Las 10 principales trampas que debes evitar al migrar un ERP

¡Ya está! La dirección por fin ha dado el visto bueno para comprar un nuevo programa de gestión empresarial. Un ERP.

Esa herramienta tan genial que te ha conquistado (esperamos que sea Furious😉) debería permitir automatizar los procesos entre los distintos departamentos, ahorrar tiempo en el día a día y, en definitiva, ahorrar dinero.

Así que te estás preparando para mudarte y la impaciencia se mezcla con una ligera angustia:

¿Cómo podemos asegurarnos de que esta migración, que es clave para la empresa, salga lo mejor posible?

Como sabemos la presión que esto puede suponer y los posibles riesgos, en Furious acompañamos a nuestros clientes paso a paso, todo el tiempo que sea necesario.

Y ya podemos enumerarte los 10 errores más comunes que debes evitar durante una migración:

Olvidarse de preguntarse por qué cambiamos de herramienta

Puede parecer obvio dicho así, pero es importante hacer un balance de lo que ya tienes antes de empezar cualquier cambio. Algunos de nuestros clientes parten prácticamente de cero: unas cuantas hojas de Excel y ninguna herramienta de verdad. Otros ya están acostumbrados a herramientas monofuncionales (CRM, gestión de proyectos) que no siempre se comunican entre sí. Y otros, en cambio, ya tienen experiencia con un ERP de la competencia y no están contentos con él.

En cualquier caso, como un ERP es, por definición, una herramienta transversal, es fundamental conocer las necesidades y limitaciones de los equipos que lo van a usar. Pero, sobre todo, hay que fijarse los objetivos de esta migración. ¿Has identificado los «puntos débiles» que quieres solucionar y has definido un criterio de evaluación?

No nombres a nadie responsable de este proyecto de migración

Cambiar la herramienta que es clave para el funcionamiento de la empresa afecta a todos los empleados.

Para que este proyecto interno —tan estratégico— salga bien, necesitamos un coordinador que sirva de enlace entre los distintos departamentos y servicios.

Del mismo modo que un jefe de proyecto se encarga de coordinar a todo el equipo que trabaja para que el proyecto salga bien, contar con un intermediario entre los equipos de desarrollo y los tuyos es imprescindible para que tu migración sea un éxito.

No todo el mundo puede ser el responsable. Este se encargará, entre otras cosas, deelaborar un calendario y de asegurarse de que se cumpla.

Encargar el proyecto a un becario

… Y ese responsable no puede ser un becario. Del mismo modo que no le confiarías el mayor presupuesto y el proyecto más importante de tu empresa a Corentin, el becario, parece obvio que confiarle la migración de la herramienta que va a gestionar toda tu actividad no es lo más acertado. Aunque creas que serás el último en usarla (¡lo cual no es cierto, pero eso es otro tema!).

Por mucho que Corentin tenga toda la buena voluntad del mundo, no tiene ni la experiencia ni la visión global de todos los entresijos de este proyecto y de la empresa. Y probablemente tampoco la autoridad necesaria para imponer un cambio.

No involucrar a la dirección

Un ERP como Furious tiene un amplio alcance. Abarca y facilita el trabajo del personal operativo, los directivos, el back-office, etc. Pero eso no es todo. Más allá de la gestión operativa de los proyectos y de la empresa, también es una herramienta fantástica para dirigir tu empresa de forma eficaz y anticipar las decisiones estratégicas. Y quien dice «dirección», dice «piloto», CQFD.

Así que la dirección tiene que ser a la vez el motor del cambio (¡¿quién lleva el timón, mil millones de mil portillas?!?) y uno de sus protagonistas.

No aproveches esto para replantearte los procesos

Un ejemplo concreto que todo el mundo entenderá: cuando te mudas, ¿aprovechas para ordenar, tirar cosas y limpiar? Cambiar de sistema de gestión empresarial (ERP) es lo mismo.

Es la ocasión perfecta para replantearte la organización, hacer balance de lo que funciona y de lo que complica el día a día. En resumen, revisar los procesos del ERP, simplificarlos y/o optimizarlos.

Así, pronto descubrirás el valor añadido extra que te ofrece esta migración.

Un buen ERP suele ofrecerte una estructura que aprovecha al máximo las mejores prácticas.

Intentar reproducir exactamente lo que teníamos en nuestra(s) herramienta(s) anterior(es)

Normalmente, si no has caído en el error n.º 1, sabrás cómo evitar este.

Pero puede pasar que, a pesar de tener muchas ganas de cambiar y de haber identificado claramente los puntos que hay que mejorar y modificar, nuestra tendencia natural a recurrir a lo que conocemos y dominamos (aunque a veces no tenga ningún sentido) interfiera en una transición tranquila.

Si llevas usando Excel desde que eras adolescente, es probable que tu nuevo ERP no te muestre tus KPI exactamente de la misma manera.

Furious es un ERP reciente y, por lo tanto, está a la vanguardia en cuanto a funcionalidades y tecnología. Por su propia naturaleza, su filosofía es diferente a la de las herramientas ERP desarrolladas en la década de 2000. ¡Nuestro apoyo durante la fase de iniciación te permitirá descubrir funciones y optimizaciones que nunca hubieras imaginado!

Deja el proyecto solo en manos de tus inversores

Un ERP, como es lógico, afecta al departamento financiero. Por eso, este tiene algo que decir al respecto.

Por otro lado, igual que tú no confías solo en ellos para llevar a cabo los proyectos de la agencia o para la gestión comercial de tu consultoría, Michel, el director financiero, y su equipo no pueden ser los únicos que tomen las decisiones y se encarguen de elegir y migrar tu ERP.

La buena gestión de proyectos es fundamental en Furious, y su amplio alcance abarca todas las áreas de tu empresa. Los módulos se conectan entre sí para que puedas gestionar, anticiparte y dirigir de la mejor manera posible tus proyectos y la empresa.

Nuestras experiencias con iniciativas dirigidas exclusivamente por los financieros no siempre cuentan con la máxima implicación de los equipos (salvo, claro está, si ese financiero forma parte del Comité Ejecutivo).

Querer que todo el mundo esté de acuerdo

Si ya has organizado alguna vez un seminario de empresa, una fiesta de fin de año o simplemente una comida con los compañeros, sabes que es imposible contentar a todo el mundo.

Con un ERP pasa lo mismo. Para empezar, hablamos de cambio. Y es que al ser humano no le gusta el cambio (a los gatos tampoco, por cierto; un dato inútil, pero cierto).

Dependiendo de los perfiles internos, sus personalidades y sus dificultades con las herramientas actuales, te encontrarás con más o menos resistencia. Algunos se mostrarán muy entusiasmados (y serán buenos embajadores), mientras que otros, por el contrario, se resistirán con todas sus fuerzas.

Volvemos a los puntos 2 y 3: un líder en materia de migración debe ser el motor del cambio y tener la autoridad necesaria ( hola, punto 4) para convencer a los más reacios 🙂

No haber hecho un mapa de tus datos, tus derechos de acceso ni el proceso de recuperación.

Dejemos a un lado el aspecto psicológico de la migración y pasemos a la parte práctica.

Pasarde una herramienta (o varias) a otra implica una transferencia de datos importante: ya sea información sobre proyectos, clientes, empleados, finanzas, pero también quién tiene acceso a qué.

El responsable de la migración tiene que poder recuperar todos los datos, tanto del proveedor actual como de los jefes.

A título informativo, todos los datos que hay en tu Furious te pertenecen. Las personas de la empresa que tengan autorización pueden exportarlos en cualquier momento, sin costes adicionales.

Y durante el proceso de migración a nuestra herramienta, nuestros equipos te echarán una mano con la importación de tus datos y te ayudarán a configurar y personalizar tu Furious de la mejor manera posible. Siempre gratis y sin límite de tiempo.

¿Tienes claro dónde están tus datos? ¿Quién debe o no debe acceder a tal o cual información? Aquí solemos pasar muchas horas hablando con los clientes para contrastar esta información.

No te impongas un calendario ni una metodología para la migración.

Ya lo hemos dicho una y otra vez: se trata de un proyecto estratégico para tu empresa.

Y cualquier proyecto necesita una planificación, porque«ningún viento es favorable para quien no sabe adónde ir».

Organizar la migración en un calendario te permite fijarte los objetivos adecuados en cuanto a plazos.

La metodología, por su parte, es imprescindible para llevarlo a cabo: en Furious, ofrecemos a nuestros clientes un plan de implementación claro y contrastado. Por supuesto, lo adaptamos a cada etapa, pero esto nos permite optimizar el tiempo de implementación. ¡De hecho, nuestro tiempo de implementación es uno de los más cortos del mercado!

Esperamos que estos 10 consejos te ayuden a superar la migración sin problemas y con tranquilidad (¡sí, sí, es posible, créenos!).

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