Haben Sie eine Deadline verpasst? Einen Lastanstieg falsch antizipiert? Vergessen, dass Ihre Teams (noch) nicht aus unermüdlichen Klonen bestehen, die alles pünktlich und mit einem Lächeln abliefern können? Perfekt. Genau das werden wir in einen strategischen Vorteil verwandeln.
Planungsfehler sind im Leben einer Agentur unvermeidlich. Doch was eine erfolgreiche Organisation von einer anderen unterscheidet, ist nicht die Abwesenheit von Fehlern. Es ist ihre Fähigkeit, daraus nachhaltige Lernerfolge zu erzielen.Die Lernenden können sich auf die Arbeit mit dem Team, die Rentabilität und die Kundenzufriedenheit konzentrieren.
Hier erfahren Sie, wie.
Warum Ihre Fehler Gold wert sind (wenn Sie sie lesen können)
Laut der Firma PMI, werden schlecht geplante Projekte kosten im Durchschnitt 11,4 % mehr Budget. Doch nur wenige Agenturen schlagen wirklich Kapital aus ihren Pannen.
Warum ist das so? Weil wir oft lieber „nach vorne schauen“, als in den Rückspiegel zu schauen. Das ist ein schlechter Griff. Ein Fehler, der nicht analysiert wird, ist ein Fehler, für den man … zweimal bezahlen wird.
Hier sind drei gute Nachrichten:
- Ein Fehler wird selten von einer einzelnen Person gemacht (uff!).
- Ein wiederholter Fehler signalisiert eine systemische (und damit behebbare) Schwäche.
- Ein gut genutzter Fehler schafft eine Kultur der ständigen Verbesserung (und stärkt den Teamzusammenhalt).
Top 5 der Planungsfehler
1. Überschätzen Sie die Fähigkeiten Ihrer Teams
Vielleicht haben Sie es schon einmal gedacht (oder gesagt) : „Damit können sie umgehen, so schwer ist das nicht“.
In der Realität? Chronische Überlastung ist einer der ersten Faktoren für Burnout in Agenturen.
Eine Ressource ist nicht zu 100 % verfügbar. Geistige Belastung, wechselnde Prioritäten, Unvorhergesehenes – all das frisst Zeit.
Zu tun : Legen Sie Ihren Zeitplänen eine realistische Kapazität zugrunde (max. 70-80 %), insbesondere bei Schlüsselprofilen.
2. Unterschätzen Sie die unsichtbaren Belastungen
Besprechungen, Berichterstattung, interne Validierungen, Koordination…
Diese Aufgaben stehen nie in der Rückwärtsplanung, kosten aber in Echtzeit sehr viel Geld.
Laut einer McKinsey-Studie verbringen Führungskräfte durchschnittlich 62 % ihrer Woche mit Koordination statt mit tatsächlicher Produktion verbringen..
Zu tun : Nehmen Sie die indirekten Kosten in jede Planung auf, so wie Sie es bei jeder lieferbaren Aufgabe tun würden.
3. Die menschliche Dimension vergessen
Ihre Mitarbeiter sind nicht austauschbar, unfehlbar oder 365 Tage im Jahr verfügbar.
Ein Urlaub, eine Krankheit, ein Leistungstief? Nichts Außergewöhnliches – es sei denn, alles hängt von dieser Person ab.
Zu tun : Planen Sie mit einem menschlichen Puffer. Und denken Sie bei kritischen Fähigkeiten an Redundanz.
4. Vernachlässigung von Kundenfreigaben
„Wir erwarten nur ein kleines Go vom Kunden“. – Das haben Sie schon einmal gehört.
Nur wird aus einem „kleinen Go“ oft ein Hin und Her über zehn Tageoder sogar noch mehr.
To Do: explizit integrieren die Fristen für Rücksendungen und Änderungen in Ihren Zeitplänen. Und verhandeln Sie im Vorfeld über eine maximale Anzahl von Hin- und Rückfahrten.
Wir beginnen, die Kritikalität der Projekte zu verfolgen und können Überschreitungen leicht visualisieren. Dies ist wertvoll, um schnell reagieren zu können.
5. Gleiche Muster unhinterfragt wiedergeben
Das vorherige Projekt wurde in einem Nachtsprint beendet? Aber behalten wir denselben Zeitplan für das nächste bei?
Nichts ist teurer, als vorhersehbare Fehler zu wiederholen.
Zu tun : Führen Sie am Ende eines jeden Projekts eine systematische Feedbackschleife ein. Selbst 30 Minuten reichen aus, um im laufenden Betrieb zu kapitalisieren.
Fehler in kollektive Intelligenz umwandeln
Anstatt zu bestrafen, setzen Sie Ihre Fehler in Szene. Es ist ein gewaltiger Hebel, um das gesamte Team aufsteigen lassen.
1. Führen Sie „kalte Projektüberprüfungen“ durch
Nehmen Sie sich 45 Minuten Zeit, ein paar Post-its und legen Sie alles auf den Tisch: was funktioniert hat, was klemmte, warum. Lassen Sie die Teams sprechen, nicht die Chefs. Ziel: Klarheit + Wohlwollen.
2. Erstellen Sie eine gemeinsame Unterrichtsdatenbank
Eine Notion, ein Drive oder ein internes Tool, das spielt keine Rolle. Jedes Feedback wird dort in Form einer Karteikarte festgehalten: „Fehler – Auswirkung – Lektion – Neue Praxis“.
Ihre Bibliothek mit Patzern wird zu einer Goldmine.
3. Entwickeln Sie Ihre Prozesse weiter, nicht nur Ihre Zeitpläne
Wenn systematisch zwei Tage für die Entwürfe fehlen, ist es vielleicht Ihre Methode der Kalkulation, die Sie überdenken sollten, und nicht nur „mehr Spielraum“.
Lage | Instinktive Reaktion | Lernende Reaktion |
Kampagne zu spät geliefert | Man gibt dem Team oder dem Kunden die Schuld | Wir überarbeiten die Zuweisung von Ressourcen und die interne Validierung |
Sprint ab Tag 2 explodiert | „Wir werden es beim nächsten Mal besser machen“ | Man analysiert die Abweichungen zwischen Plan und Ist |
In der Rückwärtsplanung vergessene Aufgabe | „Nicht schlimm, wir haben sie nur so gemacht“ | Man aktualisiert die Planungsschablonen |
Unerwartete Kundenrückgabe | „Das war nicht geplant“ | Man überarbeitet den Validierungsprozess und die Margen |
Überlastung eines Schlüsselprofils | Man verschiebt eine Aufgabe „auf die Schnelle“. | Man überdenkt die Verteilung und die Lastwarnungen |
Nutzen einer lernenden Kultur rund um Fehler
- Weniger mentale Belastung für Ihre Projektmanager
- Realistischere Zeitpläne = besser bediente Kunden
- Ein transversaler Kompetenzaufbau der Teams
- Eine gesündere Atmosphäre: Man traut sich zu sagen, wenn es klemmt
- Höhere Rentabilität durch kontinuierliche Optimierung
Und das Beste daran ist, dass Ihre Teams Projektberichte nicht mehr wie die Pest meiden. Sie freuen sich auf die Projektbilanz als nützlichen Austausch. Ist das nicht verrückt?
Die Furious-Methode
Möchten Sie noch weiter gehen? Mit Furious, jedes Projekt wird zu einer Quelle der Wahrheit. Das Tool ermöglicht Ihnen :
- D‘die Abweichungen zwischen geplant und realisiert zu analysierenProjekt für Projekt
- wiederkehrende Engpässe zu erkennen
- Ihr Post-Projekt-Feedback mit zuverlässigen Daten zu vereinfachen
- Ihre zukünftigen Berechnungen mithilfe der Historie zu verbessern
Kurz gesagt: Schluss mit dem Blindflug. Sie verwandeln jeden vergangenen Absturz in einen zukünftigen Wettbewerbsvorteil.
Lust zu sehen, wie sich das in Ihrem Kontext auswirkt? Fordern Sie Ihre persönliche Demo an :
Vielleicht stellen Sie sich diese Fragen?
01 Wie kann man verhindern, dass Fehler als Misserfolg erlebt werden?
Indem man sie in eine Logik der kontinuierlichen Verbesserung einbindet. Man analysiert, versteht und passt an. Keine Schuldzuweisungen, nur Lernen.
02 Sollte zu allen Projekten eine Bilanz organisiert werden?
Nicht unbedingt. Konzentrieren Sie sich auf bedeutende Projekte oder solche, bei denen es große Abweichungen gegeben hat. Das Ziel ist die Wirkung, nicht die Bürokratie.
03 Wie können Teams in diesen Prozess eingebunden werden?
Indem man sie in den Mittelpunkt des Prozesses stellt. Fehler kommen nicht „von oben“ oder „von unten“: Sie sind kollektiv. Ihre Teams haben oft die besten Ideen, um ihn zu korrigieren.
04 Was tun, wenn sich die gleichen Fehler wiederholen?
Dies ist ein starkes Signal. Entweder wird das Problem nicht richtig erkannt oder die vorgeschlagenen Lösungen werden nicht umgesetzt. In beiden Fällen ist eine umfassendere Neuausrichtung erforderlich.
05 Gibt es Instrumente, um Planungsfehler besser zu verfolgen?
Ja, insbesondere Furious, mit dem Sie Abweichungen, aufgewendete Zeit und tatsächliche Kosten nachverfolgen und Ihre Methoden mit konkreten Indikatoren anpassen können.
