Gere uma agência. Gere equipas, projetos, clientes, vendas, entrega, relatórios, faturação… E por vezes, pergunta-se: será que isto é realmente rentável?
A verdade é que muitas agências avançam por instinto. Ou às cegas. Por falta de tempo, falta de ferramentas, ou simplesmente por falta dos indicadores corretos.
Por isso, decidimos simplificar-lhe a vida. Aqui estão os 11 KPIs essenciais para retomar o controlo da sua atividade, fazer as perguntas certas… e obter respostas quantificadas, concretas e acionáveis.
Os KPIs financeiros
1. O volume de negócios global
O que recebe todos os meses, é a base. Mas é apenas o começo.
Um volume de negócios em crescimento é sempre tranquilizador. Mas atenção: um número isolado nunca conta toda a história.
O que deve monitorizar:
Por mês, trimestre, ano
Por tipo de oferta ou projeto
Comparando com N-1 (para antecipar as quebras sazonais)
A armadilha: confiar num bom volume de negócios enquanto a margem está a cair. Mantenha-se lúcido.
2. O volume de negócios por colaborador
Um bom indicador da sua eficiência coletiva. E das suas margens futuras.
É simples: se o seu volume de negócios não aumenta proporcionalmente aos seus efetivos, está a diluir a sua rentabilidade.
Como calcular:
- Volume de negócios total ÷ número de colaboradores produtivos
Objetivo: entre 100.000 e 130.000 € por ano e por colaborador numa agência bem estruturada.
Abaixo? É altura de rever os seus preços, a sua carga ou os seus projetos.
A taxa de margem bruta
O número que transforma um “belo projeto” num “verdadeiro motor de lucro”.
Mede o que ganha após pagar as pessoas que entregam o projeto, mas antes dos custos fixos. Em suma, é a margem operacional.
Limites chave:
- 60%: excelente
- 40 a 60%: aceitável
- <40%: atenção, perigo
A monitorizar sistematicamente por projeto. É o seu melhor radar de desempenho no terreno.
O dinheiro disponível
O KPI mais básico… mas também o mais vital.
Falamos aqui da sua tesouraria real. Aquela que lhe permite dormir tranquilo (ou não). Aquela que absorve os imprevistos, os atrasos de pagamento e as quebras de atividade.
A monitorizar:
Todas as semanas, não uma vez por trimestre
Com um painel de controlo legível
Em projeção (dinheiro atual + valores a receber – despesas futuras)
Conselho: monitorize também o seu NFM (necessidades de fundo de maneio) para antecipar tensões futuras.
Os KPIs operacionais
A taxa de ocupação (ou carga)
Um planeamento bem preenchido, sim. Mas não a qualquer preço.
Este KPI mede o tempo efetivamente vendido em relação ao tempo disponível.
Demasiado baixo = subutilização. Demasiado alto = risco de burnout e diminuição da qualidade.
Objetivo saudável: entre 75% e 85%
A monitorizar: por colaborador, por equipa, por semana
A boa prática: cruzar com a taxa de margem do projeto. Um colaborador muito ocupado mas mal alocado continua pouco rentável.
A rentabilidade por cliente
Porque um bom cliente não é apenas um nome numa apresentação.
Alguns clientes monopolizam os seus melhores talentos para uma margem magra. Outros desafiam-no pouco mas rendem muito.
Analise:
Tempo gasto vs volume de negócios gerado
Taxa de margem global
Custo das cobranças, reuniões, imprevistos
Ação concreta: categorize os seus clientes (A-B-C) para priorizar a sua energia onde ela realmente compensa.
Os KPIs de gestão de projeto
A rentabilidade por projeto
Spoiler: nem sempre é o mais visível que rende mais.
Um projeto muito visível pode mobilizar semanas de trabalho para um ganho modesto. Por outro lado, um projeto discreto mas bem enquadrado pode gerar uma forte rentabilidade.
Meça:
Volume de negócios vs tempo real gasto
Custo dos recursos mobilizados
Diferenças entre orçamento previsto e realizado
Objetivo: identificar os projetos campeões… e aqueles que nunca mais deve aceitar sem rever o seu âmbito.
A distribuição dos projetos por tipologia
Uma carteira desequilibrada é um castelo de cartas.
Demasiados projetos fixos complexos? Demasiados pequenos projetos com baixa margem? Demasiados recorrentes mas nenhum cliente novo? Analise o seu mix.
Monitorize:
% de projetos recorrentes vs pontuais
% de projetos a preço fixo vs tempo e materiais
% de clientes estratégicos vs oportunistas
Porque é fundamental: porque a estabilidade da sua agência depende tanto dos seus projetos como da sua tesouraria.
O valor por faturar
Todo o trabalho merece salário. Ainda é preciso tê-lo faturado.
Entre o fim de um projeto e o envio da fatura, por vezes passa-se… demasiado tempo. O “valor por faturar” alerta-o para os valores pendentes esquecidos.
A monitorizar semanalmente:
Por cliente
Por tipo de missão
Lembrete simples: uma missão terminada não faturada = um mês de tesouraria perdido.
Os KPIs comerciais
A taxa de conversão das propostas
Uma boa forma de avaliar a sua eficácia comercial — e a clareza das suas ofertas.
Enviar 10 propostas para assinar um projeto é cansativo (e preocupante). Uma boa taxa de conversão significa um pipeline bem qualificado e uma proposta que acerta no alvo.
Objetivo a alcançar: >30%
A monitorizar: por comercial, por tipo de oferta
Se está longe do objetivo: reveja as suas propostas, ajuste o seu targeting, ou encurte os seus ciclos.
O tempo médio de venda
Quanto tempo demora a fechar um negócio? A resposta pode ser muito dolorosa.
Um ciclo de venda demasiado longo imobiliza os seus comerciais, fragiliza as suas previsões e atrasa os seus recebimentos.
A medir:
Número de dias entre o 1º contacto e a assinatura
Por tipo de projeto
Dica: identifique os pontos de “estrangulamento (ex: espera por uma proposta, validação interna do cliente) e automatize o que pode s” er automatizado.
O que não mede controla-o
Não se deixe mais guiar por impressões ou aproximações. Os KPIs corretos dão-lhe o poder de decidir com conhecimento de causa.
O importante é não se perder. É por isso que criámos o Furious: um cockpit pensado para as agências, que lhe permite monitorizar em tempo real todos estes indicadores… sem ficheiros Excel, sem reinserção de dados, sem dores de cabeça.
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