¿Estás en números rojos y, aun así, tu proyecto con tarifa plana no es rentable?

¿A quién no le ha pasado ese momento de soledad en el que tu jefe o el departamento de contabilidad te dice que ese proyecto en el que te pasas las tardes y los fines de semana, y que te está volviendo loco desde hace varias semanas o meses, está registrando pérdidas abismales a pesar de todo el tiempo y la energía que le dedicas?

¿Trabajas a tanto alzado? Tú ya lo sabes.

Pero, ¿por qué, si estás en números rojos, tu proyecto no es rentable?

Lo primero es echarle la culpa a los comerciales: ¡solo tenían que haber vendido más caro! Ya les hemos dicho: «Hacen lo que sea para conseguir el proyecto y luego nos las apañamos nosotros…». Variante: «Han vendido demasiado barato porque no tienen ni idea», etc., etc.

Los comerciales a veces culpan a la gestión de proyectos de que «no sabe contar»… Y el equipo de producción culpa a todos los demás.

En fin, la culpa es de todos y, por lo tanto, a menudo de nadie. Y, de hecho, es por eso que este tipo de situaciones se repiten… a menudo. Menudo rollo.

La verdad es que esto suele pasar en las agencias que no tienen herramientas ni métodos para gestionar proyectos a precio fijo, lo que a menudo pone de manifiesto los puntos débiles de una agencia.

Aquí tienes algunas reglas básicas que te ayudarán a cambiar esta tendencia:

El control de horarios

Una pregunta muy sencilla: ¿sabes cómo llevar un control semanal del tiempo que dedica cada persona a un proyecto? Si la respuesta es «no», «no muy bien» o «más o menos», es hora de ponerle remedio.

Furious hace que esta tarea sea sencilla, incluso automática, en el 80 % de los casos. Una auténtica transformación, tanto en la gestión de tus proyectos como en la gestión de tu producción.

El control semanal de los proyectos y las horas dedicadas frente a lo que se ha vendido

¿Quién se encarga en tu empresa de controlar cada semana los retrasos en los proyectos? ¿Tenéis a alguien que se encargue de supervisar los plazos?

Aunque en algunas agencias el «carrito» es ya una tradición, cada vez se tolera menos, y es comprensible. Se espera que tu empresa sepa evaluar la carga de trabajo para tomar medidas cuando se satura.

Compartir semanalmente con el cliente la información sobre los proyectos

Es fundamental que, al menos una vez a la semana, compartas con tu querido cliente los índices de gastos respecto a lo vendido, la planificación, la facturación… Así, él no podrá hacerse el despistado y, sobre todo, esto te obligará a resolver los problemas de sobrecoste en cuanto surjan.

¡Furious te permite compartir estos KPI con tu cliente con solo un clic!

La contabilización en el proyecto vendido del tiempo dedicado a la preventa

Cuando te adjudican un proyecto, no tiras a la basura el tiempo que has dedicado a la fase previa a la venta. Normalmente ya has avanzado un poco en el proyecto, así que es lógico que ese tiempo se refleje en los plazos del proyecto.

Por cierto, aquí se habla de eso.

Un motor de anticipación

Sin entrar en temas de ciencia ficción, con buenas herramientas como Furious, sabes antes de que sea demasiado tarde que el proyecto va a fracasar. Estas funciones te ayudan a supervisar y controlar los proyectos en tiempo real, modelando los proyectos complejos e indicando desde el principio la rentabilidad estimada a largo plazo. ¡Una auténtica ventaja para gestionar tu negocio de forma táctica!

Poder analizar la rentabilidad

Tienes que tener un análisis de:

• la rentabilidad comercial: tiempo vendido frente a tiempo dedicado
• la rentabilidad neta: tiempo dedicado × coste real del personal que ha trabajado en el proyecto / tiempo facturado.

Para afinar este análisis, es fundamental incluir el cálculo del retorno de la inversión, un método imprescindible para evaluar con precisión la eficacia de tus proyectos. Y para ir aún más allá, la planificación de la producción con inteligencia artificial te permite cruzar automáticamente estos datos con los tiempos dedicados, los costes y la carga de trabajo prevista, con el fin de anticipar los puntos de fricción y optimizar cada recurso. La diferencia entre ambos te permitirá evaluar, por ejemplo, la ocupación de los perfiles sénior o de los becarios… ¡y eso, obviamente, lo cambia todo!

La suspensión de los proyectos que no son rentables

¡Es un tema tabú en la agencia y, sin embargo, qué necesario es!

No dudes en dejar un proyecto si va a fracasar… ¡antes de que fracase!

Tendrás más que perder si sobrecargas a tus equipos (el coste de la rotación de personal suele subestimarse en las agencias) y los mantienes ocupados en proyectos que no son rentables que si pierdes a un cliente.

Para ayudarte, existen herramientas de gestión empresarial como Furious que te facilitan el seguimiento de estos temas de forma muy visual. Es un auténtico aliado para optimizar la gestión de tus proyectos y tu plan de acción, a la vez que te ofrece una visión predictiva que te avisa con mucha antelación, antes de que sea demasiado tarde.

Otra ventaja (y no es la menor): ¡el trabajo en equipo fluye mejor porque analizamos las dificultades basándonos en datos objetivos, y no en malentendidos o prejuicios entre diferentes profesiones y perfiles!

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