As chaves do sucesso da Ceetadel com o Furious

Em resumo

• Volume de negócios duplicado em 2 anos desde a integração do Furious.
• Visibilidade clara sobre os projetos futuros e gestão proativa de excessos de tempo.
• Acompanhamento preciso da rentabilidade e da satisfação das equipas.
• Automatização de tarefas administrativas, libertando 15 % do tempo de trabalho para atividades de maior valor acrescentado.
• Transformação do desempenho operacional e reforço do compromisso dos colaboradores graças ao Furious.

Desafios iniciais

Perante um crescimento rápido, passando de 25 colaboradores em 2016 para 50-60 em 2021, a Ceetadel sentiu a necessidade de otimizar a sua gestão e centralizar as suas ferramentas para manter a qualidade de serviço oferecida aos seus clientes. A crescente variedade de projetos, com várias agências dentro do mesmo grupo e cada uma com as suas especialidades, tornou a comunicação e a coordenação cruciais.

Além disso, a Ceetadel enfrentava vários desafios cruciais: retenção de talentos, crescimento das equipas e manutenção dos melhores colaboradores para contribuir para o crescimento da empresa. Finalmente, a rápida expansão através da compra e fusão de várias agências exigiu a integração de diferentes sistemas e práticas de gestão, sublinhando a necessidade de uma ferramenta única e centralizada para harmonizar as operações e melhorar a eficácia.

Quem são eles?

• Grupo independente de comunicação e marketing, composto por 5 agências especializadas:

1. Nouveau Monde — agência de estratégias de marca e criação
2. Monet — agência de PR, eleita agência de RP do ano 2022.
3. AllMatik — 1.ª agência de meios de marketing de precisão
4. Smartfire — agência tecnológica dedicada à transformação digital
5. Conversationnel — agência de Social Media

• França - Paris, Lyon, Nantes, Bordéus
• Fundado em 2023
• +210 colaboradores

Resultados com o Furious

Visibilidade acrescida

Um acompanhamento em tempo real das margens e dos tempos gastos em cada projeto.

Eficácia operacional

Uma redução dos excessos de tempo graças a uma gestão precisa dos planeamentos.

Melhoria da rentabilidade

Uma gestão rigorosa de custos e orçamentos, aumentando a rentabilidade dos projetos.

Satisfação das equipas

Uma melhor organização do trabalho, aumentando a satisfação dos colaboradores.

Passámos para o Furious quando faturávamos pouco mais de 6 milhões de euros — precisávamos de uma ferramenta que nos permitisse gerir o nosso negócio e acompanhar o nosso crescimento — desde que instalámos o Furious, duplicámos o nosso volume de negócios em 2 anos.

Amaury Bataille - Diretor-Geral na Ceetadel

Objetivos

• Melhorar a visibilidade e a gestão das margens brutas dos projetos, tanto ao nível realizado como previsional, para ter uma visão clara e precisa da rentabilidade.
• Otimizar a gestão de recursos para maximizar a rentabilidade dos projetos.
• Melhorar a satisfação das equipas, implementando ferramentas que permitam uma melhor organização do trabalho e uma redução dos excessos de tempo.
• Facilitar a tomada de decisão com dados em tempo real para tomar decisões rápidas e informadas.

Amaury Bataille, Diretor-Geral do grupo Ceetadel

Implementámos a parte de gestão de compras que nos permite ter uma visão sobre a rentabilidade da margem bruta por projeto e acompanhá-la de forma automatizada.
Somos capazes de agregar as nossas estimativas de margem bruta tanto no realizado como no previsional, o que nos permite gerir o negócio.

Antes de Furious

Antes da integração do Furious, a Ceetadel funcionava principalmente com métodos manuais e ferramentas díspares para gerir os tempos de trabalho e as tarefas administrativas. Amaury, Diretor-Geral do grupo Ceetadel, explica: “Antes da implementação do Furious no verão de 2021, não geríamos as margens dos nossos tempos gastos nos nossos projetos.” A estrutura era suficientemente pequena e com competências num mesmo âmbito para permitir uma gestão visual, sem necessidade de ferramentas de gestão sofisticadas.

A gestão dos projetos também era feita manualmente, o que dificultava o acompanhamento preciso dos tempos gastos e dos custos associados.

Bénédicte Raffin, Diretora de Estúdio no grupo Ceetadel, conta: “Antes do Furious, funcionávamos com caneta e papel onde escrevíamos quem era o cliente, o pedido do cliente e depois estimávamos mais ou menos o tempo que isso poderia levar.”

As ferramentas inadequadas levaram a uma falta de eficácia crescente à medida que a agência crescia e diversificava os seus serviços. Amaury acrescenta: “Em 2019-2020 (percebemos que) o bom senso, o nosso acompanhamento, o nosso conhecimento já não eram suficientes para gerir o negócio.”

Depois de Furious

A integração do Furious marcou uma viragem decisiva para a Ceetadel, transformando radicalmente a sua forma de gerir os projetos e de otimizar os recursos. A ferramenta permitiu resolver vários problemas críticos e trouxe melhorias significativas no seu dia a dia.

Acompanhamento em tempo real

Hoje, o Furious oferece à Ceetadel a possibilidade de acompanhar as margens brutas e os tempos gastos em cada projeto em tempo real. Amaury explica: “O que acompanhamos hoje no Furious é a vários níveis. Acompanhamos o tempo gasto pelas equipas nos projetos para garantir que o tempo vendido corresponde ao tempo gasto (…) Portanto, temos uma abordagem onde acompanhamos bem o tempo ao nível macro dos projetos para garantir que estamos dentro do previsto.”

Esta funcionalidade é crucial para garantir que os projetos permanecem rentáveis e para tomar decisões informadas rapidamente.

Eficácia operacional

A implementação do Furious permitiu uma gestão mais precisa dos planeamentos e uma redução significativa dos excessos de tempo. Bénédicte sublinha:

Bénédicte Raffin, Diretora de Estúdio da Nouveau Monde

O Furious indica diretamente quando há um excesso de tempo. Sei assim que ultrapassa os 100 %.

Isto permitiu reajustar as estimativas em tempo real e otimizar a utilização dos recursos. Graças ao Furious, Bénédicte e as suas equipas de produção beneficiam de uma visibilidade clara sobre os projetos futuros, muitas vezes com 15 dias de antecedência.

Otimização dos recursos

Graças ao Furious, a Ceetadel pode agora alocar os seus recursos de forma mais eficaz, maximizando assim a rentabilidade dos projetos. Clémence Vuillermet, responsável comercial, precisa:

Com o Furious, o que também é interessante é esta visão, todas estas partes de CRM, que nos permitem também ter uma medição complementar à parte do projeto para tudo o que é rentabilidade de um tema até à finalização do mesmo.

Clémence Vuillermet, responsável comercial na Ceetadel

Embora o seu papel esteja focado na parte comercial, o seu testemunho sublinha como a integração das funcionalidades de CRM do Furious complementa a gestão dos projetos. Isto é indispensável para a boa sincronização entre as equipas comerciais e de produção, assegurando uma visão holística da rentabilidade de cada tema, do início ao fim.

Melhoria da rentabilidade

A utilização do Furious levou a uma gestão mais rigorosa dos custos e dos orçamentos, aumentando assim a rentabilidade dos projetos. Clémence menciona:

Clémence Vuillermet, Diretora de New Biz na Ceetadel

Hoje, o Furious permite-nos ter métricas de acompanhamento, métricas de rentabilidade, métricas também sobre o tempo gasto, desde as equipas de direção de projeto até aos gestores de projeto e ao trabalho contínuo dos criativos.

Satisfação das equipas

O Furious também contribuiu para uma melhor organização do trabalho, reduzindo o stress e aumentando a satisfação dos colaboradores. Clémence afirma: “hoje, enquanto Ceetadel, também temos o KPI de satisfação dos nossos colaboradores e dos nossos clientes. E hoje, o Furious também nos permite ter essa medição e essa arbitragem. (…)

As 3 funcionalidades decisivas favoritas do Amaury

Funcionalidade n.º 1: A margem bruta produzida por unidade de negócio

“Mudámos para a margem bruta produzida por unidade de negócio. É o KPI principal que nos permite garantir que a produção vendida aos nossos clientes permite absorver os custos das nossas unidades de negócio.”

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  Acima: a margem bruta produzida por unidade de negócio no Furious

Amaury explica que esta abordagem é vital para a empresa, pois permite integrar eficazmente os diferentes responsáveis e gestores das unidades de negócio. Com várias estruturas jurídicas e unidades de negócio transversais, o acompanhamento da margem bruta produzida é indispensável para uma gestão otimizada e uma visibilidade clara sobre o desempenho financeiro. Sem esta funcionalidade, a Ceetadel já não conseguiria gerir a sua atividade de forma eficaz.

Funcionalidade n.º 2: A margem bruta faturada por unidade de negócio

“A segunda, de um ponto de vista puramente financeiro, é a margem bruta faturada por unidade de negócio. É essa que, no final, acaba por ser o juiz final, mesmo que a margem bruta produzida seja igual à margem bruta faturada no final do projeto. Na nossa gestão financeira também temos essa abordagem que nos permite medir a rentabilidade de um projeto.”

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  Acima: vista do dashboard financeiro no Furious, mostrando as compras inseridas e faturadas num determinado período, a margem bruta faturada, a margem bruta estimada com os projetos não criados e a margem bruta assinada.

Outra funcionalidade chave para a Ceetadel é o acompanhamento da margem bruta faturada por projeto. Esta abordagem permite medir a rentabilidade de um projeto e avaliar a capacidade da empresa para cobrir os seus custos.

Amaury acrescenta: “É com esta margem bruta faturada por projeto que somos capazes de dizer ‘olha, neste projeto, sim, este fornecedor, podemos pagá-lo, ainda resta margem, retiramos a provisão e gerimos as nossas compras e garantimos que a rentabilidade global da empresa é suficiente.”

Funcionalidade n.º 3: O dashboard de orçamento

“Uma das funcionalidades que utilizo muito regularmente é o dashboard de orçamento, que me permite analisar projeto a projeto, cliente a cliente, a margem bruta gerada e, sobretudo, as compras não recebidas […] É uma ferramenta que nos permite ter uma abordagem global dos KPIs financeiros.” - Amaury Bataille

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  Acima: exemplo de um widget no dashboard Financeiro

Esta funcionalidade é particularmente útil porque permite adotar uma abordagem conservadora em relação aos custos. Amaury acrescenta: “Temos uma abordagem mais conservadora, pensando: estou na dúvida entre 8 e 9 de custos no projeto, vou colocar 10 de custos e, no final, se tiver 8 e meio, retiro 1 e meio de provisão e ficamos com a sensação de ter uma boa notícia.”

Resultados obtidos

A implementação do Furious na Ceetadel permitiu-lhes melhorar a sua gestão de projetos e a otimização dos seus recursos. Amaury sublinha: “Hoje, o Furious permite-nos acompanhar em tempo real onde estão as nossas margens.” Esta transparência permitiu uma gestão mais precisa e reativa.

Além disso, o Furious melhorou a organização do trabalho, reduzindo o stress das equipas e aumentando a sua satisfação. Amaury afirma: “Penso que hoje existe uma boa aceitação das equipas, elas veem que não estamos em cima delas com o chicote e que a ferramenta serve mais para dar os meios para crescer.”

Ouvir o extrato áudio: .

Além disso, a implementação da gestão de notas de encomenda permitiu à Ceetadel gerir as suas compras de forma muito detalhada. Amaury explica: “Há 2-3 anos, implementámos a gestão de notas de encomenda que nos permite gerir as nossas compras e pagar aos nossos fornecedores quando os nossos clientes nos pagam, e é o Furious que nos permite acompanhar isso através do sistema de notas de encomenda.” Esta funcionalidade, combinada com os lembretes automáticos de faturas e a faturação automatizada logo no primeiro dia do mês, melhorou consideravelmente a necessidade de fundo de maneio (NFM) da empresa.

Finalmente, a automatização trazida pelo Furious permitiu ganhar um tempo precioso em tarefas administrativas e recorrentes. Fouad Salhi, contabilista na Ceetadel, declara: “Graças ao Furious, automatizámos todo o registo de notas de despesas na contabilidade e o registo de faturas de clientes.” Esta automatização permitiu ao Fouad ganhar cerca de 15 % do seu tempo, permitindo-lhe concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado.

Em poucas palavras

Em suma, o Furious transformou a gestão da Ceetadel ao permitir:

1. Uma gestão dinâmica e proativa.
2. A redução de erros e atrasos.
3. A melhoria da satisfação dos clientes e do bem-estar das equipas.

Uma gestão detalhada dos projetos

Amaury Bataille, Diretor-Geral do grupo Ceetadel

Hoje, no nosso funcionamento, acompanhamos o progresso com base nas datas do projeto, o que nos permite gerir a margem bruta produzida de forma bastante detalhada em relação à realidade, uma vez que vendemos tempo-homem (…) por isso permite-nos eliminar as discrepâncias de faturação onde faturei um adiantamento ou onde faturei apenas no final. Temos uma visão da margem bruta produzida baseada no progresso, nas datas do projeto.

Happy Ceetadel & Furious (sem fim)

“A gestão do tempo é algo fundamental para nós para gerirmos a rentabilidade, uma vez que somos uma agência de serviços, portanto vendemos tempo-homem, que é, de certa forma, a nossa matéria-prima. (…) vendemos tempo-homem e precisamos de gerir e saber onde são colocados os recursos e se estamos a colocar o recurso certo no lugar certo para entregar rentabilidade suficiente para a estrutura, rentabilidade que nos permitirá reinvestir no nosso desenvolvimento, que nos permitirá fazer crescer as nossas equipas, continuar a prospeção, investir no mercado, investir na comunicação para continuar a desenvolver-nos e precisamos de compreender onde estão as nossas margens, e as nossas margens hoje são a diferença entre o tempo que vendemos e o tempo valorizado que gastamos.” - Amaury Bataille

E você, quando começa?

Descobre o Furious