Il direttore delle operazioni svolge un ruolo centrale nelle prestazioni di una ESN, garantendo la coerenza tra gli obiettivi di business e la gestione dei progetti. Coordina le azioni strategiche, ottimizza i processi e supporta la crescita dei team. Questa funzione richiede una visione globale per unire i team attorno a una crescita sostenibile.
Gestire il team e la ESN come direttore delle operazioni
Gestione delle operazioni: 3 parole per un vasto programma!
Per gestire un’agenzia o una ESN di successo, che abbia 20 o 100 dipendenti, che sia specializzata in marketing, pubblicità o sviluppo web, la gestione efficace delle operazioni è una questione di vita o di morte.
Se, per alcuni, la gestione delle operazioni di un’agenzia equivale alla gestione dei progetti, è importante capire che in realtà si riduce a fornire servizi nel modo più efficiente possibile. In altre parole, una gestione operativa di successo deve avere un impatto positivo sulla redditività della vostra azienda. Se non è così, state facendo qualcosa di sbagliato.
In quanto esperti nella gestione delle attività per le ESN, abbiamo imparato una cosa sulla gestione delle operazioni: uno strumento di gestione aziendale può migliorare notevolmente la vostra efficienza commerciale (ma non solo!).
Scorrete per scoprire un’analisi dettagliata dei ruoli e delle responsabilità chiave, delle migliori pratiche e dei maggiori rischi della gestione delle operazioni. In breve, come gestire al meglio business e team.
Scoprite anche come il direttore delle operazioni utilizza la potenza di Furious in termini di vendite, pianificazione delle risorse necessarie, gestione dei progetti, fatturazione e reporting.
Con Furious abbiamo trovato una soluzione che ci permette davvero di avere un monitoraggio completo dei nostri progetti, ma anche dei grandi indicatori di cui abbiamo bisogno per gestire l'agenzia giorno per giorno.
Qual è il ruolo di un direttore delle operazioni?
Il direttore delle operazioni ha generalmente studiato presso una grande scuola di commercio, gestione o ingegneria. È possibile una formazione universitaria, con specializzazioni in gestione, economia, marketing o diritto, ecc. I ruoli e le responsabilità variano a seconda del settore in cui opera.
Ad esempio, se lavorate come direttore delle operazioni in una fabbrica che produce pasta, probabilmente sarete più preoccupati dell’efficienza delle vostre macchine. Una parte minore del vostro lavoro consisterà nel bilanciare il carico di lavoro degli operai della fabbrica.
Cosa fa quindi un direttore delle operazioni in un’agenzia o società di consulenza?
La risposta breve: dipende.
La risposta lunga: la vostra missione principale sarà gestire la pianificazione delle risorse e il lavoro di organizzazione. Supervisionerete le esigenze di profili di alto livello e comunicherete con la direzione generale e finanziaria per una gestione ottimizzata delle operazioni. Il COO, in versione inglese (Chief Operating Officer), è un elemento chiave per la buona gestione dell’azienda. La sua azione è fondamentale anche per le risorse umane.
Se lavori in un’organizzazione di grandi dimensioni, lavorerai a stretto contatto con project manager e account manager per garantire il successo dei progetti, bilanciando i carichi di lavoro con le competenze, le scadenze e i budget.
Il COO – sebbene il suo compito principale sia quello di accompagnare gli elementi operativi dell'azienda – svolge un ruolo trasversale (gestione di più servizi), strategico e partecipa pienamente allo sviluppo della struttura. È per questo che il COO è sempre presente nel CODIR e/o nelle direzioni generali delle aziende. .
Pianificare e gestire: i ruoli chiave del direttore delle operazioni
Il direttore delle operazioni è incaricato quotidianamente di gestire e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda. Ecco alcune delle sue responsabilità e dei suoi ruoli chiave:
- Pianificazione delle risorse ad alto livello e processo decisionale strategico nella gestione delle risorse.
- Elaborazione, implementazione e revisione delle procedure operative
- Stretta collaborazione con i project manager o i direttori clienti per supervisionare i budget, l’utilizzo delle risorse, la redditività e altri indicatori chiave di performance dell’azienda.
- Reporting alla direzione generale
- Assicurarsi che tutti i collaboratori registrino il tempo trascorso e la ripartizione dei compiti
- Aiutare il team delle risorse umane a reclutare e a promuovere una cultura che incoraggi migliori prestazioni.
Inoltre, la maggior parte dei direttori delle operazioni dovrà possedere un buon mix di competenze analitiche e sociali, come:
- Eccellenti capacità di comunicazione e relazioni interpersonali
- Competenze analitiche che consentono di trasformare i dati in informazioni affidabili, facilitando così il processo decisionale
- La capacità di rimanere calmo e concentrato sotto pressione.
Quali sono le attività principali di un direttore delle operazioni?
1. Pianificazione delle risorse
In quanto responsabile delle operazioni, non potete fare una pianificazione delle risorse di qualità senza comprendere i requisiti del progetto. Lavorerete con i project manager o i direttori clienti per determinare il coordinamento delle attività e l’assegnazione dei compiti. I project manager decideranno le stime di tempo e valuteranno la disponibilità dei team, mentre voi sarete incaricati di spostare le risorse da un livello superiore.
2. Monitorare i progressi del progetto
Anche se la gestione delle operazioni non è equivalente alla gestione dei progetti, dovrete comunque fare regolarmente il punto con i project manager per rispondere alle seguenti domande: quali sono i pro e i contro? Quali deliverable, entro quali scadenze? Storico particolare del cliente? ecc.
Questa pianificazione è essenziale quando i colleghi prendono congedi per malattia imprevisti o chiedono ferie, o in caso di cambiamento di ambito del progetto, cosa che accade anche… #agencylife
3. Tracciamento dei tempi e dei costi
Vendete tempo in cambio di denaro. La gestione del tempo include quindi anche il monitoraggio dei costi, ovvero la supervisione dei budget con i project manager. Le risorse che avete scelto per lavorare su questo o quel progetto sono efficienti? Come può questo influire sulla redditività?
Il rispetto delle scadenze è – per impostazione predefinita – non negoziabile, anche se tutti sappiamo come spesso vanno le cose. Per soddisfare i clienti e rendere i progetti redditizi, è essenziale monitorare come viene speso il tempo dell’azienda.
4. Collaborare con le Risorse Umane
Il direttore delle operazioni lavora a stretto contatto con le Risorse Umane per determinare le esigenze di reclutamento e intervenire sulla gestione dei congedi. Con un monitoraggio regolare del tempo trascorso su ogni progetto, è molto più facile prendere decisioni di assunzione basate su dati concreti. Questo è ancora più importante quando alcuni progetti richiedono molte ore di straordinario ai vostri collaboratori.
5. Rapporti con la direzione
Il monitoraggio dei tempi non facilita solo l’assunzione. I dati in tempo reale che provengono dai tempi monitorati, così come la stima dei vostri costi generali e altre spese, aiutano la direzione a gestire e anticipare. Il direttore si assicura che questi dati siano integrati nei KPI di redditività. Saprete quando dovete fatturare di più, aumentare i budget o offrire sconti ai clienti… E utilizzerete i dati storici per migliorare la gestione delle operazioni dell’azienda in futuro.
Anche in questo caso, il modo di gestire le operazioni varia in base alle dimensioni e al tipo di azienda in cui si lavora. Allo stesso modo, le principali tensioni e le sfide sono diverse da un’agenzia all’altra. Abbiamo comunque coperto i punti più comuni.
Gestione delle operazioni e dei team: le buone pratiche
1. Sii onesto con i tuoi dipendenti e clienti.
Definite aspettative chiare nei confronti dei vostri collaboratori e dei vostri clienti. Siate realistici riguardo alle scadenze. Prima che la vostra azienda si impegni in un nuovo progetto, assicuratevi anche di prevedere un tempo cuscinetto. Ciò consentirà ai team di fornire un lavoro di qualità.
2. Bilanciate il carico di lavoro.
Contattate i project manager e i collaboratori su base giornaliera o settimanale per seguire l’avanzamento dei progetti. Questo è un modo efficace per capire come la gestione del tempo e la pianificazione delle risorse possono essere ottimizzate.
3. Prenditi il tempo necessario per verificare
In materia di gestione delle operazioni, è importante effettuare audit regolari dopo la fine di un progetto e prendersi il tempo per migliorare i processi e le procedure organizzative. Cosa è andato bene? Cosa non ha funzionato? Cosa si sarebbe potuto fare diversamente? È essenziale prendersi il tempo per misurare ciò che può essere migliorato per la prossima volta.
Gestite le vostre operazioni e i vostri team con Furious
Vediamo alcuni aspetti della gestione delle operazioni con Furious :
Business
Con Furious, configurate il vostro funnel di vendita per fasi. Aggiungete l’importo probabile per affare, la ponderazione e altre informazioni chiave relative a ogni nuovo progetto o potenziale cliente. Ciò consente al direttore delle operazioni dell’agenzia di avere un’idea delle risorse da allocare per le settimane e i mesi a venire, al fine di pianificare riunioni di sincronizzazione con lo sviluppo commerciale.
Progetti e pianificazione
Grazie alla pipeline Progetti di Furious, potete creare tutti i workflow che desiderate. Organizzate i vostri progetti di conseguenza. Programmate gli eventi da collegare e potrete così automatizzare semplicemente una parte del vostro business e risparmiare tempo.
Furious offre anche la creazione di pipe ToDo. Puoi creare una pipe per i progetti tecnici, un’altra per i progetti di comunicazione, un’altra ancora per gli studi, ecc.
Troverete anche in tempo reale gli avvisi in caso di nuove attività.
I tre pilastri della gestione delle risorse in Furious sono :
- Bilancia i carichi di lavoro dei tuoi dipendenti e vedi in tempo reale chi ha quali disponibilità nei prossimi giorni, settimane e mesi. Furious avvisa automaticamente le persone interessate in caso di overbooking sul profilo o di un carico di lavoro superiore al budget del progetto.
- Anticipare le esigenze di competenze, materiale o luoghi.
- Gestione delle vacanze
Gran parte della gestione degli orari dei membri del team consiste nell’avere un sistema per monitorare e gestire i congedi o il telelavoro. Avviso automatico al manager, convalida con un clic, le funzionalità sono numerose.
Una volta che le richieste di congedo o telelavoro sono approvate in Furious, vengono automaticamente integrate negli orari di lavoro.
Cruscotti decisionali
Furious incrocia tutti i dati provenienti da diverse fonti: salari, costi generali, monitoraggio dei tempi, spese, tasso di occupazione, budget e competenze disponibili per estrarre dashboard decisionali.
Per la gestione delle operazioni, potete utilizzare una dashboard predefinita con i widget di reporting che abbiamo ritenuto più pertinenti. Potrete anche creare le vostre dashboard personalizzate con i parametri che desiderate.
Queste dashboard sono ovviamente condivisibili, scaricabili e stampabili per una migliore gestione delle attività.
Sono disponibili anche avvisi automatici e ricorrenti, per alleggerire ulteriormente il tuo carico mentale!
Fatturazione
Con Furious, non è necessario copiare e incollare i dati dai vostri strumenti di gestione dei progetti al vostro software di fatturazione.
Furious vi permette di generare fatture con un clic, automatizzare invii e solleciti ed eliminare così il rischio di errore umano durante la fatturazione mensile.
Vi avevamo d’altronde dato i nostri consigli su come dedicare meno tempo alla fatturazione del tempo trascorso!
(E se utilizzate un modello di griglia tariffaria adatto alla vostra attività, è ancora più veloce!)
L’aumento dei margini di profitto dell’azienda è solo uno dei numerosi vantaggi che una buona gestione delle operazioni apporta. Con una pianificazione ottimizzata e una visione chiara delle esigenze e dei rischi, ponete le basi per un migliore processo decisionale e quindi per un futuro migliore per la vostra azienda.
Richiedete una demo con il team Success e scoprite come ottenere il massimo da Furious!
Ti poni forse queste domande?
01 Perché l'aggiornamento delle competenze è spesso poco sfruttato nelle agenzie?
Mancanza di tempo, di una visione chiara o di una struttura. Molti manager la relegano a “bonus HR” invece di integrarla nella loro strategia operativa.
02 È economicamente vantaggioso formare piuttosto che assumere?
Sì, soprattutto per i profili intermedi. Si riducono i costi di reclutamento, onboarding e turnover.
03 Come si identificano i candidati giusti per l'aggiornamento delle competenze?
Combinare prestazioni, motivazione e disponibilità. Un buon dipendente, ben supportato, può diventare rapidamente un pilastro.
04 Quanto tempo ci vuole per vedere gli effetti?
Con un piano chiaro, si può vedere un impatto da 2 a 3 mesi sui primi profili.
05 Come si integra lo sviluppo delle competenze nel personale?
Utilizzate uno strumento come Furious per incrociare competenze, disponibilità ed esigenze future. In questo modo, avrete sempre il controllo.
06 Cosa posso fare se i miei senior non hanno il tempo di formare gli altri?
Precisamente: la formazione permette di delegare. Inserendo un po’ di tempo per il coaching nel loro programma, si può risparmiare molto tempo in seguito.
