Mudar do Excel para o Furious: a escolha do SMASH Group para acompanhar o seu crescimento

Em resumo

• Crescimento fulgurante: de 0 a mais de 50 colaboradores em 4 anos.
• Crescimento anual de 50 %, com a contratação de 22 pessoas por ano.
• Trabalhamos com empresas que têm entre 10 e 100 funcionários (90 % dos novos clientes vêm por recomendação).
• O Furious permitiu gerir eficazmente a rápida expansão, mantendo ao mesmo tempo um serviço de qualidade.
• Crescimento sustentado graças a uma gestão otimizada através do Furious.

Descobre o Furious

Desafios iniciais e objetivos

Perante um crescimento rápido, passando de 0 para 55 colaboradores em quatro anos, o SMASH Group sentiu a necessidade de otimizar a sua gestão do tempo e centralizar as suas ferramentas para manter a qualidade do serviço prestado aos seus clientes, antecipando simultaneamente os atrasos e, consequentemente, as potenciais necessidades de pessoal adicional a mobilizar de forma flexível.

O principal objetivo deles

• Melhorar a visibilidade e a gestão do tempo das equipas para evitar sobrecargas de trabalho e otimizar a rentabilidade.

Os seus objetivos secundários

• Conseguir planear melhor
• Fornecer aos clientes métricas concretas sobre o tempo dedicado a cada projeto.

Quem são eles?

• Empresa de consultoria, funções em regime de partilha de tempo (Recursos Humanos, Jurídico, Financeiro)
• França - Paris / Marselha
• Fundada em 2018
• 55 colaboradores (+22 colaboradores por ano)

Resultados com o Furious

— Uma visibilidade clara

Sobre a gestão de pessoal, o planeamento e o tempo dedicado a cada cliente, em apenas dois cliques.

— Uma ferramenta única

Para gerir os projetos e a disponibilidade dos colaboradores (de 0 a 50 colaboradores em 4 anos), bem como o acompanhamento do volume de negócios e da margem

— Uma visão geral dos KPIs essenciais

Dinâmico, com a possibilidade de monitorizar e proteger os dados

Antes de Furious

Antes de adotar o Furious, a SMASH usava principalmente ficheiros Excel para controlar o tempo de trabalho e gerir as tarefas administrativas. Apesar de prático, esse método era muito pouco dinâmico e não permitia ver em tempo real a carga de trabalho das equipas. Resultado: uma ineficiência geral na gestão de projetos e uma falta de flexibilidade que se fazia sentir de forma cruel, especialmente num contexto de forte crescimento. Jean-Baptiste, cofundador da SMASH, conta-nos:

Passámos da era medieval para a era digital. Com a chegada do Furious, entramos numa era muito mais dinâmica, com monitorização e, claro, a proteção dos dados.

Jean-Baptiste Cousin

A SMASH tinha objetivos claros: antecipar, planear e distribuir melhor o pessoal, reduzir o stress das equipas devido à sobrecarga de trabalho e garantir que cada minuto trabalhado fosse devidamente registado e contabilizado para otimizar a rentabilidade.

A direção também queria garantir que as próprias equipas pudessem ver e planear a sua carga de trabalho futura (um dos fatores essenciais para evitar surpresas desagradáveis e atrasos).

Depois de Furious

A integração do Furious resolveu vários problemas na SMASH.

Acompanhamento em tempo real

Esta funcionalidade foi fundamental para a SMASH, que queria garantir que as suas equipas não ficassem sobrecarregadas, antecipar possíveis contratações antes mesmo de fechar novos clientes e planear as suas tarefas da melhor forma possível.

Jean-Baptiste Cousin, cofundador da SMASH

Monitoramos o tempo com o Furious de forma muito precisa, em primeiro lugar para garantir que não os estamos a sobrecarregar nem a colocá-los em situações de stress.

Planeamento e distribuição de tarefas

Além do acompanhamento em tempo real, foram criados calendários detalhados por equipa e por projeto. Graças a esses planos partilhados e aos lembretes automáticos configurados para determinadas ações (lembretes de tarefas, faturação, períodos de férias, etc.), a distribuição das tarefas e a antecipação de períodos de grande volume de trabalho melhoraram significativamente.

Não há nada pior do que não saber como vamos trabalhar, nem em que vamos trabalhar no futuro. Por isso, é também uma questão de planeamento.

Jean-Baptiste Cousin

Acompanhamento em 2 cliques e fácil gestão para a direção

A direção do SMASH Group enfrentava um problema persistente de falta de visibilidade sobre o que realmente se passava nas equipas, especialmente com o rápido crescimento da equipa. Este problema foi resolvido graças à introdução do Furious.

Com o Furious, agora é possível acompanhar o desempenho e a carga de trabalho das equipas com apenas alguns cliques, o que permite uma gestão mais precisa e eficaz. A direção pode agora ver em tempo real em que fase estão os projetos, quais as equipas que estão sobrecarregadas e onde são necessários ajustes, facilitando assim uma tomada de decisão rápida e informada.

Gere as tuas equipas com apenas alguns cliques

As 3 funcionalidades favoritas do Jean-Baptiste

Característica n.º 1: O andamento dos projetos ​

A minha funcionalidade favorita é o pequeno widget para mover o cursor, que permite registar o tempo de forma bastante divertida, com uma visão geral de todos os projetos.

Jean-Baptiste Cousin

Esta funcionalidade torna o registo do tempo simples e envolvente para as equipas, o que melhora a aceitação e a utilização da ferramenta e, consequentemente, aumenta a visibilidade da rentabilidade por projeto.

Este widget permite aos utilizadores registar de forma fácil e rápida o tempo dedicado a cada projeto — mais especificamente, o estado de avanço de cada um deles, oferecendo uma visão geral clara e intuitiva: estás atrasado? Já podes iniciar a faturação? Adicionar o tempo faturado? Também é possível configurar alertas automáticos.

Funcionalidade n.º 2: Horários por equipa

A segunda funcionalidade de que gosto muito é a visão geral da caixa, ou seja, os horários por equipa, para ter uma visão geral de quantos dias já foram preenchidos, quanto tempo de férias já foi marcado, etc.

Jean-Baptiste Cousin

Esta visão global dos horários permite uma gestão eficaz dos recursos humanos e uma melhor antecipação das necessidades de pessoal. Os horários por equipa facilitam a distribuição de tarefas e a organização dos projetos, garantindo que as cargas de trabalho sejam equilibradas e que os objetivos sejam alcançados de forma coordenada.

Funcionalidade n.º 3: A imputação por pessoa

Esta funcionalidade permite acompanhar com precisão a utilização do tempo de cada colaborador, comparar o tempo faturado com o tempo total disponível e detetar eventuais discrepâncias. Isto ajuda a identificar ineficiências e a otimizar a faturação, garantindo que o tempo dos colaboradores é utilizado de forma rentável.

Descobre o Furious

Resultados obtidos

O impacto do Furious no SMASH foi imediato e significativo. A empresa notou uma melhoria notável no acompanhamento do tempo dedicado a cada projeto e conseguiu antecipar com maior precisão a contratação de colaboradores, tendo em conta os períodos de maior volume de trabalho ou a aquisição de novos clientes a acompanhar. Jean-Baptiste explica:

Mudar para o Furious foi uma escolha óbvia. Tanto para não perdermos tempo a tentar perceber o que se passava nas equipas, como para que as próprias equipas pudessem ter uma visão clara da sua carga de trabalho.

Jean-Baptiste Cousin

Por fim, no que diz respeito às equipas, o resultado foi um sucesso total — apesar de algumas «fricções» durante a implementação da ferramenta: agora têm uma maior previsibilidade da sua carga de trabalho, o que lhes permite organizar melhor a semana e evitar atrasos.

Graças a esta solução, a SMASH transformou a sua gestão do tempo, passando de um acompanhamento manual e estático para uma gestão dinâmica e proativa. Esta transformação reduziu os erros e os atrasos nos projetos, melhorando assim a satisfação dos clientes e o bem-estar das equipas.

Augustin Marcotte, cofundador da SMASH

Hoje, graças ao Furious, conseguimos acompanhar bem os nossos leads, os leads convertidos, os potenciais clientes que temos em fase de negociação, o tempo de conversão dos potenciais clientes (…), o que nos permitiu evoluir e analisar bem por que razão estávamos a perder este ou aquele lead, bem como compreender o nosso desempenho.

Formação e acompanhamento

Para garantir que a ferramenta fosse bem recebida, não poupámos esforços! Primeiro, organizámos sessões de formação super dinâmicas para mostrar todas as funcionalidades e vantagens da nossa ferramenta. E não é só isso! Oferecemos suporte técnico contínuo para que, mesmo que surja algum problema, ele seja rapidamente resolvido.

Mas ainda não acabou. Mantemos contacto regular com a SMASH para garantir que tudo corre na perfeição e para ter em conta os seus comentários. Afinal, é graças a esses comentários que podemos continuar a melhorar a nossa ferramenta e torná-la ainda mais eficiente.

Pronto para transformar a tua gestão e impulsionar o teu desempenho?

O SMASH Group escolheu a Furious para acompanhar o seu crescimento e otimizar os seus processos. Por que não deverias? Ganha visibilidade, simplifica a tua gestão e maximiza a rentabilidade dos teus projetos com uma solução concebida para responder às necessidades das empresas ambiciosas.
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