TOP 20 DER HÄUFIGSTEN FEHLER IM MANAGEMENT EINER AGENTUR

Weil es gut ist, aus eigenen Fehlern zu lernen, es aber günstiger ist, aus den Fehlern anderer zu lernen, teilt Davy Tessier, Gründer und CEO von Furious Squad, seine Erfahrungen und die anderer!

Manager und Inhaber, hier sind die Top 20 der häufigsten Fehler im Management einer Agentur. Wir haben Sie gewarnt!

Die häufigsten Fehler im Vertriebsbereich

• Den Zeitpunkt der Vertriebspipeline nicht beherrschen: Dutzende von Tabellen, Stunden von Meetings, Liter Kaffee, Jipés Witze, und doch immer noch keine Sichtbarkeit… Und natürlich die Last-Minute-Planung, sonst macht es keinen Spaß.
• Die genauen Kosten eines Vorverkaufs nicht in Echtzeit kennen: Dabei wäre es nützlich, sie mit der Gewinnwahrscheinlichkeit zu vergleichen und Sylvies Burnout zu vermeiden, die obendrein keinen Pfennig einbringen wird.
• Die Gründe für den Verlust eines Wettbewerbs nicht historisieren und analysieren, obwohl eine ganz einfache Tabelle am Jahresende schnell zeigt, wo man nicht gut ist. Das ist die Grundlage!
• Die eigene Konversionsrate nicht verfolgen. Dabei wäre es nützlich. Denn bei grober Einschätzung gibt es oft unerwartete, echte Abweichungen (branchenbezogen, kundenbezogen, vertriebsbezogen oder angebotsbezogen).

Die häufigsten Fehler im Produktionsbereich

• Die Projektmanagement-Tools vervielfachen. Jeder verwendet sein eigenes Tool und seine eigene Methode. Daher ist es unmöglich, eine Konsolidierung zu erhalten und zu sehen, dass es schiefgehen wird, bevor es zu spät ist… Autsch!
• Die Planung auf eine einzige Person zentralisieren. Der Traffic Manager ist oft letztendlich derjenige, der die Planung für andere erstellt, anstatt Konflikte zu lösen. Und schwupps, schafft man einen schönen Engpass, der oft die Ursache für Langsamkeit, Verzögerungen und eine völlige mangelnde Übersicht über die Planungswoche hinaus ist.
• Die Rentabilität eines Projekts nicht kennen. Selten sind Agenturen in der Lage, genau zu sagen, ob sie mit ihren Projekten Geld verdienen oder verlieren (insbesondere wenn sie ihre Bruttomargenquote nicht verfolgen), und noch weniger, ob sie bei Vorverkäufen Geld verdienen werden oder nicht.
• Die Produktion nicht nach Fortschritt verfolgen (die meisten Agenturen verfolgen sie meistens nach der Rechnungsstellung). Ergebnis: echte Managementabweichungen und ein Dezember, der zufällig der beste des Jahres in der Buchhaltung ist. #OnVousVoit.
• Einkäufe nicht an ein Projekt binden. Dadurch ist es unmöglich, die tatsächlichen Kosten eines Projekts zu kennen und somit, wer uns Geld einbringt und wer uns Geld kostet.
• Die Projektqualität nicht verfolgen. Wenige Agenturen denken daran, ihren Projekten automatisch qualitative Bewertungen zuzuordnen (z. B. Kundenbefragungen).

Die häufigsten Fehler im Personalbereich

• „Wer ist heute da?“ Das ist ein Satz, den man oft in Agenturen hört und der den Mangel an Tools im Homeoffice-Management bezeugt…
• Die Angst vor dem Reporting in den Teams. Es ist merkwürdig, zu oft zu hören, dass Teams Angst vor der Einführung eines neuen Tools haben, weil es der Geschäftsleitung wenig schmeichelhafte Dinge zeigen könnte. Im Gegenteil, es ist auch eine Gelegenheit, die Effizienz derer hervorzuheben, die man am wenigsten hört.
• Eine Person mehreren Managern unterstellen: Das ist das A und O des Managerfehlers.
• Individuelle Ziele nicht schriftlich festlegen und umreißen. Wie viele in Agenturen haben kein klares Ziel, das ihnen vom Management zugewiesen wurde? Dabei wäre es doch nützlich, um zu wissen, wohin man geht.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit nicht automatisiert verfolgen. Wer holt die Meinung seiner Teams zu Projekten oder Arbeitsbedingungen ein? Und wie viele Manager entdecken (zu spät) die besagte Meinung auf Twitter oder in einer Instagram-Story?
• Nicht auf die täglichen Anfragen der Mitarbeiter reagieren, um ihnen die richtigen Tools für eine korrekte Arbeit zur Verfügung zu stellen (Hardware…). Neben der Steigerung ihrer Effizienz trägt dies auch dazu bei, die viel zu hohe Fluktuation in Agenturen zu reduzieren. Ein Mitarbeiter, der sich gehört fühlt, ist ein Mitarbeiter, der bleiben möchte.

Die häufigsten Fehler im Finanzbereich

• Es zu kompliziert machen: z. B. Buchhaltungscodes pro Projekttyp, die überall Neueingaben erfordern, Holdings ohne Ende… EIN-FACH-HEIT, sagen wir Ihnen.
• Keine Prognosetabellen haben (Liquidität, Jahresabschluss…).
• Nicht automatisieren (Rechnungsstellung, Mahnung, interne Mahnung). Dies vermeidet Vergesslichkeit, ganz zu schweigen von der Zeitersparnis.
• Kunden nicht klassifizieren können (Bruttomarge vs. Rentabilität, Abhängigkeit…).

Erkennen Sie sich in einigen dieser Fehler wieder? Entwickeln Sie Ihre Methoden weiter, indem Sie eine strukturiertere und an Ihre Ziele angepasste Projektmanagementstrategie einführen. Es ist auch der richtige Zeitpunkt, um einen klaren Aktionsplan zu erstellen, Ihre Organisation neu zu strukturieren und solidere Grundlagen mit Ihren Teams und Kunden zu schaffen.

Diese Top-Liste wurde auf Stratégies am 25. August 2020 geteilt.