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Quanto costa la migrazione a un ERP per la mia agenzia o Software House?

La modernizzazione della tua gestione aziendale ti ha portato a una decisione cruciale: l’acquisizione di un nuovo software ERP, una tecnologia operativa con interfaccia grafica sviluppata per centralizzare e semplificare le operazioni al centro della tua attività, che sia nella tua agenzia, nella tua Software House, nella tua start-up, nella tua società di consulenza o nel tuo team – la scelta è ampia quanto più specifiche sono le esigenze.

Questo articolo si propone di chiarire la questione che pesa su tutte le menti: “Quali saranno i costi reali di questo cambiamento?” Dall’acquisizione all’hosting, passando per i servizi da integrare, non sceglierai solo un software o un semplice CRM, ma opterai per una soluzione ERP che può rivelarsi vantaggiosa in due modi: ottimizzando la produttività, ma anche rendendo ogni processo più efficiente.

L’ERP che stai cercando deve essere accessibile e adatto alle dimensioni del tuo mercato. Il prezzo varia enormemente in base al numero di dipendenti da formare, alle funzionalità specifiche del settore, all’interfaccia grafica sviluppata da Microsoft o da altri fornitori, e naturalmente dal tipo di hosting scelto. È essenziale dotarsi di un elenco completo dei costi nascosti per ottimizzare l’allocazione del budget e garantire la redditività di questa nuova implementazione. L’obiettivo è mettere a disposizione dei tuoi dipendenti uno strumento che migliorerà la fatturazione, le vendite, la gestione dei clienti e molte altre pratiche essenziali – il tutto beneficiando di una tecnologia avanzata adatta al tuo settore.

Quanto costa la migrazione verso un ERP per la mia agenzia o la mia Software House?

Spesso ci si concentra sui costi degli utenti mensili che variano da un fornitore all’altro. Ma come per l’acquisto di una nuova auto, possono entrare in gioco anche dei “costi nascosti”… e devono essere anticipati per la tua tranquillità.

Ecco i 5 costi da controllare prima di scegliere un qualsiasi software ERP:

Quali sono i costi di migrazione interni?

A volte i più difficili da quantificare, comprendono:

  • Il tempo impiegato per migrare gli utenti
  • I tempi di formazione: da qui l’interesse a scegliere una soluzione che offra un accompagnamento su misura per un’efficacia ottimale
  • L’accompagnamento durante e dopo la fase di test: oltre al nostro back-office dedicato agli utenti, Furious offre direttamente e gratuitamente sulla piattaforma più di 250 video didattici di meno di 2 minuti, molto utili in caso di domande.
  • La revisione dei processi della tua azienda (vedi punto 5)
  • La disponibilità del team del progetto da prevedere
  • La fase di preparazione iniziale, in particolare sull’integrazione delle informazioni/dati + la fase di test dello strumento (indispensabile!)

Nell’ambito della tua migrazione verso Furious, i nostri team ti supportano nell’importazione dei tuoi dati e ti aiutano a configurare e personalizzare al meglio il tuo Furious.

Quali sono i costi di migrazione esterni?

In primo luogo, il fornitore che hai scelto: quali costi sono previsti oltre al costo mensile per utente? Ad esempio: i costi di implementazione, i costi di onboarding e formazione, i costi di supporto con il back-office (alcuni fornitori limitano gli scambi e addebitano quelli successivi), ecc.

Da Furious offriamo ai nostri clienti i costi di creazione di un’istanza, di set-up e di formazione. 

Altri costi esterni da considerare:

  • I costi dei consulenti esterni se sei supportato da consulenti per la tua riorganizzazione;
  • I costi della tua società di consulenza: alcuni addebitano ogni cambiamento;
  • Eventuali costi di altri strumenti da adattare: da qui l’interesse a scegliere una soluzione con un ampio campo di applicazione per evitare costi multipli di licenze e adattamenti. Ad esempio, Furious sostituisce in media fino a 7 strumenti!

Quali sono i costi del/dei fornitore/i che lasci?

I nostri clienti si trovano a volte a scoprire che alcuni fornitori li vincolano con contratti fino a una data anniversario e la rottura anticipata diventa a pagamento.

A titolo informativo, l’impegno presso Furious è solo trimestrale: siamo infatti convinti che i nostri clienti rimangano con noi perché lo strumento li aiuta nella loro routine quotidiana, non perché hanno firmato per uno o tre anni!

Inoltre, alcuni fornitori addebitano anche il recupero dei tuoi dati. Presso Furious, tutti i dati della tua istanza ti appartengono, sono esportabili in qualsiasi momento dalle persone dell’azienda autorizzate, senza costi aggiuntivi.

Quali sono i costi da sostenere?

Attenzione alle politiche di prezzo aggressive che possono riservare brutte sorprese in caso di crescita o dopo il primo anno.

Le domande da porsi prima di impegnarsi:

  • Esiste una clausola di rivalutazione delle tariffe? Google o Slack ad esempio hanno recentemente aumentato unilateralmente le loro tariffe.
  • Qual è la base di aggiornamento dei prezzi?
  • Hai negoziato livelli di crescita (se cresci) o di diminuzione. Ad esempio: da Furious, più la tua azienda cresce (e quindi più hai utenti della piattaforma), più il costo per utente diminuisce.
  • Quali sono le scadenze di fatturazione?
  • Ci sono costi aggiuntivi (spazio di archiviazione, opzioni gratuite o a pagamento, API, ecc…

E se la soluzione non ti soddisfa?

La fase di test è importante e non deve limitarsi a 2 settimane (a meno che tu non lo desideri).

Infatti, è importante che tu possa scoprire tutta la potenza dello strumento, e soprattutto che tu sia sereno riguardo alla reattività e all’assistenza del fornitore scelto.

Tuttavia, se desideri interrompere la collaborazione, sarai contento di aver anticipato ponendoti le domande giuste:

  • Hai controllato bene le clausole di reversibilità?
  • Avrai accesso ai tuoi dati senza spese?

Capire il costo di un ERP

Investire in un ERP è una decisione importante per qualsiasi azienda. Il costo associato può essere considerevole, ma è giustificato dal valore aggiunto che lo strumento può portare. Comprendere nel dettaglio questo costo è essenziale per fare una scelta informata e trarre il massimo dal tuo investimento.

Quali sono i componenti essenziali di un ERP e il loro impatto sul prezzo?

Un ERP è come un organismo vivente all’interno della tua azienda, composto da diversi elementi essenziali che ne determinano l’efficacia e, di conseguenza, il prezzo:

  • Database unico: il cuore dell’ERP, dove tutti i tuoi dati sono centralizzati.
  • Moduli funzionali: gestione finanziaria, approvvigionamento, inventario, ecc. Ogni modulo aggiunge valore, ma anche costo.
  • Integrazione: la capacità dell’ERP di connettersi ad altri sistemi può aumentare i costi iniziali.
  • Personalizzazione: gli aggiustamenti per farlo corrispondere perfettamente ai tuoi processi possono essere costosi.
  • Formazione e supporto: indispensabili per un utilizzo ottimale, questi servizi hanno un impatto diretto sul budget.

 

Ogni componente ha il suo prezzo, e l’equilibrio tra necessità e costo è cruciale.

Come la scelta tra ERP SaaS e on-premise influisce sul budget?

La decisione tra un ERP SaaS (Software as a Service) e una soluzione on-premise è determinante per il budget:

  • SaaS: generalmente paghi un abbonamento mensile per utente, che include la manutenzione e gli aggiornamenti. Ci sono meno costi iniziali, ma è un costo continuo.
  • On-premise: richiede un investimento iniziale più importante per l’acquisto di licenze, l’infrastruttura e il personale per la gestione e la manutenzione.

La tua scelta influenzerà non solo le tue spese iniziali ma anche la struttura delle tue spese nel lungo termine.

In che modo le funzionalità specifiche di un ERP determinano il suo costo?

Le funzionalità che scegli definiscono direttamente la complessità e quindi il prezzo del tuo ERP:

  • Standard vs Avanzato: più le funzionalità sono avanzate o specializzate, più il prezzo aumenta.
  • Personalizzazione: gli aggiustamenti per adattarsi ai processi unici della tua azienda possono comportare costi aggiuntivi.
  • Estensibilità: la capacità dell’ERP di evolvere con la tua azienda può anche essere un fattore di costo.

Pensa al futuro e non solo alle esigenze attuali per evitare costi aggiuntivi inaspettati.

Quali sono i vantaggi di un ERP modulare per la gestione dei costi?

Un ERP modulare può essere la soluzione per controllare i costi:

  • Paga solo ciò di cui hai bisogno: inizia con moduli di base e aggiungili man mano.
  • Flessibilità: si adatta facilmente all’evoluzione delle tue esigenze senza investimenti aggiuntivi significativi.
  • Implementazione progressiva: riduce i rischi e consente una migliore gestione delle spese.

L’approccio modulare è un modo efficace per controllare il budget pur beneficiando della flessibilità necessaria alla crescita dell’azienda.

Quale budget prevedere per l'integrazione e la personalizzazione di un ERP?

L’integrazione e la personalizzazione sono due aspetti che possono influenzare significativamente il tuo budget:

  • Integrazione: assicurati che l’ERP possa connettersi senza problemi con i sistemi esistenti, il che potrebbe richiedere ulteriori lavori tecnici.
  • Personalizzazione: adattare l’ERP ai tuoi processi può essere costoso, ma spesso è essenziale per sfruttarne appieno le capacità.

Riserva una parte del budget per queste fasi cruciali. Sono fondamentali affinché l’ERP si allinei alla tua visione strategica e agli obiettivi operativi.

Analisi del costo di un ERP

La messa in opera di un sistema ERP è un investimento significativo per qualsiasi azienda, e ancor di più per una PMI dove ogni euro conta. Comprendere la struttura del prezzo può aiutare a fare scelte oculate e a prevedere i costi.

Come è strutturato il prezzo di un ERP per le PMI?

Per una PMI, il prezzo di un ERP è generalmente strutturato attorno a diversi aspetti:

  • Licenze d’uso: a seconda che l’ERP sia on-premise o SaaS, i costi variano tra l’acquisto di licenze e l’abbonamento.
  • Costi di implementazione: includono l’installazione, la configurazione e la personalizzazione del sistema.
  • Formazione: essenziale per consentire agli utenti di padroneggiare lo strumento.
  • Manutenzione e supporto: per garantire il corretto funzionamento e gli aggiornamenti.

La comprensione di questi elementi è vitale per valutare il costo reale e evitare sorprese di bilancio.

Qual è il prezzo medio di un ERP per una piccola o media impresa?

Il prezzo medio di un ERP per una PMI può variare significativamente, di solito tra i 10.000 e i 100.000 euro, a seconda di diversi fattori:

  • Complessità: più sono complessi i processi aziendali, più alto sarà il prezzo.
  • Numero di utenti: la maggior parte degli ERP costa di più man mano che aumenta il numero di utenti.
  • Livello di personalizzazione: le personalizzazioni specifiche per l’azienda possono aumentare i costi.

Questi intervalli sono indicativi e possono cambiare a seconda delle esigenze specifiche e delle scelte tecnologiche.

I criteri di scelta per un ERP

La scelta di un sistema ERP è una decisione strategica per qualsiasi azienda. I criteri di selezione devono essere allineati con le esigenze commerciali, le dimensioni dell’azienda e la sua visione a lungo termine.

Cloud, on-premise, SaaS: Come scegliere il modello di ERP adatto alla tua azienda?

La scelta tra un ERP cloud, on-premise o SaaS dipende da diversi fattori:

  • Cloud: consigliato per la sua flessibilità, scalabilità e facilità di aggiornamento. Ideale per le aziende che necessitano di mobilità e collaborazione in tempo reale.
  • On-premise: può offrire un controllo più rigoroso sulla sicurezza e la personalizzazione. Adatto alle aziende con processi specifici che richiedono soluzioni personalizzate.
  • SaaS: consente di ridurre i costi iniziali e offre una semplicità d’uso. Preferibile per le PMI che cercano di evitare investimenti in hardware e manutenzione informatica.
  • Manutenzione e supporto: per garantire il corretto funzionamento e gli aggiornamenti.

Quanto è importante la modularità e l'automazione nella scelta di un ERP?

La modularità consente di scegliere funzionalità specifiche che corrispondono alle esigenze immediate dell’azienda, con la possibilità di aggiungere moduli aggiuntivi in seguito. L’automazione integrata nell’ERP può liberare tempo riducendo le attività manuali e minimizzando gli errori. Questi aspetti devono essere valutati in base agli obiettivi a lungo termine e alla strategia di crescita dell’azienda.



Analisi ERP: Come valutare le tue esigenze reali e il loro impatto sul prezzo?

Per effettuare un’analisi ERP, è necessario:

  • Valutare i processi aziendali esistenti e identificare le lacune.
  • Determinare le funzionalità indispensabili e quelle opzionali.
  • Comprendere le integrazioni necessarie con altri sistemi.
  • Consultare gli utenti finali per capire le loro esigenze quotidiane.

Una valutazione precisa delle esigenze influisce direttamente sul prezzo, evitando costi superflui per funzionalità inutili.

Pianificazione e gestione del progetto ERP

L’implementazione di un ERP richiede una pianificazione attenta e una gestione rigorosa per garantire il successo del progetto e il controllo del budget.

Come redigere un preciso capitolato d'oneri per il tuo ERP?

Per redigere un capitolato d’oneri preciso, è importante:

  • Identificare e documentare le dettagliate esigenze aziendali.
  • Definire gli obiettivi specifici che l’ERP deve raggiungere.
  • Includere vincoli tecnici, legali e di bilancio.
  • Prevedere le esigenze di formazione e supporto.

Un capitolato d’oneri ben definito orienterà la scelta della soluzione ERP e le negoziazioni con i fornitori.

Quali sono le fasi chiave per il bilancio di un progetto ERP?

Prevedere i costi futuri significa guardare oltre i costi iniziali:

  • Selezionare un sistema ERP con un’architettura evolutiva.
  • Valutare i costi di aggiornamento e aggiunta di nuovi moduli o utenti.
  • Considerare i costi della formazione continua e dell’aggiornamento delle competenze.
  • Pianificare una manutenzione a lungo termine e un supporto esteso.

Prevedere questi costi garantirà la durata dell’investimento ERP e supporterà la crescita dell’azienda.

ERP e scalabilità: come prevedere i costi futuri?

In primo luogo, il fornitore che hai scelto: quali costi sono previsti oltre al costo mensile per utente? Ad esempio: i costi di implementazione, i costi di onboarding e formazione, i costi di supporto con il back-office (alcuni fornitori limitano gli scambi e addebitano quelli successivi), ecc.

Da Furious offriamo ai nostri clienti i costi di creazione di un’istanza, di set-up e di formazione. 

Altri costi esterni da considerare:

  • I costi dei consulenti esterni se sei supportato da consulenti per la tua riorganizzazione;
  • I costi della tua società di consulenza: alcuni addebitano ogni cambiamento;
  • Eventuali costi di altri strumenti da adattare: da qui l’interesse a scegliere una soluzione con un ampio campo di applicazione per evitare costi multipli di licenze e adattamenti. Ad esempio, Furious sostituisce in media fino a 7 strumenti!

In breve, come avrai capito, una buona pianificazione finanziaria è essenziale per l’implementazione di un ERP. Con una comprensione chiara dei costi associati e una valutazione realistica delle esigenze aziendali, puoi prendere decisioni che massimizzano il valore del tuo investimento.

In media, considera un mese di preparazione interna, seguito da 2 a 3 mesi per la migrazione.

FAQ - Risposte alle domande più frequenti sulla migrazione a un ERP

Qual è il costo di un ERP?

Il costo di un sistema ERP può variare considerevolmente in base a diversi fattori come le dimensioni dell’azienda, la complessità delle operazioni, il numero di utenti, le funzionalità richieste, il tipo di implementazione (cloud, on-premise o SaaS) e il livello di personalizzazione necessario. I prezzi possono variare da poche migliaia a diversi milioni di dollari. Anche i costi indiretti come la formazione, la manutenzione e gli aggiornamenti devono essere presi in considerazione.

Quali aspetti considerare nella scelta di un ERP e come fare un bilancio delle esigenze aziendali?

  • Valutare e documentare le tue esigenze aziendali e i processi.
  • Ottenere e confrontare preventivi dettagliati da diversi fornitori di ERP.
  • Prevedere i costi diretti come licenze/abbonamenti, implementazione, personalizzazione e integrazione.
  • Includere i costi indiretti come formazione, supporto, manutenzione e futuri aggiornamenti.
  • Costituire una riserva per le spese impreviste.

Cosa significa ERP?

ERP significa “Enterprise Resource Planning” (Pianificazione delle Risorse Aziendali). Si tratta di un tipo di software che aiuta le organizzazioni a gestire e automatizzare processi aziendali essenziali come finanza, risorse umane, produzione, supply chain e altre operazioni. Un sistema ERP centralizza i dati e migliora la collaborazione e l’efficienza fornendo una singola fonte di verità in tutta l’azienda.

Chi utilizza il CRM in un'azienda e perché?

Il CRM (Customer Relationship Management) è utilizzato da vari dipartimenti all’interno di un’azienda, tra cui:

  • Vendite: per monitorare i lead, gestire i pipeline di vendita e fare previsioni.
  • Marketing: per segmentare i clienti, condurre campagne mirate e analizzare il ritorno sugli investimenti.
  • Servizio clienti: per gestire i ticket di supporto, tracciare le interazioni con i clienti e migliorare la soddisfazione del cliente.
  • Direzione: per avere una panoramica delle prestazioni aziendali e guidare le decisioni strategiche.

 

L’utilizzo di un CRM consente una migliore organizzazione, una comunicazione migliorata e decisioni informate basate su dati precisi.

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