Die Lüge der grünen Zahlen
Sie haben gerade Ihr Geschäftsjahr abgeschlossen. Der Umsatz stimmt, liegt sogar leicht über Ihren Zielen. Ihr Buchhalter meldet Ihnen ein positives Ergebnis. Sie atmen auf. Die Agentur läuft.
Und doch stimmt etwas nicht.
Ihre Liquidität ist ständig angespannt. In manchen Monaten fragen Sie sich, wie Sie die Gehälter zahlen sollen. Sie haben das Gefühl, ständig zu rennen, ohne wirklich voranzukommen. Und vor allem verstehen Sie nicht: Wohin fließt bei all diesem Umsatz das Geld?
Willkommen im exklusiven Club der Agenturen, die… auf dem Papier profitabel sind. Branchenstudien zeigen, dass im Durchschnitt fast 15 % der abrechenbaren Stunden in Dienstleistungsunternehmen nie in Rechnung gestellt werden. Noch schlimmer: In Dienstleistungsfirmen, die ihre abrechenbaren Stunden nicht genau verfolgen, kann der Verlust bis zu 50.000 $ Umsatz pro Mitarbeiter und Jahr erreichen.
Das Schlimmste? Diese Verluste sind unsichtbar. Sie erscheinen in keiner Excel-Tabelle. Ihr Wirtschaftsprüfer sieht sie nicht. Ihre Partner auch nicht. Aber sie sind da, sehr real, und sie belasten stillschweigend Ihre Rentabilität.
#1: Die Phantomzeit, die Ihre Marge vernichtet
Das Prinzip: Was Sie nicht sehen, kostet Sie ein Vermögen
Reden wir Klartext. Sie verkaufen ein Projekt für 50.000 €. Sie budgetieren 400 Produktionsstunden. Sie liefern. Der Kunde ist zufrieden. Projekt abgeschlossen, oder?
Nicht wirklich.
Weil Ihre Teams 530 Stunden für dieses Projekt aufgewendet haben. Nur dass 130 Stunden nirgends auftauchen. Warum? Weil sie nie erfasst wurden. Oder weil sie in andere Budgetposten „aufgesogen“ wurden. Oder weil Ihre Mitarbeiter abends und am Wochenende gearbeitet haben, ohne es zu melden, um das Budget nicht zu sprengen.
Bei durchschnittlichen Stundensatzkosten von 70 € (inkl. Lohnnebenkosten) stellen diese 130 Phantomstunden einen reinen Verlust von 9.100 € dar. Bei diesem Projekt, das eigentlich rentabel sein sollte. Multiplizieren Sie dies mit 20 Projekten im Jahr, und Sie haben gerade 182.000 € verloren, ohne es überhaupt zu merken.
Laut aktuellen Studien sind die Zahlen unerbittlich: 15 % der abrechenbaren Tätigkeiten gehen in Unternehmen für professionelle Dienstleistungen verloren. Ein Sechstel Ihrer Produktionskapazität, das einfach verschwindet. Die Hauptursachen? Endlose interne Meetings, schnelle „Mal eben“-Anpassungen ohne Budget, ungeplante Kunden-Rückmeldeschleifen und administrative Aufgaben, die die Produktion blockieren.
Und das Schlimmste ist, dass jeder das für normal hält. „Das gehört dazu“, sagt man Ihnen. „Man muss den Kunden zufriedenstellen.“ Doch den Kunden zufriedenzustellen und dabei Federn zu lassen, ist kein Geschäftsmodell. Es ist eine langsame Blutung.
Die Lösung: Jede Stunde verfolgen, als ob Ihr Überleben davon abhinge
Der erste Schritt ist, eine umfassende Zeiterfassung DURCHZUSETZEN. Nicht „wenn man daran denkt“. Nicht „ungefähr“. Umfassend. Jede Stunde, die für jedes Projekt aufgewendet wird, muss erfasst werden. Einschließlich Besprechungen, Anpassungen, endloser Freigaben.
Sie werden auf Widerstand stoßen: „Das kostet Zeit“, „Wir sind keine Fabrik“, „Das hemmt die Kreativität“. Übersetzt heißt das: „Ich möchte lieber nicht wissen, dass ich Geld verliere.“ Denn genau das passiert. Ohne genaue Erfassung steuern Sie blind.
Analysieren Sie anschließend die Abweichung zwischen budgetierter und tatsächlicher Zeit bei JEDEM Projekt. Nicht am Ende des Jahres, wenn es zu spät ist. Laufend. Sie haben 400 Stunden verkauft und sind bereits bei 350, obwohl Sie erst 60 % des Projekts geliefert haben? Houston, wir haben ein Problem. Es ist noch Zeit, den Rahmen neu zu definieren, einen Nachtrag zu verhandeln, Ressourcen neu zuzuweisen.
Identifizieren Sie Ihre chronischen Zeitdiebe:
- Unvorbereitete Besprechungen, die doppelt so lange dauern
- Unklare Kundenbriefings, die 10 Rückfragen verursachen
- Kaskadenförmige Freigaben, die Teams lahmlegen
- „Kleine Anpassungen“, die sich in eine komplette Überarbeitung verwandeln
Verfolgen Sie diese Lecks dann gnadenlos. Eine Besprechung ohne Tagesordnung? Abgesagt. Ein unvollständiges Kundenbriefing? Die Produktion beginnt erst nach Klärung. Verzögerte Freigaben? Automatische Fristsetzung. Anpassungen außerhalb des Umfangs? Systematische Abrechnung per Nachtrag.
Das Ergebnis? Sie wissen ENDLICH, wie viel jedes Projekt Sie wirklich kostet. Keine bösen Überraschungen mehr. Kein „wir dachten, wir wären rentabel“ mehr. Sie WISSEN. Und Sie können entsprechend handeln.
#2: Der Pre-Sales-Bereich, diese unsichtbare Kostenfalle
Das Prinzip: Sie zahlen dafür, Ausschreibungen zu verlieren
Seien wir ehrlich: Wie viele Stunden verbringen Sie mit der Beantwortung von Ausschreibungen, Pitches, kostenlosen Vorprojekten, um „den potenziellen Kunden zu überzeugen“?
Rechnen Sie das für das letzte Quartal nach. Sie werden einen Schock erleben.
Eine Agentur mit 40 Mitarbeitern wendet durchschnittlich 15 bis 25 % ihrer Produktionskapazität für den Pre-Sales auf. Wir sprechen hier von Tausenden von Stunden pro Jahr. Ganze Tage werden damit verbracht, detaillierte Angebote vorzubereiten, Modelle „zur Veranschaulichung“ zu entwerfen, komplette Strategien zu verfassen… für Kunden, die letztendlich beim Wettbewerber unterschreiben oder nie unterschreiben.
Ihre Konversionsrate bei den Gelegenheiten? Wenn Sie ehrlich sind, liegt sie bei etwa 30–40 %. Das bedeutet, dass 60 bis 70 % Ihrer Pre-Sales-Investitionen direkt im Müll landen. Oder schlimmer noch: bereichern den Wettbewerber, der den Deal mit IHREN Ideen abgreift.
Laut einer von „Modèles de Business Plan“ veröffentlichten Studie über Beratungsunternehmen betragen die Kundenakquisitionskosten (CAC) zwischen 10 und 18 % des pro Kunde generierten Umsatzes, einschließlich Akquise, Marketing, Pre-Sales und nicht abrechenbarer Zeit. Für eine Struktur, die 3 Mio. € Umsatz macht, sprechen wir von 300.000 bis 540.000 €, die jedes Jahr im Vertriebszyklus verschwinden. Das entspricht 5 bis 9 Vollzeitgehältern, die dafür arbeiten, Verträge an Land zu ziehen.
Und das Schlimmste? Sie verbuchen sie nicht einmal als Verlust. „Das sind die Kosten der Geschäftsentwicklung“, sagen Sie sich. Doch Geschäftsentwicklung lässt sich messen, steuern und rentabel gestalten. Hier streuen Sie breit und hoffen, dass ein paar Tropfen an der richtigen Stelle landen.
Was wirklich funktioniert: Aufhören, kostenlos zu arbeiten
Erste Regel: ALLES wird abgerechnet, oder fast. Das Situationsaudit? Abrechenbar. Die Vorstudie? Abrechenbar. Die strategische Empfehlung? Abrechenbar. Auch zu einem reduzierten Preis, auch symbolisch, aber abgerechnet.
Sie werden einwenden: „Aber potenzielle Kunden werden niemals für Pre-Sales bezahlen!“ Falsch. Die SCHLECHTEN potenziellen Kunden zahlen nicht. Die guten, diejenigen, die Ihre Expertise respektieren und ein echtes Budget haben, akzeptieren es vollkommen, eine Rahmenfindungsphase zu bezahlen. Übrigens, diejenigen, die ablehnen, sind in der Regel diejenigen, die Ihnen später am meisten Ärger bereiten werden.
Führen Sie ein STRIKTES Qualifizierungssystem für Gelegenheiten ein. Bevor Sie Ihre Teams für die Beantwortung einer Ausschreibung mobilisieren, stellen Sie sich drei Fragen:
- Ist das Budget real und angemessen dimensioniert? (nicht „wir werden sehen, je nach Angebot“)
- Ist der Entscheidungsträger identifiziert und zugänglich? (nicht „das Komitee wird entscheiden“)
- Haben wir einen echten Wettbewerbsvorteil in diesem Fall? (nicht „wir versuchen unser Glück“)
Wenn Sie auf eine dieser Fragen mit „Nein“ antworten, gehen Sie weiter. Ihre Zeit ist mehr wert.
Standardisieren Sie anschließend Ihre Antworten für „durchschnittliche“ Gelegenheiten. Erstellen Sie wiederverwendbare Module, bewährte Vorlagen, Kundenfälle, die sich leicht integrieren lassen. Das Ziel: Die für ein Standardangebot aufgewendete Zeit um das Dreifache reduzieren. Bewahren Sie maßgeschneiderte Lösungen für die WIRKLICH guten Gelegenheiten auf, bei denen Sie Ihre Chancen haben.
Rechnen Sie Diagnosephasen systematisch ab, auch zu einem reduzierten Preis. Ein abgerechnetes Audit von 2.000 €, das 2 Tage dauert, ist besser als ein kostenloses Audit, das 3 Tage dauert. Der potenzielle Kunde ist finanziell gebunden, nimmt Sie ernst, und Sie erhalten zumindest einen Teil der Investition zurück. Bonus: Wenn Sie das Projekt nicht gewinnen, haben Sie zumindest nicht alles verloren.
Verfolgen Sie schließlich Ihre Konversionsrate und Ihre Kundenakquisitionskosten. Wie viele qualifizierte Gelegenheiten verwandeln Sie in unterzeichnete Projekte? Wie viele Stunden investieren Sie im Durchschnitt, um einen neuen Kunden zu gewinnen? Wie hoch ist der durchschnittliche Umsatz pro gewonnenem Kunden? Diese drei Metriken zeigen Ihnen sofort, ob Ihr Vertriebsapparat gesund ist oder ob er Sie mehr kostet, als er Ihnen einbringt.
Das Ergebnis? Sie hören auf, kostenlos für potenzielle Kunden zu arbeiten, die niemals unterschreiben werden. Sie konzentrieren Ihre Bemühungen auf die WIRKLICHEN Gelegenheiten. Und Ihr Pre-Sales wird endlich zu einer rentablen Investition statt zu einem finanziellen Abgrund.
#3: Zombie-Projekte, die Ihre Ressourcen aussaugen
Das Prinzip: Projekte, die niemals sterben
Sie kennen sie. Diese Projekte, die vor drei Monaten hätten abgeschlossen sein sollen. Die seit sechs Wochen „fast fertig“ sind. Bei denen der Kunde alle zwei Wochen „eine letzte kleine Anpassung“ verlangt. Bei denen Ihre Teams immer noch „ein paar Stunden“ hier und da verbringen, um „die letzten Details abzuschließen“.
Offiziell ist das Projekt geliefert. Abgerechnet. Beglichen. Doch tatsächlich saugt es weiterhin Ressourcen ab. Ein Entwickler, der einen Bug „mal eben schnell“ behebt. Ein Projektmanager, der sich mit dem Kunden abstimmt, „um sicherzustellen, dass alles läuft“. Ein Grafiker, der „drei Kleinigkeiten“ an den Visuals anpasst.
Multiplizieren Sie diese „paar Stunden“ mit der Anzahl der Zombie-Projekte in Ihrer Agentur. Was bedeutet das? Eine Vollzeitstelle? Zwei? Mehr?
Studien zu diesem Thema sind selten, aber aufschlussreich: In Agenturen, die ihre Projekte nicht formell abschließen, werden 10 bis 15 % der Produktionskapazität durch nicht abrechenbare Post-Delivery-Interventionen absorbiert. Für eine Agentur mit 40 Mitarbeitern entspricht das 4 bis 6 Vollzeitmitarbeitern, die an Projekten arbeiten, die eigentlich abgeschlossen sein sollten.
Das Problem ist, dass diese Stunden in Ihrer Steuerung unsichtbar sind. Sie erscheinen nicht als Projektzeit, da das Projekt „abgeschlossen“ ist. Sie werden nicht budgetiert, da es „nur Kundendienst“ ist. Ergebnis: Sie verschwinden in den Untiefen Ihres Reportings. Aber sie belasten dennoch Ihre tatsächliche Rentabilität.
Schlimmer noch: Sie schaffen einen Präzedenzfall. Der Kunde hat verstanden, dass er kostenlose Anpassungen erhalten kann. Ihre Teams haben verinnerlicht, dass „ein Projekt abschließen“ nichts bedeutet, da man sowieso darauf zurückkommen wird. Und Sie selbst finden sich mit Ressourcen wieder, die für Altes mobilisiert sind, obwohl sie für Neues eingesetzt werden sollten.
Das Heilmittel: Endgültig abschließen
Führen Sie ein formelles Abschlussverfahren ein. Ein Projekt ist erst dann abgeschlossen, wenn:
- Alle Lieferobjekte vom Kunden freigegeben wurden (mit seiner Unterschrift, nicht nur ein mündliches „OK“)
- Die Schlussrechnung ausgestellt UND bezahlt wurde
- Ein Abschlussmeeting das Ende des Auftrags formell bestätigt hat
- Das Projekt in Ihren Tools administrativ geschlossen wurde
Vor diesem formellen Abschluss bleibt ALLES offen. Danach? ALLES ist geschlossen. Eine Anfrage nach dem Abschluss = neue Bestellung = neue Abrechnung. Keine Grauzone, keine Ausnahmen.
Definieren Sie in Ihren Verträgen klar, was unter Garantie fällt (Behebung tatsächlicher Fehler innerhalb des vereinbarten Zeitraums) und was eine neue Leistung darstellt (Weiterentwicklungen, Anpassungen, neue Anfragen). Die Garantie übernehmen Sie. Den Rest stellen Sie in Rechnung. Punkt.
Schulen Sie Ihre Teams darin, NEIN zu sagen. Ihre Mitarbeiter sind nett, sie wollen es gut machen, sie wollen den Kunden nicht enttäuschen. Ergebnis: Sie akzeptieren „kleine Anfragen“, die nie klein sind. Bringen Sie ihnen bei zu antworten: „Gerne! Ich erstelle Ihnen ein Angebot für diese zusätzliche Anfrage und wir organisieren uns.“
Führen Sie systematische Nachträge für jede Post-Delivery-Anfrage ein, die 2 Arbeitsstunden überschreitet. Kein „wir werden am Ende sehen“. Kein „wir einigen uns schon“. Sobald der Kunde den Umfang überschreitet, stellen Sie den Bestellschein aus. Das klingt grob? Es ist einfach professionell. Und nebenbei ermöglicht es Ihnen, rentabel zu bleiben.
Das Ergebnis? Ihre Projekte werden wirklich abgeschlossen. Ihre Ressourcen stehen für neue abrechenbare Aufträge zur Verfügung. Ihre Kunden respektieren den vertraglichen Umfang. Und Sie hören auf, Geld für Phantom-Interventionen zu verlieren.
#4: Die chronische Unterpreisgestaltung
Das Prinzip: Sie verschleudern Ihre Expertise, ohne es zu merken
Fangfrage: Wie viele Tage haben Sie bei Ihrem letzten Projekt verkauft? Und wie viele haben Sie tatsächlich verbraucht?
Wenn Sie, wie 90 % der Agenturen, 30 Tage verkauft und 38 Tage verbraucht haben, herzlichen Glückwunsch: Sie haben gerade 27 % Ihrer Marge verschenkt. Und das ist nur unter Berücksichtigung der Stunden, die Sie erfasst haben. Wenn wir die oben erwähnte Phantomzeit hinzurechnen, liegen Sie wahrscheinlich eher bei 40-45 %.
Die Unterpreisgestaltung ist nicht immer freiwillig. Manchmal schätzen Sie einfach falsch ein. Sie denken, ein Projekt dauert 200 Stunden, es dauert 280. Normal, werden Sie sagen. Nur dass, wenn ALLE Ihre Projekte systematisch um 30 bis 40 % aus dem Ruder laufen, das Problem nicht in der Ausführung liegt. Es liegt in Ihrem Preismodell.
Die Realität vor Ort ist unmissverständlich: Agenturen, die ihre anfängliche Kalkulation nicht beherrschen, erleiden eine durchschnittliche Erosion von 25 bis 35 % der tatsächlichen operativen Marge im Vergleich zur theoretischen Marge. Jedes verkaufte Projekt wird im Laufe seiner Ausführung zunehmend defizitär.
Aber es gibt Schlimmeres als die zufällige Unterpreisgestaltung: die „strategische“ Unterpreisgestaltung. Sie wissen, diese Momente, in denen Sie sich sagen: „wir werden den Preis drücken, um diesen Kunden zu gewinnen“, „wir machen ein Entgegenkommen, weil es ein vielversprechender Sektor ist“, „wir werden uns dem Wettbewerber anpassen, auch wenn wir wissen, dass wir Geld verlieren“.
Die Argumentation scheint stichhaltig: heute ein wenig verlieren, um morgen viel zu gewinnen. Nur dass „morgen“ nie kommt. Der Kunde, der 30 % Rabatt ausgehandelt hat, verhandelt bei jedem neuen Projekt weiter. Der „Lockvogelkunde“, der einen Sektor eröffnen sollte, bleibt letztendlich ein Einzelfall. Und währenddessen haben Sie Ihre besten Teams für defizitäre Projekte mobilisiert, anstatt rentable Kunden zu suchen.
Der notwendige Kurswechsel: Zum fairen Preis verkaufen
Erste absolute Regel: berechnen Sie Ihre TATSÄCHLICHEN Selbstkosten. Nicht die theoretischen Kosten „wenn alles gut läuft“. Die tatsächlichen, historischen, festgestellten Kosten. Analysieren Sie Ihre letzten 20 ähnlichen Projekte. Wie viele Stunden wurden wirklich verbraucht? Wie hoch war die durchschnittliche Überschreitungsrate? Wie hoch war der Anteil der nicht abrechenbaren Zeit?
Diese tatsächlichen Selbstkosten sind Ihre Untergrenze. Darunter verlieren Sie Geld. Punkt. Es spielt keine Rolle, ob der Kunde „strategisch“ oder das Projekt „prestigeträchtig“ ist. Wenn Sie unter Ihren Selbstkosten verkaufen, bezahlen Sie den Kunden dafür, mit Ihnen zu arbeiten. Das ist Ihr Recht. Aber stehen Sie bewusst dazu.
Integrieren Sie anschließend SYSTEMATISCH eine Sicherheitsmarge von 20 bis 30 % in Ihre Kalkulationen. Sie denken, es dauert 200 Stunden? Verkaufen Sie 250. „Aber der Kunde wird das niemals akzeptieren!“ Doch, er wird es akzeptieren. Und wenn er es nicht akzeptiert, dann hat er nicht das Budget für ein Projekt dieser Größenordnung. Es ist besser, nicht zu starten, als ein defizitäres Projekt zu akzeptieren, das Ihre Ressourcen aussaugt.
Lehnen Sie strukturell unrentable Projekte ab. Ja, selbst das des CAC 40. Selbst das, das „als Referenz gut aussähe“. Selbst das, bei dem „der CMO ein Freund ist“. Ein unrentables Projekt wird nicht durch Magie rentabel. Es belastet lediglich Ihre Liquidität und bindet Ressourcen, die für gesunde Projekte eingesetzt werden könnten.
Lehnen Sie strukturell unrentable Projekte ab. Ja, selbst das des CAC 40. Selbst das, das „gut als Referenz wäre“. Selbst das, bei dem „der CMO ein Kumpel ist“. Ein unrentables Projekt wird nicht durch Magie rentabel. Es belastet lediglich Ihre Liquidität und mobilisiert Ressourcen, die für gesunde Projekte eingesetzt werden könnten.
Das Ergebnis? Führen Sie ein Frühwarnsystem für Budgetüberschreitungen ein. Sobald Sie 70 % des verbrauchten Budgets erreicht haben, obwohl Sie erst 50 % des Projekts geliefert haben, leiten Sie eine Überprüfung ein. Entweder verhandeln Sie den Umfang neu, oder Sie stellen einen Nachtrag in Rechnung, oder Sie stoppen die Kosten. Aber Sie warten nicht, bis Sie bei 150 % des Budgets sind, um zu reagieren.
Furious hat uns 10 % der gesamten Agenturzeit eingespart. Das mag wenig erscheinen, aber mit zunehmendem Wachstum ist es enorm. Wir haben dank Furious viele Dinge automatisiert. Und vor allem haben die Automatisierung und die regelmäßigen Kennzahlen einen großen Unterschied gemacht.
#5: Sich stapelnde Tools und Abonnements
DIE URSACHE #5: Die sich stapelnden Tools und Abonnements
Wie viele SaaS-Tools bezahlen Sie jeden Monat? Mal ehrlich, wie viele?
Wenn Sie wie 95 % der Agenturen sind, haben Sie keine Ahnung. Es gibt die „offiziellen“ Tools, die Sie kennen: das CRM, das Projektmanagement-Tool, die Bürosoftware. Und dann gibt es all die anderen. Diejenigen, die jemand abonniert hat, weil er sie für ein Projekt brauchte. Diejenigen, die Sie vor sechs Monaten getestet und nie gekündigt haben. Diejenigen, die Sie doppelt bezahlen, weil drei Teams denselben Dienst abonniert haben, ohne miteinander zu sprechen.
Machen Sie die Übung: Überprüfen Sie alle Ihre Bankabbuchungen der letzten drei Monate. Addieren Sie alle SaaS-Abonnements. Sie könnten einen Schock erleben.
Eine Gartner-Studie zeigt, dass Dienstleistungsunternehmen im Durchschnitt 30 % ihrer SaaS-Ausgaben für ungenutzte Lizenzen, Duplikate oder unterausgenutzte Tools verschwenden. Für eine Agentur mit 40 Mitarbeitern, die monatlich 4.000 € für Tools ausgibt, sind das 14.400 €, die jedes Jahr in Rauch aufgehen. Ganz zu schweigen von der verlorenen Zeit, die man damit verbringt, zwischen fünfzehn verschiedenen Tools zu navigieren, die nicht miteinander kommunizieren.
Doch es gibt etwas Ernsteres als Duplikate: den Frankenstein-Effekt. Sie haben ein Tool für das CRM. Ein weiteres für Angebote. Ein drittes für die Planung. Ein viertes für die Zeiterfassung. Ein fünftes für die Rechnungsstellung. Ein sechstes für den Einkauf. Ein siebtes für die Steuerung.
Ergebnis? Niemand hat den Überblick. Um eine Rentabilitätskennzahl für ein Projekt zu ermitteln, müssen die Daten aus vier verschiedenen Tools manuell abgeglichen werden. Um den Fortschritt eines Geschäfts zu verfolgen, muss man zwischen dem CRM und dem Angebotstool jonglieren. Um Ihre Liquidität zu steuern, müssen Sie drei Excel-Dateien exportieren und beten, dass die Formeln halten.
Dieses digitale Schichtsystem kostet Sie ein Vermögen. Nicht nur an Abonnements. Sondern auch an menschlicher Arbeitszeit. An Eingabefehlern. An Entscheidungen, die auf unvollständigen oder veralteten Daten basieren. An verpassten Gelegenheiten, weil Ihnen die Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt vorliegen.
Der Aktionsplan: Aufräumen in Ihrem Stack
Führen Sie ein umfassendes Audit Ihres Technologie-Stacks durch. Listen Sie ALLE Tools und Abonnements auf, die Sie bezahlen. Stellen Sie für jedes Tool drei Fragen:
- Wird es wirklich genutzt? (nicht „man könnte es nutzen“, sondern wirklich täglich genutzt)
- Ist es unverzichtbar? (Wenn wir es morgen entfernen würden, was würde konkret blockiert werden?)
- Überschneidet es sich mit einem anderen Tool? (auch teilweise)
Alles, was diese drei Filter nicht besteht: sofortige Kündigung. Sie haben wahrscheinlich gerade 20 bis 30 % Ihres SaaS-Budgets freigegeben.
Danach sollten Sie die Konsolidierung der Streuung vorziehen. Ein All-in-One-Tool, das 80 % Ihrer Anforderungen abdeckt, ist oft besser als fünf spezialisierte Tools, die jeweils 100 % einer Anforderung abdecken, aber nicht miteinander kommunizieren. Die operative Effizienz, die Sie durch die Zentralisierung gewinnen, gleicht den Verlust einiger spezialisierter Funktionen, die Sie ohnehin nicht wirklich genutzt haben, bei Weitem aus.
Führen Sie einen Validierungsprozess für jedes neue Abonnement ein. Ein Mitarbeiter möchte ein neues Tool testen? Perfekt, aber dies muss durch eine formelle Validierung erfolgen, die überprüft, ob wir nicht bereits etwas haben, das die Aufgabe erfüllt, und ob der ROI nachweisbar ist. Schluss mit wilden Abonnements, die zu vergessenen Mitgliedschaften werden.
Verhandeln Sie Ihre Verträge. Die meisten SaaS-Anbieter haben überhöhte Listenpreise mit erheblichen Verhandlungsspielräumen. Sie zahlen 10 Lizenzen? Fragen Sie nach einem Mengenrabatt. Sie sind seit drei Jahren Kunde? Fordern Sie eine Kulanzgeste. Sie zögern wegen eines Konkurrenten? Spielen Sie die Konkurrenz aus. Oft können Sie 15 bis 30 % Rabatt erhalten, indem Sie einfach danach fragen.
Das Ergebnis? Sie wissen genau, was Sie bezahlen und warum. Sie hören auf, Phantomlizenzen zu finanzieren. Sie gewinnen an operativer Effizienz, indem Sie Ihren Stack vereinfachen. Und Sie sparen jährlich mehrere Tausend Euro, die unnötig für Abonnements ausgegeben wurden.
Die Kontrolle zurückgewinnen (bevor es zu spät ist)
Diese fünf Verlustquellen machen zusammen zwischen 20 und 40 % Ihrer theoretischen Rentabilität aus. Lesen Sie diesen Satz noch einmal. Zwischen 20 und 40 %. Das ist kolossal.
Sie dachten, Sie erzielen 15 % operative Marge? Tatsächlich liegen Sie wahrscheinlich zwischen 5 und 10 %. Sie dachten, Sie wären im Gleichgewicht? Vielleicht sind Sie im Minus, ohne es zu wissen. Sie dachten, Sie würden Cash generieren? Es geht in Rauch auf, noch bevor es auf Ihrem Konto ankommt.
Das Schlimmste ist, dass diese Verluste still sind. Ihr Steuerberater sieht sie nicht, weil sie nicht in den Büchern stehen. Ihre Partner sehen sie nicht, weil sie den Umsatz und das Nettoergebnis betrachten. Ihre Teams sehen sie nicht, weil sie einfach ihre Arbeit so gut wie möglich erledigen.
Aber SIE müssen sie sehen. Denn es ist Ihre Verantwortung als Führungskraft, die tatsächliche Rentabilität zu steuern, nicht die erträumte Rentabilität.
Die drei Fragen, die Sie sich jetzt stellen sollten:
- Wie viele tatsächliche Stunden (nicht budgetierte, TATSÄCHLICHE) haben meine Teams für meine letzten fünf Projekte aufgewendet?
- Welcher Anteil meiner Produktionskapazität fließt in den nicht fakturierten Vorverkauf?
- Wie viele „abgeschlossene“ Projekte verbrauchen weiterhin Ressourcen, ohne fakturiert zu werden?
Wenn Sie diese drei Fragen nicht präzise beantworten können, steuern Sie blind. Und blind zu steuern funktioniert, solange die Straße gerade ist. Aber bei der ersten Kurve landen Sie im Graben.
Es ist Zeit, die Kontrolle zurückzugewinnen.
Hören Sie auf, Ihre Agentur nach Gefühl zu führen. Hören Sie auf, Ihre Ergebnisse zwei Monate nach dem Abschluss zu erfahren. Hören Sie auf zu hoffen, dass „es sich schon irgendwie rechnet“. Implementieren Sie ein Steuerungssystem, das Ihnen das WAHRE Bild Ihrer Rentabilität liefert. In Echtzeit. Für jedes Projekt. Für jeden Kunden.
Denn eine Agentur, die ihre tatsächlichen Kosten nicht kennt, steuert auf eine Katastrophe zu. Vielleicht nicht heute. Vielleicht nicht diesen Monat. Aber unweigerlich wird das Erwachen brutal sein.
Sie verdienen Besseres. Ihre Teams verdienen Besseres. Ihr Unternehmen verdient Besseres.
Also, was tun wir? Verlieren wir weiterhin unwissentlich Geld, oder übernehmen wir die Steuerung wieder?
Quellen:
Vielleicht stellen Sie sich diese Fragen?
01 Ist mein Projekt profitabel?
Berücksichtigen Sie die Zeit, die Sie im Vorverkauf verbringen? Das Projektmanagement? Die Beschaffung? Mit Furious erhalten Sie eine vollständige Analyse der Rentabilität Ihrer Projekte in Echtzeit, so dass Sie Ihre Strategien anpassen können, bevor Sie Verluste erleiden.
02 Kostenvoranschlag
Erstellen, bearbeiten und versenden Sie Ihre Angebote mit wenigen Klicks auf der Grundlage Ihrer Preislisten.
03 Ihre Bruttomarge zu jeder Zeit
Jeder Verkauf muss zur Rentabilität Ihres Unternehmens beitragen. Von der Erstellung des Angebots bis zum Abschluss des Projekts zeigt Ihnen Furious in Echtzeit die Bruttomarge des Projekts.
04 Kontrollieren Sie Ihren Vorverkauf
Schluss mit den Pre-Sales-Anstrengungen, die die Rentabilität eines Projekts beeinträchtigen, bevor es überhaupt begonnen hat. Erkennen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Pre-Sales auf Ihre aktuellen Interessenten auswirkt und korrigieren Sie das Ergebnis schnell.
05 Kommerzielles Dashboard
Passen Sie die Indikatoren an, die Sie jederzeit verfolgen können. Mit der Echtzeit-Berichterstattung behalten Sie die Kontrolle über Ihr Geschäft.
06 Automatisierung
Von automatisierten Aktionen bis hin zu für die Zukunft geplanten Aktionen, stellen Sie einen idealen Prozess für jeden Ihrer Interessenten sicher und maximieren Sie Ihre Chancen, ihn zu einem Kunden zu machen.
