Vous pilotez une agence. Vous gérez des équipes, des projets, des clients, du commercial, du delivery, du reporting, de la facturation… Et parfois, il vous arrive de vous demander : est-ce que tout ça est vraiment rentable ?
La vérité, c’est que beaucoup d’agences avancent à l’instinct. Ou à l’aveugle. Faute de temps, faute d’outils, ou tout simplement faute de bons indicateurs.
Alors on a décidé de vous simplifier la vie. Voici les 11 KPIs essentiels pour reprendre le contrôle sur votre activité, poser les bonnes questions… et obtenir des réponses chiffrées, concrètes, actionnables.
Les KPIs financiers
1. Le chiffre d’affaires global
Ce que vous encaissez chaque mois, c’est la base. Mais ce n’est que le début.
Un chiffre d’affaires en hausse, c’est toujours rassurant. Mais attention : un chiffre seul ne raconte jamais toute l’histoire.
Ce qu’il faut suivre :
Par mois, trimestre, année
Par type d’offre ou de projet
En comparant avec N-1 (pour anticiper les creux saisonniers)
Le piège : se reposer sur un bon CA alors que la marge, elle, s’effondre. Restez lucide.
2. Le chiffre d’affaires par collaborateur
Un bon indicateur de votre efficacité collective. Et de vos marges à venir.
C’est simple : si votre chiffre d’affaires ne progresse pas en proportion de vos effectifs, vous diluez votre rentabilité.
Comment le calculer :
- CA total ÷ nombre de collaborateurs productifs
À viser : entre 100 000 et 130 000 € par an et par collaborateur dans une agence bien structurée.
En dessous ? Il est temps de revoir votre pricing, votre charge ou vos projets.
Le taux de marge brute
Le chiffre qui transforme un “beau projet” en “vrai moteur de profit”.
Il mesure ce que vous gagnez après avoir payé les gens qui délivrent le projet, mais avant frais fixes. Bref, c’est la marge opérationnelle.
Seuils clés :
- 60 % : top
- 40 à 60 % : correct
- <40 % : attention, danger
À suivre systématiquement par projet. C’est votre meilleur radar de performance terrain.
Le cash disponible
Le KPI le plus basique… mais aussi le plus vital.
On parle ici de votre trésorerie réelle. Celle qui vous permet de dormir tranquille (ou pas). Celle qui absorbe les imprévus, les retards de paiement et les creux d’activité.
À suivre :
Chaque semaine, pas une fois par trimestre
Avec un tableau de bord lisible
En projection (cash actuel + reste à encaisser – charges à venir)
Conseil : suivez aussi votre BFR (besoin en fonds de roulement) pour anticiper les tensions à venir.
Les KPIs opérationnels
Le taux d’occupation (ou charge)
Un planning bien rempli, oui. Mais pas à n’importe quel prix.
Ce KPI mesure le temps réellement vendu par rapport au temps disponible.
Trop bas = sous-utilisation. Trop haut = risque de burn-out et baisse de qualité.
Objectif santé : entre 75 % et 85 %
À suivre : par collaborateur, par équipe, par semaine
Le bon réflexe : croiser avec le taux de marge projet. Un collaborateur très chargé mais mal affecté reste peu rentable.
La rentabilité par client
Parce qu’un bon client, ce n’est pas juste un nom sur une slide.
Certains clients monopolisent vos meilleurs talents pour une marge famélique. D’autres vous challengent peu mais rapportent beaucoup.
Analysez :
Temps passé vs CA généré
Taux de marge global
Coût des relances, réunions, imprévus
Action concrète : catégorisez vos clients (A-B-C) pour prioriser votre énergie là où elle rapporte vraiment.
Les KPIs de gestion de projet
La rentabilité par projet
Spoiler : ce n’est pas toujours le plus visible qui rapporte le plus.
Un projet très visible peut mobiliser des semaines de travail pour un gain modeste. À l’inverse, un projet discret mais bien cadré peut dégager une forte rentabilité.
Mesurez :
CA vs temps passé réel
Coût des ressources mobilisées
Écarts entre budget prévu et réalisé
Objectif : identifier les projets champions… et ceux à ne plus jamais accepter sans revoir leur périmètre.
La répartition des projets par typologie
Un portefeuille déséquilibré, c’est un château de cartes.
Trop de forfaits complexes ? Trop de petits projets à faible marge ? Trop de récurrents mais aucun nouveau client ? Analysez votre mix.
Suivez :
% de projets récurrents vs one-shot
% de projets à prix fixe vs régie
% de clients stratégiques vs opportunistes
Pourquoi c’est clé : parce que la stabilité de votre agence dépend autant de vos projets que de votre trésorerie.
Le reste à facturer
Tout travail mérite salaire. Encore faut-il l’avoir facturé.
Entre la fin d’un projet et l’envoi de la facture, il se passe parfois… trop de temps. Le “reste à facturer” vous alerte sur les encours oubliés.
À suivre chaque semaine :
Par client
Par chef de projet
Par type de mission
Rappel simple : une mission terminée non facturée = un mois de cash en moins.
Les KPIs commerciaux
Le taux de transformation des devis
Un bon moyen de juger votre efficacité commerciale — et la clarté de vos offres.
Envoyer 10 devis pour signer un projet, c’est fatigant (et inquiétant). Un bon taux de transformation, c’est un pipeline bien qualifié et une proposition qui fait mouche.
Objectif à viser : >30 %
À suivre : par commercial, par type d’offre
Si vous êtes loin du compte : relisez vos propositions, ajustez votre ciblage, ou raccourcissez vos cycles.
La durée moyenne de vente
Combien de temps vous mettez à signer un deal ? La réponse peut faire très mal.
Un cycle de vente trop long immobilise vos commerciaux, fragilise vos prévisions et retarde vos encaissements.
À mesurer :
Nombre de jours entre 1er contact et signature
Par type de projet
Astuce : traquez les goulets d’étranglement (ex : attente d’un devis, validation interne côté client) et automatisez ce qui peut l’être.
Ce que vous ne mesurez pas vous contrôle
Ne vous laissez plus balader par des impressions ou des à-peu-près. Les bons KPIs vous donnent le pouvoir de décider en connaissance de cause.
Le tout, c’est de ne pas s’y perdre. C’est pour ça qu’on a conçu Furious : un cockpit pensé pour les agences, qui vous permet de suivre en temps réel l’ensemble de ces indicateurs… sans fichier Excel, sans ressaisie, sans prise de tête.
Vous voulez voir à quoi ressemble un pilotage sans stress ?
Demandez votre démo gratuite. Et reprenez la main.
