No, la fatturazione a tempo non è solo per gli avvocati!
Le agenzie, le società di consulenza e le aziende di servizi (architetti, società di servizi informatici, studi di progettazione, ecc.) impiegano dal 10 al 30% del loro tempo complessivo per creare, seguire e comunicare le fatture attuali o future.
Tra la gestione delle attività amministrative, il monitoraggio delle ore fatturabili con uno strumento di gestione a tempo e l “emissione delle fatture, è facile sentirsi sopraffatti. Bisogna trovare il giusto equilibrio tra un promemoria deciso al momento giusto, una buona comunicazione tra i team operativi e contabili e la scelta dell” automazione, che può liberarti da molti vincoli.
Quali sono le sfide di oggi e quali soluzioni puoi adottare per superarle facilmente? Diamo un’occhiata a come puoi ridurre il tempo dedicato alla fatturazione a ore.
Perché la fatturazione del tempo è una sfida?
La fatturazione del tempo trascorso è spesso vista come un lavoro di squadra, ma solleva anche alcune questioni cruciali:
- Come puoi garantire una fatturazione accurata e trasparente per i tuoi clienti e dipendenti?
- Come puoi evitare che il processo di fatturazione diventi una fonte di stress per i tuoi team?
- In che modo i metodi di fatturazione tradizionali influiscono sulla produttività e sul morale del team?
La fatturazione a tempo può portare a :
- Una perdita di motivazione tra i dipendenti che si sentono sotto pressione.
- Errori o omissioni nel calcolo delle ore, che possono portare a perdite finanziarie per l’azienda.
- Complicazioni amministrative che consumano tempo prezioso, a scapito delle missioni strategiche.
Impatto negativo sulla motivazione del team
Quando i dipendenti passano più tempo a contabilizzare e fatturare che a svolgere le loro mansioni principali, questo può avere un effetto demoralizzante. Questo senso di frustrazione è spesso legato all’impressione che il tempo venga sprecato in attività amministrative piuttosto che contribuire direttamente al successo del cliente o del progetto.
Un esempio comune è quello dei freelance che, pur essendo abituati a gestire la propria fatturazione, possono sentirsi sopraffatti dalla costante necessità di tenere traccia meticolosa delle ore fatturabili. Questo stress può distrarli dai loro compiti principali, incidendo negativamente sulla qualità del lavoro svolto e, in ultima analisi, sulla soddisfazione dei clienti.
I rischi finanziari di una fatturazione non corretta
Gli errori di fatturazione possono avere gravi conseguenze finanziarie. Una tariffa media giornaliera (ADR) applicata in modo errato, le ore mancanti o un cattivo monitoraggio delle fatture non pagate possono comportare una sostanziale perdita di ricavi. Inoltre, una fatturazione tardiva o errata può ritardare i pagamenti, incidendo sul flusso di cassa dell’azienda e mettendone a rischio la redditività.
- L'impatto di una fatturazione mal gestita in una ESN
Prendiamo l “esempio di una ESN (Entreprise de Services du Numérique) che fattura ai suoi clienti a prezzo fisso.
Se le ore lavorate non vengono tracciate in modo accurato o se vengono svolte attività aggiuntive senza adeguare il prezzo fisso, l” azienda può ritrovarsi a perdere denaro per ogni progetto. Peggio ancora, se questi errori non vengono rilevati in tempo, possono danneggiare il rapporto con il cliente e compromettere gli incarichi futuri.
Quali sono i metodi alternativi?
Fatturazione forfettaria: semplicità e prevedibilità
La fatturazione a forfait è una soluzione spesso adottata da consulenti, freelance e anche da alcune ESN. Ecco perché:
- Trasparenza dei costi: i clienti sanno in anticipo quanto costerà l’incarico, senza sorprese a fine mese.
- Risparmio di tempo: non è necessario tenere traccia di ogni minuto dedicato a un’attività, il che semplifica la gestione amministrativa.
- Precisione: poiché i costi sono fissati in anticipo, il rischio di errori è ridotto al minimo.
- Fatturazione forfettaria in una società di consulenza
Una società di consulenza che adotta una fatturazione forfettaria per i suoi incarichi può offrire una trasparenza totale ai suoi clienti. Ad esempio, una società di consulenza può offrire un prezzo fisso per un audit aziendale o per l “implementazione di un nuovo processo. Il cliente sa esattamente quanto pagherà e la società di consulenza può concentrarsi sul completamento dell”incarico senza preoccuparsi di un meticoloso monitoraggio dei tempi.
- Bilanciare la misurazione dei tempi e la fatturazione presso Smash, una società di consulenza con sede a Parigi che utilizza lo strumento Furious
Pacchetti orari e abbonamenti: flessibilità e fedeltà
I pacchetti a tempo e gli abbonamenti offrono la flessibilità che i clienti apprezzano clienti e fornitori di servizi:
- Anticipazione delle esigenze: i clienti acquistano un certo numero di ore da utilizzare in base alle loro esigenze, offrendo un certo grado di prevedibilità.
- Relazioni a lungo termine: gli abbonamenti fidelizzano i clienti e garantiscono un flusso di entrate costante per l’azienda.
- Adattabilità: ideale per incarichi una tantum o per gestire picchi di attività.
- Uso dei pacchetti di tempo in un ESN
In un ESNI pacchetti di ore possono essere utilizzati per offrire servizi di manutenzione o assistenza. Ad esempio, un cliente può acquistare un pacchetto di 50 ore da utilizzare nell “arco di tre mesi per interventi una tantum. Questo modello consente all” ESN di pianificare le proprie risorse in modo più efficiente, offrendo al contempo la massima flessibilità al cliente.
- Come Rébellion ha ottimizzato la fatturazione con Furious Squad
Rébellion, un’agenzia di pubblicità con circa sessanta dipendenti – ha adottato Furious come ERP diversi anni fa per gestire la fatturazione dei suoi progetti. progetti processi complessi e tutte le sue operazioni (monitoraggio dei progetti, CRM, preventivi, risorse umane). Grazie all “automazione, è riuscita a ridurre del 10% il tempo dedicato alle attività amministrative, aumentando al contempo l” accuratezza delle fatture inviate ai clienti, sia in entrata che in uscita.
Di conseguenza, il monitoraggio del flusso di cassa dell’azienda è migliorato e il personale ha potuto concentrarsi su compiti più strategici.
David Aït-Ali, co-fondatore di Rébellion
Furious ci permette di monitorare molto da vicino sia le fatture in uscita che quelle in entrata. Con il sistema di ordini di acquisto, gli acquisti sono direttamente collegati ai progetti. Per quanto riguarda la fatturazione in uscita, le nostre fatture sono automatizzate e i nostri clienti possono firmare direttamente utilizzando la firma elettronica.
In che modo la tecnologia può trasformare la fatturazione e la gestione finanziaria?
L'automazione: un alleato prezioso per una maggiore efficienza
L’automatizzazione della fatturazione riduce gli errori e fa risparmiare tempo prezioso. Ecco alcuni vantaggi concreti:
- Ridurre gli errori: automatizzando il calcolo e l’emissione delle fatture. fatturesi riduce al minimo il rischio di errori umani.
- Risparmia tempo: l’automazione ti permette di concentrarti su attività più strategiche strategiche, liberando tempo per attività ad alto valore aggiunto.
- Soddisfazione dei clienti: una fatturazione veloce e accurata migliora i rapporti con i tuoi clienti.
- Esempio di utilizzo dello strumento Furious per automatizzare la fatturazione
Furious rende la fatturazione un gioco da ragazzi. Grazie all’automazione, puoi :
- Genera fatture in un clic: in base alle ore fatturabili ore fatturabili e stime, il software ti permette di emettere fatture in modo rapido e senza errori.
- Monitora le ore di utilizzo in tempo reale: tieni traccia dei tuoi progetti. progettiTieni traccia dei tuoi progetti, delle ore lavorate e dei costi associati in tempo reale per una gestione ottimale della tua attività.
- Promemoria automatici: in caso di mancato pagamento, il software invia automaticamente dei promemoria, risparmiandoti compiti ripetitivi.
I vantaggi di una visione chiara e proiettata
Avere una prospettiva chiara e proiettata delle tue finanze grazie alla tecnologia può:
- Ottimizzazione della gestione del budget: ti aiuta a pianificare e ad allocare le risorse finanziarie in modo più efficace.
- Previsione del flusso di cassa: per gestire i costi e garantire la stabilità finanziaria.
- Facilitare il processo decisionale: fornisce dati finanziari preziosi per informare le decisioni strategiche.
Come una società di consulenza utilizza i rapporti finanziari per migliorare la gestione
Progress Partner, una società di consulenza di 30 persone che utilizza Furious Squad per generare report finanziari dettagliati, ha potuto pianificare meglio i suoi incarichi e anticipare le spese future. Grazie a dati accurati, questa società di consulenza non solo è riuscita a migliorare la propria redditività, ma ha anche rafforzato la fiducia dei propri clienti offrendo una totale trasparenza nella gestione dei loro progetti.
Prima di Furious, utilizzavano due sistemi separati, che creavano dei buchi nel racket e una certa quantità di lavoro volontario per i clienti. clienti (senza fattura).
Grazie a Furious, alla sua visione globale delle operazioni finanziarie e all’automazione, sono passati dal 30% di fatture non pagate al 9%, in un contesto di crescita.
Pascal VanBerten, Direttore Associato ProgressPartners
Oggi utilizziamo i dati inseriti in Furious solo per monitorare la redditività dei progetti e le scadenze dei consulenti. Abbiamo risparmiato tra il 20 e il 30% del tempo dedicato alla gestione delle fatture. Il team non è cresciuto in modo significativo, ma gestiamo un numero di fatture da 4 a 5 volte superiore rispetto a prima.
Come puoi garantire una fatturazione accurata ed equa?
La fatturazione del tempo trascorso è un argomento delicato che richiede particolare attenzione per mantenere una sana relazione con i clienti e una gestione finanziaria stabile.
Evitare gli errori più comuni nella fatturazione del tempo impiegato
La fatturazione del tempo trascorso può essere piena di insidie se non viene gestita correttamente. Ecco alcune strategie per evitare gli errori comuni:
- Utilizzare un software di fatturazione: adottare uno strumento come Furious, che fornisce un registro preciso del lavoro svolto per ogni progetto o incarico.
- Stabilisci processi chiari: stabilisci delle linee guida per il monitoraggio del tempo e la fatturazione per garantire la coerenza.
- Comunicare apertamente: garantire una comunicazione trasparente con i clienti su metodi e prezzi.
Garantire la trasparenza e l'accuratezza della fatturazione dei clienti
La trasparenza e l’equità nella fatturazione sono cruciali per costruire e mantenere la fiducia con i tuoi clienti. Ecco come puoi riuscirci:
- Inserisci le voci fatture Fornisci fatture dettagliate che spieghino chiaramente il lavoro svolto e i costi associati.
- Stipula dei contratti di onorario: discuti e concorda in anticipo le tariffe e i metodi di fatturazione.
- Offri flessibilità: proponi diverse opzioni di pagamento e sii aperto alla discussione sui termini di pagamento.
- Come posso sapere quali orari sono stati fatturati?
Per vedere quali tempi sono stati fatturati e quali no, puoi utilizzare il nostro widget “Tempo non fatturato” in Furious Squad. Questo widget ti permette di filtrare per cliente, contratto o progetto e, spuntando le caselle, di creare al volo le fatture per il lavoro svolto.
- I vantaggi della creazione di fatture con Furious Squad
Ecco una panoramica dei vantaggi dell’utilizzo di Furious Squad come strumento di gestione:
- Flessibilità nell’emissione di documenti: puoi raggruppare vari servizi servizi e progetti e collegare diversi bilanci a un unico file.
- Documenti su misura: crea documenti personalizzati che rispondono alle esigenze della tua azienda.
- Promemoria automatici: invia automaticamente promemoria per i pagamenti in ritardo, riducendo il tempo dedicato a compiti ripetitivi.
Adotta metodi moderni
Vai a meno tempo per la fatturazione non significa trascurare l’accuratezza o la trasparenza. Con gli strumenti e i metodi giusti, puoi :
- Ottimizza il tuo lavoro: adottando pratiche che riducono il tempo dedicato alle attività amministrative.
- Migliorare le relazioni con i clienti: grazie a una fatturazione chiara, accurata e veloce.
- Aumenta la tua redditività: riducendo gli errori e automatizzando i processi.
Con Furious Squad hai tutto ciò che ti serve per gestire in modo efficace la tua azienda. attività e non spendere tempo a fatturare per il tempo trascorso.
Quindi, come si può fare a meno di fatturare per il tempo trascorso?
Per risolvere questo problema e farti risparmiare tempo, Furious ti permette di tracciare automaticamente il tempo dei tuoi team – che siano o meno legati a un progetto – e di generare fatture con un semplice clic, grazie alla fatturazione automatica basata sul tempo impiegato nel periodo selezionato.
Puoi inviare le tue fatture automaticamente, così come i promemoria in caso di mancato pagamento, e naturalmente i tuoi tagli sono precisi e in tempo reale.
Hai una visione chiara e proiettata della situazione finanziaria della tua agenzia. agenzia e potrai recuperare più rapidamente la tua liquidità. Le migliori pratiche essenziali per uno strumento di pre-contabilità.
Quand’è che inizi a essere Furioso?
