Sei sommerso dai debiti eppure il tuo progetto a forfait non è redditizio?

A chi non è capitato quel momento di solitudine in cui il tuo capo o l’ufficio contabilità ti dice che quel progetto su cui passi le serate e i fine settimana, che ti sta logorando il cervello da settimane o mesi, sta subendo perdite abissali nonostante tutto il tempo e l’energia che ci stai mettendo?

Lavori a forfait? Lo sai bene anche tu.

Ma perché, visto che sei in difficoltà, il tuo progetto non è redditizio?

Per primi si danno la colpa ai commerciali: bastava che vendessero a un prezzo più alto! Glielo abbiamo già detto: «Fanno di tutto per aggiudicarsi il progetto e poi ce la caviamo da soli…». Variante: «Hanno venduto a un prezzo troppo basso perché non ne capiscono niente» ecc. ecc.

I commerciali a volte danno la colpa alla gestione dei progetti che “non sa fare i conti”… La produzione dà la colpa a tutti gli altri.

Insomma, è colpa di tutti e quindi spesso di nessuno. Ed è proprio per questo che questo tipo di situazione si ripete… spesso. Che atmosfera!

In realtà, è tipico delle agenzie che non dispongono di strumenti né di metodi per gestire i progetti a forfait, il che spesso mette in luce i punti deboli di un’agenzia.

Ecco alcune regole di base che ti aiuteranno a invertire la tendenza:

Il monitoraggio delle ore

Una domanda semplicissima: sai come registrare ogni settimana il tempo che ogni persona dedica a un progetto? Se la risposta è “no”, “non proprio” o “più o meno”, è ora di rimediare alla situazione.

Furious rende questo compito semplice, se non addirittura automatico, nell’80% dei casi. Una vera e propria trasformazione, sia nella gestione dei tuoi progetti che in quella della tua produzione.

Il controllo settimanale dei progetti e delle ore impiegate rispetto a quanto venduto

Chi, nella tua azienda, controlla ogni settimana gli scostamenti rispetto al progetto? Hai un “responsabile” che si occupa di tenere sotto controllo le tempistiche?

Anche se in alcune agenzie il “carico di lavoro eccessivo” è ormai una consuetudine, viene tollerato sempre meno, e si capisce perché. Ci si aspetta che la propria azienda sappia valutare il carico di lavoro per intervenire quando la situazione diventa insostenibile.

L’aggiornamento settimanale con il cliente sulle informazioni relative ai progetti

È fondamentale condividere almeno una volta alla settimana con il tuo cliente preferito i rapporti tra costi e ricavi, la pianificazione, la fatturazione… In questo modo lui non potrà fingere di non sapere nulla e, soprattutto, questo ti costringerà a risolvere i problemi di superamento dei costi non appena si presentano.

Furious ti permette di condividere questi KPI con il tuo cliente con un solo clic!

La contabilizzazione nel progetto venduto del tempo dedicato alla prevendita

Quando si aggiudica un progetto, non si butta via il tempo dedicato alla fase di pre-vendita. Di solito si è già lavorato in parte sul progetto, quindi è normale che questo tempo venga conteggiato nei tempi complessivi del progetto.

Ne parliamo proprio qui.

Un motore di anticipazione

Senza parlare di fantascienza, con ottimi strumenti come Furious, ti accorgi prima che sia troppo tardi che il progetto sta andando a rotoli. Queste funzionalità ti aiutano a monitorare e controllare i progetti in tempo reale, modellando quelli più complessi e indicando fin dall’inizio la redditività stimata a lungo termine. Un vero vantaggio per gestire in modo tattico la tua attività!

Essere in grado di analizzare la redditività

Devi disporre di un’analisi relativa a:

• redditività commerciale: tempo venduto VS tempo impiegato
• Redditività netta: tempo impiegato × costo effettivo del personale che ha lavorato al progetto / tempo fatturato.

Per affinare questa analisi, è fondamentale includere il calcolo del ritorno sull’investimento, un metodo imprescindibile per valutare con precisione l’efficacia dei tuoi progetti. E per andare ancora oltre, la pianificazione della produzione basata sull’intelligenza artificiale permette di incrociare automaticamente questi dati con i tempi impiegati, i costi e il carico di lavoro previsto, in modo da anticipare i punti di attrito e ottimizzare ogni risorsa. La differenza tra le due cose ti permetterà di valutare, ad esempio, il carico di lavoro dei profili senior o dei tirocinanti… e questo, ovviamente, cambia tutto!

La sospensione dei progetti non redditizi

È un argomento tabù in agenzia, eppure è davvero indispensabile!

Non devi esitare a interrompere un progetto se sta andando a rotoli… prima che sia troppo tardi!

Avrai più da perdere se sovraccarichi troppo i tuoi team (il costo del turnover è spesso sottovalutato nelle agenzie) e li impieghi in progetti non redditizi, piuttosto che perdere un cliente.

Per aiutarti, ci sono strumenti per gestire la tua azienda come Furious, pensati per semplificarti il monitoraggio di questi aspetti in modo molto intuitivo. È un vero e proprio alleato per ottimizzare la gestione dei tuoi progetti e il tuo piano d’azione, offrendoti al contempo una visione predittiva che ti avvisa con largo anticipo, prima che sia troppo tardi.

Un altro vantaggio (e non da poco): il lavoro di squadra è più fluido perché si analizzano le difficoltà sulla base di dati oggettivi, e non sulla base di incomprensioni o pregiudizi tra figure professionali e profili diversi!

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