C’est une tannée pour beaucoup d’agences : comptabiliser et facturer les temps passés est un calvaire 😅
Les commerciaux, la compta… Tous perdent un temps précieux, repoussent à demain. Et on ne peut pas leur en vouloir : ce n’est pas une tâche facile à gérer.
Comment passer moins de temps à facturer le temps passé ?
Pour résoudre ce problème et vous faire gagner du temps, Furious vous permet de suivre automatiquement les temps de vos équipes – qu’ils soient ou non rattachés à un projet – et générer des factures en un clic basé sur les temps passés de la période sélectionnée.
Vous pouvez envoyer vos factures automatiquement, les rappels en cas de non paiement également et bien entendu, vos cut-off sont précis et en temps-réel.
Vous avez une vue claire et projetée de la situation financière de votre agence et vous récupérez plus rapidement votre trésorerie. Des bonnes pratiques indispensables d’un outil de pré-comptabilité.
"Entre les modèles récurrents que j'utilise et les options de lignes tarifaires standard, faire la facturation de 30 à 40 clients chaque mois dans Furious me prend quelques minutes maximum."
La facturation du temps passé est souvent perçue comme un casse-tête pour de nombreuses agences et entreprises de services. Vous vous êtes sûrement déjà demandé :
- Comment garantir une facturation précise et équitable pour vos clients et votre équipe ?
- Comment s'épargner que le processus de facturation ne devienne une tâche chronophage et source de stress pour vos équipes ?
Comment les méthodes traditionnelles de facturation impactent-elles la productivité et le moral des équipes ?
La facturation au temps passé peut parfois s’avérer être un véritable parcours du combattant pour les équipes. Cela peut entraîner :
- Une perte de temps dans le suivi minutieux des heures travaillées,
- Un risque d'erreurs ou d'oublis dans le calcul des heures,
- Une possible démotivation des équipes, qui peuvent se sentir sous pression ou peu valorisées.
Quels sont les enjeux financiers et opérationnels liés à la facturation du temps passé ?
La facturation du temps passé n’est pas seulement un défi organisationnel, elle présente également des enjeux financiers et opérationnels, tels que :
- La gestion précise des taux horaires et des heures travaillées,
- La nécessité d'une transparence totale envers les clients concernant les heures facturées,
- La gestion des débours et des provisions pour éviter tout déséquilibre financier.
Quelles sont les méthodes alternatives à la facturation du temps passé ?
Explorer des méthodes alternatives de facturation peut s’avérer bénéfique pour simplifier les processus et offrir plus de flexibilité tant aux prestataires qu’aux clients. Mais quelles sont ces alternatives et comment peuvent-elles être mises en œuvre ?
Comment les forfaits peuvent-ils simplifier le processus de facturation ?
Opter pour une facturation forfaitaire peut être une option judicieuse pour :
- Offrir une transparence et une prévisibilité des coûts pour les clients,
- Réduire le temps consacré au suivi minutieux des heures travaillées,
- Faciliter la gestion administrative et financière en interne.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la facturation basée sur les honoraires de résultat ?
La facturation basée sur les honoraires de résultat peut être envisagée comme une alternative motivante et alignée sur les objectifs du client. Cependant, elle soulève des questions :
- Comment définir et mesurer le "résultat" de manière équitable et transparente ?
- Comment gérer les risques financiers si les résultats escomptés ne sont pas atteints ?
Comment les packs horaires et les abonnements peuvent-ils offrir une alternative flexible ?
Les packs horaires et les abonnements sont des modèles qui peuvent offrir une certaine souplesse et prévisibilité. Ils permettent :
- De définir un cadre financier clair et anticipé par le client et le prestataire,
- D'offrir une certaine flexibilité dans l'utilisation des heures ou des services,
- De construire une relation client sur le long terme grâce à un engagement régulier.
Comment la technologie peut-elle faciliter la facturation et la gestion financière ?
L’ère numérique a ouvert la voie à des solutions innovantes pour gérer la facturation et la finance de manière plus efficace et précise. La technologie, en particulier les logiciels de facturation et les systèmes de gestion financière, a le potentiel de transformer la manière dont les agences et les entreprises de services gèrent leurs finances.
Comment l'automatisation peut-elle réduire le temps consacré à la facturation ?
L’automatisation de la facturation est une bénédiction pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur temps et leurs ressources. Voici comment elle peut faire la différence :
- Réduction des erreurs : minimise les erreurs humaines en automatisant les calculs et la génération de factures.
- Gain de temps : élimine le besoin de créer manuellement des factures, libérant ainsi du temps pour des tâches plus stratégiques.
- Amélioration de la précision : assure une facturation précise et en temps voulu, améliorant ainsi les flux de trésorerie et la satisfaction des clients.
Quels sont les avantages d'une vue claire et projetée de la situation financière de votre agence ?
Avoir une perspective claire et projetée de vos finances grâce à la technologie peut :
- Optimiser la gestion budgétaire : aide à planifier et à allouer les ressources financières de manière plus efficace.
- Prévoir les flux de trésorerie : permet de gérer les dépenses et d'assurer une stabilité financière.
- Faciliter la prise de décision : fournit des données financières précieuses pour informer les décisions stratégiques.
Comment assurer une facturation précise et équitable pour les clients et les prestataires ?
La facturation au temps passé est un sujet délicat qui nécessite une attention particulière pour maintenir une relation client saine et une gestion financière stable.
Comment éviter les erreurs courantes dans la facturation du temps passé ?
La facturation du temps passé peut être semée d’embûches si elle n’est pas gérée correctement. Voici quelques stratégies pour éviter les erreurs courantes :
- Utiliser un logiciel de facturation : adopter un outil qui trace précisément le temps consacré à chaque projet ou tâche.
- Établir des processus clairs : avoir des lignes directrices pour le suivi du temps et la facturation pour assurer la cohérence.
- Communiquer ouvertement : assurer une communication transparente avec les clients concernant les méthodes et les taux de facturation.
Comment assurer la transparence et la justesse dans la facturation client ?
La transparence et la justesse dans la facturation sont cruciales pour bâtir et maintenir la confiance avec vos clients. Voici comment vous pouvez y parvenir :
- Détaillez les factures : fournir des factures détaillées qui expliquent clairement le travail effectué et les coûts associés.
- Établir des conventions d'honoraires : discuter et convenir des taux et des méthodes de facturation à l'avance.
- Offrir une flexibilité : proposer diverses options de paiement et être ouvert à la discussion concernant les termes de paiement.
Comment créer des factures au temps passé dans Furious ?
- En premier lieu, sélectionnez les temps à facturer.
- Furious offre une visualisation du document, vous permettant ainsi de visualiser les éléments en cours de création et d'apporter les modifications nécessaires.
- Transmettez directement le document depuis Furious.
- Activez les relances automatiques si vous souhaitez que Furious relance à échéance à votre place.
L’un des principaux avantages de la génération de documents comptables avec Furious ? L’application calcule et produit elle-même les informations, réduisant ainsi les chances d’erreurs humaines.
Avec le rapprochement bancaire de Furious, vous pourrez en quelques secondes rapprocher les paiements, et automatiquement disposer d’un suivi comptable à jour.
Furious intègre par ailleurs des outils pré comptables qui vous permettent de disposer d’exports comptables pour plus de 90% de vos écritures.
“Pour moi, la partie facturation est étonnante. Elle me donne une vue d'ensemble des budgets des projets et je ne peux pas manquer de voir qu'il reste un budget ouvert après avoir livré un projet.”
Comment l'outil calcule et génère lui-même les données, réduisant le risque d'erreur humaine ?
Furious, en tant que solution de facturation et de gestion pré-comptable, se distingue par son aptitude à calculer et générer des données de manière autonome, minimisant ainsi les erreurs humaines et optimisant la facturation au temps passé. Voici comment cela fonctionne :
- Automatisation des calculs : Furious prend en charge les calculs complexes liés à la TVA, au taux horaire, et à d'autres variables financières, assurant ainsi une précision mathématique et conformité fiscale.
- Génération de factures : en se basant sur les données de temps et les tarifs horaires, l'outil génère des factures de manière autonome, assurant que chaque élément soit facturé correctement et en temps voulu, en évitant les oublis ou erreurs de facturation.
- Suivi du temps : le logiciel suit le temps consacré à chaque projet, assurant que chaque minute soit comptabilisée et facturée de manière appropriée, garantissant ainsi une facturation précise et équitable.
Comment le rapprochement bancaire de Furious facilite-t-il le suivi comptable ?
Le rapprochement bancaire est un élément essentiel de la gestion financière, permettant de vérifier la cohérence entre les écritures bancaires et comptables. Avec Furious, cette tâche devient un jeu d’enfant :
- Concordance automatique : Furious rapproche de manière autonome les opérations bancaires des documents émis, repérant ainsi promptement les règlements entrants et les impayés.
- Suivi en temps réel : l'outil offre une vue en temps réel de votre situation financière, permettant de suivre les paiements, les dépens, et d'ajuster votre trésorerie en conséquence.
- Exports comptables : Furious permet de générer des exports comptables, facilitant ainsi la transmission des données financières à votre expert-comptable ou à votre système comptable, assurant un suivi comptable à jour et précis.
Furious se définit comme un centre de gestion financière, proposant une gamme complète de fonctionnalités pour orchestrer au mieux l’ensemble de votre gestion des documents comptables et des suivis comptables. De la gestion des estimations aux processus automatisés d’envoi et de relance des documents, en passant par la facilitation des règlements de vos clients en ligne, Furious garantit une gestion monétaire irréprochable. De plus, avec des options telles que l’OCR et la signature numérique, l’outil facilite la conception et l’approbation d’estimations, tout en permettant d’incorporer facilement vos acquisitions et frais annexes.
Comment voir quels temps ont été facturés ou non ?
Pour voir quels temps ont été facturés ou non, vous pouvez utiliser notre widget “temps non facturé”.
Ici, vous pouvez filtrer par client, contrat, projet et, en cochant les cases, créer à la volée les factures liées au temps passé.
NB : vous pouvez allez plus loin en créant un document par client et rattacher tous les temps dans ce contrat.
Les avantages de l'utilisation de la création de factures avec Furious
Voici un aperçu des avantages dont vous bénéficiez en utilisant Furious comme outil de gestion :
- Profitez d’une flexibilité dans l'émission de documents. Vous pouvez regrouper divers services et projets, et associer plusieurs budgets à un seul document comptable.
- Émettez un document pour un projet complet ou juste une section de celui-ci. Vous choisissez la portion du budget que vous souhaitez facturer.
- L'émission des honoraires est simplifiée. Furious vous signale vos budgets récurrents prêts à être émis, ou le fait même automatiquement pour vous !
- Obtenez une vision globale de vos documents comptables dans vos tableaux de bord financiers et via les widgets de Furious minez des informations telles que les montants déjà émis, les montants restants ou les sommes en retard.
- Gérez l'émission de documents pour diverses entités via votre interface Furious. Créez sans effort des documents comptables pour vos diverses branches depuis votre compte.
- Émettez des documents en diverses devises. Ne vous préoccupez pas si vous traitez des paiements dans différentes monnaies, Furious s'en occupe.
- Vous pouvez élaborer des documents sur mesure avec Furious. Pour une modique somme, notre équipe peut personnaliser vos modèles de PDF, garantissant que vos documents gardent l'aspect désiré.
- Transmettez vos documents à vos clients depuis l'adresse e-mail de votre entreprise, via Furious. Pas besoin de quitter la plateforme. Envoyez des documents directement depuis Furious ! Astuce : la plateforme permet d'automatiser l'émission et les rappels 👌
- Optimisez votre travail en connectant Furious avec les principales solutions comptables du marché. Vous travaillez avec Cegid, Sage ou Exact ? Excellent. Des exports sont disponibles pour la majorité des outils comptables.
- Avec notre connecteur bancaire, établissez automatiquement une liaison entre Furious et votre compte professionnel pour une gestion encore plus fluide !
Soyez payés plus rapidement en utilisant le générateur de factures de Furious
Tout cela rend la facturation plus rapide et plus facile, et cela vous aide également lorsque les clients veulent plus de détails sur les projets qui leur ont été facturés. Vous passez moins de temps à facturer le temps passés, et le temps c’est de l’argent 😉
Si vous avez besoin d’aide pour la facturation dans Furious, lisez cet article, ou contactez-nous pour une démo avec la Furious Squad.
Quel est le délai maximum pour facturer une prestation ?
Le délai maximum pour émettre un document comptable dépend des lois locales et des termes convenus entre les parties. En France, par exemple, il n’y a pas de limite imposée pour l’émission d’un tel document après la réalisation d’une prestation. Néanmoins, il est conseillé de le faire dans un délai raisonnable, souvent dans les 30 jours suivant la livraison du produit ou la réalisation du service, sauf accord différent entre les parties. Il est crucial de se référer aux régulations locales et aux clauses pour connaître le délai approprié dans un contexte donné.
Quel est le délai de facturation standard ?
Le délai d’émission standard dépend du domaine d’activité, de la nature du service et des accords établis. En règle générale, les entreprises émettent un document comptable directement après la livraison d’un produit ou la réalisation d’un service. Cependant, pour certaines activités ou secteurs, il est habituel d’émettre ce document dans un intervalle de 15 à 30 jours après la prestation. Il est primordial que ces pratiques soient en adéquation avec les lois locales et les termes convenus.
Quel est le délai légal de paiement ?
Le délai légal pour régler un document comptable varie d’un pays à l’autre. En France, par exemple, la loi détermine un délai standard de 30 jours après la réception des biens ou services. Toutefois, les parties peuvent s’accorder sur un autre délai, ne dépassant pas 60 jours depuis la date d’émission du document. Des dérogations existent, et certains secteurs ont leurs propres régulations. Il est donc primordial de se renseigner sur la loi locale et les conditions générales de vente (CGV) pour connaître le délai légal applicable.
Est-il possible d'antidater une facture ?
Antidater un document comptable, c’est indiquer une date antérieure à son émission. Cette pratique est souvent illégale dans plusieurs pays car elle peut être vue comme une tentative de fraude fiscale ou de falsification des comptes. La date d’émission doit correspondre à la date réelle où le document a été créé. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs pratiques soient claires, éthiques et en accord avec les régulations fiscales et commerciales actuelles pour s’abstenir des sanctions. En cas d’erreur, il est conseillé de produire une note de crédit ou un nouveau document avec la date adéquate.
Qui utilise le CRM dans une entreprise et pourquoi ?
Le CRM est utilisé par divers départements au sein d’une entreprise, notamment :
- Ventes : pour suivre les leads, gérer les pipelines de vente et établir des prévisions.
- Marketing : pour segmenter les clients, mener des campagnes ciblées et analyser les retours sur investissement.
- Service client : pour gérer les tickets de support, suivre les interactions client et améliorer la satisfaction client.
- Direction : pour avoir une vue d’ensemble des performances de l’entreprise et guider les décisions stratégiques.
L’utilisation d’un CRM permet une meilleure organisation, une communication améliorée et une prise de décision éclairée basée sur des données précises.
