La vostra decisione è definitiva: cambierete il vostro ERP, questo strumento completo e indispensabile per la gestione della vostra agenzia/ della vostra ESN/ della vostra start-up/ della vostra società di consulenza/ dei vostri team (cerchiare la risposta più adatta).
Oltre a tutte le considerazioni tecniche e organizzative, una domanda vi ha attraversato la mente – o almeno quella di Sylvie, il vostro amato CFO
Quanto vi costerà la migrazione?
In effetti, spesso ci concentriamo sulle tariffe mensili per gli utenti, che variano da un produttore all’altro. Tuttavia, come per l’acquisto di un’auto nuova, ci sono anche costi “nascosti” che possono essere presi in considerazione… e che dovrebbero essere anticipati per la vostra (e di Sylvie) tranquillità.
Ecco i 5 costi da considerare prima di scegliere un sistema ERP:
1 / Costi di migrazione esterna
Prima di tutto, il gestore che avete scelto: quali sono i costi da prevedere oltre al canone mensile? Ad esempio: costi di implementazione, costi di supporto e formazione, costi di follow-up con il back office (alcuni gestori limitano gli scambi e addebitano le spese successive) ecc.
Furious offre ai clienti delle piccole imprese il costo della creazione dell’istanza, della configurazione e della formazione fino a nuovo avviso. Questo è il nostro modo di dimostrare solidarietà ai nostri clienti in questi tempi particolari e di permettere loro di acquisire facilmente uno strumento di gestione completo e sofisticato.
Occorre inoltre tenere conto di altri costi esterni:
- i costi dei consulenti esterni se siete accompagnati da consulenti per il vostro processo di riorganizzazione
- i costi dei vostri studi contabili: alcuni si fanno pagare per ogni cambiamento;
- i costi potenziali di altri strumenti da adattare: da qui l’importanza di optare per una soluzione con un’ampia portata per evitare costi multipli di licenza e di adattamento.
Ad esempio, Furious sostituisce in media 7 strumenti per i nostri clienti!
2/ Costi di migrazione interna
A volte più difficili da calcolare, consistono in:
- il tempo speso per la migrazione degli utenti
- tempo di formazione: da qui l’interesse a scegliere una soluzione che offra un supporto ad hoc per un’efficienza ottimale
- il supporto durante e dopo la fase di test: oltre al back-office dedicato agli utenti, Furious offre più di 250 video didattici di durata inferiore a 2 minuti direttamente e liberamente disponibili sulla piattaforma, molto utili in caso di domande.
- la valutazione dei processi della vostra azienda (vedi punto 5 qui)
- la disponibilità del team di progetto da pianificare
- la fase di preparazione, in particolare l’integrazione dei dati + la fase di test dello strumento, che è fondamentale! Nell’ambito della migrazione a Furious, i nostri team vi assisteranno nell’importazione dei dati e nella configurazione e personalizzazione di Furious.
3/ I costi dei gestori che state abbandonando
I nostri clienti sono talvolta sorpresi di scoprire che alcuni gestori li vincolano con contratti fino a una data di scadenza. La risoluzione anticipata è a pagamento.
A titolo informativo, l’impegno di Furious è solo trimestrale: siamo convinti che i nostri clienti restino con noi perché lo strumento li aiuta quotidianamente, non perché hanno firmato per uno o tre anni!
Inoltre, alcuni editori fanno pagare anche il recupero dei dati. Con Furious, tutti i dati della vostra istanza appartengono a voi. Possono essere esportati in qualsiasi momento dalle persone autorizzate dell’azienda, senza costi aggiuntivi.
4/ Sostenere i costi
Attenzione alle politiche di prezzo aggressive che possono portare a spiacevoli sorprese in caso di crescita o dopo il primo anno.
Domande da porsi prima di qualsiasi impegno:
- Esiste una clausola di rivalutazione delle tariffe? Google o Slack, ad esempio, hanno recentemente aumentato unilateralmente le loro tariffe.
- Qual è la base per l’aggiornamento dei prezzi?
- Avete negoziato incrementi di crescita (se siete cresciuti) o di riduzione? Per esempio: in Furious, più la vostra azienda diventa grande (e quindi più utenti avete sulla piattaforma), più la tariffa per utente diminuisce.
- Quali sono le scadenze di fatturazione?
- Ci sono costi aggiuntivi (spazio di archiviazione, opzioni gratuite o a pagamento, API, ecc.)
5/ I costi se la soluzione non è adatta / funziona per voi
La fase di test è importante e non dovrebbe essere limitata a 2 settimane (a meno che non lo vogliate).
Infatti, è importante che possiate scoprire tutta la potenza dello strumento e soprattutto che possiate sentirvi sicuri della reattività e del supporto dell’editor selezionato.
Tuttavia, se volete interrompere la collaborazione, sarete contenti di averla preparata ponendovi le domande giuste:
- Avete controllato attentamente le clausole di reversibilità?
- Avrete accesso gratuito ai vostri dati?
- ecc., ecc.
In breve, come avrete capito, una buona previsione dei possibili costi aggiuntivi vi permetterà di evitare spiacevoli sorprese. La scelta di un ERP è strategica e deve essere pianificata finanziariamente.
In media, prevedete un mese di preparazione interna, poi due o tre mesi per la migrazione.
