Agencia lionesa especializada en marketing y comunicación territorial, articulo apoya tanto a las autoridades locales como al sector privado. ¿Su ADN? Contenido, precisión y un espíritu de equipo bien engrasado.
Pero cuando el equipo quiso subir una marcha en términos de organización interna, necesitaba una herramienta capaz de alinear todos los cursores: producción, precontabilidad, visión del cliente, gestión del equipo… y, sobre todo, poner un poco de aceite en las ruedas.
Una organización que carecía de un hilo conductor
Durante mucho tiempo, el equipo funcionó con una combinación de herramientas relacionadas con la decoración, cada una de las cuales satisfacía una necesidad específica, pero sin una verdadera coherencia global. El resultado eran reuniones de producción que se alargaban toda la mañana en un ambiente, digamos, eléctrico.
Se habían producido 3 señales de alarma:
- Tiempo perdido en la doble entrada entre la gestión del proyecto y la agenda de Outlook.
- No hay centralización de la información Cada vez que alguien se iba de baja, había que redactar un “testamento” de 5 páginas para pasar el testigo.
- Falta de visibilidad interfuncional entre proyectos, facturación, CRM y proveedores de servicios.
Un desencadenante: el deseo de hacerlo mejor, colectivamente
Fue Estelle, Directora de Oficina, quien inició el cambio. Rigurosa y pragmática, identificó rápidamente Furious como la solución capaz de unificar los flujos de trabajo sin complicar las operaciones cotidianas. Desde la primera demostración, los equipos se lo creyeron.
«Desde la demostración, uno de los jefes de proyecto dijo: “Eso es lo que quiero”.
¿Y para garantizar la adopción? Estelle no reparó en gastos:
- Incorporó a un gestor de proyectos desde el principio,
- Organizó un despliegue rápido pero estructurado,
- Establece un ritual de equipo: el “Punto Furioso de Buenas Prácticas”.una reunión mensual para hablar de los cuellos de botella y compartir consejos.
Resultado: en menos de 3 meses, todo el equipo está en marcha. Sí, incluso los más escépticos. (Bueno, casi todos. Aún queda una hoja de cálculo rebelde, pero estamos trabajando en ello).
Antes / Después de Furious
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Sin furia |
Con Furiosa |
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Reuniones de producción de 3 horas |
45 minutos en poco tiempo, sin estrés |
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» Testamentos de 5 páginas para vacaciones |
Acceso inmediato a la información del proyecto |
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Doble entrada Outlook / gestión de proyectos |
Sincronización suave |
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Dividir la facturación entre herramientas |
Vigilancia integrada, clara y controlada |
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Herramientas aisladas, ergonomía anticuada |
Plataforma intuitiva y centralizada |
Resultados que se pueden medir... y sentir
El impacto es inmediato:
- Reducción del 75% del tiempo de las reuniones de producción.
- 2 horas ahorradas a la semana por empleado en buscar y compartir información.
- Eliminación del laborioso manual cada vez que te vas de vacaciones.
- Mayor serenidad y capacitación del equipo, que se apropia de los procesos con facilidad.
Una lección de gestión del cambio
Cambiar las herramientas nunca es sólo cuestión de hacer clic. Tiene que ver con las personas, la cultura de la agencia y el cambio de hábitos. En J’articule, hemos tenido éxito en tres frentes:
- Un patrocinador interno identificado (Estelle),
- Un despliegue rítmico y asertivo (sin fases “a medias”),
- Una cultura de retroalimentación y propiedad colectivaencarnada en los rituales establecidos.
Atención: vigilancia sobre importar datos históricos era clave. Es necesario anticiparse a este punto para evitar errores contables (como notas de crédito innecesarias que haya que rectificar posteriormente).
Furioso pero también ético
Tengo una gran conciencia medioambiental (participo en la CEC y he creado una revista sobre buenas prácticas empresariales). Este posicionamiento tuvo eco en Furious :
- Una empresa autofinanciada, alejada de la carrera de recaudación de fondos,
- Crecimiento controlado,
Un equipo de producto que escucha los comentarios del terreno.
Y si eres tú...
¿Sigues gestionando tus proyectos con varias herramientas diferentes? ¿Tus equipos utilizan varias hojas de cálculo y las reuniones se eternizan? Esto es lo que te recomendamos:
- Mapea tu uso real (facturación, gestión de tareas, coordinación de clientes, etc.),
- Prueba una demo con tus empleados clave,
- Apóyate en un patrocinador interno para apoyar la transición,
- Y, sobre todo, no subestimes las microganancias: son el verdadero ahorro.
¿La última palabra?
Sencillo, directo, eficaz. Furioso es ahora un reflejo cotidiano para todo el equipo. E incluso los que se resistían al principio han llegado a apreciarlo. El programa se ha convertido en un compañero indispensable para J’articule.
Y tú, ¿cuánto tiempo pierdes cada semana buscando información que no encuentras, introduciendo datos por duplicado o gestionando largas reuniones?
Furious ayuda a las agencias a recuperar el control de sus operaciones. Una plataforma. Una fuente de verdad. Y equipos que pueden respirar (palabras del Director de Oficina).
