El contexto: una agencia de consultoría en pleno crecimiento, frenada por sus herramientas
Cosa es una agencia híbrida que combina consultoría estratégica, branding, e-commerce y producción de medios. Un modelo ágil, distribuido entre 4 oficinas (incluido un polo tecnológico en Túnez), y una sesentena de colaboradores comprometidos.
Pero claro, agilidad también significa complejidad operativa. Y como muchas agencias en crecimiento, Cosa había construido una pila de herramientas «a la carta».
¿El resultado? Un milhojas digital goloso… en ancho de banda humano.
A mí me encanta Excel y tratar datos... pero no es nuestro negocio principal: vender nuestra experiencia en branding y e-commerce.
Los síntomas: carga mental y aproximaciones
1. Herramientas que no se comunican entre sí
Cada exportación requería retoques manuales. Para reconstruir la rentabilidad de un proyecto, había que cruzar los tiempos dedicados, las facturas, los presupuestos y las compras a proveedores. Y asegurarse de que todo encajara.
2. Márgenes difusos, análisis inciertos
Con un margen de error permitido de + o – 5% en la rentabilidad, es difícil tomar decisiones fiables, sobre todo en un año tenso.
3. Una gestión dispersa
Jefes de proyecto, dirección, socios… cada uno tenía su visión, sus hojas de cálculo, su nivel de comodidad. La gestión era más atomizada que compartida e industrial.
¿Qué nos convenció? Furious habla nuestro idioma. Está pensado para agencias, por gente que entiende nuestras verdaderas limitaciones.
El detonante: una herramienta pensada por agencias, para agencias
Cuando llega el momento de cambiar, a menudo dudamos. ¿Por qué? Porque tenemos miedo de perder el control sobre procesos hechos a medida.
“En nuestro caso, teníamos muchas herramientas pequeñas. Eso dificultaba el cambio. Pero Furious se pensó para agencias como la nuestra, así que la adaptación fue natural.”
Lo que convenció a Cosa:
- Una interfaz que habla el idioma de las agencias
- Funcionalidades alineadas con su modelo (tarifa plana, gestión de recursos, multi-oficinas…)
- Una evolución visible del producto entre su primera prueba y la decisión final
El despliegue: una migración ambiciosa, un acompañamiento tranquilizador
Seamos sinceros: migrar 10 años de datos nunca es un camino de rosas.
Pero con un acompañamiento dedicado (gracias Chloé), un equipo de proyecto motivado y la posibilidad de importar los datos de forma autónoma a través de CSV, la transición se realizó sin causar estragos.
Desde el primer proyecto bien importado en Furious, el cuadro de rentabilidad que se actualiza solo... es mágico.
Clave del éxito: dos jefas de proyecto internas promovidas como “campeonas Furious” + un canal de Slack para centralizar las preguntas = adopción rápida y eficaz.
Los resultados: más valor, menos fricción
1. Una gestión centralizada y fiable
Con Furious, los equipos de Cosa por fin tienen acceso a una visión clara, consolidada y en tiempo real de su actividad. Los cuadros de mando ofrecen tanto a la dirección como a los jefes de proyecto una lectura precisa de la rentabilidad, el avance y la carga de trabajo de cada proyecto. Se acabaron las exportaciones manuales, los cruces aproximados y las decisiones tomadas de forma arbitraria: ahora, cada indicador es accesible con unos pocos clics. Esta mejora de la visibilidad transforma la gestión en una palanca estratégica en lugar de un quebradero de cabeza analítico.
2. Un proceso fluido de principio a fin
Furious ha permitido a Cosa unificar todo su ciclo de producción. Desde la oportunidad comercial hasta el presupuesto, del proyecto a la facturación, pasando por la compra de proveedores y el seguimiento de los tiempos… todo se encadena en una lógica fluida, sin ruptura de herramientas ni reintroducción de datos. Incluso los módulos que a menudo se descuidan, como el ticketing o el time tracking, se han convertido en puntos de apoyo para gestionar con mayor precisión los presupuestos y las cargas de trabajo. Este nivel de integración permite una verdadera comodidad operativa y libera tiempo en todos los puestos.
3. Una herramienta adoptada (casi) sin resistencia
Como en toda organización, ciertas costumbres son difíciles de erradicar. Pero al designar a dos referentes internas desde el principio, Cosa ha sabido facilitar la adopción de Furious entre todos los equipos. Resultado: incluso los más reacios a las nuevas herramientas han acabado por abandonar sus Google Sheets. El chatbot IA integrado, particularmente eficaz, también ha contribuido a este entusiasmo al ofrecer un soporte rápido y pertinente, sin saturar los canales internos. Hoy en día, la herramienta es unánime. Y todos se benefician, empezando por aquellos que pasaban más tiempo cruzando cifras que gestionando realmente sus proyectos.
En conclusión: una herramienta, un método, una postura
Adoptar Furious no es solo instalar un software. Es aceptar repensar parte de tu organización alrededor de una herramienta central. Y es ahí donde suele ocurrir la magia.
Tenemos la mejor herramienta para una agencia... siempre que se utilice bien.
En Cosa, el esfuerzo de adaptación ha sido mínimo, pero el impacto ha sido máximo. Y hoy en día, es imposible volver atrás: sin Furious, no hay un seguimiento rentable fiable, ni serenidad en la creación de proyectos, ni claridad empresarial.
¿Y usted? ¿Cómo va la gestión de su agencia?
Si todavía pasa demasiado tiempo haciendo que sus herramientas se comuniquen entre sí… quizás sea el momento adecuado para descubrir Furious.
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