Wir haben das Glück, ein breites Spektrum an Unternehmen zu betreuen, von dynamischen Start-ups, kreativen Agenturen, innovativen NSEs, wagemutigen Werbekunden bis hin zu Expertenfirmen. Durch diese Vielfalt waren wir in der Lage, eine reichhaltige und präzise Zusammenfassung der beobachteten Trends im Bereich Business Tracking zu erstellen. Interessanterweise wählt die Mehrheit der Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern einen abrechnungsbasierten Ansatz, während Agenturen mit mehr als 100 Mitarbeitern eine ganz andere Richtung einschlagen.
Die Berufswelt ist ständig in Bewegung, und die Methoden, mit denen man über die verschiedenen laufenden Projekte und Aufträge auf dem Laufenden bleibt, sind keine Ausnahme. Aber warum sollte man dann den Fortschritt der Rechnungsstellung vorziehen? Was sind die konkreten Vorteile für Ihr Unternehmen und für jedes einzelne Teammitglied?
Furious hat es sich mit seiner Erfahrung und seinem Fachwissen zur Aufgabe gemacht, Ihnen die Antworten auf diese entscheidenden Fragen zu liefern. Wir sind hier, um Sie zu führen, um gemeinsam mit Ihnen den Weg zu einem präziseren und farbenfroheren Projektmanagement zu gestalten. Von der Erstellung von Berichten und dynamischen Diagrammen bis hin zu klaren Meilensteinen und wöchentlichen Nachbesprechungen – wir sind da, um Ihnen zu helfen, Probleme zu lösen und Ihre Prozesse zu optimieren.
Wenn Sie den Fortschritt Ihrer Projekte mithilfe von Prozentsätzen darstellen, wöchentliche Besprechungen abhalten, um Ihre Diagramme zu aktualisieren, und Farben verwenden, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu veranschaulichen, können Sie auf einen Blick erkennen, wo Sie stehen und was noch getan werden muss. Dadurch kann jedes Mitglied Ihres Teams seine Rolle und sein Arbeitspensum verstehen, wodurch sichergestellt wird, dass die Ziele erreicht werden und die Projekte sicher ans Ziel kommen.
Wir bei Furious sind davon überzeugt, dass dieser fortschrittsorientierte Ansatz der Schlüssel dazu ist, sowohl den Arbeitsablauf als auch die damit verbundenen Kosten zu verstehen und zu beherrschen. Also kommen Sie und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsmethoden zu verändern und gemeinsam die Zukunft des Projektmanagements zu gestalten.
Verfolgung von Aktivitäten bei der Rechnungsstellung
Kézako ? Das bedeutet, dass die gesamte Produktionsverfolgung auf der Anzahl der Rechnungen basiert, die an Kunden/Jahr verschickt werden. Der Umsatz wird in der Regel am Ende des Jahres festgelegt. Jean-Mi, der Buchhalter, fragt schnell nach den letzten versandten Rechnungen (Sie wissen schon, diese letzten Wochen im Dezember, in denen alle dir cli auf Teufel komm raus Rechnungen stellen, nachdem BigBoss oder DAFchéri einen Warnschuss abgegeben haben), um den Zusammenhang mit dem Umsatz herzustellen.
Der Dezember ist dann gleichbedeutend mit Listen von PCAs und FACEs, die für die Buchhaltung ausgefüllt werden müssen. Seltsamerweise ist er für diese Agenturen auch der beste Monat…
Was ist der Vorteil? Diese Art der Nachverfolgung ist einfach und unproblematisch: Sie müssen nur die Summe der gesendeten Rechnungen bilden und in die Buchhaltung schieben.
Der Nachteil? Es handelt sich um eine buchhalterische Sichtweise, die weit von der Realität entfernt ist.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind mit der Rechnungsstellung für bestimmte Kunden im Rückstand. Sie könnten denken, dass es dem Unternehmen schlecht geht; und wenn Sie zu früh dran sind, könnten Sie versucht sein, – fälschlicherweise – zu glauben, dass Sie gut sind…
Aber das Schlimmste ist, dass Sie das Risiko eingehen, dass zwischen der Realität und dem, was Ihnen diese Art der Nachverfolgung vorgaukelt, mehrere Wochen oder sogar Monate liegen… #failed
Ein weiteres nicht zu unterschätzendes Risiko (und wir wissen, dass Ihnen das wahrscheinlich schon passiert ist… Wenn nicht, was für ein Glück!): Sie haben mehr Fortschritte bei dem Projekt gemacht, als der Kunde bezahlt hat… Und der Kunde nimmt Sie als Geisel, um mehr Zeit zu bekommen, als er gekauft hat.
Kurz gesagt, nach einem dramatischen Projekt wird in der Regel zur Fortschrittskontrolle übergegangen…
Fortschrittsbasierte Aktivitätsverfolgung
Hier wird nicht mehr der Stand der Rechnungsstellung an die Kunden verfolgt, sondern der tatsächliche Stand des Projektfortschritts.
Wenn man also 50% des Projektfortschritts → erreicht hat, ist man bei der Hälfte des Projekts angelangt.
Alles wird klar, denn die Summe des Projektfortschritts gibt Ihnen in Echtzeit den wahren Produktionsstand an. Und damit den tatsächlichen Umsatz Ihres Unternehmens IN ECHTZEIT! Adieu, die lästige Überprüfung von BCP und FAE…
Und so sehen Sie in Echtzeit alles: verspätete und vorgezogene Rechnungen, Projektrisiken, Kundenrisiken, Unter- oder Überbesetzungen etc.
Keine Überraschungen mehr: Alles wird einfacher, klarer und die zeitlichen Perspektiven sind offensichtlich.
Aber wie kann man das tun? Hier gibt es nichts Magisches oder Unmögliches. Um den Echtzeitfortschritt eines Projekts zu erkennen, bedarf es einer robusten Methodik. Das erklärt unter anderem, warum diese Methode in der überwiegenden Mehrheit der Fälle eher in strukturierteren Unternehmen eingesetzt wird. Und damit auch ab einer gewissen Größe.
Wie schade, wo doch eine kleine Agentur, die sich auf das Vorwärtskommen einlässt, ruhiger wachsen würde und somit bessere Chancen auf ein erfolgreiches Wachstum hätte!
Denn erfahrungsgemäß warten die Unternehmen ab und erkennen das Problem erst, wenn sie 30 bis 50 Mitarbeiter erreicht haben. Das Stadium, in dem sie nicht mehr alles im Blick haben und daher die Dinge nicht mehr intuitiv richtig empfinden.
Viel zu spät, denn in diesem Stadium ist es schwierig, die Gewohnheiten der gesamten Agentur zu ändern.
Die Vorteile eines fortschrittsorientierten Ansatzes bei der Projektverfolgung
Die Verfolgung eines Projekts nach Fortschritt statt nach Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, die das Management und die Durchführung Ihrer Projekte deutlich verbessern können. Hier sind die Gründe, warum dieser Ansatz für Sie von Vorteil sein kann:
- Bessere Übersicht: Sie erhalten einen genauen Überblick über den Stand Ihrer Projekte, so dass Sie mögliche Verzögerungen besser vorhersehen und proaktiv reagieren können.
- Ressourcenoptimierung: Wenn Sie verstehen, wo Ihr Projekt steht, können Sie Ihre Ressourcen effizienter zuweisen, sei es Zeit, Geld oder Personal.
- Verbesserte Kommunikation: Eine Fortschrittskontrolle fördert eine transparente und effektive Kommunikation innerhalb Ihres Teams, aber auch mit Ihren Kunden und Interessengruppen.
- Fundierte Entscheidungsfindung: Da Ihnen genaue Daten zur Verfügung stehen, sind Sie in der Lage, bessere Entscheidungen zu treffen und Ihre Strategie ggf. anzupassen.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Indem Sie Ihre Projekte pünktlich liefern und die Erwartungen erfüllen, stärken Sie die Zufriedenheit und das Vertrauen Ihrer Kunden.
Wenn Sie also bei der Projektverfolgung einen fortschrittsorientierten Ansatz verfolgen, können Sie die Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit steigern und gleichzeitig das Risiko von Fehlentwicklungen verringern.
Wie passt der Fortschrittsbericht in den Lebenszyklus eines Projekts?
Der Fortschrittsbericht spielt während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts, von der Initiierung bis zum Abschluss, eine entscheidende Rolle. Hier erfahren Sie, wie er sich in die einzelnen Phasen einfügt:
- Initiierung: In dieser Phase hilft der Fortschrittsbericht dabei, die Ziele und Erwartungen klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind.
- Planung: Bei der Planung hilft es, einen realistischen Projektplan zu erstellen, der die verfügbaren Ressourcen und den Zeitdruck berücksichtigt.
- Ausführung: Während der Ausführung ist die Überwachung des Fortschritts entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, indem Abweichungen vom ursprünglichen Plan schnell erkannt werden.
- Überwachung und Kontrolle: In dieser Phase wird der Fortschrittsbericht verwendet, um den Fortschritt zu überwachen, die Qualität der geleisteten Arbeit zu kontrollieren und den Plan gegebenenfalls anzupassen.
- Abschluss: Beim Abschluss schließlich wird durch die Bewertung des Fortschritts sichergestellt, dass alle Ziele erreicht wurden und das Projekt als abgeschlossen betrachtet werden kann.
Durch die Integration des Fortschritts in jede Phase des Lebenszyklus Ihres Projekts maximieren Sie Ihre Erfolgschancen und gewährleisten ein effizientes und transparentes Management von A bis Z.
Methoden und Instrumente zur Bewertung des Fortschritts
Die genaue Bewertung des Fortschritts Ihrer Projekte ist entscheidend für deren Erfolg. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Methoden und Tools, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen können. Hier ist eine Übersicht, die Ihnen als Orientierung dienen soll :
KPIs zur Messung des Fortschritts
Um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ist es entscheidend, sich auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu konzentrieren. Hier sind einige der relevantesten :
- Fertigstellungsprozentsatz: Schätzen Sie den Anteil der bereits erledigten Arbeit im Verhältnis zum Gesamtprojekt.
- Earned Value: Eine Methode des Projektmanagements, bei der die Leistung bewertet wird, indem die geleistete Arbeit mit dem geplanten Zeitplan und dem Budget verglichen wird.
- Kostenleistungsindex (CPI): Berechnen Sie die Kosteneffizienz Ihres Projekts, indem Sie den erwirtschafteten Wert durch die tatsächlichen Kosten teilen.
- Time Performance Index (SPI): Beurteilen Sie die Effizienz der genutzten Zeit, indem Sie den erwirtschafteten Wert durch den geplanten Wert teilen.
- Verzögerungen bei der Planung: Ermitteln Sie alle Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Fristen.
Wenn Sie diese Indikatoren verfolgen, werden Sie in der Lage sein, fundierte Entscheidungen zu treffen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.
Nutzung von Projektmanagementsoftware für eine effektive Nachbereitung
Projektmanagementsoftware ist ein wertvoller Verbündeter, wenn es darum geht, den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Sie bieten :
- Zentralisierung von Informationen: Alle projektbezogenen Daten werden an einem Ort gespeichert, was den Zugriff und die Aktualisierung erleichtert.
- Automatisierte Berichterstattung: Erstellen Sie schnell Fortschrittsberichte, um den Fortschritt mit Ihrem Team und den Beteiligten zu teilen.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Ermöglichen Sie Ihrem Team eine effektive Zusammenarbeit, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
- Ressourcenverfolgung: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Ressourcen optimal genutzt werden, und passen Sie diese bei Bedarf in Echtzeit an.
Durch den Einsatz dieser Tools gewinnen Sie an Effizienz und Genauigkeit bei der Überwachung des Fortschritts Ihrer Projekte.
Manuelle Techniken: Vorteile und Grenzen
Obwohl digitale Hilfsmittel sehr beliebt sind, bevorzugen oder benötigen einige Teams manuelle Techniken zur Fortschrittskontrolle.
Vorteile:
- Einfachheit: Es sind keine komplexen Schulungen oder Softwareinvestitionen erforderlich.
- Flexibilität: leicht an verschiedene Situationen anpassbar, ohne technische Einschränkungen.
Grenzen:
- Weniger genau: Ohne automatisierte Berechnungen ist das Fehlerrisiko höher.
- Zeitverbrauch: Aktualisierungen und Berichte nehmen mehr Zeit in Anspruch.
- Mangelnde Zentralisierung: Daten können verstreut sein, was den Zugriff und die Analyse erschwert.
Wenn Sie die Vorteile und Grenzen abwägen, können Sie die Methode wählen, die für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.
Strategien für eine effektive Kommunikation über den Projektfortschritt
Kommunikation ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements, und das gilt insbesondere für die Fortschrittskontrolle. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Kommunikation zum Nutzen aller Projektbeteiligten optimieren können.
Wie informieren Sie Ihre Stakeholder über den Stand der Dinge?
- Regelmäßige Berichte: Stellen Sie regelmäßige Aktualisierungen bereit, um alle auf dem Laufenden zu halten.
- Nachbereitungstreffen: Halten Sie Treffen ab, die der Besprechung des Fortschritts und der nächsten Schritte gewidmet sind.
- Kommunikationswerkzeuge: Verwenden Sie geeignete Werkzeuge, um Informationen schnell und effektiv auszutauschen.
- Personalisierung der Kommunikation: Passen Sie Ihre Kommunikation an das jeweilige Publikum an, um Klarheit und Relevanz zu gewährleisten.
Die Bedeutung von Transparenz und Klarheit in der Kommunikation
- Vermeiden Sie Fachjargon: Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, damit jeder sie versteht.
- Seien Sie transparent: Teilen Sie sowohl gute als auch schlechte Nachrichten mit, um Vertrauen aufzubauen.
- Klären Sie die Zuständigkeiten: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Stellen Sie konkrete Beispiele bereit: Verwenden Sie reale Beispiele, um Fortschritte und Herausforderungen zu veranschaulichen.
Erwartungen verwalten und auf Bedenken bezüglich des Fortschritts eingehen
- Seien Sie proaktiv: Sehen Sie Fragen und Bedenken voraus und sprechen Sie sie an, bevor sie zu einem Problem werden.
- Aktiv zuhören: Achten Sie auf Feedback und zeigen Sie, dass Sie Bedenken berücksichtigen.
- Passen Sie die Planung ggf. an: Seien Sie darauf vorbereitet, die Pläne neu anzupassen, um den Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden.
- Zeigen Sie Einfühlungsvermögen: Verstehen Sie die Bedenken der Betroffenen und zeigen Sie, dass Ihnen diese wichtig sind.
Um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ist es entscheidend, sich auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu konzentrieren. Hier sind einige der relevantesten :
- Fertigstellungsprozentsatz: Schätzen Sie den Anteil der bereits erledigten Arbeit im Verhältnis zum Gesamtprojekt.
- Earned Value: Eine Methode des Projektmanagements, bei der die Leistung bewertet wird, indem die geleistete Arbeit mit dem geplanten Zeitplan und dem Budget verglichen wird.
- Kostenleistungsindex (CPI): Berechnen Sie die Kosteneffizienz Ihres Projekts, indem Sie den erwirtschafteten Wert durch die tatsächlichen Kosten teilen.
- Time Performance Index (SPI): Beurteilen Sie die Effizienz der genutzten Zeit, indem Sie den erwirtschafteten Wert durch den geplanten Wert teilen.
- Verzögerungen bei der Planung: Ermitteln Sie alle Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Fristen.
Wenn Sie diese Indikatoren verfolgen, werden Sie in der Lage sein, fundierte Entscheidungen zu treffen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.
Projektmanagementsoftware für eine effektive Nachbereitung nutzen
Projektmanagementsoftware ist ein wertvoller Verbündeter, wenn es darum geht, den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Sie bieten :
- Zentralisierung von Informationen: Alle projektbezogenen Daten werden an einem Ort gespeichert, was den Zugriff und die Aktualisierung erleichtert.
- Automatisierte Berichterstattung: Erstellen Sie schnell Fortschrittsberichte, um den Fortschritt mit Ihrem Team und den Beteiligten zu teilen.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Ermöglichen Sie Ihrem Team eine effektive Zusammenarbeit, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
- Ressourcenverfolgung: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Ressourcen optimal genutzt werden, und passen Sie diese bei Bedarf in Echtzeit an.
Durch den Einsatz dieser Tools gewinnen Sie an Effizienz und Genauigkeit bei der Überwachung des Fortschritts Ihrer Projekte.
Manuelle Techniken: Vorteile und Grenzen
Obwohl digitale Hilfsmittel sehr beliebt sind, bevorzugen oder benötigen einige Teams manuelle Techniken zur Fortschrittskontrolle.
Vorteile:
- Einfachheit: Es sind keine komplexen Schulungen oder Softwareinvestitionen erforderlich.
- Flexibilität: leicht an verschiedene Situationen anpassbar, ohne technische Einschränkungen.
Grenzen:
- Weniger genau: Ohne automatisierte Berechnungen ist das Fehlerrisiko höher.
- Zeitverbrauch: Aktualisierungen und Berichte nehmen mehr Zeit in Anspruch.
- Mangelnde Zentralisierung: Daten können verstreut sein, was den Zugriff und die Analyse erschwert.
Wenn Sie die Vorteile und Grenzen abwägen, können Sie die Methode wählen, die für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.
Tipps und Best Practices für eine erfolgreiche Fortschrittskontrolle
Um eine erfolgreiche Fortschrittskontrolle zu gewährleisten, ist es entscheidend, gute Praktiken anzuwenden und auf potenzielle Fallstricke zu achten.
Fehler, die Sie bei der Fortschrittskontrolle vermeiden sollten
- Vernachlässigung der Datenaktualisierung: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen für einen genauen Überblick über den Fortschritt auf dem neuesten Stand sind, um die Fehler, die in der Agentur zu vermeiden sind.
- Ignorieren Sie kleine Abweichungen: Auch kleine Abweichungen können sich summieren, seien Sie wachsam.
- Probleme nicht kommunizieren: Teilen Sie Herausforderungen und Verzögerungen mit, sobald sie erkannt werden, um schnell Lösungen zu finden.
- Mangelnde Konsistenz bei der Nachbereitung: Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Nachbereitungsmethode, um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.
Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung des Beobachtungsprozesses
- Überprüfen Sie Ihre Methoden regelmäßig: Nehmen Sie sich Zeit, um darüber nachzudenken, was funktioniert und was verbessert werden könnte.
- Bilden Sie Ihr Team aus: Stellen Sie sicher, dass jeder über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um effektiv zum Monitoring beizutragen.
- Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge: Führen Sie Projektmanagementwerkzeuge ein, die den Bedürfnissen Ihres Teams entsprechen.
- Bitten Sie um Feedback: Ermutigen Sie das Team und die Betroffenen, ihre Ideen zur Verbesserung des Prozesses mitzuteilen.
Feedback nutzen, um die Fortschrittskontrolle zu perfektionieren
- Analysieren Sie vergangene Projekte: Schauen Sie sich an, was gut funktioniert hat und was bei zukünftigen Projekten verbessert werden könnte.
- Schaffen Sie eine Lernkultur: Fördern Sie einen Ansatz, bei dem Fehler als Lernchancen gesehen werden.
- Teilen Sie die gelernten Lektionen: Stellen Sie sicher, dass das erworbene Wissen innerhalb des Teams und der Organisation weitergegeben wird.
- Passen Sie die Prozesse bei Bedarf an: Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Methoden und Instrumente auf der Grundlage von Feedback und Lessons Learned zu ändern.
Wenn Sie diese Ratschläge befolgen und auf die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Interessengruppen achten, können Sie den Fortschritt effektiv verfolgen und zum Erfolg Ihrer Projekte beitragen.
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