Die 5 KPIs für eine effektive Steuerung des Personalbedarfs in einer Agentur

Juliette Saez-Lopez
Geprüfter Autor
10. September 2025

Zusammenfassend lässt sich sagen:

Dank dieser 5 KPIs:

  • Vermeiden Sie das Risiko von Überlastung und Unterauslastung dank klarer Kennzahlen.
  • Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Teams ihre Arbeitszeitnachweise korrekt ausfüllen, um eine genaue Nachverfolgung des Personaleinsatzes zu gewährleisten.
  • Stellen Sie sicher, dass der für Kundenprojekte vorgesehene Zeitaufwand eingehalten wird.
  • Analysieren Sie die internen Aufgaben: Ermitteln Sie, wer zu viel Zeit dafür aufwendet, warum dies der Fall ist und um welche Tätigkeiten es sich dabei handelt.

Die Personalplanung in einer Agentur ohne KPIs zu steuern, bedeutet, ohne Orientierung voranzugehen. Werden zu viele Ressourcen eingesetzt, bricht Ihre Marge ein. Sind es zu wenige, sind Ihre Teams überlastet oder Ihre Projekte geraten in Verzug. Glücklicherweise gibt es einen zuverlässigen Kompass: die KPIs für die Personalbesetzung. Mit ihnen maximieren Sie die Rentabilität und sichern gleichzeitig Ihre Talente. In diesem Artikel werden wir uns die 5 wichtigsten KPIs ansehen.

Die Risiken einer Unternehmensführung ohne KPIs

Ohne klare Kennzahlen setzen Sie Ihre Agentur mehreren erheblichen Risiken aus:

  • Überbesetzung von Projekten: Wenn Sie zu viele Ressourcen zuweisen – beispielsweise mehr Arbeitstage oder teurere Mitarbeiterprofile als nötig –, schmälern Sie Ihre Marge und gefährden die Gesamtrentabilität.
  • Unterauslastung oder Überlastung der Mitarbeiter: Überlastete Teams sind schnell erschöpft, während unterausgelastete Talente an Motivation verlieren, was das Risiko eines Burn-outs oder einer hohen Fluktuation erhöht.
  • Mangelnde Transparenz: Ohne zuverlässige Daten wird es schwierig, Ihre Prioritäten oder Ihren zukünftigen Bedarf vorauszusehen, was die Planung zu einer echten Herausforderung macht.
  • Verpasste Chancen und Unzufriedenheit der Teams: Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, dringende Anfragen zu bearbeiten oder Zeiten mit geringem Arbeitsaufkommen zu bewältigen, was sich sowohl auf Ihre Ergebnisse als auch auf die Motivation der Teams auswirkt.

Diese Fallstricke beeinträchtigen nicht nur die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihrer Agentur, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu ebnet ein auf aussagekräftigen KPIs basierendes Management den Weg für eine umfassende Optimierung. Lassen Sie uns diese im Detail betrachten.


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Die 5 wichtigsten KPIs zur Optimierung Ihrer Personalbesetzung

1. Auslastungsgrad (oder Personalauslastung)

Die Auslastungsrate misst die tatsächliche Arbeitsbelastung im Verhältnis zur insgesamt verfügbaren Kapazität Ihrer Teams. Sie ist ein entscheidender Indikator, um Überlastung oder Leerlauf zu vermeiden, die sich negativ auf die Gesamtleistung Ihrer Agentur auswirken.

Dieser KPI hilft dabei, Folgendes zu ermitteln:

  • Die Mitarbeiter sind überlastet.
  • Zeiträume oder Projekte, in denen Talente nicht ausreichend genutzt werden.
  • Die Abweichungen zwischen der abrechnungsfähigen Zeit und der für Nebentätigkeiten aufgewendeten Zeit.


Warum ist das wichtig?

Eine zu hohe Quote führt zu Überlastungen, während eine zu niedrige Quote eine unzureichende Auslastung der Ressourcen und finanzielle Verluste zur Folge hat.

Wie kann man ihm folgen?

  • Ressourcenmanagement-Software: Integrieren Sie ein Tool, um individuelle und kollektive Arbeitsauslastungen zu zentralisieren und in Echtzeit darzustellen.
  • Anpassbare Dashboards: Richten Sie Schlüsselkennzahlen ein, mit denen Sie Überlastungs- oder Unterauslastungssituationen schnell erkennen können.
  • Prognosen: Nutzen Sie Prognosetools, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen und Engpässe in Spitzenzeiten oder bei längerer Inaktivität zu vermeiden.


Erwartete Auswirkungen: Eine ausgewogene Arbeitsauslastung verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, verringert das Burn-out-Risiko und maximiert die effiziente Nutzung der Ressourcen, wodurch gleichzeitig die Gesamtrentabilität gesteigert wird.

2. Unproduktivitätsquote

Ein Unternehmen verschwendet 11,4 % seiner Ressourcen aufgrund eines mangelhaften Projektmanagements.

Dieser KPI misst die nicht abrechnungsfähige Zeit bzw. die Zeit, die für interne Aufgaben aufgewendet wird. Er macht Ineffizienzen beim Zeit- und Prioritätenmanagement deutlich.

Dieser KPI hilft dabei, Folgendes zu ermitteln:

  • Mitarbeiter, die zu viel Zeit mit internen Projekten oder Tätigkeiten mit geringem Mehrwert verbringen.
  • Engpässe in den Prozessen, die die Lieferung der Ergebnisse verzögern.
  • Zeitaufwändige, nicht abrechenbare Tätigkeiten wie unnötige Besprechungen oder Verwaltungsaufgaben.


Warum ist das so wichtig?
Durch die Reduzierung von Unproduktivität lässt sich die abrechnungsfähige Zeit maximieren und die Rentabilität steigern.

Wie lässt sich dies überwachen und optimieren?

  • Auswertung der Arbeitszeitnachweise: Überprüfen Sie die Arbeitszeitnachweise regelmäßig, um nicht abrechnungsfähige Tätigkeiten und interne Aufträge zu identifizieren, die einen unverhältnismäßig großen Anteil ausmachen.
  • Automatisierung: Setzen Sie Tools ein, um sich wiederholende oder administrative Aufgaben wie die Dateneingabe oder die Terminverwaltung zu automatisieren.
  • Optimierung von Besprechungen: Begrenzen Sie die Dauer und die Teilnehmerzahl von Besprechungen und legen Sie klare Tagesordnungen fest, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
  • Vereinfachte Prozesse: Identifizieren Sie überflüssige Schritte in Ihren Arbeitsabläufen und vereinfachen Sie diese, um die Fertigstellung der Ergebnisse zu beschleunigen.
  • Feedback der Teams: Organisieren Sie Sitzungen mit Ihren Mitarbeitern, um Hindernisse bei deren Zeitmanagement zu identifizieren und geeignete Lösungen zu priorisieren.


Erwartete Auswirkungen: Indem Sie nicht abrechnungsfähige Aufgaben reduzieren, konzentrieren Sie die Bemühungen Ihrer Teams auf wertschöpfende Tätigkeiten, was die Margen verbessert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.

3. Das abrechnungsfähige Ziel

Anhand des abrechnungsfähigen Ziels lässt sich ein prozentualer Zielwert für die abrechnungsfähige Arbeitszeit pro Mitarbeiter festlegen und mit der tatsächlichen Situation vor Ort vergleichen. Dieser Indikator ist von entscheidender Bedeutung, um zu beurteilen, ob die Ressourcenzuweisung weiterhin mit den finanziellen Zielen der Agentur im Einklang steht.

Dieser KPI hilft dabei, Folgendes zu ermitteln:

  • Die Abweichungen zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Abrechnungssatz pro Mitarbeiter.
  • Die Fehlentwicklungen, die sich auf die Rentabilität der Projekte auswirken und die Kosten pro Mitarbeiter erhöhen.
  • Anzeichen für ein Ungleichgewicht zwischen der Zeit, die für Kundenthemen aufgewendet wird, und der Zeit für damit verbundene Aufgaben.

Warum ist das so wichtig?

Ein realistisches Abrechnungsziel stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter weiterhin auf Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren. Liegt die tatsächliche Abrechnungsquote unter dem Zielwert, führt dies zu einem Anstieg der Kosten pro Mitarbeiter und zu einem erhöhten Druck auf die Gesamtrentabilität.

Wie kann man ihm folgen?

  • Analyse der abrechnungsfähigen Stundensätze pro Mitarbeiter: Überwachen Sie regelmäßig den prozentualen Anteil der für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit im Verhältnis zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Ermitteln Sie Abweichungen, um Ihre Prioritäten entsprechend anzupassen.
  • Überwachung der Projektrentabilität: Stellen Sie sicher, dass der tatsächlich für Kundenprojekte aufgewendete Zeitaufwand mit den geplanten Zielen übereinstimmt, um finanzielle Abweichungen zu vermeiden.
  • Bewertung von Nebenaufgaben: Ermitteln Sie die Mitarbeiter, die zu viel Zeit mit nicht kundenbezogenen Tätigkeiten verbringen, und führen Sie Maßnahmen ein, um deren Zeiteinsatz zu optimieren.


Erwartete Auswirkungen:
Ein gut überwachtes, abrechnungsfähiges Ziel trägt dazu bei, die Rentabilität der Projekte zu sichern, einen Anstieg der Betriebskosten zu vermeiden und eine optimale Zuweisung der Ressourcen für strategische Aufgaben zu gewährleisten.

Dank einer vorausschauenden Ressourcenplanung und einer genaueren Einschätzung des Zeitaufwands pro Projekt konnte die Agentur nicht nur ihre Rentabilitätsüberwachung verbessern, sondern auch 5 Stunden pro Woche einsparen. Ein echter Fortschritt, der durch den Einsatz von Furious ermöglicht wurde.

Caroline Vignand, stellvertretende Geschäftsführerin von POP FOR YOU (Humanskills-Gruppe)​

4. Zeitanteil, der für verkaufte Projekte aufgewendet wurde

Dieser KPI misst den Anteil der Zeit, den Ihre Teams für abrechnungsfähige Projekte aufwenden, im Verhältnis zur Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden.

Dieser KPI hilft dabei, Folgendes zu ermitteln:

  • Die Abweichungen zwischen der veranschlagten und der tatsächlich für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit.
  • Zeitverluste durch nicht vorrangige oder ineffiziente Tätigkeiten.
  • Mitarbeiter, deren Fähigkeiten in Projekten, in denen diese besser zum Tragen kommen könnten, nicht ausreichend genutzt werden.


Warum ist das so wichtig?

Dieser KPI stellt sicher, dass die von den Mitarbeitern investierte Zeit einen maximalen Mehrwert für die Agentur schafft.

Wie kann man ihm folgen?

  • Vergleich von Plan- und Ist-Werten: Setzen Sie eine Ressourcenmanagement-Software ein, um die für jedes Projekt veranschlagte Zeit automatisch mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen. Diese Abweichungen sollten regelmäßig analysiert werden, um Ineffizienzen aufzudecken oder Arbeitsabläufe anzupassen.
  • Detaillierte Dashboards: Richten Sie Kennzahlen ein, um Folgendes zu überwachen:
    • Das Verhältnis zwischen in Rechnung gestellten und geleisteten Arbeitsstunden.
    • Abweichungen nach Projekt oder Team, um weniger rentable Aufträge zu identifizieren.
  • Qualitative Analyse: Führen Sie Projektbesprechungen durch, um herauszufinden, warum bestimmte Projekte mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant (unvorhergesehene Schwierigkeiten, zu optimistische Planung, falsche Zuweisung von Kompetenzen).
  • Optimierung der Prioritäten: Ermitteln Sie nicht prioritäre Aufgaben, die die für abrechnungsfähige Aufträge verfügbare Zeit beanspruchen, und ergreifen Sie Maßnahmen, um diese Tätigkeiten zu reduzieren oder auszulagern.
  • Mitarbeiter-Feedback: Befragen Sie die Teams, um mögliche Hindernisse bei ihrem Zeitmanagement zu erkennen, und passen Sie Ihre Prozesse an, um Verluste zu reduzieren.


Erwartete Auswirkungen:

Eine bessere Kontrolle dieses KPI ermöglicht es Ihnen, die für Kundenprojekte aufgewendete produktive Zeit zu erhöhen, die Rentabilität jedes einzelnen Auftrags zu verbessern und die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter optimal zu nutzen.


5. Fehlzeitenquote

Die Abwesenheitsquote misst die Auswirkungen von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Personalfluktuation) auf die Gesamtproduktivität der Agentur. Dieser KPI darf sich nicht nur auf punktuelle Abwesenheiten beschränken, sondern muss auch die Auswirkungen von Mitarbeiterabgängen und -zugängen berücksichtigen, die die Kontinuität der Projekte beeinträchtigen können.

Dieser KPI hilft dabei, Folgendes zu ermitteln:

  • Wiederholte Abwesenheiten, die die Zeitpläne durcheinanderbringen.
  • Kritische Phasen, in denen Personalfluktuation oder Urlaub die Kontinuität der Projekte beeinträchtigen.
  • Der zusätzliche Bedarf an Flexibilität, um unvorhergesehene Ereignisse abzufedern.
  • Die Übergangsphasen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die zu Unterbrechungen bei den Projekten führen können.


Warum ist das so wichtig?
Eine genaue Erfassung von Abwesenheiten und Übergangsphasen ermöglicht es, Störungen in Projekten vorzubeugen, Arbeitsspitzen frühzeitig zu erkennen und die Überlastung der verbleibenden Teams zu verringern. Ein unsachgemäßes Management dieser Phasen kann zu Verzögerungen bei Projekten führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Wie lässt sich dies überwachen und optimieren?

  • Echtzeit-Überwachung: Nutzen Sie ein zentrales System zur Erfassung von Abwesenheiten und Personalbewegungen. So erhalten Sie einen Überblick über geplante Urlaube, unvorhergesehene Abwesenheiten und Übergangsphasen.
  • Dynamische Dashboards: Richten Sie Kennzahlen ein, um Folgendes zu verfolgen:
    • Die Abwesenheitsquote pro Schicht oder Zeitraum.
    • Kritische Abwesenheiten (bei Schlüsselprojekten oder zu heiklen Zeitpunkten).
    • Übergangsphasen (Kündigungsfrist, Einarbeitungsphase), um die Auswirkungen auf die Projekte vorwegzunehmen.
  • Strukturierter Übergangsplan: Bereiten Sie sich mit klaren Übergabeprozessen auf Austritte und Neueinstellungen vor. Führen Sie Maßnahmen wie Mentoring, Projektdokumentation oder Intensivschulungen für neue Mitarbeiter ein.
  • Notfallressourcen: Sehen Sie flexible Lösungen vor, wie beispielsweise Ersatzmitarbeiter oder einen Pool an Freiberuflern, um die Kontinuität der Projekte zu gewährleisten.
  • Regelmäßige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Teams über bevorstehende Abgänge und Neueinstellungen, um die Aufgabenverteilung besser zu organisieren und Übergänge reibungsloser zu gestalten.


Erwartete Auswirkungen: Durch die Integration des Abwesenheitsmanagements und der Übergangsphasen begrenzen Sie Störungen in Ihren Projekten, gewährleisten die Kontinuität der Produktion und reduzieren die Arbeitsüberlastung Ihrer Teams. Auf diese Weise stärken Sie die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens gegenüber Personalfluktuationen.

Wie Sie diese KPIs in Ihre tägliche Praxis integrieren können

Beziehen Sie Ihre Teams in den Prozess ein

Eine erfolgreiche Überwachung der KPIs beginnt mit der konsequenten Umsetzung der entsprechenden Instrumente und Vorgehensweisen. Teams, die die Bedeutung der KPIs verstehen, engagieren sich stärker für deren Überwachung und Einhaltung.

Tipp aus der Praxis: Führen Sie regelmäßige Besprechungen durch, um die Ergebnisse zu besprechen und zu erläutern, wie die Daten Ihre Entscheidungen beeinflussen. Das gemeinsame Engagement stärkt die Teamdynamik.

Zentralisieren Sie Ihre Daten, um einen umfassenden Überblick zu erhalten

Die Arbeit mit KPIs, die über mehrere Dateien oder Tools verstreut sind, gleicht dem Zusammensetzen eines Puzzles, bei dem Teile fehlen. Eine effiziente Zentralisierung ermöglicht es Ihnen, den Status Ihrer Ressourcen in Echtzeit zu überblicken.

Wie geht das?

Nutzen Sie eine einzige Plattform, um Ihre Daten in Echtzeit zu erfassen, zu analysieren und weiterzugeben. Richten Sie individuell anpassbare Dashboards ein, auf die alle Führungskräfte Zugriff haben.

Auswirkung: Sie gewinnen an Transparenz und können schnell fundierte Entscheidungen treffen.

Automatisieren Sie die Überwachung der Kennzahlen

Die manuelle Überwachung von KPIs ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch eine Automatisierung können Sie Ihre Zeit für strategische Aufgaben nutzen.

Wie geht das?

  • Richten Sie automatische Warnmeldungen ein, um kritische Abweichungen in Echtzeit zu erkennen.
  • Verwenden Sie ein Tool, um die Berichterstellung zu automatisieren und präzise Daten zu erhalten.


Auswirkung: Sie sparen Zeit und verbessern die Zuverlässigkeit Ihrer Analysen.

(Mit Furious werden die Dashboards automatisch auf der Grundlage der von Ihren Teams eingegebenen Daten aktualisiert. Sie erhalten sogar Benachrichtigungen, um Überlastungen oder Ungleichgewichte frühzeitig zu erkennen.)

Steigen Sie auf die prädiktive Analyse um

Eine effiziente Unternehmensführung beschränkt sich nicht auf die Gegenwart, sondern richtet den Blick auf die Zukunft. Mithilfe von Prognosetools können Sie zukünftige Bedarfe vorausschauend einschätzen und Ihre Ressourcen besser verteilen.

Wie geht das?

  • Integrieren Sie Prognosetools, um Schwankungen im Geschäftsvolumen vorwegzunehmen.
  • Analysieren Sie historische Trends, um Ihre Strategien anzupassen.


Auswirkung: Sie reduzieren unvorhergesehene Ereignisse und optimieren Ihre Zeitpläne.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Vorgehensweisen

KPIs sind nicht in Stein gemeißelt. Die Anforderungen Ihrer Agentur ändern sich, und Ihre Kennzahlen müssen sich entsprechend anpassen, um relevant zu bleiben.

Unser Tipp : Führen Sie nach jedem Projekt eine Nachbesprechung durch, um zu analysieren, was gut funktioniert hat (und was nicht), und passen Sie Ihre Vorgehensweisen entsprechend an. Auf diese Weise gewährleisten Sie ein agiles und leistungsstarkes Management.

Machen Sie Ihre KPIs zu einem strategischen Hebel

Durch die Überwachung dieser KPIs geben Sie Ihrer Agentur die Möglichkeit, ihren Personalbestand effizient zu steuern und gleichzeitig ihre Rentabilität zu maximieren.

Mit Furious können Sie diese KPIs in Echtzeit einsehen. Dank übersichtlicher Dashboards und automatischer Benachrichtigungen verwandeln Sie Ihre Daten in fundierte Entscheidungen. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Stress und eine Agentur, die auf Wachstumskurs bleibt.

Lassen Sie KPIs nicht nur bloße Zahlen sein: Machen Sie sie zu strategischen Hebeln für Ihren Erfolg.

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Vielleicht stellen Sie sich diese Fragen
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01 Wie wählt man die richtige Häufigkeit für die Überwachung dieser KPIs aus (täglich, wöchentlich, monatlich)?

Die Häufigkeit hängt von der Art der Agentur, ihrer Größe, ihrem Produktionsrhythmus und der Volatilität der Projekte ab. In einer sehr dynamischen Agentur oder einer, die zahlreiche Kurzprojekte betreut, kann beispielsweise eine wöchentliche Überwachung von Kennzahlen wie der Auslastungsrate sinnvoll sein. Strategischere KPIs (Rentabilität, Marge, Fluktuation) können hingegen monatlich oder vierteljährlich überwacht werden, um Trends zu erkennen. Entscheidend ist, dass man konsequent vorgeht und schnell genug reagieren kann, falls Abweichungen festgestellt werden.

Dies ist eine häufige Situation. KPIs stehen in Wechselbeziehung zueinander: So kann beispielsweise eine hohe Auslastungsrate (positiv) mit einer hohen Ermüdungsrate oder einem Qualitätsverlust einhergehen, wenn die Teams überlastet sind (negativ). In diesem Fall muss man der Sache auf den Grund gehen: die Ursachen verstehen, Ressourcen oder Prozesse anpassen und die Arbeitsbelastung neu ausbalancieren. Es geht nicht darum, einen einzelnen Indikator zu optimieren, sondern ein Gleichgewicht zu erreichen, damit das Gesamtsystem gesund bleibt.

Nach Angaben der Agentur könnten folgende KPIs hinzugefügt werden:

  • Kompetenz-Selbstkosten (tatsächliche Kosten der für einen Auftrag eingesetzten internen und externen Ressourcen)

  • Lead-Konversionsrate/Akquisitionsquote, wenn die Agentur einen Großteil der Vorverkaufsaktivitäten abwickelt

  • Kundenzufriedenheit (oder Net Promoter Score) zur Bewertung der Wahrnehmung der erbrachten Dienstleistung

  • Fluktuations- bzw. Bindungsrate der internen (und gegebenenfalls externen) Mitarbeiter

  • Durchschnittliche Rechnungsstellungsdauer / Zahlungsfrist, sofern dies erhebliche Auswirkungen auf den Liquiditätsfluss hat.

Einige bewährte Vorgehensweisen:

  • Setzen Sie Überwachungsinstrumente (Projektmanagement-Software, ERP-Systeme, Zeiterfassung) ein, die die Daten zentralisieren.

  • Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Aufgaben regelmäßig und korrekt erfassen.

  • Es ist erforderlich, innerhalb der Agentur einheitlich und klar zu definieren, was als „abrechnungsfähig“ und was als „nicht abrechnungsfähig“ gilt, was unter „produktiver Zeit“ zu verstehen ist usw.

  • Überprüfen Sie die historischen Daten auf Anomalien oder Eingabefehler.

  • Die Informationsübermittlung (Warnmeldungen, Dashboards) so weit wie möglich automatisieren, um Datenverluste oder -beschädigungen zu begrenzen.

Hier ist ein möglicher Ansatz:

  • Diagnose: Ermitteln Sie genau, welche Indikatoren problematisch sind und in welchem Zusammenhang (Aufträge, Teams, Kunden, Art der Aufgabe).

  • Die betroffenen Parteien einbeziehen: Projektleiter, Personalabteilung und Mitarbeiter aus dem operativen Bereich, um die Ursachen zu ermitteln.

  • Abhilfemaßnahmen testen: die Arbeitsbelastung neu ausbalancieren, bestimmte unproduktive Aufgaben umgestalten, den Zeitplan anpassen, Schulungen durchführen, neue Mitarbeiter einstellen, Aufgaben delegieren.

  • Richten Sie Sekundärkennzahlen bzw. Warnmeldungen ein, um die Auswirkungen von Änderungen zu überwachen.

  • Überprüfen Sie regelmäßig (beispielsweise nach einem Monat oder einem Quartal), ob die Maßnahmen wirksam sind oder ob andere Maßnahmen getestet werden sollten.

Die Häufigkeit hängt von der Art der Agentur, ihrer Größe, ihrem Produktionsrhythmus und der Volatilität der Aufträge ab. In einer sehr dynamischen Agentur oder einer, die zahlreiche kurze Aufträge abwickelt, kann beispielsweise eine wöchentliche Überwachung von Kennzahlen wie der Auslastungsrate sinnvoll sein. Strategischere KPIs (Rentabilität, Marge, Fluktuation) können hingegen monatlich oder vierteljährlich überwacht werden, um Trends zu erkennen. Entscheidend ist, dass man konsequent vorgeht und schnell genug reagieren kann, falls Abweichungen festgestellt werden.

Dies ist eine häufige Situation. KPIs stehen in Wechselbeziehung zueinander: So kann beispielsweise eine hohe Auslastungsrate (positiv) mit einer hohen Ermüdungsrate oder einem Qualitätsverlust einhergehen, wenn die Teams überlastet sind (negativ). In diesem Fall muss man der Sache auf den Grund gehen: die Ursachen verstehen, Ressourcen oder Prozesse anpassen und die Arbeitsbelastung neu ausbalancieren. Es geht nicht darum, einen einzelnen Indikator zu optimieren, sondern ein Gleichgewicht zu erreichen, damit das Gesamtsystem gesund bleibt.

Nach Angaben der Agentur könnten folgende KPIs hinzugefügt werden:

  • Kompetenz-Selbstkosten (tatsächliche Kosten der für einen Auftrag eingesetzten internen und externen Ressourcen)

  • Lead-Konversionsrate/Akquisequote, wenn die Agentur einen Großteil der Vorverkaufsaktivitäten abwickelt

  • Kundenzufriedenheit (oder Net Promoter Score) zur Bewertung der Wahrnehmung der erbrachten Dienstleistung

  • Fluktuations- bzw. Bindungsrate der internen (und gegebenenfalls externen) Mitarbeiter

  • Durchschnittliche Rechnungsstellungsdauer / Zahlungsfrist, sofern dies erhebliche Auswirkungen auf den Liquiditätsfluss hat.

Einige bewährte Vorgehensweisen:

  • Setzen Sie Überwachungsinstrumente (Projektmanagement-Software, ERP-Systeme, Zeiterfassung) ein, die die Daten zentralisieren.

  • Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Aufgaben regelmäßig und korrekt erfassen.

  • Es ist erforderlich, innerhalb der Agentur einheitlich und klar zu definieren, was als „abrechnungsfähig“ und was als „nicht abrechnungsfähig“ gilt, was unter „produktiver Zeit“ zu verstehen ist usw.

  • Überprüfen Sie die historischen Daten auf Anomalien oder Eingabefehler.

  • Die Informationsübermittlung (Warnmeldungen, Dashboards) so weit wie möglich automatisieren, um Datenverluste oder -beeinträchtigungen zu begrenzen.

Hier ist ein möglicher Ansatz:

  • Diagnose: Ermitteln Sie genau, welche Indikatoren Probleme verursachen und in welchen Situationen dies geschieht (Aufträge, Teams, Kunden, Art der Aufgabe).

  • Die betroffenen Parteien einbeziehen: Projektleiter, Personalabteilung und Mitarbeiter aus dem operativen Bereich, um die Ursachen zu ermitteln.

  • Abhilfemaßnahmen testen: die Arbeitsbelastung neu ausbalancieren, bestimmte unproduktive Aufgaben umgestalten, den Zeitplan anpassen, Schulungen durchführen, neue Mitarbeiter einstellen, Aufgaben delegieren.

  • Richten Sie Sekundärkennzahlen bzw. Warnmeldungen ein, um die Auswirkungen von Änderungen zu überwachen.

  • Überprüfen Sie regelmäßig (beispielsweise nach einem Monat oder einem Quartal), ob die Maßnahmen wirksam sind oder ob andere Maßnahmen getestet werden sollten.