Comment augmenter vos marges en agence de communication ou cabinet de conseil?


Diriger une entreprise n’est pas simple. Qu’il s’agisse de développement de logiciels, de consulting ou de communication, la demande ne cesse d’augmenter, tout comme la concurrence.

Entre satisfaire les attentes des clients et trouver l’équilibre entre le recrutement et la croissance durable, vous ne pouvez pas avoir en plus comme préoccupation l’érosion de vos bénéfices, ou pire : ne pas avoir une image claire de la situation de votre agence ou cabinet en termes de rentabilité.

C’est pourquoi nous répondons à certaines de vos questions les plus essentielles :

Comment calculer vos marges et, plus important encore : comment les augmenter ?

Qu’est-ce que la marge d’une entreprise ?

La marge est généralement calculée ainsi : le bénéfice de votre entreprise (les revenus des clients moins tous vos coûts d’exploitation) divisé par les revenus (commissions, honoraires, primes et autres rémunérations).

Comment calculer facilement la marge de votre entreprise ?

En tant que chef d’entreprise, vous devez constamment faire face à des coûts imprévus et à des budgets changeants, de sorte que le calcul de vos marges peut être extrêmement difficile.

Vous vous souvenez de ce client qui a rapporté à votre agence 15 000 euros de bénéfices avec une marge de 25% ? Ajoutez à cela quelques retours et modifications de campagne de la part de ce même client et votre bénéfice tombe à 7000 euros.

Pour pouvoir prendre des décisions stratégiques (et tactiques) en connaissance de cause, vous devez d’abord connaître les marges réelles de votre entreprise.

Dans une enquête menée par The Wow Company pour le BenchPress 2021, seulement 80 % des agences ont déclaré avoir réalisé un bénéfice en 2020, tandis que 14 % ont enregistré une perte et 6 % ont atteint le seuil de rentabilité. Selon l’enquête de The Wow Company, les marges brutes moyennes étaient de 44 %, alors que les agences devraient viser une marge brute de 50 % ou plus.

Dans la même enquête, il est intéressant de constater que plus de 61 % des agences ont reçu un financement au cours de la même année. La gestion de ces revenus supplémentaires pose donc question.

“La rentabilité est la pierre angulaire d’une agence durable. Quels que soient les projets que vous avez pour votre avenir, vous n’irez pas très loin si vous ne gagnez pas d’argent.

Pour avoir une idée de ce que doivent être vos marges, vous devez saisir toutes vos dépenses dans votre outil de gestion : frais de personnel, frais généraux et toutes les dépenses supplémentaires que votre entreprise génère.“

BENCHPRESS 2021

Jetons un oeil sur ces dépenses : 

1. Frais de personnel (salaires et autres)

Saisir les coûts de vos employés dans Furious est l’une des premières et plus importantes étapes pour obtenir une image claire de votre rentabilité. En ajoutant leur nombre d’heures de travail par semaine et leur salaire mensuel, vous obtiendrez une estimation de leur coût horaire.  et in fine leur CJM.

2. Les free

Lorsque votre agence décroche un nouveau contrat et que vous n’avez pas assez de ressources internes pour couvrir la charge, vous faites appel à vos freelances. Furious comptabilise l’ensemble des achats liés à vos projets.

3. Frais généraux

Les frais généraux ne sont pas seulement les dépenses fixes et variables de votre entreprise. Dans le cas des entreprises de services, les frais généraux sont également tous les coûts non facturables. Il peut s’agir de :

  • les salaires des RH
  • les salaires des office managers (et ils sont des indispensables !)
  • les budgets marketing / SEO / interne etc.
  • La compta
  • les frais d’avant-vente

4. Toute dépense supplémentaire 

Votre séjour cannois ou la participation à un salon, étant des dépenses liées à votre propre communication d’entreprise, peuvent être considérées comme des dépenses supplémentaires. 

Une fois que vous avez intégré  tous vos coûts dans votre outil de gestion/ERP, vous devez réfléchir à comment proposer des tarifs qui couvriront vos dépenses mais également vous permettront d’être rentable. 

Pourquoi ne pas utiliser Excel répondrez-vous ?

Tout simplement parce qu’Excel offre une vision “plate” de vos projets et frais : vous rentrez les budgets de vos projets d’un côté, et les coûts de l’autre. Une formule bien ajustée et hop, vous pensez avoir une vision assez juste de votre rentabilité.

Il suffit ensuite de quelques frais imprévus (temps passé plus important que prévu, un achat externe non anticipé, des frais généraux qui augmentent sans avoir été prévus (coucou la fuite des WC), une avant-vente sur-investie et pourtant perdue… Et vous jonglez avec les dépenses supplémentaires… Vous en oubliez, vous en sous-estimez (le CJM de ces 2 nouveaux directeurs de clientèle n’est pas le même..)

Et votre marge a fondu sans même que vous vous en rendiez compte, ou compte à temps !

Du coup plutôt qu’Excel, pourquoi ne pas prendre un outil qui vous permet de contrôler votre rentabilité par client et par projet ?  Dans un système qui prendra en compte toutes vos dépenses, tous vos frais généraux et tous vos coûts supplémentaires… Et qui générera des rapports en temps réel qui vous diront ce que vous devez décider ensuite.

“Utilisant une interface et UX très conviviales et efficaces, Furious se révèle être un outil d’une puissance redoutable, créatif et innovant. Il nous permet après seulement un mois et demi d’avoir enfin une vision claire et agréable de tous les aspects de l’activité de mon entreprise. Le pilotage devient réellement un plaisir quels que soient les postes et l’ensemble de l’équipe s’est approprié l’application rapidement et avec enthousiasme.”

Jean-Luc R., CEO Axyz

Vue client Furious

Comment maximiser le temps facturable pour augmenter les marges de votre entreprise ?

Pour déterminer le montant que vous devez facturer, vous devez répondre à la question suivante : quels sont les taux d’occupation réels de votre entreprise ?

Peut-être utilisez-vous déjà quelques outils pour combiner les données et déterminer vos taux d’occupation. Peut-être n’avez-vous pas du tout de données disponibles. 

Il n’existe pas de méthode standard pour mesurer vos taux d’occupation, mais une chose est sûre : il est nécessaire que vos collaborateurs suivent leur temps de travail, facturable ou non, dans un outil qui vous montrera ensuite leur niveau de disponibilité et d’occupation. 

En général, les salariés en sociétés de services travaillent en moyenne 120 heures par mois, ce qui représente environ 1 440 heures par an (y compris les vacances, les congés maladie, la formation, etc.)  Si votre taux d’occupation réel par salarié est d’environ 75 % sur une base annuelle, c’est un assez bon résultat.

Voici d’ailleurs nos meilleurs tips pour suivre le temps passé par vos collaborateurs.

Une fois que vous avez une idée précise de vos taux d’occupation et de toutes vos dépenses, il est temps d’utiliser une formule simple, mais éprouvée, pour calculer combien vous devez facturer les services que vous proposez.

En gros, vous devez d’abord prendre le salaire mensuel brut d’un salarié, le multiplier par 12 mois, puis multiplier ce chiffre par trois. 

Vous obtenez ainsi le salaire annuel brut d’un salarié multiplié par trois.

Ensuite, divisez le salaire annuel brut de chaque salarié par le nombre d’heures de travail effectif par an. Disons que le nombre d’heures de travail effectif est de 1 440 en moyenne pour une semaine de travail de 40 heures. 

En divisant le salaire annuel brut par les heures travaillées, vous obtiendrez le taux horaire que vous devez facturer pour que votre agence puisse faire des bénéfices.

Utiliser un seul outil pour accroître l’efficacité et la marge

Le fait de retrouver au même endroit, dans un espace fiable et sécurisé, toutes vos données financières, vos opportunités, vos budgets et la communication sur les projets vous aide à augmenter les marges de profit de l’entreprise en réduisant la quantité de temps qui est généralement perdue :

  • Une communication non consolidée concernant les projets et les tâches à travers plusieurs outils.
  • Des données de planification des ressources dans 2 ou 3 systèmes différents
  • Les informations financières dans plusieurs endroits
  • Le travail administratif lié à la facturation et à la paie sur différentes plateformes.

Les informations sur la rentabilité dans Furious  incluent vos frais généraux, les CJM (Coût Journaliers Moyens) de vos collaborateurs et toutes les dépenses supplémentaires… le tout automatiquement et en temps réel !

Vous voulez augmenter les bénéfices de votre entreprise ?

Voici ce que vous devez retenir de cet article :

  • Si les marges de votre entreprise sont trop faibles, envisagez d’adopter une tarification basée sur la valeur, réévaluez vos taux d’occupation par collaborateur et repensez votre planification actuelle des ressources ;
  • Utilisez une méthode éprouvée pour calculer le montant que vous devriez facturer pour vos services ;
  • Tenez compte de votre temps non facturable en tant que frais généraux. 

Sans un seul outil pour gérer votre entreprise, il sera difficile de planifier votre succès.

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