As 10 principais armadilhas a evitar na migração de um ERP

É isso mesmo! A direção finalmente deu luz verde para a aquisição de um software de gestão empresarial novinho em folha. Um ERP.

A ferramenta fantástica que te conquistou (esperamos que seja o Furious😉) deve permitir automatizar os processos entre os diferentes departamentos, poupar tempo no dia a dia e, por fim, poupar dinheiro.

Então, estás prestes a mudar-te e a impaciência mistura-se com uma ligeira ansiedade:

Como garantir que esta migração, que é tão importante para a empresa, corra da melhor forma possível?

Porque sabemos a pressão que isto pode representar e os perigos potenciais, na Furious acompanhamos os nossos clientes passo a passo, durante o tempo que for preciso.

E já podemos dar-te uma lista dos 10 erros mais comuns a evitar durante uma migração:

Esquecer de perguntar a nós próprios por que é que mudamos de ferramenta

Pode parecer óbvio dito assim, mas é importante fazer um balanço da situação atual antes de iniciar qualquer mudança. Alguns dos nossos clientes partem praticamente do zero: algumas folhas de cálculo em Excel e nenhuma ferramenta a sério. Outros já estão familiarizados com ferramentas monofuncionais (CRM, gestão de projetos) que nem sempre comunicam entre si. Outros ainda já têm experiência na utilização de um ERP da concorrência e não estão satisfeitos com ele.

De qualquer forma, como um ERP é, por definição, uma ferramenta transversal, é fundamental identificar as necessidades e as limitações das equipas que o vão utilizar. Mas, acima de tudo, é preciso definir os objetivos desta migração. Já identificaste os «pontos críticos» que queres resolver e definiste um quadro de avaliação?

Não nomear um responsável por este projeto de migração

Mudar a ferramenta que está no centro do funcionamento da empresa envolve todos os colaboradores.

O sucesso deste projeto interno — que é tão estratégico — precisa de um coordenador que faça a ligação entre os diferentes setores e serviços.

Tal como um gestor de projeto permite coordenar todas as pessoas que trabalham para garantir o bom andamento do projeto, um intermediário entre as equipas de software e as tuas é um requisito essencial para o sucesso da tua migração.

Nem toda a gente pode ser responsável. Essa pessoa vai ter, nomeadamente, a tarefade elaborar um plano e garantir que este seja cumprido.

Confiar o projeto a um estagiário

… E esse responsável não pode ser um estagiário. Da mesma forma que não confiarias o maior orçamento e projeto da tua empresa ao Corentin, o estagiário, parece óbvio que confiar-lhe a migração da ferramenta que vai gerir toda a tua atividade não é a melhor coisa a fazer. Mesmo que penses que vais ser o último a usá-la (o que não é verdade, mas isso é outro assunto!).

Por mais boa vontade que o Corentin tenha, não tem nem a experiência nem a visão global de todos os pormenores deste projeto e da empresa. E provavelmente também não tem a autoridade necessária para impor uma mudança.

Não envolver a direção

Um ERP como o Furious tem um âmbito de aplicação alargado. Abrange e facilita o trabalho dos colaboradores operacionais, dos gestores, do back-office, etc. Mas não é só isso. Para além da gestão operacional dos projetos e da empresa, é também uma ferramenta fantástica para gerir a tua empresa de forma eficaz e antecipar decisões estratégicas. E quem fala de gestão, fala de piloto — CQFD.

A direção tem, portanto, de ser ao mesmo tempo o motor da mudança (que segura o leme, mil milhões de mil portas de canhão!?) e um dos seus protagonistas.

Não aproveites esta oportunidade para rever os processos de raiz

Um exemplo prático que todos vão perceber: quando te mudas de casa, aproveitas para fazer uma triagem, deitar coisas fora e limpar, não é? Mudar de ERP é exatamente a mesma coisa.

É a oportunidade ideal para repensar a organização, fazer um balanço do que funciona e do que complica o dia-a-dia. Resumindo, rever os processos ERP, simplificá-los e/ou otimizá-los.

Assim, vais perceber rapidamente que esta migração traz um valor acrescentado extra.

Um bom ERP costuma oferecer-te uma estrutura que maximiza as melhores práticas.

Tentar reproduzir exatamente o que tínhamos na(s) nossa(s) ferramenta(s) anterior(es)

Normalmente, se não caíste na armadilha n.º 1, vais saber evitar esta.

Mas pode acontecer que, apesar de uma vontade genuína de mudar e de termos identificado claramente pontos a melhorar e a alterar, a nossa tendência natural para nos orientarmos para o que conhecemos e dominamos (mesmo que, por vezes, isso seja tudo menos lógico) interfira com uma transição tranquila.

Se usas o Excel desde a adolescência, é provável que o teu novo ERP não apresente os teus KPI’s exatamente da mesma forma.

O Furious é um ERP recente e, por isso, está na vanguarda em termos de funcionalidades e tecnologia. Por natureza, a sua filosofia é diferente das ferramentas ERP desenvolvidas na década de 2000. O nosso apoio na fase de adaptação vai permitir-te descobrir funcionalidades e otimizações que nunca terias imaginado!

Confiar o projeto apenas aos teus financiadores

É claro que um ERP tem um impacto significativo no departamento financeiro. Por isso, este tem uma palavra a dizer.

Por outro lado, tal como não confias apenas neles para a concretização dos projetos da agência ou para a gestão comercial da tua empresa de consultoria, o Michel, o diretor financeiro, e a sua equipa não podem ser os únicos a tomar decisões e a atuar na escolha e na migração do teu ERP.

A boa gestão de projetos é fundamental no Furious, e o seu âmbito, muito abrangente, abrange todas as áreas da tua empresa. Os módulos interligam-se para te permitir gerir, antecipar e orientar da melhor forma os teus projetos e a empresa.

As nossas experiências conduzidas exclusivamente por responsáveis financeiros nem sempre contam com a melhor adesão das equipas (a não ser, claro, que esse responsável financeiro faça parte do Comex).

Querer agradar a toda a gente

Se já organizaste um seminário empresarial, uma festa de fim de ano ou simplesmente um jantar com os colegas, sabes que é impossível agradar a toda a gente.

Com um ERP, é a mesma coisa. Para começar, estamos a falar de mudança. Ora, o ser humano não gosta de mudanças (os gatos também não, aliás; informação inútil, mas verdadeira).

Dependendo dos perfis internos, das personalidades deles e das dificuldades que têm com as ferramentas atuais, vais encontrar mais ou menos resistência. Alguns vão mostrar-se super entusiasmados (e vão ser ótimos embaixadores), outros, pelo contrário, vão resistir com unhas e dentes.

Voltamos aos pontos 2 e 3: um líder na área da migração tem de ser o motor da mudança e ter a autoridade necessária ( olá, ponto 4) para convencer os mais relutantes 🙂

Não ter mapeado os teus dados / os teus direitos de acesso / o processo de recuperação.

Vamos deixar de lado a vertente psicológica da migração e passar à parte prática.

Mudar de uma ferramenta (ou de várias ferramentas) para outra implica uma transferência significativa de dados: sejam informações sobre projetos, clientes, colaboradores, finanças, mas também quem tem acesso a quê.

O responsável pela migração tem de conseguir recuperar todos os dados, tanto junto do prestador de serviços atual como junto dos gestores.

Só para que saibas, todos os dados no teu Furious são teus. Podem ser exportados a qualquer momento pelas pessoas da empresa que tenham autorização para o fazer, sem custos adicionais.

E no âmbito da tua migração para a nossa ferramenta, as nossas equipas ajudam-te a importar os teus dados e a configurar e personalizar o teu Furious da melhor forma possível. Sempre de graça e sem limite de tempo.

Tens uma ideia clara de onde estão os teus dados? Quem deve ou não deve ter acesso a determinadas informações? Aqui, muitas vezes temos longas horas de conversas com os clientes para cruzar essas informações.

Não te impores um calendário nem uma metodologia de migração.

Já o dissemos várias vezes: trata-se de um projeto estratégico para a tua empresa.

E qualquer projeto precisa de um plano, porque«Nenhum vento é favorável para quem não sabe para onde ir».

Enquadrar a migração num calendário permite definir os objetivos certos em termos de prazos.

A metodologia, por sua vez, é essencial para levar isto a bom termo: na Furious, oferecemos aos nossos clientes um plano de implementação claro e comprovado. É claro que o adaptamos a cada etapa, mas isso permite otimizar o tempo de implementação. Aliás, o nosso tempo de implementação está entre os mais curtos do mercado!

Esperamos que estas 10 dicas te ajudem a passar pela migração de forma tranquila e sem complicações (sim, sim, é possível, acredita em nós!).

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