Entregar a tiempo, sin quemar a los equipos. Encontrar el equilibrio adecuado entre carga, disponibilidad y rentabilidad. Ese es el punto clave para cualquier agencia.
Pero entre plannings cambiantes, imprevistos de clientes y seguimiento parcial del tiempo empleado, el staffing se convierte a menudo en un quebradero de cabeza. Y siempre son las mismas trampas las que aparecen… silenciosas, pero costosas.
Aquí tienes los 5 errores que siguen lastrando la gestión de tus recursos – y sobre todo, cómo evitarlos desde ahora.
Error n.º 1: No hacer seguimiento de todos los tiempos
En muchas agencias, solo se registra el tiempo “visible”: el empleado en la producción facturable. ¿El resto? Olvidado. Sin embargo, es ahí donde a menudo se esconde buena parte del problema.
- La preventa, las fases de definición o las licitaciones movilizan a los equipos… sin ser nunca registradas.
- Los freelances a veces se gestionan por separado, sin integración en las herramientas de staffing. Resultado: tienes la impresión de tener disponibilidad… cuando ya está ocupada.
- Algunos tiempos internos como I+D, soporte o formaciones simplemente no se imputan.
Esta falta de claridad genera diferencias importantes entre la carga real y la que crees tener. Y a escala de un mes o un trimestre, es todo tu margen el que se resiente.
Sin seguimiento global, subestimas tus proyectos, sobrecargas a tus equipos y pierdes el hilo de la rentabilidad.
Error n.º 2: No hacer seguimiento del 100% de la disponibilidad real de los equipos
Muchas agencias creen tener buena visibilidad sobre los plannings. En realidad, funcionan con datos parciales. Y datos parciales significan decisiones erróneas.
- Cuando un colaborador registra solo lo que considera “útil” (la producción para cliente, las reuniones clave), deja toda una parte de su actividad en la sombra.
- Resultado: lo ves como disponible al 40%, cuando ya está absorbido por preventa, soporte o tareas internas.
- Esta subdeclaración distorsiona completamente la capacidad real de los equipos. Crees poder hacer staffing, pero sobrecargas sin querer.
Para dirigir eficazmente, hay que apuntar al 100% de imputación, incluidas las tareas no facturables. Es la única forma de alinear carga, disponibilidad y carga mental.
Error n.º 3: No establecer un ritmo o deadline común para imputar
En algunas agencias, cada uno imputa “cuando tiene tiempo”… Es decir: nunca en el momento adecuado, nunca de manera homogénea.
- Sin marco colectivo, las imputaciones se vuelven inexplotables: algunas se hacen día a día, otras a final de mes a toda prisa.
- Esta variabilidad hace que los datos sean incoherentes e inutilizables para dirigir en tiempo real.
- Para evitar esto, hay que establecer un ritual claro: un deadline semanal, recordatorios automáticos y responsabilidad directiva.
El objetivo no es controlar, sino garantizar datos fiables. Porque sin ritmo común, tu staffing se construye sobre arena.
Error n.º 4: No controlar lo que se registra
Obtener tiempos registrados está bien. Pero asegurarse de que son coherentes, está mejor. Demasiadas agencias dejan pasar imprecisiones sin inmutarse.
- Ejemplo clásico: una tarea prevista para 1h se imputa a 5h… sin justificación.
- Sin validación directiva, estas diferencias pasan desapercibidas, distorsionan los plannings y confunden el análisis de cargas.
- También es una señal de alerta: si un colaborador emplea demasiado tiempo en una tarea, quizás sea un problema de briefing, de alcance o de desarrollo de competencias.
Establecer un control regular no es vigilancia: es gestión sana. Es lo que permite ajustar, formar y optimizar sin esperar a que se descontrole.
Error n.º 5: Hacer staffing de más de lo que se ha vendido
Con la intención de hacerlo bien, algunas agencias caen en una trampa común: añadir recursos para “asegurar”, sin verificar si el presupuesto lo permite.
- Has vendido 10 días, pero pones 12 para terminar a tiempo. Resultado: el margen se esfuma, o incluso se vuelve negativo.
- Esta diferencia entre el staffing real y el perímetro vendido es difícil de detectar sin herramienta específica.
- Peor: sin alertas claras, normalizas el exceso y creas un funcionamiento con pérdidas.
El staffing nunca debe estar desconectado de lo comercial. Sin control preciso, das más de lo previsto… y lo pagas caro.
¿Cómo evitar estos errores con una herramienta como Furious?
Estos errores son frecuentes, pero no inevitables. Con una buena herramienta, ganas en visibilidad, rigor y rentabilidad. Furious se ha diseñado para eso: ayudarte a retomar el control de tu staffing sin complejidad innecesaria.
- 100% de los tiempos registrados, incluidas las preventas, soporte, freelances o tareas internas.
- Recordatorios automáticos para la imputación, deadlines configurables y flujo de validación integrado.
- Comparación en tiempo real entre el tiempo vendido y el tiempo realmente consumido.
- Vista centralizada sobre las disponibilidades y las cargas, para hacer staffing con total lucidez.
- Y sobre todo: un planning preconstruido al 80%, que solo tienes que ajustar.
Con Furious, diriges tus proyectos manteniendo siempre una ventaja. No más confusión. No más sobrecarga imprevista. Solo una gestión clara, fluida y rentable.
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