A gestão contabilística é um elemento crucial para todas as PME preocupadas com a sua sustentabilidade financeira.
A adoção de uma ferramenta de pré-contabilidade pode transformar a forma como as empresas abordam as suas finanças.
Como é que a utilização de uma ferramenta pode melhorar a gestão contabilística? Quais são as melhores práticas a adotar? Como é que a faturação, a pré-contabilidade e a contabilidade podem funcionar melhor na prática e através de um software?
Porque é que a pré-contabilidade é crucial para a sustentabilidade financeira das PME?
A pré-contabilidade é muito mais do que uma simples etapa preliminar no processo contabilístico. Desempenha um papel fundamental na gestão financeira das PME. Com efeito, uma boa pré-contabilidade garante que todos os dados financeiros são registados corretamente, o que facilita consideravelmente o trabalho do contabilista posteriormente.
Além disso, com a evolução tecnológica, estão agora disponíveis muitas ferramentas e software para automatizar esta tarefa e garantir uma precisão impecável.
Como é que a pré-contabilidade transforma a gestão financeira das empresas?
A pré-contabilidade, quando bem gerida, pode revolucionar a forma como uma empresa gere as suas finanças. Eis como:
- Automatização de tarefas: graças às ferramentas modernas, muitas tarefas, como a recolha de despesas ou o registo de pagamentos, podem ser automatizadas, libertando tempo para atividades de maior valor acrescentado.
- Maior precisão: os erros contabilísticos podem ser dispendiosos. Um bom software de pré-contabilidade minimiza estes erros, garantindo uma introdução precisa dos dados.
- Colaboração em tempo real: as ferramentas modernas permitem uma colaboração em tempo real entre colaboradores, fornecedores e até mesmo contabilistas externos.
- Segurança dos dados: com o aumento da faturação eletrónica, a segurança dos documentos financeiros é primordial. As soluções de pré-contabilidade garantem que os seus dados são armazenados com segurança.
Ao gerirmos melhor os nossos projetos, ganhamos tempo para sermos mais eficazes. No back-office, o Furious permite-nos gerir a folha de pagamento quase instantaneamente e integrar as faturas dos fornecedores diretamente na contabilidade dos projetos, o que nos ajuda a acompanhar a sua rentabilidade em tempo real.
Como é que a faturação, a pré-contabilidade e a contabilidade se conjugam para uma gestão ótima?
A faturação, a pré-contabilidade e a contabilidade são três pilares essenciais da gestão financeira de uma empresa. Eis como se articulam:
- Faturação: é o ponto de partida. Cada pagamento recebido ou enviado deve ser devidamente faturado. As ferramentas modernas permitem gerar faturas eletrónicas, facilitando assim o seu acompanhamento e arquivo.
- Pré-contabilidade: uma vez efetuada a faturação, é essencial preparar os dados para o processo contabilístico. Isto inclui a recolha de todos os documentos, a verificação dos pagamentos e a preparação dos dados para o contabilista.
- Contabilidade: com todos os dados preparados, o contabilista ou o assistente de contabilidade pode então proceder ao registo final, à análise e à produção das demonstrações financeiras.
Ao combinar estas três etapas com as ferramentas e software adequados, os fundadores e gestores de empresas podem assegurar que a sua atividade está no bom caminho financeiramente. Além disso, muitos fornecedores de soluções oferecem uma demonstração gratuita, permitindo às empresas testar os seus serviços antes de se comprometerem.
Práticas a adotar com um software de pré-contabilidade
Manter os registos financeiros atualizados
Qualquer PME bem-sucedida compreende a importância de manter os seus registos financeiros atualizados.
Uma ferramenta de pré-contabilidade facilita esta tarefa, automatizando o registo das transações, garantindo assim uma rastreabilidade impecável.
Esta manutenção regular também permite ter uma visão clara da saúde financeira da empresa em qualquer momento.
Verificar regularmente os dados
É crucial reverificar regularmente as entradas para evitar erros que podem ter consequências a longo prazo.
Uma boa ferramenta de pré-contabilidade fornecerá alertas e lembretes para efetuar estas verificações.
Conservar os documentos de forma otimizada
Com as regulamentações em constante evolução, manter um registo digital de todos os seus documentos contabilísticos é essencial.
As ferramentas modernas oferecem soluções de armazenamento seguras, garantindo a segurança e a conformidade.
Preparar as declarações de IVA de forma mais eficiente
A preparação das declarações de IVA pode ser um desafio.
As ferramentas de pré-contabilidade, por outro lado, asseguram que os dados corretos são recolhidos e classificados para uma declaração precisa.
Compreender os indicadores financeiros chave
Uma ferramenta de pré-contabilidade não se limita a armazenar dados; analisa-os para fornecer informações essenciais.
Por exemplo, pode destacar os períodos de forte tesouraria ou os pagamentos em atraso numa empresa, elementos críticos para antecipar desafios financeiros e tomar decisões informadas.
Facilitar a colaboração
Em muitas PME, a contabilidade não é gerida por uma única pessoa.
As ferramentas modernas permitem uma colaboração em tempo real entre os membros da equipa, os contabilistas e até mesmo os consultores externos.
Priorizar a segurança
Os dados financeiros são sensíveis.
As soluções de pré-contabilidade modernas oferecem protocolos de segurança avançados, como a encriptação, para garantir que as suas informações permanecem privadas.
Fazer atualizações regulares
As regulamentações contabilísticas e fiscais estão em evolução (olá reforma da faturação 2024!).
É, portanto, essencial que a sua ferramenta se possa adaptar rapidamente.
Uma boa ferramenta é regularmente atualizada para se manter em conformidade com as normas mais recentes.
A importância da formação e do acompanhamento na utilização de ferramentas de pré-contabilidade
A implementação de uma ferramenta de pré-contabilidade é um passo crucial para qualquer empresa que pretenda otimizar a sua gestão contabilística. No entanto, sem formação adequada e acompanhamento contínuo, mesmo a melhor ferramenta pode não ser utilizada em todo o seu potencial.
Como é que uma formação adequada pode maximizar a eficácia da sua ferramenta de pré-contabilidade?
- Compreensão aprofundada: uma formação permite aos colaboradores compreender todas as funcionalidades da ferramenta, garantindo assim uma utilização otimizada.
- Redução de erros: uma boa formação minimiza os erros de introdução e gestão, o que se traduz em dados mais precisos e uma melhor rastreabilidade dos pagamentos.
- Poupança de tempo: ao dominar a ferramenta, as tarefas contabilísticas tornam-se mais fluidas, permitindo uma poupança de tempo significativa.
Porque é que um acompanhamento contínuo é essencial para uma gestão contabilística otimizada?
- Evolução constante: o software e as ferramentas evoluem regularmente. Um acompanhamento contínuo garante que os utilizadores se mantêm atualizados com as funcionalidades mais recentes.
- Apoio em tempo real: em caso de problemas ou questões, ter um especialista à disposição pode fazer toda a diferença.
- Otimização de processos: um acompanhamento regular permite identificar pontos de melhoria e otimizar continuamente os processos contabilísticos.
Como é que a pré-contabilidade se integra na estratégia global de uma empresa?
A pré-contabilidade não é uma simples etapa administrativa. Desempenha um papel central na estratégia global de uma empresa, assegurando uma gestão financeira sólida e fornecendo dados essenciais para a tomada de decisões.
O que é a conferência em contabilidade e como geri-la eficazmente?
A conferência em contabilidade é o processo de verificação e reconciliação dos dados contabilísticos com os documentos e pagamentos reais. Gerida eficazmente, permite:
- Uma melhor rastreabilidade dos pagamentos.
- A deteção rápida de erros ou omissões.
- Uma gestão mais precisa dos fluxos financeiros.
Como é que a imputação contabilística facilita a gestão contabilística?
A imputação contabilística é a atribuição de uma operação financeira a uma conta específica. Facilita a gestão contabilística ao:
- Assegurar uma classificação clara das transações.
- Facilitar o acompanhamento e a análise dos dados financeiros.
- Permitir uma melhor compreensão das atividades financeiras da empresa.
As vantagens do Furious para a pré-contabilidade
Furious é O software de que precisa para gerir todos os aspetos relacionados com a faturação, pré-contabilidade, gestão comercial e gestão de projetos da sua empresa.
O nosso software ERP distingue-se pela sua automatização do processamento de faturas, garantindo uma gestão fluida e segura. Como software de faturação certificado, Furious assegura total conformidade com as obrigações legais e protege-o dos riscos associados a erros contabilísticos.
Porque escolher o Furious?
Completo, intuitivo e em constante evolução de acordo com as necessidades dos seus utilizadores, Furious é o companheiro dos profissionais em busca de eficiência, aqueles que desejam passar menos tempo a faturar o tempo gasto, uma ferramenta financeira particularmente adaptada a agências ambiciosas e desejosas de poupar tempo nos seus processos e tarefas administrativas repetitivas e propensas a erros.
Ficou a pensar nestas questões?
01 Qual é a diferença entre gestão contabilística e pré-contabilidade?
A pré-contabilidade agrupa as tarefas preparatórias (faturas, notas de despesas, reconciliações) antes da introdução contabilística final, muitas vezes assegurada por um contabilista.
02 Quais são as vantagens de uma ferramenta de gestão contabilística e faturação integrada?
Permite centralizar os dados, evitar erros de introdução, automatizar tarefas repetitivas e ganhar tempo no acompanhamento dos pagamentos.
03 Como é que a digitalização melhora o acompanhamento da faturação?
As ferramentas digitais permitem um acompanhamento em tempo real, enviam lembretes automáticos e facilitam a visibilidade sobre a tesouraria.
04 Porque é essencial ligar a faturação à gestão de projetos?
Isso garante um acompanhamento preciso dos custos, da rentabilidade e das margens, ao mesmo tempo que limita as discrepâncias entre o tempo gasto e o tempo faturado.
05 O Furious pode substituir um contabilista?
Não, o Furious simplifica e automatiza a pré-contabilidade e a faturação, mas a expertise contabilística continua a ser necessária para as declarações fiscais e a validação legal das contas.
