85 % der Rentabilität Ihrer Agentur hängt davon ab, wie gut Sie die für Ihre Projekte aufgewendete Zeit verwalten. Obwohl ihre Bedeutung von vielen Führungskräften erkannt wird, setzen nur wenige eine wirksame Strategie zur Optimierung um.
Ein Echtzeitzugriff auf die Planungen und Aufgaben jedes Einzelnen erleichtert die Koordination und steigert die Produktivität. Die Überwindung dieser emotionalen und technischen Herausforderungen ist entscheidend, um die richtigen Metriken zu erfassen, die Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden und die Rentabilität Ihrer Agentur zu steigern.
Mithilfe des Feedbacks von Tausenden von Agenturen, die wir betreut haben, haben wir fünf wesentliche Schritte zusammengestellt, die Sie anwenden sollten, um das Zeitmanagement in Ihrer Organisation in den Griff zu bekommen.
Messen Sie die Rentabilität live: Verdient Ihre Agentur Geld?
Traditionelle Tools wie Excel oder Google Sheets sind praktisch, stoßen aber schnell an ihre Grenzen wenn ein Team schnell wächst, von 5 auf 20 Mitarbeiter in kurzer Zeit. Die Datenerfassung wird dann zu einer Herausforderung, die eine Vereinfachung erfordert, um die Expansion effektiv zu verwalten. Hier wird es entscheidend, die Rentabilitätsberechnung eines Projekts zu beherrschen, um Ihre Gewinnspannen genau zu bewerten, Verbesserungshebel schnell zu identifizieren und jedes Rentabilitätskriterium der ESN-Agentur in Bezug auf Ihre Ziele zu validieren. Dies geschieht insbesondere durch die Berechnung der Gewinnspanne bei Rentabilität, einem wesentlichen Indikator für Ihre finanziellen Entscheidungen.
Wie hoch muss die Gewinnspanne sein, um rentabel zu sein?
Das Verständnis der ideal zu erreichenden Gewinnspanne ist entscheidend, um Ihre Preise anzupassen und eine nachhaltige Rentabilität zu erhalten. Wenn Sie Ihre Gewinnspannen regelmäßig überwachen, können Sie potenzielle Verluste voraussehen und Ihre finanziellen Ergebnisse optimieren.
Wandeln Sie Angebote sofort nach ihrer Freigabe in abrechenbare Zeit um und integrieren Sie sie direkt in Ihre Terminpläne. Diese Automatisierung vereinfacht den Prozess und spart wertvolle Zeit für jedes Teammitglied.
Überwachen Sie die Leistung Ihrer Projekte in Echtzeit, um schon bei der Erstellung des Angebots zu sehen, ob Sie mit Verlust oder Gewinn verkaufen. Unabhängig davon, ob Sie pauschal oder in Regie abrechnen, bietet Ihnen dies die Möglichkeit, mit den Kunden neu zu verhandeln oder die Abrechnung nach Fortschritt zu aktivieren, um Ihren Cashflow besser zu verwalten.
Die Einführung geeigneter Managementtools kann den Alltag Ihrer Agentur verändern, indem sie die Abläufe vereinfacht und einen klaren Überblick über die wichtigsten Metriken für eine effektive Steuerung bietet.
Ein besseres Produktivitätsmanagement erfordert eine Zentralisierung der Informationen, die eine genaue Verfolgung der für jede Aufgabe zugewiesenen Zeit und eine Optimierung der Ressourcen in Echtzeit ermöglicht. Dieser Ansatz vermeidet schlechte ManagementpraktikenSie können die Zeit besser einteilen und die Gesamtrentabilität Ihrer Agentur verbessern.
Die Erfahrungen der Agentur Pop for You (Teil der Humanskills-Gruppe – über 400 Mitarbeiter), haben gezeigt, dass die Einführung und Nutzung einer maßgeschneiderten Lösung ihre Effizienz und Rentabilität verbessert hat.
Der erste Schritt, um eine profitable Agentur zu leiten, ist getan: Sie haben die wirksamen Feinheiten gezähmt, um präzise, prägnante und effektive Werkzeuge und Prozesse einzuführen.
Verfeinern Sie Ihr Verhältnis der verkauften Zeit: abrechenbare Leistungen, für die Rentabilität ist das unerlässlich!
Optimieren Sie Ihre Rentabilität, indem Sie das Verhältnis der verkauften Zeit verfeinern. : Zielen Sie auf 70 bis 80 % abrechenbare Zeit ab, um eine nachhaltige Rentabilität zu gewährleisten. Wenn sich nicht abrechenbare Tätigkeiten wie Marketing oder Buchhaltung häufen, können sie Ihre Gewinne anknabbern. Eine genaue Überwachung dieses Verhältnisses in Echtzeit hilft Ihnen, das Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben schnell anzupassen.
Wenn Ihre Auslastung unter 70 % sinkt, bedeutet dies häufig eine Überlastung mit nicht abrechenbaren Aufgaben. In diesem Fall ist es entscheidend, dass Sie Ihre Abläufe neu justieren, um den Anteil des abrechenbaren Anteils zu erhöhen, entweder durch eine Steigerung der Verkäufe oder durch die Reduzierung interner Projekte, die zu viele Ressourcen verschlingen.
Umgekehrt kann eine Quote von über 80% auf eine gute Rentabilität hindeuten, aber auch auf eine mögliche Unterschätzung der Kosten oder eine zu geringe Investition in die Entwicklung von Schlüsselbereichen Ihrer Agentur.
Stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied Ihres Teams an Aufgaben arbeitet, die den Mehrwert für Ihr Unternehmen maximieren. Eine detaillierte Analyse nach Fähigkeiten kann Ineffizienzen aufdecken, z. B. Entwickler, die zu viel Zeit mit Support statt mit aktiver Entwicklung verbringen.
Durch die Anpassung dieser Kennzahlen können Sie Ihre Gesamtrentabilität deutlich verbessern.
Letztendlich ist die Aufrechterhaltung eines klaren und kontinuierlichen Überblicks über Ihre abrechenbaren Leistungen im Vergleich zu den nicht abrechenbaren Leistungen von entscheidender Bedeutung, um schnell Bereiche zu erkennen, die verbessert werden müssen, und Ihre Geschäftsstrategie entsprechend anzupassen.
Eine unverzichtbare Gemeinschaft zwischen Produktion und Handelskraft
Produktion und Verkaufskraft aufeinander abstimmen ist entscheidend für die Maximierung der Rentabilität Ihrer Agentur. Sobald Sie die Verwaltung der abrechenbaren Leistungen beherrschen, wird es mit den richtigen Werkzeugen einfacher, eine perfekte Koordination zwischen der Staffingrate und den Verkäufen zu gewährleisten.
Die Zeitabrechnung spielt eine entscheidende Rolle, aber die genaue Überwachung Ihrer Besetzungsquote, um die Auslastung Ihrer Teams zu maximieren und die Verkaufskraft zu stimulieren, ist für die Rentabilität ebenso wichtig. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine mit der Gesamtplanung der Agentur abgestimmte Verkaufspipeline zu pflegen, damit die Produktionskapazitäten und der Bedarf an Verkaufsanbahnungen klar ersichtlich sind.
Die Vorausplanung der Personalbesetzung ist entscheidend; im Voraus zu wissen, ob Sie externe Fachkräfte einstellen oder interne Ressourcen nutzen müssen, kann Ihre Rentabilität stark beeinflussen. Eine perfekte Abstimmung zwischen Vertriebskraft, Produktionskapazität und Personalbesetzung ist der Schlüssel.
Eine erfolgreiche Synchronisierung erfüllt nicht nur die Erwartungen der Kunden, da Sie die Fristen für Ihre Projekte strenger einhalten können, sondern optimiert auch die Nutzung all Ihrer Ressourcen, sodass Sie die Umsätze steigern und die notwendigen Neueinstellungen planen können, wodurch Ihre Rentabilität direkt gestärkt wird.
Den Cashflow perfekt managen
Viele Agenturen haben nur eine ein- bis zweiwöchige Sicht auf ihre Planung und riskieren damit ihre finanzielle Agilität und ihre Fähigkeit, ruhig zu investieren.
Die Antizipation der Ströme Ihres Bedarfs an Umlaufvermögen (BFR) ist entscheidend, um erfolgreich durch die finanziellen Herausforderungen zu navigieren. So können Sie Projekte finanzieren, Reinvestitionen tätigen und den Betrieb aufrechterhalten, ohne um die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens fürchten zu müssen.
Um dieses Management zu meistern, ist es unerlässlich, Ihre Produktionskapazitäten in Echtzeit zu prognostizieren und anzupassen, die geschäftliche Reaktionsfähigkeit aufrechtzuerhalten und die Daten kontinuierlich mit intelligenten und vorausschauenden Tools zu analysieren. Dazu gehört auch die Überwachung der Bruttomargen und der FNP.
Indem Sie die Daten Ihres Unternehmens auf einer einzigen Plattform zentralisieren, profitieren Sie von einer präzisen und realistischen Überwachung und vereinfachen so die Verwaltung des Working Capitals. Ein effizientes Management dieser Elemente sichert die finanzielle Gesundheit Ihrer Agentur, unterstützt ihr Wachstum und sorgt für mehr Gelassenheit Ihrer Teams beim Projektmanagement.
In diesem Zusammenhang wird der Einsatz eines geeigneten Managementinstruments unerlässlich, nicht nur um die täglichen Abläufe zu vereinfachen, sondern auch um ein nachhaltiges Wachstum Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Furious, echter Co-Pilot der Manager, die sich für die Rentabilität entschieden haben
Furious ist der unentbehrliche Co-Pilot für Führungskräfte, die sich für eine nachhaltige Rentabilität einsetzen. Sie können die meisten Ihrer Prozesse automatisieren, von der Übertragung unterzeichneter Angebote in Ihre Planung bis hin zu automatischen Mahnungen von Rechnungen, wodurch sich wiederholende Aufgaben eliminiert werden.
Mit Furious haben Sie in Echtzeit Zugang zu den entscheidenden Informationen, die Ihnen eine optimale Verwaltung Ihrer Agentur ermöglichen, dank einer Plattform, die mehr als 200 Branchen-Widgets bietet. Unsere intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Verwaltung Ihrer Projekte, sowohl für Einzel- als auch für Multi-Agentur-Strukturen.
Stellen Sie sich die richtigen Fragen: Ist jedes meiner Projekte rentabel, einschließlich des Pre-Sales? Ist mein Personalbestand geeignet, um die Nachfrage gewinnbringend zu befriedigen? Sind meine Verkaufsprozesse ausreichend, um unser Wachstum zu unterstützen?
Furious wird bereits von Tausenden von Kunden (Agenturen, NSE, Beratungsfirmen, Ingenieurbüros, KMU) eingesetzt und ersetzt im Durchschnitt sieben herkömmliche Tools und reduziert die für die Verwaltung aufgewendete Zeit um 20%.
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