In einer Agentur beruht alles auf einer heiklen Gleichung: qualitativ hochwertige Ergebnisse pünktlich zu liefern, mit effektivem Projektmanagement und einem produktiven Team, das Herausforderungen meistern kann.
Doch allzu oft ist das Staffing eine ständige Quelle der Anspannung. Ressourcen, die für mehrere Aufgaben mobilisiert werden, Terminpläne, die in Eile angepasst werden, und Konflikte, die zu spät erkannt werden. Sie verbringen mehr Zeit damit, Brände zu löschen, als Ihre Tätigkeit gelassen zu steuern, mit einer Arbeitslast, die erdrückend wird und schwer erreichbaren Zielen.
Dieser reaktive Managementansatz bremst die Leistung und erschöpft Ihre Teams. Doch es gibt einen anderen Ansatz: Staffing und Projektmanagement bereits in der Angebotsphase zu integrieren, um Bedürfnisse zu antizipieren, Konflikte zu vermeiden und Ressourcen flexibel anzupassen.
Wie können Sie Ihr Staffing-Management transformieren, um Agilität und Rentabilität zu steigern? Welche konkreten Hebel müssen Sie betätigen, um eine flüssigere und effektivere Planung zu erreichen? Analyse.
Projektmanagement: die aktuelle Herausforderung für Agenturen
Ein klares Fazit: Ad-hoc-Staffing funktioniert nicht
Wenn Sie Ihre Projekte immer noch mit einem reaktiven Ansatz verwalten, sind Sie zweifellos bereits mit diesen Situationen konfrontiert worden:
- Sie entdecken zu spät, dass ein Mitarbeiter bereits einer anderen Aufgabe zugewiesen ist.
- Sie sind gezwungen, Ihre Zeitpläne in Eile durcheinanderzubringen, um die Arbeitslast zu verteilen.
- Ihnen fehlt die Übersicht über Ihre Ressourcen, was das Projektmanagement und das Erreichen der Ziele erschwert.
Dieses fragmentierte Projektmanagement führt zu einem Verlust an Agilität, längeren Fristen und einer geringeren Rentabilität. Je später die Anpassungen erfolgen, desto kostspieliger sind sie, sowohl zeitlich als auch energetisch für Ihre Teams. Eine schlecht verteilte Arbeitslast schadet auch der Produktivität des Teams, was die Bemühungen, die Ziele zu erreichen, noch schwieriger macht.
Im Gegensatz dazu ermöglicht ein vorausschauender und flüssiger Ansatz, die Teamzuweisung zu optimieren, die Arbeitslast besser zu verteilen, Konflikte zu reduzieren und die Projektrentabilität zu verbessern. Ein effektives Ressourcen- und Staffing-Management gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter dort eingesetzt wird, wo er am nützlichsten ist, was die Gesamteffizienz maximiert.
Ein iteratives und vorausschauendes Staffing: das Gewinner-Duo
Die drei Säulen eines guten Staffings
Ein effektives Staffing sollte kein täglicher Kampf sein, sondern ein flüssiger und natürlicher Prozess. Doch zu viele Agenturen verwalten ihre Ressourcen weiterhin von Tag zu Tag, ohne wirkliche Voraussicht der Arbeitslast.
Das Ergebnis? Überlastete Teams bei bestimmten Projekten, während andere im kritischen Moment an Ressourcen mangelt, was die Produktivität behindert und das Erreichen der Ziele verzögert. Es ist daher entscheidend, ein proaktives und strukturiertes Management einzuführen, um diese Ungleichgewichte zu vermeiden.
Die wahre Herausforderung besteht darin, langfristig zu staffen. Indem Sie das Staffing bereits in der Angebotsphase integrieren und die Ressourcen über die gesamte Projektlaufzeit planen, vermeiden Sie ständige Anpassungen und gewinnen an Stabilität. Dieser Ansatz gewährleistet, dass jedes Teammitglied im Voraus weiß, woran es arbeiten wird, und dass die Verantwortlichen die Arbeitslast besser verteilen können, ohne Last-Minute-Stress.
Die drei Säulen eines leistungsstarken Staffings sind also klar:
- Ein iterativer Prozess
Die Planung entwickelt sich natürlich, je nach Projektanforderungen und Teamverfügbarkeiten. - Langfristige Sichtbarkeit
Sie planen Ihre Ressourcen weit im Voraus, was es ermöglicht, Konflikte zu antizipieren und Unterbesetzungszeiten zu vermeiden. - Ein flüssiges Management
Die Planung ist von Anfang an zu 80 % strukturiert, was die mentale Belastung und unvorhergesehene Anpassungen reduziert.
Indem Sie auf eine proaktive Planung und eine intelligente Ressourcenzuweisung setzen, vermeiden Sie Ungleichgewichte und Entscheidungen, die in Eile getroffen werden.
Die konkreten Vorteile für Ihre Agentur
Die Integration von Staffing und Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, die Art und Weise, wie Sie Ihre Ressourcen steuern, zu transformieren. Konkret bedeutet dies:
- Zeitersparnis – Indem Sie Last-Minute-Notfälle begrenzen, haben Sie mehr Zeit, um den Überblick über laufende Projekte zu behalten und Ihre Strategie anzupassen.
- Weniger Konflikte – Alles ist von Anfang an festgelegt, was Spannungen aufgrund mangelnder Organisation reduziert und eine bessere Koordination während des gesamten Projekts ermöglicht.
- Bessere Sichtbarkeit – Sie wissen genau, welche Ressourcen wann verfügbar sind, was die Entscheidungsfindung erleichtert und es ermöglicht, ein effektives Team zum richtigen Zeitpunkt zu mobilisieren.
- Datenbasiertes Management und KPI-Kontrolle – Wenn Staffing und Projektmanagement gut integriert sind, können Sie die tatsächlich auf jedes Projekt verwendete Zeit in Echtzeit verfolgen und mit der ursprünglich geplanten Zeit vergleichen. Diese Analyse ermöglicht es, Abweichungen schnell zu erkennen, die Arbeitslast anzupassen und sogar prädiktiv zu agieren: Wenn ein Projekt regelmäßig sein Zeitbudget überschreitet, erkennen Sie dies lange bevor es zu einem Problem wird.
- Kontrolliertes Wachstum – Sie können mehr Projekte annehmen, ohne Ihre Mitarbeiter zu überlasten, da Sie genau wissen, wo Sie stehen, und Ihre Ressourcen entsprechend den tatsächlichen Prognosen anpassen können, für ein flüssigeres und kontrollierteres Projektmanagement.
Mit diesem Ansatz wird jedes Projekt auf einer soliden Grundlage gestartet, mit optimiertem Ressourcenmanagement.
Wie geht es weiter?
Einen klaren Workflow strukturieren
- Jeder Arbeitszeitblock ist direkt mit einer bestimmten Aufgabe verknüpft.
- Die Mitarbeiter wissen sofort, was sie je nach Verfügbarkeit tun müssen.
- Die Projektverfolgung wird vereinfacht, da jede Aktion geplant und einer Ressource zugeordnet ist.
Warum scheitern Agenturen?
Viele Agenturen haben aus mehreren Gründen Schwierigkeiten, diesen Ansatz zu übernehmen:
- Mangel an geeigneten Tools – Das Staffing-Management basiert oft auf Tabellenkalkulationen oder zu starren Lösungen, was eine agile und zentralisierte Planung verhindert.
- Eine reaktive Kultur – Die Gewohnheit, Notfälle zu managen, anstatt zu antizipieren, führt zu einer ständigen Überlastung der Teams, einer schlecht verteilten Arbeitslast und Last-Minute-Anpassungen, die der Rentabilität schaden. Dies führt auch zu einem weniger produktiven Team, da die Ressourcen ständig neu angepasst werden, anstatt optimal genutzt zu werden.
- Eine Trennung zwischen Projektmanagement und Staffing – Wenn die beiden getrennt sind, werden Ressourcen zugewiesen, ohne strategische Prioritäten zu berücksichtigen, was zu Planungskonflikten und mangelnder Flexibilität führt.
- Geringe Kundenintegration in den Prozess – Allzu oft werden Kunden erst über die Zeitpläne informiert, wenn diese bereits feststehen, was ihre Fähigkeit zur Antizipation einschränkt und zu späten Anfragen führt, die die Organisation der Agentur stören. Indem die Agentur den Kunden von Anfang an einbezieht – durch das Teilen einer Übersicht über die zugewiesenen Ressourcen und wichtige Meilensteine –, verbessert sie die Kommunikation, reduziert Unvorhergesehenes und steigert die Effizienz.
Eine Agentur, die diese Hindernisse überwindet und ein transparenteres und kollaborativeres Modell annimmt, schafft die Voraussetzungen, um ihre Leistung zu verbessern und gleichzeitig ihre Verpflichtungen zu sichern.
Der Fall SMASH Group
Um diesen Ansatz zu veranschaulichen, nehmen wir das Beispiel der SMASH Group, einer französischen Beratungsfirma, gegründet 2018. In nur vier Jahren wuchsen sie von 0 auf 55 Mitarbeiter, mit einem jährlichen Wachstum von 50 %, und stellten durchschnittlich 22 Personen pro Jahr ein. Diese schnelle Expansion verdeutlichte die Notwendigkeit, das Zeitmanagement zu optimieren und die Tools zu zentralisieren, um die Qualität des Kundenservice aufrechtzuerhalten.
Die Herausforderungen, denen sich die SMASH Group gegenübersah:
- Begrenzte Sichtbarkeit
Mit schnellem Wachstum wurde es schwierig, die Arbeitslast der Teams in Echtzeit zu verfolgen, was zu Überlastungen und erhöhtem Stress führen konnte.
- Verstreute Tools
Die Verwendung von Excel-Dateien für die Zeiterfassung und administrative Verwaltung war nicht dynamisch genug und ermöglichte keine effektive Gesamtübersicht.
- Unzureichende Planung
Das Fehlen eines zentralisierten Systems machte die Planung und Antizipation des Personalbedarfs komplex.
Die Lösungen von Furious:
- Echtzeit-Tracking
Dank der Projektmanagement-Software Furious konnte SMASH die auf jedes Projekt verwendete Zeit präzise überwachen, den Personalbedarf (benötigte Kompetenzen) antizipieren und Aufgaben optimal planen. Jean-Baptiste Cousin, Mitbegründer von SMASH, erklärt: „Wir überwachen die Zeit dank Furious sehr präzise, um zunächst sicherzustellen, dass wir die Teams nicht überlasten und sie in Stresssituationen bringen.“
- Zentralisierung der Tools
Durch die Einführung des Projektmanagement-Tools Furious hat SMASH seine Excel-Dateien durch eine einzige Plattform ersetzt, die eine klare Übersicht über Staffing, Planung und die pro Kunde aufgewendete Zeit in nur zwei Klicks bietet.
- Verbesserung der Planung
Mit einer Gesamtübersicht der Zeitpläne und automatischen Erinnerungen für bestimmte Aktionen wurden die Aufgabenverteilung und die Antizipation von Hochlastzeiten erheblich verbessert.
Die Ergebnisse waren signifikant: eine bessere Sichtbarkeit der Projekte, eine erhöhte Antizipation des Personalbedarfs und eine Reduzierung des Stresses für die Teams. Wie Jean-Baptiste Cousin betont: „Wir sind vom ‚Mittelalter ins‘ digitale Zeitalter übergegangen. Mit der Einführung von Furious, sind wir in ein viel dynamischeres Zeitalter übergegangen, mit Monitoring und natürlich der Datensicherung.“
Warum ist Furious das ideale Tool?
Furious wurde für Agenturen entwickelt, die ein flüssigeres und leistungsfähigeres Projektmanagement wünschen. Konkret ermöglicht es Ihnen:
- Planung bereits in der Angebotsphase – Sobald ein Projekt genehmigt ist, wissen Sie, welche Ressourcen wann mobilisiert werden.
- Konflikte frühzeitig erkennen – Sie erkennen Überlastungsrisiken sofort und können diese lösen, bevor sie zu einem Problem werden.
- Zeitersparnis durch eine ultra-intuitive Oberfläche – Keine komplexen Einstellungen, keine aufwendige administrative Verwaltung. Die Projektmanagement-Software Furious automatisiert, was automatisiert werden muss.
- Profitieren Sie von einer zu 80 % vorgefertigten Planung – Sie müssen nur noch anpassen und verfeinern, anstatt bei jedem Projekt von Null anzufangen.
Mit Furious verschaffen Sie Ihrer Agentur einen echten Wettbewerbsvorteil: die Fähigkeit, Ihre Projekte flüssig und in aller Ruhe zu liefern.
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