Gestire un progetto senza indicatori chiari è un po’ come navigare senza bussola: si avanza, certo, ma esattamente verso dove? La dashboard è molto più di un supporto visivo. È la vostra cabina di comando, il vostro strumento di gestione, di sincronizzazione e la vostra leva di anticipazione. Tuttavia, è necessario che sia ben concepito, ben strutturato, che sia aggiornato e soprattutto… orientato ai risultati.
Allora, cosa bisogna monitorare? E soprattutto, come trasformare una dashboard sulla gestione dei progetti in uno strumento di monitoraggio e leva di gestione?
Una dashboard che semplifica la gestione dei progetti
Una dashboard di gestione dei progetti efficace non serve a fare bella figura in una riunione mensile. È uno strumento di anticipazione, decisione e allineamento per gestire i progetti. Deve:
- Centralizzare i dati chiave
- Avvisare prima della tempesta, non dopo il naufragio
- Dare ai decisori una visione d’insieme… senza perdersi nei dettagli
Morale: meglio dedicare 1 ora alla costruzione della dashboard che 5 ore a rincorrere i numeri.
Quali tipi di indicatori integrare in una dashboard di progetto?
Non tutti gli indicatori sono uguali. La loro selezione dipende dal contesto del progetto, dalla sua metodologia, dalle sue sfide e dal livello di maturità dei team.
Esistono quattro grandi categorie di KPI per la gestione dei progetti:
- Indicatori di performance: misurano l’efficacia e l’efficienza del progetto (rispetto del budget, avanzamento, produttività).
- Indicatori di allerta: segnalano gli scostamenti critici rispetto agli obiettivi strategici (ritardi, sforamenti di costi).
- Indicatori di carico e di pianificazione: assicurano il monitoraggio del tempo impiegato e del lavoro rimanente.
- Indicatori qualitativi: spesso trascurati, permettono tuttavia di valutare la soddisfazione, l’engagement o la qualità dei deliverable.
Gestire un progetto: cosa integrare nella propria dashboard
Ecco gli indicatori indispensabili da integrare in ogni dashboard di gestione dei progetti:
Rispetto delle scadenze e pianificazione
Misurare lo scostamento tra le date pianificate e le date effettive di completamento delle attività chiave permette di individuare i ritardi. Software di gestione specializzati consentono un’analisi più approfondita.
Gli indicatori di qualità
Servono a valutare se il livello atteso è realmente raggiunto. Tasso di resi, conformità dei deliverable, numero di correzioni: altrettanti segnali che mostrano se il progetto risponde agli standard interni o alle aspettative del cliente.
Scostamento di budget
Consentono di sapere se il progetto rispetta i limiti di budget definiti. Monitorare gli scostamenti tra previsioni e spese sostenute permette di anticipare uno slittamento finanziario prima che diventi irreversibile.
Dashboard dinamici: dati visivi per decidere meglio
La potenza di un dashboard risiede anche nella sua capacità di rendere i dati intelligibili. I grafici, gli indicatori, i codici colore e i diagrammi consentono una lettura rapida delle aree critiche. Automatizzare la raccolta degli indicatori evita gli errori umani e garantisce un aggiornamento in tempo reale.
L’ERP Furious centralizza automaticamente tutti i dati chiave, facilitando la gestione dei progetti e la pianificazione delle attività. Lo strumento genera in tempo reale indicatori personalizzati e utilizzabili. Grazie al suo dashboard dinamico, consente una gestione reattiva, precisa e adattata alle sfide specifiche di ogni team.
Il KPI che seguo in priorità [con Furious] è quello del margine. Mi permette di assicurarmi che non superiamo i tempi assegnati sui preventivi. Se li superiamo, o ne discuto con il cliente, o aggiusto il prossimo preventivo per non rifare lo stesso errore. Il KPI del margine è davvero essenziale per noi
Non tutti i progetti si gestiscono allo stesso modo
In modalità agile:
- Monitorate i punti storia realizzati
- Utilizzate i burndown chart per visualizzare lo sprint
- Valorizzate i feedback degli utenti
In modalità ciclo a V:
- Capitalizzate sulle milestone consegnabili
- Definite rigorosamente tempi e budget
- Convalidate ogni fase prima di procedere
In modalità ibrida:
- Non mescolate le metodologie alla cieca
- Stabilite una struttura classica con aperture agili
La regola? Adattare gli indicatori al progetto, non il contrario.
Buone pratiche per un dashboard realmente utile
Un dashboard è utile solo se è leggibile, aggiornato e compreso da tutti gli attori coinvolti. Ecco alcune buone pratiche comprovate:
- Limitare il numero di indicatori all’essenziale (5-10 max)
- Aggiornare con una frequenza chiara: settimanale, quotidiana o mensile
- Utilizzare avvisi visivi: rosso per gli scostamenti critici, arancione per i rischi emergenti
- Favorire l’appropriazione collettiva: coinvolgere i membri del team nella definizione e nella lettura dei KPI per una migliore gestione del progetto.
- Evitare di trasformare il dashboard in uno strumento di sorveglianza punitiva: deve essere una leva di fiducia, non di pressione
Uno strumento vivo, non un dashboard statico
Un buon dashboard non è uno strumento statico. È un alleato nella gestione dei progetti. E un tale complice si adatta al contesto.
Gestire un progetto senza indicatori precisi significa procedere d’istinto. Questo può funzionare… fino al giorno in cui non funziona più. Un dashboard ben costruito consente di uscire dalla reazione per entrare nell’anticipazione.
Non si tratta di farne un monumento di reporting, ma una leva decisionale rapida, concreta e utile. Il vostro dashboard non deve impressionare. Deve servire. Sta a voi chiedervi: i numeri che seguite ogni settimana… vi aiutano davvero nella gestione dei progetti?
L'ERP personalizzato: più che uno strumento di gestione, un indicatore affidabile
E se il vostro strumento ERP diventasse il vostro migliore analista strategico? È proprio l’approccio di soluzioni come Furious, concepite per centralizzare i vostri flussi di attività fornendovi indicatori pertinenti, in tempo reale. Aggregando automaticamente i dati provenienti dai vostri planning, tempi impiegati, preventivi, budget o margini di progetto, l’ERP personalizzato trasforma le vostre operazioni quotidiane in KPI leggibili, utilizzabili e contestualizzati.
Il risultato? Non gestite più alla cieca. Sapete precisamente quale missione è redditizia, quale team è sovraccarico, quale cliente vi costa troppe spese per troppo poco valore. Ancora meglio: con dashboard dinamici personalizzabili, Furious automatizza la raccolta degli indicatori.
Furious ci aiuta a identificare i progetti redditizi grazie a un audit basato su KPI dei clienti, il che ci permette di sapere dove intensificare i nostri sforzi commerciali.
Ti poni forse queste domande?
01 Che cos'è la classificazione automatica delle transazioni?
È una funzione basata sull’intelligenza artificiale che categorizza automaticamente le spese in base alla loro natura, per un monitoraggio finanziario più semplice e affidabile.
02 Come funziona l'intelligenza artificiale di Furious per classificare le transazioni?
Ogni volta che si importa o si sincronizza una transazione bancaria, l’intelligenza artificiale analizza la dicitura, l’importo e il contesto per suggerire una categoria e dei tag pertinenti. Voi convalidate, modificate se necessario e lo strumento impara dalle vostre scelte.
03 Quali sono i vantaggi dell'archiviazione automatica per i team finanziari?
Meno inserimento manuale dei dati, maggiore coerenza contabile, meno errori umani e notevole risparmio di tempo per le attività ricorrenti.
04 Possiamo mantenere il controllo sulle categorie proposte dall'IA?
Sì, il cliente mantiene il controllo dei suggerimenti: ogni classificazione può essere accettata, modificata o perfezionata. L’automazione è un supporto, non una sostituzione.
05 L'IA migliora i suoi suggerimenti nel tempo?
Assolutamente sì. Più si utilizza la funzione, più l’intelligenza artificiale impara dalle vostre correzioni e suggerisce classifiche adatte alle vostre abitudini.
06 A chi è destinata questa funzione?
Manager finanziari, dirigenti o chiunque voglia automatizzare l’elaborazione della contabilità, ottimizzare il flusso di cassa e concentrarsi sull’analisi anziché sull’inserimento dei dati.
