Wer kennt ihn nicht, den Moment der Einsamkeit, wenn Ihr Manager / die Buchhaltung Ihnen mitteilt, dass das Projekt, an dem Sie Ihre Abende und Wochenenden verbringen und das Ihnen seit mehreren Wochen/Monaten die Gehirnzellen auffrisst, trotz all der Zeit und Energie, die Sie investieren, abgrundtiefe Verluste verzeichnet?
Arbeitest du mit einer Pauschale? Du weißt es selbst.
Aber warum ist Ihr Projekt, obwohl Sie unter Wasser sind, nicht rentabel?
Zunächst wird den Vertriebsmitarbeitern die Schuld gegeben: Sie hätten nur teurer verkaufen müssen! Man hat ihnen schon gesagt: „Sie tun alles, um das Projekt zu gewinnen, und dann sind wir dran …“. Variante: „Sie haben unterverkauft, weil sie keine Ahnung haben“ usw. usw. .
Die Vertriebsmitarbeiter beschuldigen manchmal das Projektmanagement, das „nicht rechnen kann“… Die Prod‘ beschuldigt alle anderen.
Kurz gesagt: Alle sind schuld und damit oft auch niemand. Und das ist auch der Grund, warum solche Situationen immer wieder vorkommen… oft. Große Stimmung.
In Wirklichkeit ist es typisch für Agenturen ohne Werkzeuge und Methoden zur Steuerung von Pauschalprojekten, dass sie oftmals die Schwachstellen einer Agentur.
Hier sind einige Grundregeln, die Ihnen helfen werden, den Trend umzukehren:
Die Verfolgung der Zeiten
Eine ganz einfache Frage: Können Sie jede Woche die Zeit, die jede Person für ein Projekt aufgewendet hat, erfassen? Wenn die Antwort „nein“, „nicht zu viel“ oder „mehr oder weniger“ lautet, ist es an der Zeit, Abhilfe zu schaffen.
Furious macht diese Aufgabe einfach und in 80% der Fälle sogar automatisch. Eine echte Transformation, sowohl in Ihrem Projektmanagement als auch in der Verwaltung Ihrer Produktion.
Die wöchentliche Kontrolle der Projekte und der aufgewendeten Zeit VS was verkauft wurde
Wer kontrolliert bei Ihnen jede Woche die Projektüberschreitungen? Haben Sie einen „Hirten“, der für die Einhaltung der Zeitpläne verantwortlich ist?
Auch wenn in einigen Agenturen der Karren eine Institution ist, wird er verständlicherweise immer weniger toleriert. Man erwartet von seiner Firma, dass sie die Arbeitsbelastung einschätzen kann, um das Ruder herumzureißen, wenn es zu weit geht.
Der wöchentliche Austausch von Projektinfos mit dem Kunden
Es ist wichtig, dass Sie mindestens einmal pro Woche mit Ihrem Klienten über die Auslastung im Vergleich zu den verkauften Produkten, die Planung, die Rechnungsstellung usw. sprechen. So kann er nicht vorgeben, nichts zu wissen, und vor allem zwingt Sie das dazu, Probleme mit Überschreitungen zu lösen, sobald sie auftreten.
Furious bietet Ihnen die Möglichkeit, diese KPI’s mit einem Klick mit Ihrem Kunden zu teilen!
Die Bewertung der im Vorverkauf verbrachten Zeit im verkauften Projekt
Wenn man ein Projekt gewinnt, wirft man die Zeit, die man für einen Pre-Sales-Prozess aufgewendet hat, nicht einfach in den Müll. Normalerweise ist man bei dem Projekt schon teilweise weitergekommen, also ist es nur natürlich, dass man sie in der Projektzeit wiederfindet.
Darüber wird übrigens hier berichtet.
Ein Motor der Antizipation
Ohne von Science-Fiction zu sprechen: Mit guten Tools wie Furious wissen Sie, bevor es zu spät ist, dass das Projekt gegen die Wand fährt. Diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Projekte in Echtzeit zu überwachen und zu steuern, indem sie komplexe Projekte modellieren und von Anfang an die geschätzte Rentabilität im Laufe der Zeit angeben. Ein echtes Plus, um Ihr Geschäft taktisch zu steuern!
Die Rentabilität analysieren können
Sie müssen über eine Analyse von :
- kommerzielle Rentabilität: verkaufte Zeit VS aufgewendete Zeit
- Nettorentabilität: aufgewendete Zeit X tatsächliche Kosten der Personen, die an dem Projekt gearbeitet haben VS verkaufte Zeit.
Um diese Analyse zu verfeinern, ist es entscheidend, die Berechnung des Return on Investment einzubeziehen, eine unumgängliche Methode, um die Effizienz Ihrer Projekte genau zu bewerten. Und um noch einen Schritt weiter zu gehen, ermöglicht die Produktionsplanung mit künstlicher Intelligenz, diese Daten automatisch mit den vergangenen Zeiten, den Kosten und der projektierten Auslastung zu kreuzen, um Reibungspunkte zu antizipieren und jede Ressource zu optimieren. Die Nuance zwischen den beiden ermöglicht es Ihnen, die Auslastung von z. B. älteren Profilen oder Praktikanten zu bewerten – und das ändert natürlich alles!
Die Einstellung unrentabler Projekte
Es ist ein Tabu in der Agentur und doch ach so notwendig!
Sie sollten nicht zögern, ein Projekt zu stoppen, wenn es gegen die Wand fährt – bevor es das tut!
Sie werden mehr verlieren, wenn Sie Ihre Teams zu stark belasten (die Kosten der Fluktuation werden in Agenturen oft unterbewertet) und sie mit unrentablen Projekten beschäftigen, als wenn Sie einen Kunden verlieren.
Um Ihnen dabei zu helfen, gibt es Tools zur Unternehmenssteuerung wie Furious, die Ihnen die Verfolgung dieser Themen auf sehr visuelle Weise erleichtern. Es ist ein echter Verbündeter bei der Optimierung Ihres Projektmanagements und Aktionsplans und bietet gleichzeitig eine vorausschauende Sicht, die Sie frühzeitig warnt, bevor es zu spät ist.
Ein weiterer (und nicht zu unterschätzender) Vorteil: Die Arbeit im Team ist flüssiger, da man Schwierigkeiten auf der Grundlage rationaler Daten analysiert und nicht aufgrund von Missverständnissen oder Vorurteilen zwischen verschiedenen Berufen und Profilen!
