¡Ya está! La dirección por fin ha dado su aprobación para la adquisición de un software de gestión empresarial completamente nuevo. Un ERP.
La súper herramienta que te ha conquistado (esperamos que sea Furious😉) debería permitir automatizar los procesos entre los diferentes departamentos, ganar tiempo en el día a día, y por tanto en última instancia, dinero.
Te dispones por tanto a migrar y la impaciencia convive con una ligera angustia:
¿Cómo hacer que esta migración estratégica para la empresa salga lo mejor posible?
Porque sabemos la presión que esto puede representar y los peligros potenciales, en Furious acompañamos a nuestros clientes paso a paso, el tiempo que haga falta.
Y ya podemos listarte los 10 errores más comunes que evitar durante una migración:
Olvidar preguntarse por qué se cambia de herramienta
Puede parecer obvio dicho así, pero es importante analizar lo existente antes de emprender cualquier cambio. Algunos de nuestros clientes parten de casi cero: algunos Excels y ninguna herramienta real. Otros ya están familiarizados con herramientas monotarea (CRM, gestión de proyectos) que no necesariamente se comunican entre sí. Otros aún ya tienen la madurez de uso de un ERP competidor y no están satisfechos con él.
En todos los casos, siendo un ERP una herramienta transversal por definición, es primordial recoger las necesidades y limitaciones de los equipos que lo utilizarán. pero sobre todo asignarse los objetivos de esta migración. ¿Has identificado los «puntos de dolor» que deseas solucionar y definido una matriz de evaluación?
No nombrar un responsable de este proyecto de migración
Cambiar la herramienta en el corazón del funcionamiento de la empresa implica al conjunto de colaboradores.
El éxito de este proyecto interno – tremendamente estratégico – necesita un coordinador que permita hacer el enlace entre los diferentes departamentos y servicios.
De la misma forma que un jefe de proyecto permite coordinar al conjunto de personas que trabajan en la buena realización del mismo, un intermediario entre los equipos de software y los vuestros es un prerrequisito para el éxito de vuestra migración.
No todo el mundo puede ser responsable. Este tendrá especialmente a su cargo establecer una planificación y asegurarse de que esta se cumpla.
Confiar el proyecto a un becario
… Y este responsable no puede ser un becario. De la misma forma que no confiarías el mayor presupuesto y proyecto de tu empresa a Corentin-el-becario, parece obvio que confiarle la migración de la herramienta que va a gestionar el conjunto de tu actividad no es lo mejor que hacer. Incluso si piensas que serás el último en utilizarla (lo cual es falso pero es otro tema).
Corentin tendrá la mejor voluntad del mundo, pero no tiene ni la experiencia, ni la visión global de los entresijos de este proyecto y de la empresa. Y probablemente tampoco la autoridad necesaria para imponer un cambio.
No implicar a la dirección
Un ERP como Furious posee un perímetro amplio. Concierne y facilita el trabajo de los operativos, de los managers, del back-office etc. Pero eso no es todo. Más allá de una gestión operativa de los proyectos y de la sociedad, es también una formidable herramienta para pilotar tu empresa de manera eficaz y anticipar las decisiones estratégicas. Quien dice pilotaje, dice piloto. Quod erat demonstrandum.
La dirección debe por tanto ser a la vez motor del cambio (¡¿quién lleva el timón, mil millones de mil rayos?!) y actor del mismo.
No aprovechar para revisar los procesos
Ejemplo concreto que hablará a todo el mundo: cuando te mudas, ¿aprovechas para hacer limpieza, tirar y limpiar? Un cambio de ERP es lo mismo.
Es la ocasión soñada para repensar la organización, hacer balance de lo que funciona y lo que complica el día a día. En resumen, revisar los procesos ERP, simplificarlos y/o optimizarlos.
Así, encontrarás rápidamente un valor añadido suplementario a esta migración.
Un buen ERP te propondrá en general una estructuración que maximice las mejores prácticas.
Buscar reproducir exactamente lo que teníamos en nuestra(s) herramienta(s) anterior(es)
Normalmente, si no has caído en el escollo n°1, sabrás evitar este.
Pero puede ocurrir que a pesar de una voluntad real de cambio, a pesar de puntos claros de mejora y modificación analizados, nuestra tendencia natural a ir hacia lo que conocemos, lo que dominamos (incluso si a veces es todo menos lógico) interfiera con una migración serena.
Si utilizas Excel desde tu adolescencia, hay posibilidades de que tu nuevo ERP no restituya exactamente tus KPI de la misma manera.
Furious es un ERP reciente, y por tanto a la vanguardia de los usos y de la tecnología. Por naturaleza, su filosofía es diferente de las herramientas ERP desarrolladas en los años 2000. Nuestro acompañamiento en la toma en mano te permitirá descubrir facilidades y optimizaciones que nunca habrías podido sospechar.
Confiar el proyecto únicamente a tus financieros
Un ERP por supuesto implica al servicio financiero. Por tanto tiene voz en el asunto.
En cambio, de la misma forma que no te remites solo a ellos para la realización de los proyectos de la agencia o para la gestión comercial de tu gabinete de consultoría, Michel-el-DAF y su equipo no pueden ser los únicos decisores y actores de la elección y de la migración de tu ERP.
La buena gestión de proyectos es central en Furious, y su perímetro muy completo concierne al conjunto de departamentos de tu empresa. Los módulos se interconectan para permitirte gestionar, anticipar y pilotar de la mejor manera tus proyectos y la empresa.
Nuestro retorno de experiencias dirigidas únicamente por los financieros no siempre registra la mejor adhesión de los equipos (salvo evidentemente si este financiero está en el Comité Ejecutivo).
Querer conseguir la unanimidad
Si ya has organizado un seminario de empresa, una fiesta de fin de año o simplemente una comida entre colegas, sabes que es imposible satisfacer plenamente a todo el mundo.
Para un ERP, es lo mismo. Ya hablamos de cambio. Ahora bien, el ser humano no le gusta el cambio (los gatos tampoco por cierto, información inútil pero verídica).
Según los perfiles internos, sus personalidades y sus problemas con las herramientas actuales, tendrás más o menos resistencia. Algunos se mostrarán extremadamente entusiastas (y harán buenos embajadores), otros al contrario, frenarán a muerte.
Volvemos a los puntos 2 y 3: un líder para la migración debe ser el motor del cambio, y tener la autoridad necesaria (hola punto 4) para convencer a los más reacios 🙂
No haber cartografiado sus datos / sus derechos de acceso / el proceso de recuperación.
Salgamos de la dimensión psicológica de la migración para entrar en la parte práctica.
Pasar de una herramienta (o de varias herramientas) a otra implica una transferencia de datos importante: ya sea la información de proyectos, clientes, colaboradores, financiera pero también quién tiene acceso a qué.
El responsable de la migración debe poder recuperar el conjunto de datos, tanto del proveedor actual como de los managers.
Para información, todos los datos en tu Furious te pertenecen. Son exportables en cualquier momento por las personas de la empresa que están autorizadas, sin gastos adicionales.
Y en el marco de tu migración hacia nuestra herramienta, nuestros equipos te asisten en la importación de tus datos y te ayudan a configurar y personalizar de la mejor manera tu Furious. Siempre gratuitamente y sin límite de tiempo.
¿Tienes una idea clara de dónde están tus datos? ¿Quién debe o no debe acceder a tal o cual información? Tenemos muy a menudo aquí largas horas de discusiones con los clientes para cruzar estas informaciones.
No imponerse una planificación y metodología de migración.
Lo hemos dicho y repetido: se trata de un proyecto estratégico para tu empresa.
Y todo proyecto necesita una planificación, porque «Ningún viento es favorable para quien no sabe adónde va«.
Enmarcar la migración en una planificación permite darse los buenos objetivos en términos de timing.
La metodología, por su parte, es indispensable para llevar a buen puerto esta: en Furious, proponemos a nuestros clientes un plan de despliegue claro y probado. Lo adaptamos por supuesto a cada etapa, pero esto permite optimizar el tiempo de implementación. ¡Nuestro tiempo de despliegue está además entre los más cortos del mercado!
Esperamos que estos 10 consejos sepan ayudarte a pasar el cabo de la migración de forma fluida y serena (sí sí es posible, ¡créenos!).
