La decisión que puede costarte (muy) caro
Tienes 30 personas, quizás 50. Tu despacho funciona, los proyectos se suceden, contratas con regularidad. Y sin embargo, pasas las tardes en Excel intentando entender si tus proyectos son rentables. Tu equipo hace malabarismos entre siete herramientas diferentes que no se comunican entre sí. ¿Y esa famosa «visión consolidada» que todo el mundo reclama? Solo existe en tus sueños.
Te dices que es hora de pasarte a un ERP de verdad. Tienes razón.
Pero aquí está el problema: entre el 55% y el 75% de los proyectos ERP fracasan. Y cuando decimos «fracasan», no hablamos de un simple retraso. Hablamos de sobrecostes del 189% de media, de proyectos abandonados tras meses de esfuerzos, de despachos que acaban volviendo a sus viejos procesos porque la nueva herramienta era peor que la anterior.
¿El coste de una mala decisión? Cientos de miles de euros que se van en humo. Equipos desmotivados. Un crecimiento bloqueado. Y esa sensación deprimente de haber invertido una fortuna en una herramienta que te perjudica en lugar de ayudarte.
¿La buena noticia? Estos fracasos no son inevitables. Son el resultado directo de malos criterios de selección. De despachos que eligen basándose en bonitas demos comerciales en lugar de en sus verdaderas necesidades operativas. Que subestiman la complejidad de la implementación. Que olvidan que sus equipos tendrán que vivir con esta herramienta ocho horas al día.
Aquí tienes los 10 criterios que separan un ERP que transforma tu despacho de un ERP que lo hunde. Por orden. Sin concesiones.
La herramienta realmente entiende tu negocio (no solo la contabilidad)
El verdadero problema
No eres un fabricante de widgets. No gestionas inventarios de productos. Tu negocio consiste en tiempo humano vendido por hora o por proyecto. Son proyectos que duran tres semanas o dieciocho meses. Es consultoría, experiencia, acompañamiento.
Y sin embargo, el 80% de los ERP en el mercado han sido diseñados para industrias manufactureras o de comercio. ¿El resultado? Son excepcionales para gestionar tu tesorería y tu contabilidad, pero están completamente fuera de lugar en todo lo que hace la especificidad de tu negocio.
Lo que hay que verificar concretamente
Un ERP pensado para consultorías debe gestionar de forma nativa:
El seguimiento del tiempo Tus consultores deben poder registrar su tiempo dedicado y planificado sin esfuerzo. Un tiempo futuro que se convierte automáticamente en pasado una vez transcurrida la fecha. Sin doble entrada. Sin fricción.
La rentabilidad del proyecto en tiempo real No dentro de dos meses cuando tu contable haya cerrado. Ahora. Con la capacidad de ver instantáneamente si un proyecto se desvía y corregir el rumbo antes de que sea demasiado tarde.
La asignación inteligente de personal ¿Quién está disponible? ¿Quién tiene las habilidades requeridas? ¿Quién ya está sobrecargado? La herramienta debe darte estas respuestas en unos pocos clics, no después de tres horas de cruzar datos entre tu planificación y tus hojas de Excel.
La gestión de la preventa Porque pasas del 20% al 30% de tu tiempo haciendo propuestas sin cobrar. Esta inversión debe ser rastreada, medida, arbitrada. De lo contrario, estás perdiendo dinero sin siquiera saberlo.
Las trampas a evitar
Desconfía de las soluciones «ERP generalistas + módulo de servicios». En el 90% de los casos, el módulo de servicios es un complemento añadido a un software diseñado para otra cosa. Siempre faltarán funcionalidades críticas para tu negocio.
2. La implementación no dura seis meses (y no cuesta el precio de la herramienta)
El verdadero problema
Los costes de implementación generalmente representan entre el 100% y el 200% del coste anual del software. En otras palabras: si pagas 50.000€ al año de licencia, prevé 50.000 a 100.000€ adicionales solo para ponerlo en marcha. Y eso es cuando todo va bien.
Solo el 27% de los proyectos ERP se entregan a tiempo. Tres cuartas partes se desvían. ¿Y mientras tanto? Tu consultora está en modo proyecto. Tus equipos dedican del 25% al 50% de su tiempo a la implementación en lugar de facturar a clientes. Tu crecimiento está en pausa.
Lo que hay que verificar concretamente
Pregunta al vendedor:
Duración media de implementación para una consultora de tu tamaño Si te dicen «de tres a seis meses», indaga más. Pide referencias de clientes con plazos reales. Si sistemáticamente es más largo, es mala señal.
Metodología de integración ¿Es un big bang donde todo cambia de golpe? ¿O un enfoque modular donde puedes desplegar progresivamente? La segunda opción es infinitamente menos arriesgada.
Nivel de personalización necesario Cuanto más requiera la herramienta desarrollos a medida, más largo, caro y arriesgado será. Un buen ERP para consultorías debe ser configurable pero no requerir código personalizado para funcionar.
Acompañamiento incluido ¿Cuántos días de formación? ¿De configuración? ¿De soporte al inicio? Si todo es opcional, multiplica el presupuesto por dos.
Las trampas a evitar
Las demostraciones comerciales siempre te muestran la versión final, perfectamente configurada, con datos de demostración impecables. ¿Lo que nunca muestran? Los seis meses de dificultades para llegar ahí. Insiste en hablar con un cliente que acaba de terminar su implementación, no con uno que lleva usando la herramienta cinco años.
3. Sus equipos pueden usarlo sin una formación de tres semanas
El verdadero problema
El 95% de las empresas que fracasan en su proyecto ERP dedican menos del 10% de su presupuesto a la formación. Pero he aquí la paradoja: si tu herramienta requiere tres semanas de formación para ser utilizable, el problema lo tiene la herramienta, no tus equipos.
Tus consultores son expertos en su campo. No son administradores de sistemas. Si tienen que pasar por quince pantallas y treinta clics para introducir una nota de gastos, no lo harán. Evitarán la herramienta, y te encontrarás con datos basura.
Lo que hay que verificar concretamente
Prueba la interfaz real No la demo comercial. Pide un acceso de prueba. Dáselo a tus equipos. Pídeles que realicen tres tareas comunes: registrar tiempo, crear un presupuesto, verificar la rentabilidad de un proyecto. Si toma más de dos minutos por tarea, es demasiado complicado.
Verifica el proceso de incorporación ¿Cómo aprende un nuevo colaborador a usar la herramienta? ¿Hay tutoriales integrados? ¿Un sistema de ayuda contextual? ¿O hay que leer 150 páginas de documentación?
Mira la tasa de adopción entre los clientes Pregunta al vendedor: «¿Qué porcentaje de tus clientes realmente usa todas las funcionalidades seis meses después del despliegue?» Si evade la pregunta, es porque sabe que la respuesta es deprimente.
Las trampas a evitar
Los ERP «todo en uno ultra potentes» que hacen absolutamente todo… pero requieren un doctorado para usarlos. No quieres una cabina de Airbus. Quieres un tablero de Tesla: potente pero intuitivo.
4. Los datos circulan de verdad (no solo «técnicamente»)
El verdadero problema
La promesa del ERP es la fuente de datos única. Se acabaron las informaciones dispersas entre quince herramientas. Se acabaron las exportaciones de Excel y los cruces manuales. Se acabaron los «espera, que no estoy en la versión correcta del archivo».
¿La realidad? En muchos ERP, los módulos están tan compartimentados que uno se pregunta si los ha desarrollado el mismo equipo. Tu CRM habla con tu facturación, que habla con tu contabilidad, que habla con tu planificación… pero nada se sincroniza de verdad. Acabas con tantos silos como antes, solo que en una sola herramienta.
Lo que hay que verificar concretamente
El recorrido completo de un proyecto : Pídale al comercial que le muestre la vida de un proyecto de la A a la Z. De la oportunidad CRM al presupuesto, del presupuesto al proyecto, del proyecto a la facturación, de la facturación al pago del cliente, del pago al cálculo de rentabilidad final. Todo debe ser fluido. Ninguna reintroducción de datos. Ninguna exportación/importación entre módulos.
La coherencia de los datos : Si modifica el presupuesto de un proyecto, ¿esta modificación se refleja automáticamente en el pilotaje, las alertas, los dashboards? ¿O hay que «refrescar» manualmente varias pantallas?
Los flujos de trabajo del negocio : ¿Un presupuesto firmado se convierte automáticamente en un proyecto con recuperación del plan de facturación? ¿O hay que volver a crearlo todo a mano? ¿Un tiempo planificado pasa automáticamente a tiempo transcurrido una vez vencida la fecha?
Las trampas a evitar
Las soluciones chapuceras con módulos comprados por separado. Tendrá un CRM del editor A, un módulo de contabilidad del editor B, una planificación del editor C, todo «integrado» a través de conectores que fallan cada tres meses.
5. El pilotaje es en tiempo real (no a los 60 días)
El verdadero problema
Su empresa cerró el ejercicio hace dos meses. Su asesor fiscal acaba de enviarle el balance. Enhorabuena: descubre que tres de sus grandes proyectos eran deficitarios. Demasiado tarde para corregir. Demasiado tarde para facturar modificaciones. Demasiado tarde para ajustar el personal. Simplemente ha perdido dinero.
Eso es el pilotaje a la antigua. Conduce mirando por el retrovisor.
Lo que hay que verificar concretamente
Los dashboards en tiempo real : Sus indicadores clave (CA, rentabilidad por proyecto, tasa de ocupación, tesorería) deben actualizarse automáticamente. No mañana. No en una hora. Ahora.
La granularidad de la información : Debe poder ampliar del global al detalle en dos clics. Visión consolidada de la empresa → rentabilidad por unidad de negocio → rentabilidad por cliente → rentabilidad por proyecto → detalle de las desviaciones.
Las alertas automáticas : El ERP debe avisarle cuando un proyecto supera su presupuesto. Cuando un cliente tarda en pagar. Cuando un consultor está en subocupación crónica. No puede supervisar 50 proyectos simultáneamente. La herramienta debe hacerlo por usted.
El aterrizaje previsional : Sobre la base de su actividad actual y de su pipeline, ¿dónde va a terminar el año? Esta proyección debe recalcularse permanentemente a medida que evolucionan sus proyectos.
Las trampas a evitar
Los ERP que le venden «business intelligence» pero cuyos dashboards se actualizan una vez por noche mediante lotes. En 2025, es inadmisible.
6. La herramienta crece con usted (sin que se convierta en un caos)
El verdadero problema
Hoy son 35 personas. En tres años, aspiran a ser 80. ¿Entre medias? Van a contratar, quizás abrir una sucursal, lanzar nuevas ofertas, quizás internacionalizarse.
Si su ERP no puede seguir este crecimiento, lo cambiará en dos años. Y volverá a empezar todo el circo: nueva selección, nueva implementación, nuevos procesos, nuevas formaciones. A sus equipos les encantará.
Lo que hay que verificar concretamente
La escalabilidad técnica : ¿Cuántos usuarios soporta la herramienta sin ralentizarse? ¿Qué volumen de proyectos, de transacciones, de datos? Pida hablar con un cliente que haya duplicado o triplicado su tamaño con el mismo ERP.
La gestión multi-entidades : Si mañana crea una filial, una estructura internacional, o si se organiza en unidades de negocio, ¿puede la herramienta gestionar esta complejidad? ¿Con vista consolidada Y autonomía de cada entidad?
La evolutividad funcional : ¿Puede activar nuevos módulos sobre la marcha sin que se rompa nada? ¿O hay que empezar de cero con cada evolución?
El modelo tarifario : ¿Cómo evoluciona el precio cuando crece? ¿Por usuario? ¿Por volumen de CA? ¿Por entidad? Desconfíe de los sistemas en los que su factura se duplica cuando pasa de 40 a 50 personas.
Las trampas a evitar
Las soluciones «perfectas para las 30-50 personas» pero que se vuelven inutilizables más allá. O peor: las que requieren migrar a una versión «empresa» totalmente diferente cuando supera un determinado umbral.
No buscábamos un ERP invasivo, sino una herramienta clara, práctica y pensada para nuestra realidad. Furious cumplió con todas nuestras expectativas.
7. El ecosistema es abierto (porque el ERP no lo hace todo)
El verdadero problema
Ya tiene un CRM que le encanta. Una herramienta de contabilidad que su DAF domina perfectamente. Una solución de RR. HH. que funciona bien. La idea de reemplazarlo todo le angustia, y tiene razón.
Un buen ERP no reemplaza necesariamente todo. Se conecta con sus herramientas existentes cuando hacen muy bien su trabajo.
Lo que hay que verificar concretamente
Las integraciones nativas : ¿Cuántas? ¿Con qué herramientas (contabilidad, banca, CRM, herramientas de RR. HH., etc.)? ¿Son bidireccionales o solo en un sentido? ¿Se actualizan en tiempo real o mediante sincronización puntual?
La API : Si la integración nativa no existe, ¿puede construirla usted mismo o a través de un integrador? ¿Está la API documentada, es estable, completa?
Los conectores iPaaS: ¿Es la herramienta compatible con Zapier, Make u otras plataformas de automatización que permiten conectar cientos de aplicaciones sin codificar?
La capacidad de exportación : ¿Puede extraer sus datos fácilmente? ¿En qué formatos? ¿Con qué granularidad? (Pregunta crucial para el día en que quizás quiera cambiar de ERP).
Las trampas a evitar
Los ERP «jardines cerrados» que quieren absolutamente hacerlo todo internamente y rechazan sistemáticamente toda integración externa. Acabará encerrado en un ecosistema rígido.
8. El soporte existe de verdad (y responde en menos de 72 horas)
El verdadero problema
Está en pleno cierre mensual. Su módulo de facturación falla. Abre un ticket de soporte. Respuesta automática: «Hemos recibido su solicitud. Un asesor le responderá en 5 días hábiles».
Mientras tanto, no puede facturar. Sus clientes esperan sus facturas. Su tesorería está bloqueada. Y el soporte le propone una cita para la semana que viene.
El 80% de los clientes están insatisfechos con su ERP. Y en la mayoría de los casos, no es la herramienta la que está en causa. Es el soporte.
Lo que hay que verificar concretamente
Los SLA reales : ¿Cuál es el plazo de primera respuesta? ¿De resolución? ¿Hay soporte telefónico o solo por ticket? ¿Existe una línea directa para las urgencias críticas?
Los horarios de soporte : Si trabaja hasta las 19:00 y el soporte cierra a las 17:00, tendrá un problema. Si tiene equipos internacionales, ¿está el soporte disponible en varias zonas horarias?
La calidad del soporte : Hable con clientes actuales. Pregúnteles: «Cuando tiene un problema que le impide avanzar, ¿cuánto tiempo tarda en solucionarlo?». Las respuestas suelen ser muy diferentes del discurso comercial.
Los recursos de auto-soporte : Documentación, tutoriales en vídeo, base de conocimientos, comunidad de usuarios. Cuanto más ricos sean estos recursos, menos dependerá del soporte.
Las trampas a evitar
Los editores que han externalizado su soporte en un país de bajo coste con equipos que no conocen realmente el producto. Pasa el tiempo explicando el problema a alguien que lee un guion.
9. Las actualizaciones no lo hacen explotar todo
El verdadero problema
Su ERP funciona bien. Ha configurado sus flujos de trabajo. Ha formado a sus equipos. Todo va sobre ruedas. Y entonces el editor saca una gran actualización. La instala. La mitad de sus configuraciones han saltado. Tres funcionalidades que utilizaba a diario han desaparecido. Y su integración con su herramienta de contabilidad ya no funciona.
Bienvenido al infierno de las actualizaciones que lo rompen todo.
Lo que hay que verificar concretamente
El modelo de actualizaciones : ¿Son automáticas y obligatorias (SaaS)? ¿O mantiene el control sobre el calendario (on-premise)? ¿Cuál es la frecuencia? ¿Mensual? ¿Trimestral? ¿Anual?
La retrocompatibilidad : ¿Las actualizaciones respetan sus configuraciones y personalizaciones existentes? ¿O hay que revalidarlo todo después de cada actualización?
La transparencia : ¿Comunica claramente el editor lo que cambia en cada versión? ¿Hay notas de la versión detalladas? ¿Un entorno de prueba para validar la actualización antes de desplegarla en producción?
El soporte de transición : Si una actualización rompe algo, ¿le ayuda el editor a corregirlo? ¿O tiene que apañárselas usted?
Las trampas a evitar
Las soluciones SaaS ultra-agresivas que impulsan actualizaciones cada dos semanas sin ninguna validación posible por su parte. Está permanentemente corriendo tras los cambios.
10. El precio total es transparente (de verdad)
El verdadero problema
El comercial le anuncia: «Nuestra solución cuesta 50 € por usuario y por mes». Calcula: 35 personas × 50 € × 12 meses = 21 000 € al año. Fácil.
Seis meses más tarde, la factura real es de 85 000 €. ¿Cómo? Porque estaban los módulos «opcionales pero en realidad indispensables». Los gastos de implementación. Los días de formación. Los conectores con sus otras herramientas. El soporte premium. El volumen de almacenamiento. Y otras tres líneas de las que nunca había oído hablar.
Lo que hay que verificar concretamente
El coste completo el primer año : Licencia + implementación + formación + configuración + integraciones + soporte. Todo. Pida un desglose detallado, línea por línea.
El coste de ejecución anual : Una vez en marcha, ¿cuánto cuesta la herramienta cada año? Atención a los modelos en los que la factura aumenta automáticamente un 5% al año, o que indexan el precio a su CA.
Los costes ocultos : ¿Hay gastos por añadir nuevos usuarios? ¿Por activar nuevos módulos? ¿Por migrar sus datos? ¿Por acceder a las API? ¿Por exportar sus datos?
Las condiciones de salida : Si quiere cambiar de ERP en tres años, ¿qué ocurre? ¿Puede rescindir fácilmente? ¿Recuperar todos sus datos? ¿Hay penalizaciones?
Las trampas a evitar
Los modelos «freemium» en los que las funciones básicas son gratuitas, pero descubre que todo lo que es realmente útil es de pago. O los contratos plurianuales que le encierran durante cinco años con penalizaciones astronómicas en caso de rescisión anticipada.
La elección que lo cambia todo
Lo ha entendido: elegir un ERP no es elegir un software. Es elegir cómo va a funcionar su empresa durante los próximos cinco años. Es elegir si sus equipos van a ganar tiempo o a perderlo. Si va a pilotar con instrumentos o a ojo. Si su crecimiento se acelerará o se frenará.
Las estadísticas son obstinadas: entre el 55% y el 75% de los proyectos ERP fracasan. Pero estos fracasos no son una fatalidad. Son el resultado de malas elecciones, basadas en criterios erróneos, tomadas demasiado rápido, sin comprender realmente lo que está en juego.
¿Las empresas que tienen éxito en su transformación? Son las que se toman el tiempo de hacer las preguntas correctas. Las que prueban realmente las herramientas en lugar de conformarse con bonitas demostraciones. Las que hablan con los clientes existentes en lugar de con los comerciales. Las que evalúan sobre criterios de negocio en lugar de sobre promesas de marketing.
Su ERP debe comprender su negocio de consultoría. Implementarse rápido. Ser intuitivo. Hacer circular los datos. Pilotar en tiempo real. Crecer con usted. Integrarse en su ecosistema. Darle soporte de verdad. Evolucionar sin roturas. Y tener un precio transparente.
Estos diez criterios no son negociables. No son opcionales. No son «nice to have». Son los cimientos de un proyecto ERP que tiene éxito.
Ahora, le toca jugar a usted. Porque el peor ERP no es el que va a elegir. Es el que no va a elegir al permanecer prisionero de sus herramientas actuales que le frenan.
Entonces, ¿por dónde empieza?
Puede que se esté haciendo estas preguntas en .
01 ¿Es rentable mi proyecto?
¿Tienes en cuenta el tiempo dedicado a la preventa? ¿La gestión de proyectos? ¿Las compras? Con Furious, obtén un análisis completo de la rentabilidad de tus proyectos en tiempo real, permitiéndote ajustar tus estrategias antes de sufrir pérdidas.
02 Cotizaciones
Genera, modifica y envía tus presupuestos en unos pocos clics utilizando tus tablas de precios.
03 Tu margen bruto en cualquier momento
Cada venta debe contribuir a la rentabilidad de tu empresa. Desde el momento en que se genera el presupuesto hasta el final del proyecto, Furious te proporciona el margen bruto del proyecto en tiempo real.
04 Controla tu preventa
Se acabaron los esfuerzos de preventa que perjudican la rentabilidad de un proyecto antes incluso de que empiece. Comprende de un vistazo el impacto de tus preventas en tus clientes potenciales actuales y corrige la situación rápidamente.
05 Cuadro de mando de ventas
Personaliza los indicadores que sigues en cualquier momento. Mantén el control de tu negocio con informes en tiempo real.
