Viele unserer Nutzer griffen auf Excel, oder sogar auf Word oder InDesign für die Wagemutigeren, zurück, bevor sie Furious entdeckten, um ihre Angebote und Rechnungen zu erstellen.
Jedoch erweist sich über die ästhetischen Grenzen und den Zeitaufwand für diese Aufgaben hinaus die Entscheidung, keine dedizierte Rechnungssoftware zu verwenden, als echter Fehler in der täglichen Verwaltung Ihres Unternehmens.
Tatsächlich kann eine erstellte Rechnung ohne die Verwendung einer zugelassenen Software (sei es eine Einzweck-Software oder ein ERP wie Furious) rechtlich angefochten werden. Darüber hinaus bietet die Integration eines Rechnungsstellungstools in Ihr Verwaltungssystem zahlreiche Vorteile, und genau das werden wir Ihnen nun im Detail erläutern.
Zunächst einmal ermöglicht Ihnen eine Rechnungssoftware ein besseres Reporting und eine präzise Umsatzsteuerverfolgung. Sie haben die Gewissheit, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf Ihren Dokumenten vorhanden sind, gemäß den Anforderungen der Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFIP). Dies ist umso wichtiger, wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen sind oder Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor tätigen.
Eine Software wie Furious stellt sicher, dass jede ausgestellte Rechnung den geltenden Normen entspricht, indem sie wesentliche Informationen wie die SIREN-Nummer, die Adresse des Ausstellers und des Empfängers sowie Details zur Lieferung oder Dienstleistung klar anzeigt.
Wenn eine Rechnung erstellt wird, muss sie über eine von der DGFIP zugelassene Dematerialisierungsplattform übermittelt werden, wodurch eine sichere Übertragung der Transaktionsdaten gewährleistet ist. Im Jahr 2023 wurde die Verschiebung des Inkrafttretens der elektronischen Rechnungsstellungspflicht zwischen Unternehmen beschlossen, was bedeutet, dass alle von der Rechnungsstellung betroffenen Unternehmen bereit sein müssen, ihre Rechnungen in einem strukturierten Format und gemäß den Anforderungen der DGFIP auszustellen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung einer Rechnungssoftware nun ein entscheidendes Element in der administrativen Verwaltung Ihres Unternehmens ist. Sie gewährleistet die Konformität Ihrer Dokumente, erleichtert die Übermittlung wesentlicher Daten an die DGFIP und spart Ihnen wertvolle Zeit (Automatisierung von Angeboten und Rechnungen). Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung dieses Schrittes und stellen Sie sicher, dass Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen wählen, um perfekt auf das Inkrafttreten der allgemeinen elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet zu sein.
*April 2024: Unsere Software, Furious, hat soeben die Verlängerung der NF203-Zertifizierung für das Jahr 2024/2025 erhalten, und das mit den Glückwünschen der Jury – eine Garantie für unsere Kunden, dass die neuen Normen für die elektronische Rechnungsstellung eingehalten werden. Wir sind eine zertifizierte Software!
Was ist elektronische Rechnungsstellung und warum ist sie unverzichtbar geworden?
Die elektronische Rechnungsstellung ist der Versand und Empfang von Rechnungen in digitaler Form, was eine schnellere, sicherere und umweltfreundlichere Bearbeitung ermöglicht. Sie hat in der Geschäftswelt eine herausragende Stellung eingenommen, insbesondere durch die gesetzlichen Entwicklungen, die sie in vielen Fällen obligatorisch machen.
- Modernität und Effizienz: In einer Zeit, in der sich alles beschleunigt, ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung, keine Zeit mit Postversand und den Risiken von Fehlern durch manuelle Eingabe zu verlieren.
- Erhöhte Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind oft sicherer als ihre Papier-Pendants, mit Verschlüsselungs- und elektronischen Signatursystemen.
- Vereinfachte Archivierung: Schluss mit staubigen Ordnern! Ihre Rechnungen werden digital gespeichert, was die Suche und den Zugriff bei Bedarf erleichtert.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Wahl der elektronischen Rechnungsstellung tragen Sie zur Reduzierung des Papierverbrauchs und zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks bei.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung stellt einen Wachstums- und Sicherheitshebel für Unternehmen dar, unabhängig von ihrer Branche.
- Kostenreduzierung: Weniger Papier, weniger Postversand, weniger Fehler... Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht erhebliche Einsparungen.
- Verbesserung der Liquidität: Zahlungen sind mit elektronischen Rechnungen oft schneller, wodurch die Liquidität des Unternehmens verbessert wird.
- Sichergestellte Konformität: Angesichts der zunehmenden Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gewährleistet ihre Einführung Ihre Konformität mit den neuesten Vorschriften.
- Optimierte Lieferanten- und Kundenbeziehungen: Die Klarheit und Schnelligkeit elektronischer Transaktionen tragen dazu bei, das Vertrauen zwischen Ihnen, Ihren Lieferanten und Ihren Kunden zu stärken.
Somit ist die Integration der elektronischen Rechnungsstellung in Ihre Prozesse nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Gelegenheit, Ihre Verwaltung zu optimieren und die Sicherheit und Effizienz Ihrer Geschäftstransaktionen zu stärken.
Die Pflicht zur Digitalisierung von Rechnungen als Bonus
Der französische Staat möchte über das Finanzgesetz von 2020 und 2021 seinen Plan zur Modernisierung des Wirtschaftslebens von Unternehmen (oder E-Invoicing) und die Datenübermittlung an die Steuerverwaltung (oder E-Reporting) beschleunigen. Beispielsweise sind einige Länder wie Italien in dieser Hinsicht weiter fortgeschritten als wir.
Die Pflicht zur Digitalisierung von Rechnungen wird somit am 1. Juli 2024 für alle B2B-Transaktionen in Kraft treten.
Warum?
- Bearbeitungskosten senken
Die Kosten für die Rechnungsbearbeitung sind nicht unerheblich, und der Unterschied zwischen der Papierversion (geschätzt 10 Euro) und der digitalisierten Version (geschätzt 1 Euro) spricht für sich…
- Austausch vereinfachen und absichern / Zahlungsfristen verkürzen
Es ist auch offensichtlich, dass es einfacher ist, den korrekten Empfang von Rechnungen sicherzustellen, den Austausch zwischen Lieferanten und Kunden zu vereinfachen und den gesamten Prozess durch die Dematerialisierung zu beschleunigen. Dies setzt jedoch voraus, dass alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
- Den Kampf gegen Umsatzsteuerbetrug verstärken, aber auch Ihre Umsatzsteuererklärungen vorab ausfüllen. Kurz gesagt, eine bessere Nachvollziehbarkeit.
- Die Wettbewerbsfähigkeit französischer Unternehmen stärken
Ist die elektronische Rechnung in Frankreich Pflicht und wer ist betroffen?
Seit der Ankündigung des Finanzgesetzes von 2020 und 2021 hat der französische Staat seinen Willen klar zum Ausdruck gebracht, die Digitalisierung von Geschäftstransaktionen und den Datenaustausch mit der Steuerverwaltung zu beschleunigen. Ist die elektronische Rechnung aber nun für alle Unternehmen zur Pflicht geworden?
- Pflicht für alle B2B-Transaktionen: Ab dem 1. Juli 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) obligatorisch sein.
- Wer ist betroffen? : alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und Branche, werden von dieser Pflicht betroffen sein. Dies umfasst KMU, Großunternehmen, aber auch Einzelunternehmer.
Die Auswirkungen der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auf KMU und Großunternehmen
Die Pflicht zur Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung wird erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb von Unternehmen haben, und insbesondere auf KMU, die den Schritt zur Digitalisierung noch nicht vollzogen haben.
Für KMU:
- Investition in geeignete Tools: KMU müssen in elektronische Rechnungsstellungslösungen investieren, um konform zu sein.
- Schulung der Teams: Es wird notwendig sein, die Mitarbeiter in der Nutzung dieser neuen Tools zu schulen.
- Optimierung interner Prozesse: Dies ist die Gelegenheit, interne Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung zu überprüfen und zu optimieren.
Für Großunternehmen:
- Anpassung bestehender Systeme: Großunternehmen, die oft bereits ausgestattet sind, müssen ihre Systeme anpassen, um den neuen Anforderungen zu entsprechen.
- Stärkung der Sicherheit: Die Digitalisierung von Rechnungen erfordert ein hohes Maß an Sicherheit zum Schutz sensibler Daten.
Die wichtigsten Termine für die Umsetzung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung
Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung wird schrittweise erfolgen, mit wichtigen Terminen, die man nicht verpassen sollte.
- 1. Juli 2024: Pflicht für alle Unternehmen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren.
- 1. Juli 2024 – 30. Juni 2025: Großunternehmen müssen alle ihre Rechnungen in elektronischem Format ausstellen.
- 1. Juli 2025 – 30. Juni 2026: Mittelständische Unternehmen werden ihrerseits verpflichtet sein, alle ihre Rechnungen in elektronischem Format auszustellen.
- Ab dem 1. Juli 2026: wird sich diese Pflicht auf KMU und Kleinstunternehmen erstrecken.
Allerdings handelt es sich um die ursprünglich geplanten Termine. Die Umsetzung wurde jedoch verschoben und wird im Rahmen des Finanzgesetzes für 2024 beschlossen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Praktiken zu modernisieren, an Effizienz zu gewinnen und die Sicherheit ihrer Geschäftstransaktionen zu stärken. Es ist daher entscheidend für jedes Unternehmen, sich auf diese Änderungen vorzubereiten und sich anzupassen, um wettbewerbsfähig und gesetzeskonform zu bleiben.
Welche Fristen gelten für die Einhaltung?
Laurent Chetcuti, Partneranwalt bei KPMG, teilte sein Fachwissen mit dafMag.fr:
„Ab dem 1. Juli 2024 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen. Zum selben Datum werden Großunternehmen verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Pflicht tritt ab dem 1. Januar 2025 für ETI und ab dem 1. Januar 2026 für TPE und KMU in Kraft. Hierbei ist die Rechtsform des Unternehmens und nicht die des Konzerns zu berücksichtigen.“
Zwei Optionen stehen Ihnen dann zur Verfügung:
- Ihre Rechnungen auf akkreditierten Plattformen einreichen
- oder sie direkt auf dem öffentlichen Rechnungsportal hochladen, was beispielsweise italienische Unternehmen bereits tun.
Wie müssen meine Rechnungen aussehen?
Wie Sie wissen, möchten der Staat und, im weiteren Sinne, die Europäische Union mit dieser Richtlinie die Rechnungen vereinheitlichen und strukturieren, um die Kohärenz, Sicherheit und Qualität der so kontinuierlich an die Steuerverwaltung übermittelten Daten zu stärken.
Ausgestellte und empfangene Rechnungen müssen unbedingt ein spezifisches Format und präzise Daten einhalten, um automatisch verarbeitet werden zu können.
Schluss also mit nicht standardisierten Papier- und PDF-Formaten!
Sie müssen der Steuerverwaltung auch Ihre Daten übermitteln, die sich ergeben aus:
- Ihren Verkäufen an ausländische Unternehmen und/oder an Privatpersonen (französische und ausländische)
- Ihren Käufen bei ausländischen Unternehmen.
- der Zahlung bestimmter ausgestellter Rechnungen sowie deren Status.
Welche Standards und Formate sind für elektronische Rechnungen einzuhalten?
Um der neuen Gesetzgebung zu entsprechen und einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, die Standards und Formate zu verstehen, die Ihre Rechnungen einhalten müssen.
- UBL-Format (Universal Business Language): Dies ist ein standardisiertes Format für elektronische Geschäftsdokumente, das von der Europäischen Union empfohlen wird.
- Factur-X: Dies ist ein deutsch-französischer Standard, der es ermöglicht, die Daten der elektronischen Rechnung in eine PDF-Datei zu integrieren, wodurch das Lesen durch Mensch und Maschine erleichtert wird.
Warum diese Formate?
- Interoperabilität: Diese Standards ermöglichen eine bessere Kommunikation und einen besseren Datenaustausch zwischen den verschiedenen IT-Systemen, die von Unternehmen und der Steuerverwaltung genutzt werden.
- Automatisierung der Verarbeitung: Dank dieser Formate ist es möglich, Rechnungen automatisch zu verarbeiten, wodurch Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten beschleunigt werden.
Zu übermittelnde Daten:
- Verkäufe an ausländische Unternehmen und Privatpersonen: Sie müssen die Daten zu diesen Transaktionen übermitteln.
- Käufe bei ausländischen Unternehmen: Diese Informationen müssen ebenfalls übermittelt werden.
- Zahlung bestimmter Rechnungen: Es ist notwendig, die Zahlungsinformationen und den Status der Rechnungen zu übermitteln.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Annahme der richtigen Formate und Standards für Ihre elektronischen Rechnungen nicht nur eine Frage der Konformität ist, sondern auch ein Mittel, um Ihre Rechnungsstellungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, während gleichzeitig das Fehlerrisiko reduziert wird. Dies stellt einen entscheidenden Schritt dar, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit und ausgestattet ist, die Anforderungen der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen.
Welche Risiken bestehen, wenn ich nicht konform bin?
Es ist offensichtlich, dass die elektronische Rechnungsstellung ein wirksames Mittel ist, um lange Zahlungsfristen zu bekämpfen, Ihren BRF zu verbessern und so eine Insolvenz zu vermeiden. Heute werden in Frankreich finanzielle Schulden von fast 420 Milliarden Euro geschätzt!
Wer nicht konform ist, wird bestraft: „ Bei Nichteinhaltung des E-Invoicing droht ihnen eine Strafe von 15 Euro pro Rechnung, begrenzt auf 15.000 Euro pro Jahr. Bei Nichteinhaltung des E-Reporting beträgt die Strafe 250 Euro pro Übermittlung, ebenfalls begrenzt auf 15.000 Euro pro Kalenderjahr. Die Hauptstrafe liegt jedoch indirekt im Bereich des Cashflows. Wenn ein Unternehmen keine elektronische Rechnung übermittelt, wird es einfach nicht bezahlt “, so Laurent Chetcuti weiter.
Wie bereite ich mich darauf vor?
„Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will“
Man überarbeitet seine Tools und antizipiert die Partnerwahl. Werfen Sie übrigens einen Blick auf diese TOP 10 der Fallstricke, die bei der Migration eines ERP zu vermeiden sind. 😉
Furious erkennt automatisch auszustellende Rechnungen, gewährleistet einen Bankabgleich, prognostiziert Ihre Liquidität für 12 Monate, kommuniziert autonom mit Ihren Teams und spart Ihnen Zeit. Und vor allem ermöglicht es Ihnen, die kommende Gesetzgebung einzuhalten.
Furious ist auch und vor allem eine zertifizierte Software für die elektronische Rechnungsstellung (NF203-Zertifizierung)
Welche Schritte sind zu unternehmen, um die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einzuführen?
Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung ist ein Prozess, der Organisation und Präzision erfordert. Hier sind die wichtigsten Schritte, die zu befolgen sind:
- Bewertung der bestehenden Bedürfnisse und Ressourcen: Analysieren Sie die Tools und Systeme, die Sie derzeit für die Rechnungsstellung verwenden.
- Recherche und Auswahl einer elektronischen Rechnungsstellungslösung: Wählen Sie eine Software, die an die Größe und die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst ist.
- Schulung der Teams: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter geschult sind und sich mit dem neuen System wohlfühlen.
- Systemtest: Bevor Sie vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen, führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
- Implementierung: Sobald alles bereit und getestet ist, implementieren Sie die elektronische Rechnungsstellung im gesamten Unternehmen.
- Überwachung und Anpassungen: Überwachen Sie den Prozess und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Plattform für elektronische Rechnungsstellung: Wie wählen Sie die richtige Lösung?
Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung, und es ist entscheidend, diejenige zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
- Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine intuitive und einfach zu bedienende Lösung.
- Einhaltung der Gesetzgebung: Stellen Sie sicher, dass die Lösung die geltenden Normen und Standards einhält.
- Integration mit Ihren anderen Tools: Die Lösung sollte sich problemlos in die andere Software integrieren lassen, die Sie verwenden.
- Support und Unterstützung: Überprüfen Sie die Qualität des vom Anbieter angebotenen Kundensupports.
Kurz gesagt, jede Veränderung ist eine Chance, und diese Reform gibt Ihnen einen weiteren Grund, ein ERP-System einzuführen.
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