Der Operations Director spielt eine zentrale Rolle für die Performance eines ESN, indem er die Kohärenz zwischen Geschäftszielen und Projektmanagement sicherstellt. Er koordiniert strategische Maßnahmen, optimiert Prozesse und unterstützt den Aufbau der Teams. Diese Funktion erfordert eine globale Vision, um Teams für nachhaltiges Wachstum zu vereinen.
Das Team und das ESN als Operations Director steuern
Operatives Management: 3 Worte für ein umfassendes Programm!
Um eine erfolgreiche Agentur oder ein ESN zu leiten, ob sie 20 oder 100 Mitarbeiter hat, ob sie auf Marketing, Werbung oder Webentwicklung spezialisiert ist, ist ein effizientes operatives Management eine Frage von Leben und Tod.
Wenn für manche das operative Management einer Agentur dem Projektmanagement gleichkommt, ist es wichtig zu verstehen, dass es sich in Wirklichkeit darauf beschränkt, Dienstleistungen so effizient wie möglich zu erbringen. Mit anderen Worten: Ein erfolgreiches operatives Management muss sich positiv auf die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken. Ist dies nicht der Fall, machen Sie etwas falsch.
Als Experten für das Geschäftsmanagement von ESNs haben wir eines über das operative Management gelernt: Ein Business-Management-Tool kann Ihre Geschäftseffizienz erheblich verbessern (aber nicht nur das!).
Scrollen Sie, um eine detaillierte Analyse der Schlüsselrollen und -verantwortlichkeiten, Best Practices und größten Risiken des operativen Managements zu entdecken. Kurz gesagt: Wie Sie Geschäft und Teams optimal managen.
Entdecken Sie auch, wie der Operations Director die Leistungsfähigkeit von Furious in Bezug auf Vertrieb, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Reporting nutzt.
Mit Furious haben wir eine Lösung gefunden, die es wirklich ermöglicht, unsere Projekte von A bis Z zu verfolgen, aber auch die wichtigen Kennzahlen, die wir benötigen, um die Agentur täglich zu steuern.
Welche Rolle spielt ein Operations Director?
Der Operations Director hat in der Regel an einer renommierten Wirtschafts-, Management- oder Ingenieurschule studiert. Eine universitäre Ausbildung ist ebenfalls möglich, mit Spezialisierungen in Management, Wirtschaft, Marketing oder Recht etc. Die Rollen und Verantwortlichkeiten variieren je nach Branche, in der er tätig ist.
Wenn Sie beispielsweise als Operations Director in einer Nudelfabrik arbeiten, werden Sie sich wahrscheinlich mehr um die Effizienz Ihrer Maschinen kümmern. Ein kleinerer Teil Ihrer Arbeit wird darin bestehen, die Arbeitslast der Fabrikarbeiter auszugleichen.
Was macht also ein Operations Director in einer Agentur oder Beratungsgesellschaft?
Die kurze Antwort: Es kommt darauf an.
Die lange Antwort: Ihre Hauptaufgabe wird es sein, die Ressourcenplanung und die organisatorische Arbeit zu managen. Sie werden den Bedarf an hochrangigen Profilen überwachen und mit der Geschäfts- und Finanzleitung für ein optimiertes operatives Management kommunizieren. Der COO, in der englischen Version (Chief Operating Officer), ist ein Schlüsselelement für die gute Unternehmensführung. Sein Handeln ist auch für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung.
Wenn Sie in einer größeren Struktur arbeiten, werden Sie eng mit Projektleitern und Kundenbetreuern zusammenarbeiten, um den Projekterfolg sicherzustellen, indem Sie die Arbeitslasten entsprechend den Fähigkeiten, Fristen und Budgets ausgleichen.
Der COO – obwohl seine Hauptaufgabe darin besteht, die operativen Elemente des Unternehmens zu begleiten – spielt eine transversale (Management mehrerer Abteilungen), strategische Rolle und beteiligt sich voll am Aufbau der Struktur. Aus diesem Grund ist der COO immer im CODIR und/oder in den Geschäftsleitungen der Unternehmen präsent. .
Planen und Steuern: Die Schlüsselrollen des Operations Directors
Der Operations Director ist täglich dafür verantwortlich, die Gesamteffizienz des Unternehmens zu managen und zu verbessern. Hier sind einige seiner Verantwortlichkeiten und Schlüsselrollen:
- High-Level-Ressourcenplanung und strategische Entscheidungsfindung im Ressourcenmanagement.
- Entwicklung, Implementierung und Überprüfung operativer Verfahren
- Enge Zusammenarbeit mit Projektleitern oder Kundenbetreuern zur Überwachung der Budgets, der Ressourcennutzung, der Rentabilität und anderer wichtiger Leistungsindikatoren des Unternehmens.
- Berichte an die Geschäftsleitung
- Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und die Aufgabenverteilung erfassen
- Das HR-Team beim Recruiting unterstützen und eine Kultur fördern, die bessere Leistungen anregt.
Darüber hinaus sollte die meisten Operations Directors über eine gute Mischung aus analytischen und sozialen Kompetenzen verfügen, wie zum Beispiel:
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Analytische Fähigkeiten, die es ermöglichen, Daten in zuverlässige Informationen umzuwandeln und so die Entscheidungsfindung zu erleichtern
- Die Fähigkeit, unter starkem Druck ruhig und konzentriert zu bleiben.
Was sind die Hauptaufgaben eines Operations Directors?
1. Ressourcenplanung
Als Operations Manager können Sie keine qualitativ hochwertige Ressourcenplanung durchführen, ohne die Projektanforderungen zu verstehen. Sie arbeiten mit Projektleitern oder Kundenbetreuern zusammen, um die Koordination der Aktivitäten und die Aufgabenverteilung festzulegen. Die Projektleiter legen die Zeitschätzungen fest und bewerten die Verfügbarkeit der Teams, während Sie dafür verantwortlich sind, Ressourcen auf einer höheren Ebene zu verschieben.
2. Projektfortschritt verfolgen
Auch wenn das operative Management nicht gleichbedeutend mit Projektmanagement ist, müssen Sie sich dennoch regelmäßig mit den Projektleitern abstimmen, um folgende Fragen zu beantworten: Was sind die Eckdaten? Welche Lieferobjekte, in welchen Fristen? Besondere Kundenhistorie? etc.
Diese Planung ist unerlässlich, wenn Kollegen unerwartet krankheitsbedingt ausfallen oder Urlaub beantragen oder auch bei Änderungen des Projektumfangs, was ebenfalls vorkommt… #agencylife
3. Zeit- und Kostenverfolgung
Sie verkaufen Zeit gegen Geld. Das Zeitmanagement umfasst daher auch die Kostenverfolgung, d.h. die Budgetüberwachung mit den Projektleitern. Sind die Ressourcen, die Sie für das jeweilige Projekt ausgewählt haben, leistungsfähig? Wie kann sich das auf die Rentabilität auswirken?
Die Einhaltung von Fristen ist – standardmäßig – nicht verhandelbar, obwohl wir alle wissen, wie es oft läuft. Damit Kunden zufrieden sind und Projekte rentabel sind, ist es unerlässlich zu überwachen, wie die Zeit des Unternehmens aufgewendet wird.
4. Zusammenarbeit mit HR
Der Operations Director arbeitet eng mit der Personalabteilung zusammen, um den Personalbedarf zu ermitteln und in die Urlaubsverwaltung einzugreifen. Mit einer regelmäßigen Zeiterfassung für jedes Projekt ist es viel einfacher, Einstellungsentscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten zu treffen. Dies ist umso wichtiger, wenn bestimmte Projekte viel Überstunden von Ihren Mitarbeitern erfordern.
5. Reporting an die Geschäftsleitung
Die Zeiterfassung erleichtert nicht nur die Einstellung. Die Echtzeitdaten aus den erfassten Zeiten sowie die Schätzung Ihrer Gemeinkosten und anderer Ausgaben helfen der Geschäftsleitung zu steuern und zu antizipieren. Der Director stellt sicher, dass diese Daten in die Rentabilitäts-KPIs integriert werden. Sie wissen, wann Sie mehr abrechnen, Budgets erhöhen oder Kunden Rabatte anbieten müssen… Und Sie werden historische Daten nutzen, um das operative Management des Unternehmens in Zukunft zu verbessern.
Auch hier variiert die Art und Weise, wie Operationen gemanagt werden, je nach Größe und Art des Unternehmens, in dem Sie arbeiten. Ebenso unterscheiden sich die Hauptspannungen und Herausforderungen von Agentur zu Agentur. Wir haben jedoch die gängigsten Punkte behandelt.
Operatives Management und Teamführung: Best Practices
1. Seien Sie ehrlich zu Ihren Mitarbeitern und Kunden.
Definieren Sie klare Erwartungen an Ihre Mitarbeiter und Kunden. Seien Sie realistisch bezüglich der Fristen. Bevor Ihr Unternehmen ein neues Projekt beginnt, sollten Sie auch eine Pufferzeit einplanen. Dies ermöglicht den Teams, qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern.
2. Arbeitslast ausgleichen.
Nehmen Sie täglich oder wöchentlich Kontakt mit Projektleitern und Mitarbeitern auf, um den Fortschritt der Themen zu verfolgen. Dies ist ein effektiver Weg, um zu verstehen, wie Zeitmanagement und Ressourcenplanung optimiert werden können.
Nehmen Sie täglich oder wöchentlich Kontakt mit Projektleitern und Mitarbeitern auf, um den Fortschritt der Themen zu verfolgen. Dies ist eine effektive Methode, um zu verstehen, wie Zeitmanagement und Ressourcenplanung optimiert werden können.
3. Nehmen Sie sich Zeit für Audits
Im Bereich des operativen Managements ist es wichtig, nach Abschluss eines Projekts regelmäßige Audits durchzuführen und sich die Zeit zu nehmen, organisatorische Prozesse und Verfahren zu verbessern. Was lief gut? Was lief nicht gut? Was hätte man anders machen können? Es ist unerlässlich, sich die Zeit zu nehmen, um zu messen, was für das nächste Mal verbessert werden kann.
Verwalten Sie Ihre Operationen und Teams mit Furious
Business
Lassen Sie uns einige Aspekte des operativen Managements mit Furious untersuchen:
Mit Furious konfigurieren Sie Ihren Vertriebstrichter Schritt für Schritt. Fügen Sie den voraussichtlichen Betrag pro Geschäft, die Gewichtung und andere wichtige Informationen zu jedem neuen Projekt oder potenziellen Kunden hinzu. Dies ermöglicht dem Operations Director der Agentur, eine Vorstellung von den in den kommenden Wochen und Monaten zu allokierenden Ressourcen zu erhalten, um Synchronisationsmeetings mit der Geschäftsentwicklung zu planen.
Dank des Projekt-Pipes von Furious können Sie so viele Workflows erstellen, wie Sie möchten. Organisieren Sie Ihre Projekte entsprechend. Planen Sie die zuzuordnenden Ereignisse, und Sie können so einfach einen Teil Ihres Geschäfts automatisieren und Zeit sparen.
Furious bietet auch die Erstellung von ToDo-Pipes an. Sie können eine Pipe für technische Projekte, eine andere für Kommunikationsprojekte, eine weitere für Studien etc. erstellen.
Furious bietet auch die Erstellung von ToDo-Pipelines an. Sie können eine Pipeline für technische Projekte, eine weitere für Kommunikationsprojekte, eine weitere für Studien etc.
Sie erhalten auch Echtzeit-Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben.
- Die drei Säulen des Ressourcenmanagements in Furious sind:
- Die Arbeitslasten der Mitarbeiter ausgleichen und in Echtzeit sehen, wer in den kommenden Tagen, Wochen, Monaten welche Verfügbarkeit hat. Furious benachrichtigt die betroffenen Personen automatisch bei Überbuchung des Profils oder bei einer außerhalb des Budgets liegenden Belastung für das Projekt.
- Bedarf an Kompetenzen, Material oder Räumlichkeiten antizipieren.
Urlaub verwalten
Ein großer Teil der Verwaltung der Teammitarbeiter-Zeitpläne besteht darin, ein System zur Verfolgung und Verwaltung von Urlaub oder Telearbeit zu haben. Automatische Manager-Benachrichtigung, Ein-Klick-Validierung – die Funktionen sind zahlreich.
Sobald Urlaubs- oder Telearbeitsanträge in Furious genehmigt sind, werden sie automatisch in die Arbeitszeiten integriert.
Entscheidungs-Dashboards
Furious gleicht alle Daten aus verschiedenen Quellen ab: Gehälter, Gemeinkosten, Zeiterfassung, Ausgaben, Auslastung, Budget und verfügbare Kompetenzen, um daraus Entscheidungs-Dashboards zu erstellen.
Für das operative Management können Sie ein vordefiniertes Dashboard mit den Reporting-Widgets verwenden, die wir als die relevantesten erachtet haben. Sie können auch Ihre eigenen maßgeschneiderten Dashboards mit den gewünschten Parametern erstellen.
Diese Dashboards sind selbstverständlich teilbar, herunterladbar und druckbar für ein besseres Geschäftsmanagement.
Rechnungsstellung
Automatische und wiederkehrende Benachrichtigungen sind ebenfalls möglich, um Sie noch ein wenig mehr von Ihrer mentalen Belastung zu entlasten!
Mit Furious ist es unnötig, Daten aus Ihren Projektmanagement-Tools in Ihre Abrechnungssoftware zu kopieren und einzufügen.
Wir hatten Ihnen übrigens unsere Tipps gegeben, wie Sie weniger Zeit mit der Abrechnung der geleisteten Stunden verbringen können!
Wir hatten Ihnen übrigens unsere Tipps gegeben, wie Sie weniger Zeit mit der Abrechnung der erfassten Zeit verbringen!
Die Erhöhung der Gewinnmargen des Unternehmens ist nur einer der vielen Vorteile, die ein gutes Operations Management mit sich bringt. Mit einer optimierten Planung und einer klaren Sicht auf Bedürfnisse und Risiken legen Sie die Grundlagen für eine bessere Entscheidungsfindung und somit für eine bessere Zukunft Ihres Unternehmens.
Fordern Sie eine Demo mit dem Success-Team an und entdecken Sie, wie Sie das Beste aus Furious herausholen können!
Sie fragen sich vielleicht Folgendes?
01 Warum wird der Kompetenzaufbau in Agenturen oft nicht ausreichend genutzt?
Es fehlt an Zeit, einer klaren Vision oder an Strukturierung. Viele Führungskräfte degradieren sie zu einem „HR-Bonus“, anstatt sie in ihre operative Strategie zu integrieren.
02 Lohnt es sich, auszubilden statt einzustellen?
Ja, vor allem bei mittleren Profilen. Sie senken die Kosten für Einstellung, Onboarding und Fluktuation.
03 Wie kann man die richtigen Kandidaten für einen Kompetenzzuwachs identifizieren?
Kreuzen Sie Leistung, Motivation und Verfügbarkeit. Ein guter Mitarbeiter, der gut betreut wird, kann schnell zu einer Stütze werden.
04 Wie lange dauert es, bis man die Auswirkungen sieht?
Mit einem klaren Plan können Sie bei den ersten Profilen bereits nach zwei bis drei Monaten eine Wirkung sehen.
05 Wie lässt sich der Kompetenzzuwachs in das Staffing integrieren?
Verwenden Sie ein Tool wie Furious, um Kompetenzen, Verfügbarkeiten und zukünftigen Bedarf miteinander abzugleichen. So steuern Sie kontinuierlich.
06 Was kann ich tun, wenn meine Senioren keine Zeit haben, andere zu schulen?
Genau das ist der Punkt: Ausbilden hilft delegieren. Wenn Sie ein wenig Betreuungszeit in ihre Planung einbauen, sparen sie später viel davon.
