Nein, die Abrechnung nach Zeitaufwand ist nicht nur das Vorrecht von Anwälten!
Sie, Agenturen, Beratungsfirmen und Dienstleistungsunternehmen (Architekten, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros…), verbringen 10 bis 30 % der gesamten Arbeitszeit Ihres Unternehmens damit, Rechnungen zu erstellen, nachzufassen und über laufende oder zukünftige Rechnungen zu kommunizieren.
Zwischen der Verwaltung administrativer Aufgaben, der Verfolgung abrechenbarer Stunden dank eines Zeiterfassungstools und der Rechnungsstellung kann man sich leicht überfordert fühlen. Das Gleichgewicht liegt zwischen der Konsequenz der Mahnung zum richtigen Zeitpunkt, der guten Kommunikation zwischen den operativen Teams und der Buchhaltung, aber auch der Wahl der Automatisierung, die viele Einschränkungen beseitigen kann.
Welche Herausforderungen gibt es heute und welche Lösungen können implementiert werden, um sie leicht zu überwinden? Tauchen wir ein in die Lösungen, um weniger Zeit für die Abrechnung nach Zeitaufwand aufzuwenden.
Warum ist die Abrechnung nach Zeitaufwand eine Herausforderung?
Die Abrechnung nach Zeitaufwand wird von den Teams oft als lästige Pflicht angesehen, wirft aber auch entscheidende Fragen auf:
- Wie stellen Sie eine präzise und transparente Abrechnung für Ihre Kunden und Mitarbeiter sicher?
- Wie vermeiden Sie, dass der Abrechnungsprozess zu einer Stressquelle für Ihre Teams wird?
- Wie beeinflussen traditionelle Abrechnungsmethoden die Produktivität und die Moral der Teams?
Die Abrechnung nach Zeitaufwand kann zu Folgendem führen:
- Ein Motivationsverlust bei Mitarbeitern, die sich unter Druck fühlen.
- Fehler oder Auslassungen bei der Stundenberechnung, die zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen können.
- Administrative Komplikationen, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, zum Nachteil strategischer Aufgaben.
Die negativen Auswirkungen auf die Motivation der Teams
Wenn Mitarbeiter mehr Zeit mit der Erfassung und Abrechnung verbringen als mit der Ausführung ihrer Hauptaufgaben, kann dies demotivierend wirken. Dieses Gefühl der Frustration hängt oft mit dem Eindruck zusammen, Zeit für administrative Aufgaben zu verschwenden, anstatt direkt zum Erfolg des Kunden oder des Projekts beizutragen.
Ein häufiges Beispiel sind Freiberufler, die, obwohl sie es gewohnt sind, ihre eigene Abrechnung zu verwalten, sich durch die ständige Notwendigkeit, ihre abrechenbaren Stunden akribisch zu verfolgen, überfordert fühlen können. Dieser Stress kann sie von ihren Hauptaufgaben ablenken, was die Qualität der erbrachten Arbeit beeinträchtigt und letztendlich die Kundenzufriedenheit mindert.
Die finanziellen Risiken einer fehlerhaften Abrechnung
Abrechnungsfehler können schwerwiegende finanzielle Folgen haben. Ein falsch angewendeter durchschnittlicher Tagessatz (TJM), vergessene Stunden oder eine schlechte Verfolgung unbezahlter Rechnungen können zu erheblichen Einnahmeverlusten führen. Darüber hinaus kann eine verspätete oder fehlerhafte Abrechnung Zahlungen verzögern, was die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigt und seine Rentabilität gefährdet.
— Die Auswirkungen einer schlecht verwalteten Abrechnung in einem IT-Dienstleistungsunternehmen
Nehmen wir das Beispiel eines IT-Dienstleisters (ESN), der seinen Kunden pauschal abrechnet.
Wenn die geleisteten Stunden nicht genau erfasst werden oder zusätzliche Aufgaben ausgeführt werden, ohne den Pauschalpreis anzupassen, kann das Unternehmen bei jedem Projekt Geld verlieren. Schlimmer noch, wenn diese Fehler nicht rechtzeitig erkannt werden, kann dies die Kundenbeziehung beeinträchtigen und zukünftige Aufträge gefährden.
Welche alternativen Methoden gibt es?
Pauschalabrechnung: Einfachheit und Vorhersehbarkeit
Die Pauschalabrechnung ist eine Lösung, die häufig von Beratungsfirmen, Freiberuflern und sogar einigen IT-Dienstleistungsunternehmen angewendet wird. Hier sind die Gründe dafür:
- Kostentransparenz: Kunden wissen im Voraus, wie viel der Auftrag kosten wird, ohne Überraschungen am Monatsende.
- Zeitersparnis: Es ist nicht mehr nötig, jede Minute, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, zu verfolgen, was die administrative Verwaltung vereinfacht.
- Präzision: Da die Kosten im Voraus festgelegt sind, werden Fehler minimiert.
— Die Pauschalabrechnung in einer Beratungsfirma
Eine Beratungsfirma, die die Pauschalabrechnung für ihre Aufträge einführt, kann ihren Kunden volle Transparenz bieten. Zum Beispiel kann eine Firma eine Pauschale für die Prüfung eines Unternehmens oder die Implementierung eines neuen Prozesses anbieten. Der Kunde weiß genau, was er bezahlen wird, und die Firma kann sich auf die Ausführung des Auftrags konzentrieren, ohne sich um die genaue Zeiterfassung kümmern zu müssen.
- Das Gleichgewicht zwischen Zeiterfassung und Abrechnung bei Smash, einer Pariser Beratungsfirma, die das Furious-Tool verwendet
Stundenpakete und Abonnements: Flexibilität und Kundenbindung
Stundenpakete und Abonnements bieten eine Flexibilität, die von Kunden und Dienstleistern geschätzt wird:
- Bedarfsvorhersage: Der Kunde kauft eine bestimmte Anzahl von Stunden, die er nach Bedarf nutzen kann, was eine gewisse Vorhersehbarkeit bietet.
- Langfristige Beziehung: Abonnements ermöglichen es, Kunden zu binden und gleichzeitig einen regelmäßigen Einnahmestrom für das Unternehmen zu sichern.
- Anpassungsfähigkeit: Ideal für einmalige Aufträge oder zur Bewältigung von Arbeitsspitzen.
— Einsatz von Stundenpaketen in einem IT-Dienstleistungsunternehmen
In einem IT-Dienstleistungsunternehmen, können Stundenpakete für Wartungs- oder Supportleistungen verwendet werden. Zum Beispiel kann ein Kunde ein Paket von 50 Stunden kaufen, das er über einen Zeitraum von drei Monaten für einmalige Interventionen nutzen kann. Dieses Modell ermöglicht es dem IT-Dienstleistungsunternehmen, seine Ressourcen effizienter zu planen und gleichzeitig dem Kunden maximale Flexibilität zu bieten.
— Wie die Agentur Rébellion ihre Abrechnung mit Furious Squad optimiert hat
Die Werbeagentur Rébellion – mit rund sechzig Mitarbeitern – hat Furious vor mehreren Jahren als ERP eingeführt, um die Abrechnung ihrer Projekte
Infolgedessen verbesserte sich die Liquiditätsüberwachung des Unternehmens, und die Mitarbeiter konnten sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
David Aït-Ali, Mitbegründer von Rébellion
Furious ermöglicht uns eine extrem starke Überwachung, sowohl bei ausgehenden als auch bei eingehenden Rechnungen. Mit dem Bestellsystem sind die Einkäufe direkt mit den Projekten verknüpft. Bei ausgehenden Rechnungen sind unsere Rechnungen automatisiert, und unsere Kunden können direkt per elektronischer Unterschrift unterschreiben.
Wie kann Technologie die Rechnungsstellung und Finanzverwaltung transformieren?
Automatisierung: Ein wertvoller Verbündeter für mehr Effizienz
Die Automatisierung der Rechnungsstellung reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit. Hier sind einige konkrete Vorteile:
- Fehlerreduzierung: Durch die Automatisierung von Berechnungen und der Rechnungsstellung minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler.
- Zeitersparnis: Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und so Zeit für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen.
- Kundenzufriedenheit: Eine schnelle und präzise Abrechnung verbessert die Beziehung zu Ihren Kunden.
— Beispiel für die Nutzung des Furious-Tools zur Automatisierung der Rechnungsstellung
Mit Furious wird die Rechnungsstellung zum Kinderspiel. Dank der Automatisierung können Sie:
- Rechnungen mit einem Klick erstellen: Basierend auf den abrechenbaren Stunden und den zuvor erstellten Angeboten ermöglicht Ihnen die Software, Rechnungen schnell und fehlerfrei zu erstellen.
- Verbrauchte Stunden in Echtzeit verfolgen: Verfolgen Sie Ihre Projekte, geleisteten Stunden und damit verbundene Kosten in Echtzeit für eine optimale Verwaltung Ihrer Aktivitäten.
- Automatische Mahnungen: Bei Nichtzahlung sendet die Software automatisch Mahnungen, wodurch Sie sich wiederholende Aufgaben sparen.
Die Vorteile einer klaren und prognostizierten Ansicht
Eine klare und prognostizierte Sicht auf Ihre Finanzen dank Technologie kann:
- Budgetverwaltung optimieren: Hilft bei der effektiveren Planung und Zuweisung finanzieller Ressourcen.
- Cashflows prognostizieren: Ermöglicht die Verwaltung von Kosten und die Sicherstellung finanzieller Stabilität.
- Entscheidungsfindung erleichtern: Liefert wertvolle Finanzdaten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.
Wie eine Beratungsfirma Finanzberichte für eine bessere Verwaltung nutzt
Progress Partner, eine Beratungsfirma mit etwa dreißig Mitarbeitern, die Furious Squad zur Erstellung detaillierter Finanzberichte nutzt, konnte ihre Aufträge besser planen und zukünftige Ausgaben antizipieren. Dank präziser Daten konnte diese Firma nicht nur ihre Rentabilität verbessern, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden stärken, indem sie volle Transparenz bei der Verwaltung ihrer Projekte bot.
Vor Furious nutzten sie zwei separate Systeme, was zu Lücken und einer gewissen Freiwilligkeit bei den Kunden (keine Rechnung) führte.
Dank Furious, seiner globalen Sicht auf die Finanzoperationen und der Automatisierung, konnten sie die Quote unbezahlter Rechnungen von 30 % auf 9 % senken, und das in einem Wachstumszusammenhang.
Pascal VanBerten, assoziierter Direktor ProgressPartners
Heute steuern wir ausschließlich mit den in Furious eingegebenen Daten, sowohl für die Rentabilitätsüberwachung der Projekte als auch für die Zeitpläne der Berater. Wir haben zwischen 20 und 30 % Zeit bei der Verwaltung unserer Rechnungen gespart. Das Team ist nicht wesentlich gewachsen, aber wir verwalten 4- bis 5-mal mehr Rechnungen als zuvor.
Wie stellt man eine präzise und faire Abrechnung sicher?
Die Abrechnung nach Zeitaufwand ist ein heikles Thema, das besondere Aufmerksamkeit erfordert, um eine gesunde Kundenbeziehung und eine stabile Finanzverwaltung aufrechtzuerhalten.
Häufige Fehler bei der Abrechnung nach Zeitaufwand vermeiden
Die Abrechnung nach Zeitaufwand kann voller Fallstricke sein, wenn sie nicht korrekt gehandhabt wird. Hier sind einige Strategien, um häufige Fehler zu vermeiden:
- Rechnungssoftware verwenden: Ein Tool wie Furious verwenden, das die für jedes Projekt oder jeden Auftrag aufgewendete Arbeit genau verfolgt.
- Klare Prozesse etablieren: Richtlinien für die Zeiterfassung und Abrechnung festlegen, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Offen kommunizieren: Eine transparente Kommunikation mit den Kunden bezüglich Methoden und Preisen sicherstellen.
Transparenz und Genauigkeit bei der Kundenabrechnung gewährleisten
Transparenz und Genauigkeit bei der Abrechnung sind entscheidend, um Vertrauen bei Ihren Kunden aufzubauen und zu erhalten. So können Sie dies erreichen:
- Rechnungen detaillieren: Detaillierte Rechnungen erstellen, die die geleistete Arbeit und die damit verbundenen Kosten klar erläutern.
- Honorarvereinbarungen treffen: Tarife und Abrechnungsmethoden im Voraus besprechen und vereinbaren.
- Flexibilität bieten: Verschiedene Zahlungsoptionen anbieten und offen für Diskussionen über Zahlungsbedingungen sein.
— Wie erfährt man, welche Zeiten abgerechnet wurden?
Um zu sehen, welche Zeiten abgerechnet wurden oder nicht, können Sie unser Widget „„Nicht abgerechnete Zeiten““ in Furious Squad verwenden. Dieses Widget ermöglicht es Ihnen, nach Kunde, Vertrag, Projekt zu filtern und durch Ankreuzen der Kästchen spontan Rechnungen für die geleistete Arbeit zu erstellen.
— Die Vorteile der Rechnungserstellung mit Furious Squad
Hier ist ein Überblick über die Vorteile, die Sie durch die Nutzung von Furious Squad als Verwaltungstool erhalten:
- Flexibilität bei der Dokumentenerstellung: Sie können verschiedene Dienstleistungen und Projekte gruppieren und mehrere Budgets einem einzigen Ordner zuordnen.
- Maßgeschneiderte Dokumentenerstellung: Erstellen Sie personalisierte Dokumente, die genau den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
- Automatisierung von Mahnungen: Senden Sie automatisch Mahnungen für überfällige Zahlungen, wodurch Sie Zeit für wiederkehrende Aufgaben sparen.
Moderne Methoden anwenden
Weniger Zeit für die Abrechnung zu verbringen bedeutet nicht, Genauigkeit oder Transparenz zu vernachlässigen. Mit den richtigen Tools und angepassten Methoden können Sie:
- Ihre Arbeit optimieren: Durch die Einführung von Praktiken, die den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduzieren.
- Kundenbeziehung verbessern: Durch eine klare, präzise und schnelle Abrechnung.
- Ihre Rentabilität steigern: Durch die Reduzierung von Fehlern und die Automatisierung von Prozessen.
Mit Furious Squad haben Sie alle Trümpfe in der Hand, um Ihr Geschäft effizient zu verwalten und weniger Zeit mit der Abrechnung der geleisteten Zeit zu verbringen.
Wie verbringt man also letztendlich weniger Zeit mit der Abrechnung der geleisteten Arbeitszeit?
Um dieses Problem zu lösen und Ihnen Zeit zu sparen, ermöglicht Furious Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Teams automatisch zu verfolgen – ob sie einem Projekt zugeordnet sind oder nicht – und Rechnungen mit einem Klick dank der automatisierten Abrechnung zu erstellen, basierend auf den erfassten Zeiten des ausgewählten Zeitraums.
Sie können Ihre Rechnungen automatisch versenden, ebenso Mahnungen bei Nichtzahlung, und natürlich sind Ihre Stichtage präzise und in Echtzeit.
Sie haben einen klaren und prognostizierten Überblick über die finanzielle Situation Ihrer Agentur und erhalten Ihre Liquidität schneller zurück. Unverzichtbare Best Practices eines Vorbuchhaltungstools.
Wann fangen Sie also an, Furious zu sein?
