Estás a afogar-te e, mesmo assim, o teu projeto com preço fixo não é rentável?

Quem é que nunca passou por aquele momento de solidão em que o teu chefe ou o departamento de contabilidade te diz que aquele projeto em que passas as noites e os fins de semana, e que te tem dado dores de cabeça há várias semanas ou meses, está a registar prejuízos astronómicos, apesar de todo o tempo e energia que investiste nele?

Trabalhas por projeto? Tu é que sabes.

Mas por que é que, mesmo estando a perder dinheiro, o teu projeto não é rentável?

Primeiro, culpam os comerciais: bastava-lhes terem vendido mais caro! Já lhes disseram: «Eles fazem tudo para ganhar o projeto e depois nós é que nos safamos…» Variante: «Eles venderam abaixo do preço porque não percebem nada do assunto», etc., etc.

Os comerciais às vezes culpam a gestão de projetos por «não saber contar»… A produção culpa todos os outros.

Resumindo, a culpa é de toda a gente e, por isso, muitas vezes de ninguém. E é precisamente por isso que este tipo de situação se repete… muitas vezes. Que ambiente!

Na verdade, isto é típico das agências que não têm ferramentas nem métodos para gerir projetos com preço fixo, o que muitas vezes revela os pontos fracos de uma agência.

Aqui estão algumas regras básicas que te vão ajudar a inverter a tendência:

O registo das horas

Uma pergunta bem simples: sabes como contabilizar, todas as semanas, o tempo que cada pessoa dedica a um projeto? Se a resposta for «não», «nem por isso» ou «mais ou menos», está na hora de resolver a situação.

O Furious torna esta tarefa simples e até automática em 80% dos casos. Uma verdadeira transformação, tanto na tua gestão de projetos como na gestão da tua produção.

A verificação semanal dos projetos e do tempo despendido em comparação com o que foi vendido

Quem é que, na tua empresa, controla todas as semanas os atrasos nos projetos? Tens alguém que seja o «pastor» encarregado de controlar os prazos?

Embora em algumas agências o excesso de trabalho seja uma coisa comum, é cada vez menos tolerado, o que é compreensível. Espera-se que a tua empresa saiba avaliar a carga de trabalho para corrigir a situação quando há excesso de trabalho.

A partilha semanal de informações sobre os projetos com o cliente

É essencial partilhares, pelo menos uma vez por semana, com o teu querido cliente os rácios de custos em relação ao valor vendido, o calendário, a faturação… Assim, ele não vai poder fingir que não sabe de nada e, acima de tudo, isso vai obrigar-te a resolver os problemas de excedentes assim que surgirem.

O Furious permite-te partilhar estes KPIs com o teu cliente com um clique!

A contabilização, no projeto vendido, do tempo dedicado à pré-venda

Quando ganhamos um projeto, não deitamos fora o tempo que dedicámos à fase de pré-venda. Normalmente, já avançámos um pouco no projeto, por isso é natural que isso se reflita nos prazos do projeto.

Aliás, falamos disso aqui.

Um motor de antecipação

Sem falar em ficção científica, com boas ferramentas como o Furious, sabes, antes que seja tarde demais, que o projeto vai dar para o torto. Estas funcionalidades ajudam-te a monitorizar e controlar os projetos em tempo real, modelando projetos complexos e indicando, desde o início, a rentabilidade estimada a longo prazo. Uma verdadeira mais-valia para gerires taticamente o teu negócio!

Conseguir analisar a rentabilidade

Precisas de ter uma análise de:

• rentabilidade comercial: tempo vendido vs. tempo gasto
• a rentabilidade líquida: tempo despendido × custo real das pessoas que trabalharam no projeto VS tempo faturado.

Para aprofundar esta análise, é fundamental incluir o cálculo do retorno sobre o investimento, um método imprescindível para avaliar com precisão a eficácia dos teus projetos. E para ir ainda mais longe, o planeamento da produção com inteligência artificial permite cruzar automaticamente esses dados com os tempos gastos, os custos e a carga de trabalho prevista, para antecipar os pontos de atrito e otimizar cada recurso. A diferença entre os dois vai permitir-te avaliar a ocupação dos perfis seniores ou dos estagiários, por exemplo… e isso, obviamente, muda tudo!

O encerramento dos projetos não rentáveis

É um tabu nas agências e, no entanto, é tão necessário!

Não deves hesitar em cancelar um projeto se ele estiver a ir por água abaixo… antes que isso aconteça!

Tens mais a perder se sobrecarregares demasiado as tuas equipas (o custo da rotatividade de pessoal é muitas vezes subestimado nas agências) e se as ocupares em projetos não rentáveis do que se perderes um cliente.

Para te ajudar, existem ferramentas de gestão empresarial, como o Furious, que te facilitam o acompanhamento destes assuntos de forma muito visual. É um verdadeiro aliado para otimizar a tua gestão de projetos e o teu plano de ação, ao mesmo tempo que te dá uma visão antecipada que te alerta com bastante antecedência, antes que seja tarde demais.

Outra vantagem (e não das menores): o trabalho em equipa corre mais bem, porque analisamos as dificuldades com base em dados racionais, e não em mal-entendidos ou preconceitos entre diferentes áreas e perfis profissionais!

Descobre o Furious