Operation manager: come gestire il tuo portfolio progetti

Le aziende gestiscono una serie di progetti urgenti e strategici. Come mantenere una visione d’insieme quando ogni progetto ha le proprie mission e necessità? Per portare a termine le task, l’operation manager avrà bisogno dei giusti tool di gestione. I gestionali sono progettati per dare visibilità e strutturare le operation.

Operation manager: ruolo chiave e strategico

L’Operation manager non deve essere confuso con un project manager. Mentre quest’ultimo si occupa di un progetto specifico, lui supervisiona un intero portfolio, con una missione: allineare i progetti alla strategia globale.

In pratica, l’operation manager diventa il garante della coerenza tra gli obiettivi dell’organizzazione e l’esecuzione operativa per migliorare la produttività e garantire una migliore gestione della qualità. Uno studio condotto da Capterra indica che il 96% delle aziende francesi che hanno adottato l’intelligenza artificiale nella gestione dei progetti riscontrano benefici significativi in termini di efficienza.

Così, il 65% degli intervistati evidenzia un miglioramento nel processo decisionale strategico grazie alle capacità analitiche dell’IA, mentre il 55% menziona un’ottimizzazione della pianificazione.

La gestione del portafoglio progetti (GPP) corrisponde a un approccio strutturato volto a scegliere, prioritizzare e supervisionare l’insieme dei progetti e delle operazioni all’interno di un’organizzazione. Grazie a questo approccio centralizzato, l’azienda dispone di un solido quadro di riferimento per orientare le proprie decisioni e mantenere una coerenza globale.

Le missioni concrete dell’Operation Manager

La quotidianità dell’Operation Manager si basa su diverse missioni essenziali:

• Pianificare e strutturare il portfolio: definire le priorità e organizzare i progetti in funzione della strategia.
• Gestire le risorse: umane, finanziarie, materiali. È un’attività di costante bilanciamento.
• Prevedere e gestire i rischi: identificare le minacce prima che si trasformino in crisi.
• Garantire la comunicazione e il collegamento tra le parti interessate: direttore delle operazioni, project manager, clienti, team.
• Misurare e adeguare le prestazioni: indicatori chiave, feedback, reporting.

In altre parole, è un funambolo che avanza su un filo teso tra la visione strategica e l’operatività… con un foglio di calcolo sotto il braccio e riunioni a catena.

Le sfide quotidiane: complessità, prioritizzazione, reporting

Il ruolo è cruciale, ma tutt’altro che semplice. L’Operation Manager deve gestire:

• Progetti che si intersecano, a volte con obiettivi contraddittori.
• Una pressione costante su scadenze e budget.
• Parti interessate esigenti, che vogliono risultati rapidi.

Uno studio di McKinsey mostra che il 45% dei grandi progetti IT supera il budget iniziale e molti di essi non raggiungono pienamente i loro obiettivi. In molti casi, il problema non è una mancanza di competenza, ma l’assenza di strumenti adeguati.

L’utilità dei gestionali e dei PPM per la gestione delle operation

È qui che entrano in gioco i gestionali e i software di gestione del portfolio progetti (PPM). Non sostituiscono l’esperienza umana, ma la moltiplicano.

I gestionali come Furious permettono di centralizzare i dati, di semplificare la gestione finanziaria, di monitorare i budget in tempo reale, di automatizzare il reporting e di offrire una visione consolidata delle risorse. Dal canto loro, i PPM apportano un approccio più specializzato. Dispongono di funzionalità avanzate per prioritizzare i progetti, simulare diversi scenari e misurare il contributo di ogni iniziativa alla strategia globale.

In altre parole, il gestionale assicura una governance integrata nel cuore dell’azienda, mentre il PPM fornisce al responsabile una torre di controllo dedicata esclusivamente al portafoglio progetti. Gli strumenti di gestione hanno diversi vantaggi. Una volta implementati, contribuiscono a ridurre i costi. Nel 91% dei casi, influenzano positivamente il ROI.

Usiamo Furious da poco più di due anni. […] Da quando abbiamo installato Furious, abbiamo raddoppiato il nostro fatturato in due anni. […] Ci permette di gestire la nostra attività e di far sì che le persone lavorino insieme, vedano cosa viene fatto e si guadagni davvero in fluidità.

Amaury Bataille – Monet

Come scegliere lo strumento giusto per la gestione delle operation?

Non tutte le soluzioni sono uguali, e una scelta sbagliata può trasformare rapidamente un software in un sistema troppo complesso. Ecco alcuni criteri chiave:

• Adattabilità: lo strumento deve riflettere le vostre esigenze specifiche, non il contrario.
• Integrazione: un gestionale deve dialogare con i vostri sistemi interni (finance, HR, CRM), mentre un PPM deve interfacciarsi con i vostri tool di progetto.
• Semplicità d’uso: un tool troppo complesso scoraggerà i vostri team.
• Scalabilità: che sia un gestionale o un PPM, la soluzione deve accompagnare la crescita e l’evoluzione dei vostri progetti.

Prendiamo un esempio: un’agenzia di servizi digitali che gestisce contemporaneamente 15 progetti clienti. Senza gestionale, dipende da file Excel frammentati e la direzione ha solo una visibilità parziale.

Avere un tool che copre l’intera catena del valore, dall’emissione del preventivo fino alla produzione e alla consegna, ci permette di essere molto più coerenti e di gestire meglio i nostri processi.

Jérôme Balmain - La haute société

Tra le numerose soluzioni di gestione del portfolio offerte dal mercato, alcuni software di pianificazione si distinguono per le loro funzionalità e la loro adattabilità alle realtà aziendali. Eccone alcuni spesso citati come riferimenti, utili da conoscere se intendete dotarvi di un tool.

• monday.com: molto flessibile, interfaccia visiva, dashboard personalizzabili, monitoraggio di budget, risorse, scadenze, ecc.
• Triskell Software: soluzione robusta per medie e grandi imprese, che combina gestione strategica, simulazione di scenari, prioritizzazione, monitoraggio in tempo reale dei progetti secondo diverse metodologie.
• Sciforma: esperienza, credibilità, ampia base di utenti a livello mondiale, adatto a grandi portfolio di progetti, forte capacità di analisi, reporting, pianificazione avanzata.

Dalla task alla soluzione: un duo inscindibile

L’Operation Manager, il gestionale e il PPM formano un trio complementare.

• Senza un manager competente, gli strumenti rimangono gusci vuoti.
• Senza tool di gestione adeguati, il manager finisce per arrangiarsi con file disparati, con il rischio di perdere tempo e prendere decisioni sbagliate.

Un gestionale non sostituirà mai il discernimento umano e un PPM non prenderà da solo le decisioni giuste. Insieme, essi danno al manager la capacità di trasformare progetti multipli in risultati tangibili. Un po’ come un pilota che dispone sia di un abitacolo completo che di un GPS di precisione: l’uno senza l’altro ha poco senso.

Verso una governance più efficace e agile

L’Operation Manager è oggi uno degli attori più strategici dell’azienda. Il suo ruolo: trasformare una moltitudine di progetti in un insieme coerente e performante. Ma per avere successo, ha bisogno di strumenti robusti, capaci di centralizzare le informazioni, ottimizzare la pianificazione e offrire visibilità in tempo reale.

Il gestionale Furious fornisce una governance integrata che contribuisce alla gestione del portfolio progetti. Il tool consente all’Operation Manager di controllare e supervisionare con lucidità, prevedere i rischi e coinvolgere tutte le parti interessate.

Richiedi una demo

Forse
ti stai ponendo
queste domande?

È una funzione basata sull’intelligenza artificiale che categorizza automaticamente le spese in base alla loro natura, per un monitoraggio finanziario più semplice e affidabile.

Ogni volta che si importa o si sincronizza una transazione bancaria, l’intelligenza artificiale analizza la dicitura, l’importo e il contesto per suggerire una categoria e dei tag pertinenti. Voi convalidate, modificate se necessario, e lo strumento impara dalle vostre scelte.

Meno inserimento manuale dei dati, maggiore coerenza contabile, meno errori umani e notevole risparmio di tempo per le attività ricorrenti.

Sì, il cliente mantiene il controllo dei suggerimenti: ogni classificazione può essere accettata, modificata o perfezionata. L’automazione è un supporto, non una sostituzione.

Assolutamente sì. Più si utilizza la funzione, più l’intelligenza artificiale impara dalle vostre correzioni e propone classificazioni adatte alle vostre abitudini.

Manager finanziari, dirigenti o chiunque voglia automatizzare l’elaborazione della contabilità, ottimizzare la gestione finanziaria e concentrarsi sull’analisi anziché sull’inserimento dei dati.