Em resumo
- Volume de negócios duplicado em 2 anos desde a integração do Furious.
- Visibilidade clara sobre os projetos futuros e gestão proativa dos excessos de tempo.
- Monitorização precisa da rentabilidade e da satisfação das equipas.
- Automatização de tarefas administrativas, libertando 15% do tempo de trabalho para atividades de maior valor acrescentado.
- Transformação do desempenho operacional e reforço do envolvimento dos colaboradores graças à Furious.
Desafios iniciais
Face a um rápido crescimento, passando de 25 colaboradores em 2016 para 50-60 em 2021, a Ceetadel sentiu a necessidade de otimizar a sua gestão e centralizar as suas ferramentas para manter a qualidade do serviço oferecido aos seus clientes. A crescente variedade de projetos, com várias agências dentro do mesmo grupo e cada uma com as suas especialidades, tornou a comunicação e a coordenação cruciais.
Além disso, a Ceetadel enfrentava vários desafios cruciais: retenção de talentos, crescimento das equipas e manutenção dos melhores colaboradores para contribuir para o crescimento da empresa. Por fim, a rápida expansão através da aquisição e fusão de várias agências exigiu a integração de diferentes sistemas e práticas de gestão, sublinhando a necessidade de uma ferramenta única e centralizada para harmonizar as operações e melhorar a eficiência.
Quem são eles?
- Grupo independente de comunicação marketing, composto por 5 agências especializadas:
- Nouveau Monde — agência de estratégias de marca e criação
- Monet — agência de RP, eleita agência de RP do ano 2022.
- AllMatik — 1ª agência de media de precisão em marketing
- Smartfire — agência tecnológica dedicada à transformação digital
- Conversationnel — agência de Social Media
- França – Paris, Lyon, Nantes, Bordéus
- Fundada em 2023
- +210 colaboradores
Resultados com a Furious
Visibilidade aumentada
Um acompanhamento em tempo real das margens e do tempo gasto em cada projeto.
Eficiência operacional
Uma redução dos excessos de tempo graças a uma gestão precisa dos planeamentos.
Melhoria da rentabilidade
Uma gestão rigorosa dos custos e dos orçamentos, aumentando a rentabilidade dos projetos.
Satisfação das equipas
Uma melhor organização do trabalho, aumentando a satisfação dos colaboradores.
Mudámos para a Furious quando tínhamos um pouco mais de 6M de euros de volume de negócios - precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse gerir o nosso negócio e acompanhar o nosso crescimento - desde que instalámos a Furious, duplicámos o nosso volume de negócios em 2 anos.
Objetivos
- Melhorar a visibilidade e a gestão das margens brutas dos projetos tanto a nível realizado como a nível previsional para ter uma visão clara e precisa da rentabilidade.
- Otimizar a gestão dos recursos para maximizar a rentabilidade dos projetos.
- Melhorar a satisfação das equipas implementando ferramentas que permitam uma melhor organização do trabalho e uma redução dos excessos de tempo.
- Facilitar a tomada de decisão com dados em tempo real para tomar decisões rápidas e informadas.
Amaury Bataille, Diretor Geral do grupo Ceetadel
Implementámos a parte de gestão de compras que nos permite ter uma visão sobre a parte de rentabilidade da margem bruta por projeto e segui-la de forma automatizada. Somos capazes de agregar as nossas estimativas de margem bruta tanto no realizado quanto no previsional, o que nos permite gerir o negócio.
Antes do Furious
Antes da integração do Furious, a Ceetadel funcionava principalmente com métodos manuais e ferramentas dispersas para gerir os tempos de trabalho e as tarefas administrativas. Amaury, Diretor Geral do grupo Ceetadel, explica: “Antes da implementação do Furious no verão de 2021, não controlávamos as margens dos nossos tempos gastos nos projetos.” A estrutura era suficientemente pequena e com especializações num mesmo âmbito para permitir uma gestão à vista, sem necessidade de ferramentas de controlo sofisticadas.
A gestão dos projetos também era feita manualmente, o que tornava difícil o acompanhamento preciso dos tempos gastos e dos custos associados.
Bénédicte Raffin, Diretora de Estúdio no grupo Ceetadel, relata: “Antes do Furious, funcionávamos com uma caneta e papel onde escrevíamos quem era o cliente, o pedido do cliente e depois estimávamos aproximadamente o tempo que poderia levar.”
As ferramentas inadequadas levaram a uma falta de eficiência crescente à medida que a agência crescia e diversificava os seus serviços. Amaury acrescenta: “Em 2019-2020 (percebemos que) o bom senso, o nosso acompanhamento, o nosso conhecimento já não eram suficientes para gerir o negócio.”
Depois do Furious
A integração do Furious marcou uma viragem decisiva para a Ceetadel, transformando radicalmente a sua forma de gerir projetos e otimizar recursos. A ferramenta permitiu resolver vários problemas críticos e trouxe melhorias significativas no seu dia a dia.
Acompanhamento em tempo real
Hoje, o Furious oferece à Ceetadel a possibilidade de acompanhar as margens brutas e os tempos gastos em cada projeto em tempo real. Amaury explica: ” O que acompanhamos hoje no Furious é a vários níveis. Acompanhamos o tempo gasto pelas equipas nos projetos para garantir que o tempo que foi vendido corresponde ao tempo que é gasto (…) Assim, temos uma abordagem onde vamos acompanhar bem o tempo a nível macro dos projetos para garantir que estamos dentro dos limites. ”
Esta funcionalidade é crucial para garantir que os projetos permanecem rentáveis e para tomar decisões informadas rapidamente.
Eficiência operacional
A implementação do Furious permitiu uma gestão mais precisa dos cronogramas e uma redução significativa dos excessos de tempo. Bénédicte destaca:
Bénédicte Raffin, Diretora de Estúdio do Novo Mundo
O Furious indica diretamente quando há excesso de tempo. Sei assim que ultrapassa 100%.
Isso permitiu reajustar as estimativas em tempo real e otimizar a utilização dos recursos. Graças ao Furious, Bénédicte e as suas equipas de produção beneficiam de uma visibilidade clara sobre os projetos futuros, muitas vezes com 15 dias de antecedência.
Otimização de recursos
Graças ao Furious, a Ceetadel pode agora alocar os seus recursos de forma mais eficaz, maximizando assim a rentabilidade dos projetos. Clémence Vuillermet, responsável comercial, especifica:
Com o Furious, o que também é interessante é esta visão, todas estas partes do CRM, que nos permite também ter uma medição complementar à parte do projeto para tudo o que é rentabilidade de um assunto até à sua finalização.
Embora o seu papel seja focado na parte comercial, o seu testemunho destaca como a integração das funcionalidades de CRM do Furious complementa a gestão dos projetos. Isso é indispensável para a boa sincronização entre as equipas comerciais e de produção, assegurando uma visão holística da rentabilidade de cada assunto, do início ao fim.
Melhoria da rentabilidade
A utilização do Furious levou a uma gestão mais rigorosa dos custos e dos orçamentos, aumentando assim a rentabilidade dos projetos. Clémence menciona:
Clémence Vuillermet, Diretora New Biz na Ceetadel
Hoje, o Furious permite-nos ter medidas de acompanhamento, medidas de rentabilidade, medidas também sobre o tempo gasto, desde as equipas de direção de projeto até aos gestores de projeto, até ao ongoing dos criativos.
Satisfação das equipas
O Furious também contribuiu para uma melhor organização do trabalho, reduzindo o stress e aumentando a satisfação dos colaboradores. Clémence afirma: ” hoje, enquanto Ceetadel, também temos o KPI de satisfação dos nossos colaboradores e dos nossos clientes. E hoje, o Furious também nos permite ter essa medida e essa arbitragem. (…)
As 3 funcionalidades preferidas de Amaury
Funcionalidade #1: A margem bruta produzida por unidade de negócio
“Mudámos para a margem bruta produzida por unidade de negócio. É o KPI principal que nos permite assegurar que a produção vendida aos nossos clientes permite absorver os custos das nossas unidades de negócio. ”
- Acima: a margem bruta produzida por unidade de negócio na Furious
Amaury explica que esta abordagem é vital para a empresa, pois permite integrar eficazmente os diferentes responsáveis e gestores das unidades de negócio. Com várias estruturas jurídicas e unidades de negócio transversais, o acompanhamento da margem bruta produzida é indispensável para uma gestão otimizada e uma visibilidade clara sobre o desempenho financeiro. Sem esta funcionalidade, a Ceetadel não poderia mais gerir a sua atividade de forma eficaz.
Funcionalidade #2: A margem bruta faturada por unidade de negócio
“A segunda, de um ponto de vista puramente financeiro, é a margem bruta faturada por unidade de negócio. É esta que, no final, acaba por ser o juiz de paz, mesmo que a margem bruta produzida seja igual à margem bruta faturada no final do projeto. Na nossa gestão financeira, temos também esta abordagem que nos permite medir a rentabilidade de um projeto. “
- Acima: vista do painel financeiro na Furious mostrando as compras registadas e faturadas num determinado período, a margem bruta faturada, a margem bruta estimada com os projetos não criados e a margem bruta assinada.
Outra funcionalidade chave para a Ceetadel é o acompanhamento da margem bruta faturada por projeto. Esta abordagem permite medir a rentabilidade de um projeto e avaliar a capacidade da empresa para cobrir os seus custos.
Amaury acrescenta: “É com esta margem bruta faturada por projeto que somos capazes de dizer ‘olha, neste projeto, sim, este fornecedor, podemos pagá-lo, ainda há margem, removemos a provisão e gerimos as nossas compras e garantimos que a rentabilidade global da empresa é suficiente.“
Funcionalidade #3: O painel de orçamento
“Uma das funcionalidades que utilizo muito regularmente é o painel de orçamento que me permite ver projeto por projeto, cliente por cliente, a margem bruta gerada e, sobretudo, as compras não recebidas […] É uma ferramenta que nos permite ter uma abordagem global dos KPIs financeiros.” – Amaury Bataille
- Acima: exemplo de um widget no painel Financeiro
Esta funcionalidade é particularmente útil porque permite adotar uma abordagem conservadora em termos de custos. Amaury acrescenta: ” Temos uma abordagem bastante conservadora ao dizer, hesito entre 8 e 9 de custos no projeto, vou colocar 10 de custos e no final se tiver 8 e meio, removo 1 e meio de provisão e temos a impressão de ter uma boa notícia.“
Resultados obtidos
A implementação do Furious na Ceetadel permitiu-lhes “melhorar a sua gestão de projetos e a” otimização dos seus recursos. Amaury destaca: “Hoje, o Furious permite-nos acompanhar em tempo real onde estão as nossas margens.” Esta transparência permitiu uma gestão mais precisa e reativa.
Além disso, o Furious melhorou a organização do trabalho, reduzindo o stress das equipas e aumentando a sua satisfação. Amaury afirma: “Acho que hoje há uma boa aceitação das equipas, elas veem que não estamos atrás delas com um bastão e que está mais lá para dar os meios para crescer.”
Ouvir o excerto de áudio:
Além disso, a implementação da gestão de ordens de compra permitiu à Ceetadel gerir as suas compras de forma muito precisa. Amaury explica: “Há 2-3 anos, implementámos a gestão de ordens de compra que nos permite gerir as nossas compras e pagar aos nossos fornecedores quando os nossos clientes nos pagaram e é o Furious que nos permite acompanhar isso através do sistema de ordens de compra.” Esta funcionalidade, combinada com os lembretes automáticos sobre as faturas e a faturação automatizada desde o primeiro dia do mês, melhorou consideravelmente a necessidade de fundo de maneio (BFR) da empresa.
Finalmente, a automação trazida pelo Furious permitiu ganhar um tempo precioso nas tarefas administrativas e recorrentes. Fouad Salhi, contabilista na Ceetadel, declara: “Graças ao Furious, automatizámos toda a inserção das notas de despesas na contabilidade e a inserção das faturas dos clientes.” Esta automação permitiu a Fouad ganhar cerca de 15% do seu tempo, permitindo-lhe concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.
Em resumo
Em suma, o Furious transformou a gestão da Ceetadel permitindo:
1. Uma gestão dinâmica e proativa.
2. A redução de erros e atrasos.
3. A melhoria da satisfação dos clientes e do bem-estar das equipas.
Uma gestão precisa dos projetos
Amaury Bataille, Diretor Geral do grupo Ceetadel
Hoje, no nosso funcionamento, acompanhamos o progresso com base nas datas do projeto, o que nos permite gerir a margem bruta produzida de forma bastante precisa em relação à realidade, uma vez que vendemos tempo-homem (...) portanto, isso permite-nos suavizar as diferenças de faturação onde faturei um adiantamento, ou onde só faturei no final. Temos uma visão da margem bruta produzida baseada nos avanços, nas datas do projeto.
Happy Ceetadel Furious (sem final)
“A gestão do tempo é algo que é chave para nós para gerir a rentabilidade, pois somos uma agência de serviços, então vendemos tempo homem, então é a nossa matéria de alguma forma. (…) vendemos tempo homem e precisamos de gerir e saber onde estão colocados os recursos e se estamos a colocar o recurso certo no lugar certo para entregar rentabilidade suficiente para a estrutura, rentabilidade que nos permitirá reinvestir para o nosso desenvolvimento, que nos permitirá fazer crescer as nossas equipas, continuar na prospeção, investir no mercado, investir na comunicação para continuar a desenvolver-nos e precisamos de entender onde estão as nossas margens e as nossas margens hoje são a diferença entre o tempo que vendemos e o tempo valorizado que passamos.” – Amaury Bataille
E você, quando é que começa?
