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Gestione finanziaria in agenzia: assicurati in modo semplice la redditività dei tuoi progetti

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Un numero prende vita soltanto quando viene condiviso e arricchito dall’apporto di tutti gli attori coinvolti nella catena”. 

Queste parole di Matthieu Didailler – CFO di Insign Group – rappresentano una realtà in cui la gestione finanziaria non è semplicemente una questione di controllo dei numeri, ma è una danza complessa in cui precisione, anticipazione e adattamento sono l’insieme di passi che permettono di non inciampare nell’imprecisione.

Se si considera che solo il 36% (KPMG, AIPM, IPMA, The future of project management: Global Outlook 2019, Novembre 2019) delle organizzazioni riesce a portare a termine i progetti rispettando il budget iniziale, ecco che questo diventa lo scenario ideale a cui qualsiasi agenzia dovrebbe aspirare.

Più l’azienda cresce, più i responsabili finanziari si ritrovano sommersi da una marea di compiti quotidiani e ripetitivi, perdendo quella visibilità globale necessaria per gestire efficacemente tutti gli aspetti strategici legati alla redditività dell’organizzazione.

Poniti queste domande: il tempo speso per ogni progetto è misurato e regolato in linea con le competenze interne coinvolte? Le business unit e i tassi di occupazione individuali sono redditizi? 

È ora di passare all’azione adottando le giuste strategie che ti permetteranno di valutare la redditività dei tuoi progetti in qualsiasi momento e con pochi clic. 

Ci sono 3 step fondamentali (che hanno già dimostrato la loro efficacia presso le più grandi agenzie francofone) alla base di questo processo: monitorare i KPI fondamentali con gli strumenti adeguati, anticipare gli sforamenti di budget e scegliere il giusto strumento di budgeting.

Le ragioni per cui un progetto può trovarsi in deficit sono molteplici, come ad esempio stime di budget iniziali imprecise, una gestione inadeguata del perimetro del progetto o ritardi nelle consegne che comportano costi aggiuntivi.

Identificare tempestivamente i progetti in perdita può fare la differenza in un contesto competitivo come quello delle agenzie di comunicazione. 

I passi da compiere sono semplici:

Il primo passo per affrontare questa emergenza è mettere in atto un sistema per rilevare i primi segnali di sforamento del budget

Ciò include il monitoraggio delle ore lavorate rispetto a quelle preventivate, dei costi diretti e indiretti e una comunicazione efficace e fluida all’interno del team di progetto. Per facilitare questo compito, potresti affidarti a strumenti di gestione progetti che offrono funzionalità di reporting e di alert.

Per avere le idee chiare su un progetto e poter procedere serenamente, devi assolutamente avere accesso a 2 KPI fondamentali:  

  • Lo stato di avanzamento del progetto: il valore della produzione all’istante T rispetto a ciò che è stato venduto.  
  • Il tempo effettivamente impiegato sul progetto: il load di lavoro impiegato per team, competenze o business unit.

Non è particolarmente complesso, ma per un CFO potrebbe non essere così immediato, perché ancora oggi gli strumenti finanziari utilizzati da ciascun team sono ancora troppo poco sfruttati o non integrati tra loro e quindi raramente si rivelano sufficientemente efficaci.

Aggregare i dati in queste condizioni, può farti sentire come un funambolo che cammina su una corda sottile costituita da informazioni disgregate e sporadiche, che rischia di cadere nell’imprecisione ad ogni passo.

Se vuoi semplificare il monitoraggio finanziario e accedere facilmente alle metriche giuste, munirti di uno strumento integrato ed efficiente è il primo step fondamentale. 

Una volta identificati i progetti in perdita è necessaria un’analisi approfondita per comprenderne le cause. Questa analisi può rivelare problemi nella pianificazione delle risorse, errori nella stima dei costi o mancanze nella gestione del cambiamento.

Per ogni progetto identificato è fondamentale documentare gli scostamenti tra il budget preventivato e la spesa effettiva, concentrandosi sulle aree in cui questo sforamento è più significativo.

Con una analisi chiara in mano, il passo successivo è l’implementazione di un piano d’azione per riassettare la situazione, che può includere misure come la riallocazione delle risorse, la ridefinizione delle scadenze o delle consegne con i clienti o il riallineamento delle stime per le fasi restanti del progetto. 

In questa fase, non bisogna trascurare la comunicazione: la piena trasparenza con i clienti e gli stakeholder interni è necessaria per soddisfare le aspettative e assicurare supporto alla nuova strategia.

Per evitare deficit, un approccio rigoroso alla pianificazione e al monitoraggio del budget è fondamentale. Ciò include l’istituzione di solidi sistemi di gestione del cambiamento e dei rischi, l’utilizzo di metodologie di budgeting adatte al tipo di progetto (tradizionale vs agile, top-down vs bottom-up, values-based budgeting, ecc.) e un’attenta riflessione sulle sfide più comuni, come la gestione inefficace del perimetro del progetto e le stime imprecise.

Se utilizzi già uno strumento unico per tutta la tua catena di valore (gestione finanziaria, project management, gestione commerciale, ecc.) assicurati di poter monitorare contemporaneamente lo stato di avanzamento dei progetti, la fatturazione dei clienti (che idealmente dovrebbe avvenire in modo automatico ad ogni scadenza!) e la pianificazione delle risorse per ogni progetto (assicurati che sia anticipata di almeno 3 mesi, in modo che, se necessario, possano essere ricollocate e che tu possa verificare facilmente l’impatto di queste modifiche sul budget e sui margini).

Le metriche di un progetto aggiornate in tempo reale su Furious.

Nell’immagine: le metriche di un progetto aggiornate in tempo reale su Furious 

Anticipare: impara a prevedere gli sforamenti di budget

Per anticipare gli sforamenti di budget è necessaria una gestione finanziaria agile e reattiva. Il punto di svolta potrebbe essere proprio quello di adottare una metodologia agile di gestione del budget, che a differenza della gestione tradizionale, in cui i budget sono spesso rigidi e fissati su base annuale, consente un approccio dinamico che permette di effettuare continui riallineamenti in base all’evoluzione del progetto.

Spesso è inevitabile che i progetti superino il budget iniziale, ma invece di lasciarti scoraggiare è importante individuare dove si verificano questi sforamenti e aggiustare il tiro, se non per quel progetto specifico, sui progetti futuri. 

In generale sarebbe meglio avere una visualizzazione precisa della redditività e del tempo impiegato fin dalla fase di presale, ma per evitare scelte troppo radicali controlla regolarmente – se c’è ancora tempo – i tuoi progetti su base settimanale e sulla base delle metriche sviluppate in precedenza insieme ai tuoi clienti.  

Trovare il partner giusto per la tua agenzia non è semplice. Sono finiti i tempi del buon vecchio Excel per la gestione dei progetti, perché non è una soluzione sufficiente per soddisfare le tue esigenze di crescita.

Una gestione efficace del budget è necessaria prima che sorgano i problemi, non dovrebbe essere percepita come la soluzione estrema a seguito di uno sforamento. 

Stime accurate, un’attenta pianificazione e la capacità di adattarsi ai cambiamenti sono i punti di partenza di un buon budgeting, che favorisce inoltre l’allocazione incrementale delle risorse e supporta la collaborazione all’interno dei team di progetto. 

Un approccio di questo tipo, se adottato fin dall’avvio del progetto, consente di suddividere gli obiettivi di budget in una serie di processi gestibili in maniera flessibile, in modo che sia più facile reagire a cambiamenti interni o esterni improvvisi.

La gestione dei rischi svolge un ruolo fondamentale nell’anticipazione degli sforamenti di budget. Un’analisi dei rischi condotta a monte e nel corso del progetto consente di individuare i potenziali punti di insuccesso e di mettere in atto strategie per limitarli

I moderni strumenti di project management offrono funzionalità avanzate di gestione dei rischi, tra cui il monitoraggio e la valutazione dei rischi, la pianificazione delle risposte ai rischi e come comunicare in maniera efficace i rischi identificati (come alert automatici quando vengono raggiunte le soglie di spesa principali del budget del progetto, ad esempio 50-75%, ecc.).

Una comunicazione trasparente e regolare con tutti gli stakeholder del progetto è indispensabile, perché consente di condividere i progressi, le sfide incontrate e gli eventuali riallineamenti di budget necessari in tempo reale. 

Per garantire una comunicazione efficace puoi affidarti a riunioni di follow-up regolari, report sullo stato di avanzamento e l’utilizzo di piattaforme collaborative.

Garantire l'operatività: integrare il budgeting durante tutto il ciclo di vita di un progetto

Per poter migliorare in maniera continua i risultati, il budgeting non deve essere visto come un’attività una tantum svolta all’inizio del progetto, ma al contrario deve essere integrato durante tutto il suo ciclo di vita.

La definizione del perimetro di un progetto e la chiara identificazione degli obiettivi sono i primi interventi per una gestione di successo del budget. A questi si aggiunge anche la creazione di una dettagliata Work Breakdown Structure (WBS), per comprendere tutte le componenti del progetto e facilitare la stima dei costi associati.

A seconda del tipo di progetto, si possono applicare diversi metodi di budgeting, da quello top-down a quello bottom-up fino al value-based budgeting. Ogni metodo ha i suoi vantaggi e può essere scelto in base alla natura del progetto, al settore e alle preferenze del team di gestione.

La chiave di una gestione di successo del budget risiede nel monitorare regolarmente le spese rispetto al budget previsto, aggiustare le stime in base ai cambiamenti del progetto e implementare/attuare misure correttive se necessario. L’uso di strumenti di project management integrati può facilitare notevolmente questo compito, fornendo una visibilità in tempo reale delle performance budgetarie e consentendo rapidi aggiustamenti.

Be Furious & Aumenta la tua redditività

Non c’è più alcun dubbio sul fatto che l’implementazione di una soluzione software integrata possa rivoluzionare la gestione del budget della tua agenzia. 

In questo scenario, Furious è la soluzione all-in-one ideale non solo per garantire una gestione finanziaria impeccabile, ma anche per ottimizzare tutte le operations dell’agenzia.

Furious offre una piattaforma centralizzata per la gestione di tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto: dalla pianificazione iniziale alla fatturazione. Grazie alla possibilità di avere i dati finanziari, i timesheet e gli strumenti per la gestione progettuale in un unico luogo, Furious semplifica i processi, migliora l’accuratezza dei dati e facilita il processo decisionale.

Furious facilita la collaborazione tra tutti i membri del team, favorendo una comunicazione efficace. Fornendo una visibilità in tempo reale su budget, spese e stato di avanzamento del progetto, tutte le parti interessate – sia il team di progetto che i clienti – hanno a disposizione le informazioni necessarie per agire in modo proattivo e per riallineare i piani secondo le necessità.

Nell’immagine: un’anteprima personalizzata di alcuni dati finanziari per monitorare la fatturazione sui progetti, gli acquisti e i diversi margini (firmato, ML, MOL) relativamente ad un periodo selezionato.

Uno dei vantaggi principali di Furious è la capacità di fornire aggiornamenti in tempo reale e alert automatici sullo stato dei budget e dei progetti. I project manager, con questa funzionalità, possono prevenire potenziali sforamenti e adottare rapidamente misure correttive e quindi garantire che i progetti rimangano in linea con la redditività.

Furious trasforma i dati di gestione dei progetti in insight preziosi per il processo decisionale. Grazie alla reportistica dettagliata e all’analisi della redditività, CFO, CEO, COO e i team possono acquisire una comprensione approfondita delle prestazioni finanziarie dei loro progetti, identificare i trend e intraprendere azioni strategiche su ogni livello per migliorare la redditività futura.

Con le strategie e gli strumenti giusti è possibile superare gli ostacoli della gestione finanziaria della tua agenzia e garantire la redditività dei progetti. Concentrati sull’anticipazione, sulla comunicazione e sull’uso di metodologie di budgeting flessibili e noterai da subito un significativo miglioramento dei tuoi risultati.

Sfruttando Furious per le sue capacità di monitoraggio, collaborazione e analisi in tempo reale, la tua agenzia può non solo sanare i deficit senza lasciare segni, ma anche aprire la strada a una maggiore redditività e a una crescita sostenibile.

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