnisse dieser Analyse ermöglichen es, Folgendes zu tun:
- Eine Zielorganisation und klare Prozesse definieren: Dies erleichtert die Konfiguration von Furious erheblich, da die Erwartungen klar definiert sind.
- Die Datenübernahme optimieren: Die Kenntnis der Analyseachsen ermöglicht eine gezieltere und effizientere Datenmigration.
- Die Schulung personalisieren: Die Identifizierung der Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen macht die Schulung relevanter und angepasster.
- Die nächsten Schritte erleichtern: Eine anfängliche Klarheit über die Prozesse vereinfacht alle nachfolgenden Schritte, von der Konfiguration über die Schulung bis hin zur Datenmigration.
Zusammenfassend ist eine gute Darstellung der Prozesse unerlässlich, um von Anfang an robuste Grundlagen zu schaffen und eine reibungslose und erfolgreiche Integration von Furious zu gewährleisten.
3. Die Konfiguration
Jetzt ist es an der Zeit, Furious zu konfigurieren, damit es perfekt den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, ein bisschen wie einen maßgeschneiderten Anzug anfertigen.
Die Konfiguration von Furious ist partizipativ: das SommeSi-Team arbeitet eng mit Ihren Teams zusammen und bindet die Mitglieder Ihres Unternehmens direkt ein.
Ziel ist es, dass diese in der Lage sind, die Konfiguration selbst zu pflegen und weiterzuentwickeln. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Experten von SommeSi lernen sie, Furious entsprechend ihren spezifischen Bedürfnissen zu nutzen und zu konfigurieren.
Dieser partizipative Ansatz stärkt die Einbindung der Teams, macht sie engagierter und kompetenter, was die Akzeptanz des Tools erheblich erleichtert.
4. Die Entwicklung von APIs
Damit alles harmonisch funktioniert, müssen die verschiedenen Anwendungen miteinander kommunizieren können. Furious ist ein API-offenes Tool, was es besonders flexibel und kompatibel mit vielen anderen Lösungen macht.
Zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen bereits Lucca für die Abwesenheitsverwaltung nutzt und dies weiterhin tun möchte, kann eine API entwickelt werden, um Lucca und Furious zu verbinden. Wenn also ein Urlaub in Lucca genehmigt wird, werden die Informationen automatisch an Furious übertragen, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Datenverwaltung vereinfacht wird.
5. Die Datenübernahme (RDD)
Die meisten Unternehmen, die zu Furious migrieren, möchten auf ihre früheren Daten zugreifen, um sich mit einem Referenzzeitraum vergleichen zu können. Und das hat das Furious-Team gut verstanden. Dieser Schritt ist gelinde gesagt heikel: Große Datenmengen werden verarbeitet, um in das neue System importiert zu werden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Quentin Poignant – Gründer und CEO von SommeSi
Wir haben API-Import-Tools entwickelt, die eine sehr präzise Datenübernahme ermöglichen. Dies ermöglicht nicht nur die Wiederherstellung einer Historie und den Vergleich damit, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Vergangenheit durch die Analysebrille und die Funktionen von Furious neu zu interpretieren.
6. Die Tests
In diesem Stadium können wir zum Kern der Sache kommen. Vor der Implementierung von Furious wird das Tool „Tests unter realen Bedingungen“ durchgeführt, um mit dem Kunden zu überprüfen und zu validieren, dass die eingerichteten Parameter, Berechtigungen usw. seinen Erwartungen und dem erwarteten Format entsprechen.
7. Die Erstschulung
(Der letzte Schritt vor dem „Go-Live“!) Für eine schnelle und effektive Einführung sorgt das SommeSi-Team dafür, dass die Benutzer gut geschult sind.
Die Schulung erfolgt in zwei Phasen: zuerst die Theorie zum Verständnis der Funktionen von Furious, dann praktische Fälle zum Üben an fiktiven Szenarien. Dies ermöglicht den Benutzern, das Gelernte in die Praxis umzusetzen, bevor sie mit ihren eigenen Daten arbeiten.
Sobald die Daten integriert und die Teams gut geschult sind, kann Furious endlich im Unternehmen eingeführt werden!
Der Extra-Meilenstein von SommeSi
Die erste Rechnung auszustellen oder einen Produktions-Cut-off durchzuführen zum ersten Mal kann für die Teams mit einem neuen Tool wie Furious etwas einschüchternd sein.
Deshalb ist es auch nach der Implementierung unseres ERP-Systems wichtig, dass wir kontinuierlichen Support gewährleisten.
„Wir stehen bei Fragen unterstützend zur Seite und bieten spezifische Workshops zu bestimmten Themen an, die für Unternehmen recht kritisch sein können, wie Produktions-Cut-offs…“, präzisiert Quentin.
Der kontinuierliche Support wird es ermöglichen, die Teams in wichtigen Unternehmensmomenten zu unterstützen, eventuelle Blockaden zu lösen und die Nutzung des Tools zu optimieren.
„Am ersten Tag weiß niemand mehr, was zu tun ist… es gibt ein bisschen das Syndrom des leeren Blattes!“
Die 3 Best Practices
1. Schlüsselressourcen für das Projekt bereitstellen
Die erste Best Practice ist es, von Anfang an „Key People“ und Botschafter zu identifizieren. Diese Teammitglieder, die die Prozesse gut verstehen und einen positiven Einfluss haben, können helfen, Widerstände zu überwinden, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen und ihre Kollegen von den Vorteilen von Furious überzeugen. Ihr Engagement ist entscheidend, um die Teams zu motivieren und eine reibungslose Einführung des Tools zu gewährleisten.
2. Offen bleiben für Organisations-/Prozessanpassungen
Die Integration von Furious bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsmethoden neu zu bewerten und zu optimieren. Dies kann Änderungen in bestehenden Prozessen, die Einführung neuer, effizienterer Praktiken und die Neuorganisation von Aufgaben erfordern, um die Funktionen des Tools voll auszuschöpfen. Indem Unternehmen flexibel bleiben und bereit sind, Strategien anzupassen, können sie die Vorteile von Furious maximieren und ihre operative Leistung verbessern.
3. Sich von Experten begleiten lassen
Die Begleitung durch Experten gewährleistet eine reibungslose Integration und hilft, häufige Fallstricke zu vermeiden. Die Berater von SommeSi bringen wertvolles Fachwissen und eine externe Perspektive ein, die die Lösung komplexer Probleme erleichtern kann. Sie bieten kontinuierliche Unterstützung während des gesamten Integrationsprozesses, von der Erstkonfiguration über die Benutzerschulung bis hin zum Support nach der Implementierung. Ihre Erfahrung ermöglicht es, potenzielle Herausforderungen zu antizipieren und bewährte Lösungen anzuwenden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
1 Jahr später: Was denken die Benutzer?
Furious einzuführen bedeutet, bereits am ersten Tag der Implementierung Verbesserungen in den Abläufen zu erzielen. Aber wie ein guter Wein braucht es Zeit, um sein volles Potenzial zu entfalten.
Kurzfristig
Mittelfristig
Langfristig
Zusammenfassend
Die Integration von Furious ist ein strategischer Schritt für Unternehmen, die ihr Management und ihre Leistung optimieren möchten.
Mit einem strukturierten Ansatz und der Begleitung durch erfahrene Integrationspartner wie SommeSi können Unternehmen alle Funktionen von Furious nutzen, um ihre Ziele effizient und nachhaltig zu erreichen.
Warten Sie nicht länger, testen Sie Furious noch heute und entdecken Sie, wie dieses Tool Ihr Unternehmen transformieren kann!
