La bugia dei numeri verdi
Avete appena chiuso l’esercizio. Il fatturato c’è, persino leggermente al di sopra dei vostri obiettivi. Il vostro commercialista vi annuncia un risultato positivo. Tirate un sospiro di sollievo. L’agenzia gira.
Eppure, qualcosa non quadra.
La vostra liquidità è costantemente sotto pressione. Alcuni mesi, vi chiedete come farete a pagare gli stipendi. Avete l’impressione di correre sempre senza mai decollare davvero. E soprattutto, non capite: con tutto questo fatturato, dove finiscono i soldi?
Benvenuti nel club esclusivo delle agenzie redditizie… sulla carta. Gli studi del settore mostrano che in media quasi il 15% delle ore fatturabili non viene mai fatturato nelle società di servizi. Ancora peggio: nelle aziende di servizi che non monitorano con precisione le ore fatturabili, la perdita può arrivare fino a 50.000 $ di ricavi annuali per collaboratore.
Il peggio? Queste perdite sono invisibili. Non compaiono in nessun foglio Excel. Il vostro commercialista non le vede. Nemmeno i vostri soci. Ma sono lì, ben reali, e minano silenziosamente la vostra redditività.
#1 : Il tempo fantasma che uccide il tuo margine
Il principio: ciò che non vedete vi costa una fortuna
Parliamo chiaro. Vendete un progetto da 50K€. Preventivate 400 ore di produzione. Consegnate. Il cliente è contento. Progetto chiuso, no?
Non proprio.
Perché i vostri team hanno dedicato 530 ore a questo progetto. Solo che 130 ore non compaiono da nessuna parte. Perché? Perché non sono mai state registrate. O perché sono state “assorbite” in altre voci di bilancio. O perché i vostri collaboratori hanno lavorato la sera e nel fine settimana senza dichiararlo, per non far esplodere il budget.
Con un costo orario medio di 70 € (salario lordo), queste 130 ore fantasma rappresentano 9.100 € di perdita netta. Su questo progetto che doveva essere redditizio. Moltiplicate per 20 progetti all’anno, e avete appena perso 182.000 € senza nemmeno accorgervene.
Secondo gli studi recenti, i numeri sono implacabili: il 15% delle attività fatturabili va perso nelle imprese di servizi professionali. Un sesto della vostra capacità produttiva che svanisce nel nulla. Le principali cause? Riunioni interne interminabili, aggiustamenti “al volo” non previsti a budget, continui scambi con i clienti “non programmati”, e attività amministrative che rallentano la produzione.
E il peggio è che tutti lo trovano normale. “È il gioco”, vi si dice. “Bisogna pur soddisfare il cliente.” Solo che soddisfare il cliente rimettendoci le penne, non è un modello di business. È una lenta emorragia.
La soluzione: tracciare ogni ora come se la vostra sopravvivenza dipendesse da essa
Il primo passo è IMPORRE un rilevamento esaustivo del tempo. Non “quando ci si pensa”. Non “all’incirca”. Esaustivo. Ogni ora trascorsa su ogni progetto deve essere tracciata. Incluse riunioni, aggiustamenti, validazioni interminabili.
Sentirete delle resistenze: “Ci vuole tempo”, “Non siamo in una fabbrica”, “Uccide la creatività”. Traducete: “Preferisco non sapere che sto perdendo denaro.” Perché è esattamente quello che succede. Senza una registrazione rigorosa, navigate alla cieca.
Poi, analizzate il divario tra tempo preventivato e tempo reale su OGNI progetto. Non alla fine dell’anno quando è troppo tardi. In corso d’opera. Avete venduto 400 ore e siete già a 350 mentre avete consegnato solo il 60% del progetto? Houston, abbiamo un problema. È ancora tempo di ridefinire, di rinegoziare un addendum, di riallocare le risorse.
Identificate i vostri ladri di tempo cronici:
- Le riunioni non preparate che durano il doppio del tempo
- I brief clienti poco chiari che generano 10 revisioni
- Le validazioni a cascata che immobilizzano i team
- I “piccoli aggiustamenti” che si trasformano in una riprogettazione completa
Poi tracciate impietosamente queste perdite. Una riunione senza ordine del giorno? Annullata. Un brief cliente incompleto? Non si avvia la produzione prima di una chiarificazione. Validazioni che si trascinano? Implementazione di una scadenza automatica. Aggiustamenti fuori perimetro? Fatturazione sistematica tramite addendum.
Il risultato? Sapete FINALMENTE quanto vi costa realmente ogni progetto. Niente più brutte sorprese. Niente più “pensavamo di essere redditizi”. Voi SAPETE. E potete agire di conseguenza.
#2 : La prevendita, questo baratro finanziario invisibile
Il principio: pagate per perdere le gare d’appalto
Siamo onesti: quante ore dedicate alle risposte alle gare d’appalto, ai pitch, ai pre-progetti gratuiti per “convincere il potenziale cliente”?
Fate il calcolo sull’ultimo trimestre. Avrete uno shock.
Un’agenzia di 40 persone dedica in media il 15-25% della sua capacità produttiva alla pre-vendita. Parliamo di migliaia di ore all’anno. Giornate intere trascorse a preparare proposte dettagliate, ideare bozze “per dare un’idea”, redigere strategie complete… per clienti che alla fine firmano con la concorrenza o non firmano mai.
Il vostro tasso di conversione sulle opportunità? Se siete onesti, si aggira intorno al 30-40%. Ciò significa che il 60-70% del vostro investimento in pre-vendita finisce direttamente nel cestino. O peggio: arricchisce il concorrente che si accaparra l’affare con le VOSTRE idee.
Secondo uno studio sui consulenti pubblicato da Modèles de Business Plan, il costo di acquisizione cliente (CAC) rappresenta tra il 10 e il 18% del fatturato generato per cliente, includendo prospezione, marketing, pre-vendita e tempo non fatturabile. Per una struttura che fattura 3M€, si parla di 300.000 a 540.000 € che svaniscono ogni anno nel ciclo commerciale. L’equivalente di 5-9 stipendi a tempo pieno che lavorano per ottenere contratti.
E il peggio? Non li contabilizzate nemmeno come una perdita. “È il costo dello sviluppo commerciale”, vi dite. Solo che lo sviluppo commerciale si misura, si gestisce, si rende redditizio. Lì, annaffiate a pioggia sperando che qualche goccia cada nel posto giusto.
Ciò che funziona davvero: smettere di lavorare gratuitamente
Prima regola: TUTTO si fattura, o quasi. L’audit della situazione? Fatturato. Lo studio preliminare? Fatturato. La raccomandazione strategica? Fatturata. Anche a prezzo stracciato, anche simbolicamente, ma fatturata.
Obietterete: “Ma i potenziali clienti non pagheranno mai per la pre-vendita!” Falso. I CATTIVI potenziali clienti non pagano. I buoni, quelli che rispettano la vostra esperienza e che hanno un vero budget, accettano perfettamente di pagare una fase di inquadramento. D’altronde, quelli che rifiutano sono generalmente quelli che vi daranno più problemi in seguito.
Implementate un sistema di qualificazione STRETTO delle opportunità. Prima di mobilitare i vostri team per una risposta a una gara d’appalto, ponetevi tre domande:
- Il budget è reale e dimensionato? (non “vedremo in base alle proposte”)
- Il decisore è identificato e accessibile? (non “il comitato deciderà”)
- Abbiamo un reale vantaggio competitivo su questo dossier? (non “tentiamo la fortuna”)
Se rispondete “no” a una di queste domande, lasciate perdere. Il vostro tempo vale di più.
Poi, standardizzate le vostre risposte per le opportunità “medie”. Create moduli riutilizzabili, schemi collaudati, casi cliente che si innestano facilmente. L’obiettivo: dividere per tre il tempo dedicato a una proposta standard. Riservate il su misura per le VERE belle opportunità, quelle in cui avete le vostre possibilità.
Fatturate sistematicamente le fasi di diagnosi, anche a prezzo ridotto. Un audit fatturato 2.000 € che vi prende 2 giorni vale più di un audit gratuito che ve ne prende 3. Il potenziale cliente è impegnato finanziariamente, vi prende sul serio, e recuperate almeno una parte dell’investimento. Bonus: se non vincete il progetto, almeno non avete perso tutto.
Infine, tracciate il vostro tasso di conversione e il vostro costo di acquisizione cliente. Quante opportunità qualificate trasformate in progetti firmati? Quante ore investite in media per acquisire un nuovo cliente? Qual è il fatturato medio per cliente acquisito? Queste tre metriche vi dicono istantaneamente se la vostra macchina commerciale è sana o se vi costa più di quanto vi rende.
Il risultato? Smettete di lavorare gratuitamente per potenziali clienti che non firmeranno mai. Concentrate i vostri sforzi sulle VERE opportunità. E la vostra pre-vendita diventa finalmente un investimento redditizio piuttosto che un baratro finanziario.
#3 : I progetti zombie che vampirizzano le tue risorse
Il principio: i progetti che non muoiono mai
Li conoscete. Quei progetti che avrebbero dovuto finire tre mesi fa. Che sono “quasi finiti” da sei settimane. Dove il cliente chiede “un ultimo piccolo aggiustamento” ogni due settimane. Dove i vostri team dedicano ancora “qualche ora” qua e là per “chiudere gli ultimi dettagli”.
Ufficialmente, il progetto è consegnato. Fatturato. Saldato. Ma di fatto, continua a prosciugare risorse. Uno sviluppatore che corregge un bug “al volo”. Un project manager che fa un punto con il cliente “per assicurarsi che tutto vada bene”. Un grafico che aggiusta “tre cosette” sulle grafiche.
Moltiplicate queste “poche ore” per il numero di progetti in modalità zombie nella vostra agenzia. Cosa rappresenta? Un equivalente a tempo pieno? Due? Di più?
Gli studi sull’argomento sono rari ma illuminanti: nelle agenzie che non chiudono formalmente i loro progetti, il 10-15% della capacità produttiva è assorbito da interventi post-consegna non fatturati. Per un’agenzia di 40 persone, ciò rappresenta l’equivalente di 4-6 collaboratori a tempo pieno che lavorano su progetti che dovrebbero essere terminati.
Il problema è che queste ore sono invisibili nella vostra gestione. Non compaiono come tempo di progetto poiché il progetto è “finito”. Non sono preventivate poiché “è solo assistenza post-vendita”. Risultato: spariscono nel limbo del vostro reporting. Ma minano comunque la vostra redditività reale.
Peggio ancora: creano un precedente. Il cliente ha capito che può ottenere aggiustamenti gratuiti. I vostri team hanno capito che “finire un progetto” non significa nulla, dato che ci si tornerà comunque sopra. E voi, vi ritrovate con risorse mobilitate sul vecchio quando dovrebbero essere sul nuovo.
Il rimedio: chiudere per sempre
Instaurate una procedura di chiusura formale. Un progetto è terminato solo quando:
- Tutti i deliverable sono stati validati dal cliente (con la sua firma, non solo un “ok” verbale)
- La fattura finale è stata emessa E incassata
- Una riunione di chiusura ha formalmente sancito la fine della missione
- Il progetto è stato amministrativamente chiuso nei vostri strumenti
Prima di questa chiusura formale, TUTTO resta aperto. Dopo? TUTTO è chiuso. Una richiesta post-chiusura = nuovo ordine = nuova fatturazione. Nessuna zona grigia, nessuna eccezione.
Definite chiaramente nei vostri contratti ciò che rientra nella garanzia (correzioni di bug reali nel periodo concordato) e ciò che rientra in una nuova prestazione (evoluzioni, aggiustamenti, nuove richieste). La garanzia, ve ne fate carico. Il resto, lo fatturate. Punto.
Formate i vostri team a dire NO. I vostri collaboratori sono gentili, vogliono fare bene, non vogliono deludere il cliente. Risultato: accettano “piccole richieste” che non sono mai piccole. Insegnate loro a rispondere: “Con piacere! Ti faccio un preventivo per questa richiesta aggiuntiva e ci organizziamo.”
Implementate addendum sistematici per ogni richiesta post-consegna che superi le 2 ore di lavoro. Niente “vedremo alla fine”. Niente “ci arrangeremo”. Appena il cliente esce dal perimetro, tirate fuori l’ordine di acquisto. Vi sembra eccessivo? È semplicemente professionale. E, incidentalmente, vi permette di rimanere redditizi.
Il risultato? I vostri progetti finiscono davvero. Le vostre risorse sono disponibili per nuove missioni fatturabili. I vostri clienti rispettano il perimetro contrattuale. E smettete di perdere denaro per interventi fantasma.
#4 : Il sottocosto cronico
Il principio: svendete la vostra esperienza senza accorgervene
Domanda trabocchetto: sul vostro ultimo progetto, quanti giorni avete venduto? E quanti ne avete realmente consumati?
Se come il 90% delle agenzie, hai venduto 30 giorni e ne hai consumati 38, congratulazioni: hai appena svenduto il 27% del tuo margine. E questo, contando solo le ore che hai tracciato. Se aggiungiamo il tempo fantasma di cui parlavamo prima, sei probabilmente più vicino al 40-45%.
Il sotto-prezzamento non è sempre volontario. A volte, è solo che stimate male. Pensate che un progetto richiederà 200 ore, ma ne richiede 280. Normale, direte voi. Solo che se TUTTI i vostri progetti sforano sistematicamente del 30-40%, il problema non è nell’esecuzione. È nel vostro modello di pricing.
La realtà sul campo è inappellabile: le agenzie che non padroneggiano la loro stima iniziale subiscono un’erosione media del 25-35% sul margine operativo reale rispetto al margine teorico. Ogni progetto venduto diventa progressivamente deficitario man mano che viene eseguito.
Ma c’è di peggio del sotto-prezzamento accidentale: il sotto-prezzamento “strategico”. Sapete, quei momenti in cui vi dite “romperemo il prezzo per entrare da questo cliente”, “faremo un gesto commerciale perché è un settore promettente”, “ci allineeremo al concorrente anche se sappiamo di perdere denaro”.
Il ragionamento sembra reggere: perdere un po’ oggi per guadagnare molto domani. Solo che “domani” non arriva mai. Il cliente che ha negoziato il 30% di sconto continua a negoziare a ogni nuovo progetto. Il “cliente di richiamo” che doveva aprire un settore rimane alla fine un caso isolato. E intanto, avete mobilitato i vostri migliori team su progetti deficitari invece di cercare clienti redditizi.
La svolta da prendere: vendere al giusto prezzo
Prima regola assoluta: calcola il tuo costo effettivo REALE. Non il costo teorico “se tutto va bene”. Il costo reale, storico, constatato. Analizza i tuoi ultimi 20 progetti simili. Quante ore hanno realmente consumato? Qual è stato il tasso di sforamento medio? Qual è stata la quota di tempo non fatturabile?
Questo costo di produzione reale, è il vostro limite inferiore. Al di sotto, perdete denaro. Punto. Poco importa che il cliente sia “strategico” o che il progetto sia “prestigioso”. Se vendete al di sotto del vostro costo di produzione, pagate il cliente per lavorare con voi. È un vostro diritto. Ma assumetevelo con consapevolezza.
Poi, integrate SISTEMATICAMENTE un margine di sicurezza del 20-30% nelle vostre stime. Pensate che ci vorranno 200 ore? Vendetene 250. “Ma il cliente non accetterà mai!” Sì, accetterà. E se non accetta, è perché non ha il budget per un progetto di tale portata. Meglio non iniziare che accettare un progetto deficitario che vampirizzerà le vostre risorse.
Rifiutate i progetti strutturalmente non redditizi. Sì, anche quello del CAC 40. Anche quello che “farebbe bene come referenza”. Anche quello dove “il CMO è un amico”. Un progetto non redditizio non diventa redditizio per magia. Mina solo la vostra liquidità e mobilita risorse che potrebbero essere su progetti sani.
Implementate un sistema di allerta precoce sugli sforamenti di budget. Appena raggiungete il 70% del budget consumato mentre avete consegnato solo il 50% del progetto, attivate una revisione. O rinegoziate il perimetro, o fatturate un addendum, o bloccate le spese. Ma non aspettate di essere al 150% del budget per reagire.
Il risultato? Vendete finalmente al giusto prezzo. I vostri progetti sono strutturalmente redditizi fin dalla firma. Smettete di sovvenzionare i vostri clienti con la vostra liquidità. E quando un progetto si termina, avete DAVVERO guadagnato denaro, non solo sulla carta.
Furious ci ha fatto risparmiare il 10% del tempo complessivo dell'agenzia. Può sembrare poco, ma con la crescita diventa enorme. Ci sono molte cose che abbiamo automatizzato grazie a Furious. E soprattutto, l'automazione e gli indicatori regolari hanno fatto una grande differenza.
#5 : Gli strumenti e gli abbonamenti che si accumulano
Il principio: la morte per mille tagli di carta di credito
Quanti strumenti SaaS paghi ogni mese? Davvero, quanti?
Se sei come il 95% delle agenzie, non ne hai la minima idea. Ci sono gli strumenti “ufficiali” che conosci: il CRM, lo strumento di gestione dei progetti, la suite per ufficio. E poi ci sono tutti gli altri. Quelli che Tizio ha sottoscritto perché gli servivano per un progetto. Quelli che hai testato sei mesi fa e che non hai mai disdetto. Quelli che paghi due volte perché tre team hanno sottoscritto lo stesso servizio senza parlarsi.
Fai l’esercizio: passa in rassegna tutti i tuoi addebiti bancari degli ultimi tre mesi. Somma tutti gli abbonamenti SaaS. Potresti avere una brutta sorpresa.
Uno studio Gartner rivela che le aziende di servizi sprecano in media il 30% delle loro spese SaaS in licenze non utilizzate, duplicati o strumenti sottoutilizzati. Per un’agenzia di 40 persone che spende 4.000 € al mese in strumenti, questo rappresenta 14.400 € che vanno in fumo ogni anno. Senza contare il tempo perso a navigare tra quindici strumenti diversi che non comunicano tra loro.
Ma c’è qualcosa di più grave dei duplicati: l’effetto Frankenstein. Hai uno strumento per il CRM. Un altro per i preventivi. Un terzo per la pianificazione. Un quarto per il monitoraggio del tempo. Un quinto per la fatturazione. Un sesto per gli acquisti. Un settimo per la gestione.
Il risultato? Nessuno ha una visione d’insieme. Per ottenere un dato di redditività su un progetto, bisogna incrociare manualmente i dati di quattro strumenti diversi. Per seguire l’avanzamento di un’opportunità commerciale, bisogna destreggiarsi tra il CRM e lo strumento per i preventivi. Per gestire la tua tesoreria, devi esportare tre file Excel e pregare che le formule reggano.
Questa stratificazione digitale ti costa una fortuna. Non solo in abbonamenti. In tempo umano. In errori di inserimento. In decisioni prese su dati incompleti o obsoleti. In opportunità mancate perché non hai l’informazione al momento giusto.
Il piano d’azione: fare pulizia nel tuo stack
Avvia un audit completo del tuo stack tecnologico. Elenca TUTTI gli strumenti e gli abbonamenti che paghi. Per ciascuno, poniti tre domande:
- È davvero utilizzato? (non “potremmo usarlo”, ma davvero utilizzato quotidianamente)
- È indispensabile? (se lo togliessimo domani, cosa bloccherebbe concretamente?)
- Fa doppione con un altro strumento? (anche parzialmente)
Tutto ciò che non supera questi tre filtri: disdetta immediata. Hai probabilmente appena liberato dal 20 al 30% del tuo budget SaaS.
Poi, privilegia il consolidamento piuttosto che la dispersione. Uno strumento all-in-one che copre l’80% delle tue esigenze vale spesso più di cinque strumenti specializzati che coprono ciascuno il 100% di un’esigenza ma non comunicano tra loro. L’efficienza operativa che guadagni centralizzando compensa ampiamente la perdita di alcune funzionalità avanzate che non usavi davvero.
Imponi un processo di validazione per ogni nuova sottoscrizione. Un collaboratore vuole testare un nuovo strumento? Perfetto, ma deve passare attraverso una validazione formale che verifichi che non abbiamo già qualcosa che fa il lavoro e che il ROI sia dimostrabile. Basta con le sottoscrizioni selvagge che si trasformano in abbonamenti dimenticati.
Negozia i tuoi contratti. La maggior parte dei fornitori SaaS applica prezzi pubblici gonfiati con ampi margini di negoziazione. Paghi 10 licenze? Chiedi una tariffa decrescente. Sei cliente da tre anni? Esigi un gesto commerciale. Esiti con un concorrente? Fai leva sulla concorrenza. Spesso puoi ottenere dal 15 al 30% di sconto semplicemente chiedendo.
Il risultato? Sai esattamente cosa paghi e perché. Smetti di finanziare licenze fantasma. Guadagni in efficienza operativa semplificando il tuo stack. E recuperi diverse migliaia di euro all’anno che andavano stupidamente in abbonamenti inutili.
Riprendere il controllo (prima che sia troppo tardi)
Queste cinque fonti di perdita rappresentano collettivamente tra il 20 e il 40% della tua redditività teorica. Rileggi questa frase. Tra il 20 e il 40%. È colossale.
Pensavi di realizzare il 15% di margine operativo? In realtà, sei probabilmente tra il 5 e il 10%. Pensavi di essere in pareggio? Forse sei in rosso senza saperlo. Pensavi di generare liquidità? Va in fumo prima ancora di arrivare sul tuo conto.
Il peggio è che queste perdite sono silenziose. Il tuo commercialista non le vede perché non figurano nei conti. I tuoi soci non le vedono perché guardano il fatturato e l’utile netto. I tuoi team non le vedono perché fanno semplicemente il loro lavoro al meglio delle loro capacità.
Ma TU, devi vederle. Perché è tua responsabilità di dirigente gestire la redditività reale, non quella immaginaria.
Le tre domande da porti subito:
- Quante ore reali (non preventivate, REALI) i miei team hanno dedicato ai miei ultimi cinque progetti?
- Quale parte della mia capacità produttiva va in pre-vendita non fatturata?
- Quanti progetti “terminati” continuano a prosciugare risorse senza essere fatturati?
Se non puoi rispondere con precisione a queste tre domande, stai guidando alla cieca. E guidare alla cieca funziona finché la strada è dritta. Ma alla prima curva, finisci fuori strada.
È tempo di riprendere il controllo.
Smetti di gestire la tua agenzia a occhio e croce. Smetti di scoprire i tuoi risultati due mesi dopo la chiusura. Smetti di sperare che “alla fine rientrerà”. Installa un sistema di gestione che ti dia la VERA immagine della tua redditività. In tempo reale. Su ogni progetto. Su ogni cliente.
Perché un’agenzia che non conosce i suoi costi reali è un’agenzia che va incontro al disastro. Forse non oggi. Forse non questo mese. Ma inevitabilmente, il risveglio sarà brutale.
Meriti di meglio. I tuoi team meritano di meglio. La tua azienda merita di meglio.
Allora, cosa facciamo? Continuiamo a perdere soldi senza saperlo, o riprendiamo la gestione?
