70% de los proyectos fracasan por una mala gestión del tiempo y los recursos, según un estudio del PMI (Project Management Institute)*.
Tanto si eres una agencia de comunicación como una consultora de rápido crecimiento o una empresa de servicios, esta estadística es especialmente preocupante. Es la rentabilidad de estos proyectos lo que influye en tu capacidad de generar beneficios y crecimiento.
Por tanto,su capacidad para calcular con precisión el ritmo deavance de un proyecto no es sólo una ventaja, sino una necesidad para garantizar el éxito y la rentabilidad de su empresa.
Los proyectos que controlan rigurosamente su progreso tienen un 30% más de probabilidades de alcanzar sus objetivos a tiempo y dentro del presupuesto (informe McKinsey**).
Estas estadísticas ponen de relieve la importancia crucial de una buena gestión de los proyectos y de un seguimiento preciso delos avances.
¿Qué métodos pueden utilizarse para calcular este ritmo deprogreso?
La importancia de cada método por tipo de unidad de negocio o equipo? Venga a descubrir con nosotros cómo puede integrar estas prácticas en su empresa. mejorar el rendimiento y la satisfacción del cliente.
Calcular el progreso permite correlacionar el tiempo dedicado a un proyecto, la facturación y el calendario con el avance real del proyecto. Existen varios métodos para medir el progreso, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes.
Comprender los distintos tipos de progreso de los proyectos
Alimentación manual
El requisito previo para dominar el progreso manual es disponer de los recursos -herramientas o archivos- para supervisar correctamente los atributos relativos a los proyectos: fechas de entrega estimadas al inicio, tiempo vendido por proyecto y por competencia, tipo de tareas que deben realizarse, tiempo consumido, etc.
Las organizaciones pequeñas (< 10 empleados) consiguen hacer un seguimiento de toda esta información con bastante facilidad (la información interna suele ser conocida en gran medida por todos los miembros del equipo). Cuando se superan los 15 empleados, resulta muy difícil no utilizar una herramienta adecuada, incluso para medir los progresos manualmente: cada equipo empieza a utilizar una herramienta diferente, la información se cruza entre los empleados, las vacaciones se mezclan con los periodos de facturación… Llegados a este punto, ¡es hora de reaccionar!
- Ventajas e inconvenientes de la alimentación manual
En este contexto, elavance del proyecto depende de la persona que mueve manualmente el indicador que muestra el porcentaje estimado deavance real del proyecto.. La ventaja de este modo es que elel avance es totalmente independiente de los demás elementos del proyecto (fechas, carga, planificado y facturación). Esto permite comparar con precisión lo real con todos los demás indicadores.
- Ejemplo práctico en la herramienta Furious
Para indicar elprogreso del proyecto, basta con hacer clic en el indicador del elemento“progreso”. Furious mostrará entonces las líneas arancelarias vendidas para el presupuesto en cuestión, y usted podrá ajustar el progreso de cada línea arancelaria. Por ejemplo, si tiene una línea arancelaria de 1500 euros con un progreso del 100% y otra de 500 euros, el progreso global del proyecto será del 75%.
Avance manual basado en rejillas de precios en Furious
Para indicar elprogreso del proyecto, haga clic en el indicador “progreso”.«. Furious mostrará entonces las líneas de precio vendidas para la cotización en cuestión. Puede ajustar el progreso de cada una de las líneas arancelarias.
Ejemplo: Tengo dos líneas de tarifa por un total de 2.000 euros: una línea de 1.500 euros y otra de 500 euros. Si indico que mi línea de tarifa de 1.500 euros tiene un 100% de progreso, entonces elprogreso de mi proyecto caerá al 75%.
Avance automático en función de la carga
El requisito previo para medir automáticamente el ritmo de avance de un proyecto es disponer de una herramienta empresarial adecuada.
Su herramienta deberá ser capaz de tener en cuenta todos los elementos básicos: fecha de inicio del proyecto, fecha de finalización del proyecto, hitos de facturación establecidos (al 30% de avance del proyecto, al 60%, etc.), estar sincronizada con el calendario del proyecto (para poder medir automáticamente el tiempo dedicado a cada tarea y el tiempo vendido).
Utilización y ventajas
La carga de trabajo corresponde al tiempo empleado por los empleados. Este modo es preferible para proyectos donde el tiempo empleado corresponde al tiempo vendido. Esto significa que cuando se suma el tiempo El porcentaje definalización del proyecto aumenta automáticamente.
Cuidado con la venta de paquetes
ATENCIÓN: no utilice nunca este modo para las ventas a precio fijo, ya que sólo verá una variación deprogreso con la carga una vez que se haya consumido todo el proyecto.
Progreso automático basado en las fechas del proyecto
Principio de funcionamiento
Progreso automático basado en las fechas de inicio y fin introducidas en la configuración del proyecto. es simple y eficaz. Por ejemplo, si un El proyecto comienza el 1 de enero de 2022 y termina el 30 de enero de 2022. El 15 de enero,el proyecto estará completado al 50%.
Progreso automático basado en la facturación
Metodología y aplicación
En este modo, el progreso del proyecto aumenta en función de la factura. Por ejemplo, si crea una factura para un proyecto consistente en un calendario con una única factura, elavance del proyecto aumentará al 100%.
Anticipo automático en función de las unidades producidas
Proceso y control
Avance real del proyecto depende de las unidades producidas. Es posible indicar que se ha producido una unidad, lo que aumenta la avance al añadir un tiempo. Por ejemplo, si tiene que producir dos unidades por un total de 10.000 euros (una unidad a 9.000 euros y una unidad a 1.000 euros) e indica que ha producido la unidad a 1.000 euros, el El aumento será del 10%.
Impacto de la elección de cada tipo de avance para los equipos de una agencia
La elección del modo deavance de un proyecto puede tener un impacto significativo en los distintos equipos de una agencia.
Cada equipo tiene sus propias necesidades y prioridades, y el tipo depromoción elegido puede influir en su eficacia y capacidad para alcanzar sus objetivos.
Equipo del proyecto (equipo operativo)
Para el equipo del proyecto, que participa directamente en la ejecución de las tareas, puede ser especialmente beneficioso el progreso manual basado en cuadrículas de precios o el progreso automático basado en la carga de trabajo.
Estos tipos deprogreso permiten al equipo seguir de cerca el tiempo y los recursos invertidos en cada tarea, proporcionando una visión precisa del trabajo restante.
Esto facilita la gestión diaria la planificación de recursos y el ajuste de prioridades.
Además, para los proyectos complejos que requieren una adaptación continua,el avance manual ofrece la flexibilidad necesaria para ajustar las estimaciones en función de la realidad sobre el terreno.
Departamento Financiero
El departamento financiero es partidario de la medición automática del progreso basada en la facturación y las unidades producidas.
Este tipo deavance permite contabilizar con precisión los ingresos generados en cada fase del proyecto, pero también por tipo de unidad de negocio si es necesario, alineando los esfuerzos del equipo con los objetivos financieros de la agencia.
Gracias a estos métodos, el departamento financiero puede anticipar mejor los flujos de tesorería, gestionar los presupuestos y garantizar una rentabilidad óptima.
Disponer de datos financieros precisos en cada proyecto es crucial para elaborar informes financieros fiables y tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Gestión de la producción de las agencias
Para la gestión de la producción, resulta especialmente útil el progreso automático basado en fechas e hitos del proyecto.
Estos métodos permiten realizar un seguimiento delos avances en relación con los hitos y plazos clave del proyecto.
Utilizando estos tipos de medicióndel progreso, la gestión de la producción puede garantizar que los proyectos avanzan según el calendario inicial, identificando rápidamente posibles retrasos y obstáculos.
Esto permite una gestión proactiva, ajustando recursos y prioridades para mantener el proyecto en marcha.
Dirección General de Sucursales
La dirección general, por su parte, requiere una visión integrada y precisa delavance del proyecto .
El progreso basado en una combinación de métodos, como las fechas de los proyectos, la facturación y la carga de trabajo, puede ofrecer una imagen global del rendimiento de la agencia.
Este enfoque híbrido permite a la alta dirección comparar datos operativos, financieros y temporales, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
Con acceso a informes la dirección puede alinear mejor los objetivos de la agencia, optimizar los procesos y garantizar un crecimiento sostenible.
Los mejores métodos para medir los progresos de las agencias
La elección del tipo deavance necesario para garantizar el buen desarrollo de los proyectos de las agencias debe adaptarse a las necesidades específicas de cada equipo, teniendo en cuenta al mismo tiempo la necesidad de una gestión precisa y las cuestiones vinculadas a la gestión del equipo.
Al comprender el impacto de cada método deprogreso en las distintas funciones, un organismo puede mejorar su gestión de proyectos. optimizar el rendimiento y garantizar la máxima satisfacción del cliente. En resumen, para evitar errores comunes de las agencias. Adaptación de laprogreso en línea con los requisitos del equipo, lo que lleva a una mejor coordinación, mayor transparencia y una gestión más eficiente del proyecto.. Por supuesto, esta elección debe correlacionarse con la elección correcta para vender su servicio: en función del tiempo dedicado, a precio fijo o por tiempo y medio ?
Impacto de la elección de cada tipo de avance para los equipos de una empresa de consultoría, una ESN o una oficina de diseño.
En este tipo de negocio, se suelen vender los proyectos a un precio fijo o en función del tiempo y los materiales.
Cada equipo tiene sus prioridades específicas, pero es más fácil unificar las necesidades de todos.
Progresos para el equipo operativo
Para el equipo operativo, los consultores que participan directamente en las misiones de los clientes,el progreso automático se basa en la carga de trabajo. es especialmente beneficiosa. En una consultoría o ESN, los encargos pueden prolongarse durante mucho tiempo, lo que exige una gestión precisa de los recursos y el tiempo. Un cliente no puede pedir regularmente al consultor que amplíe su presencia o su tiempo si esto no queda registrado en un calendario preciso.
Para el Departamento Financiero
El departamento financiero de una empresa de consultoría o ingeniería se beneficia enormemente deun progreso automático basado en la facturación y las unidades producidas. Estos tipos de progreso permiten contabilizar con precisión los ingresos generados en cada etapa de la misión del consultor, alineando los esfuerzos del equipo con los objetivos financieros de la organización.
Con estos métodos, el departamento financiero puede anticipar mejor los flujos de caja, gestionar los presupuestos y garantizar una rentabilidad óptima. Disponer de datos financieros precisos es crucial para elaborar informes financieros fiables y tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Además, en un entorno de consultoría en el que los márgenes pueden ser ajustados, una gestión financiera precisa es esencial para mantener la salud financiera de la empresa.
Para el Departamento de Operaciones
Para la gestión de operacionesresultaespecialmente útil el progreso automático basado en fechas e hitos de la misión.
Estos métodos permiten realizar un seguimiento de los avances en relación con los hitos y plazos clave del proyecto.
Utilizando estos tipos de progreso, la dirección de operaciones puede asegurarse de que los proyectos avanzan según el calendario inicial, identificando rápidamente posibles retrasos y obstáculos.
Esto permite una gestión proactiva, ajustando recursos y prioridades para mantener el proyecto en marcha.
En una oficina de diseño o ESN, donde los proyectos pueden tener implicaciones técnicas complejas, este enfoque es esencial para garantizar el cumplimiento de los plazos y los requisitos técnicos.
Y para la dirección general...
La dirección general de una consultoría o despacho de diseño necesita gestionar bien sus equipos y, en particular, su plantilla, para ser rentable.
El progreso basado en una combinación de métodos, como las fechas de los proyectos, la facturación y la carga de trabajo, puede ofrecer una imagen global del rendimiento de su organización y permitirles anticipar posibles contrataciones para satisfacer la creciente demanda de los clientes.
Acceso a los informes Con informes detallados y precisos, la alta dirección puede alinear mejor los objetivos de la organización, optimizar los procesos y garantizar un crecimiento sostenible. La capacidad de tener una visión global de La capacidad de supervisar los proyectos en curso y su progreso es crucial para cumplir los requisitos de los clientes y mantener una ventaja competitiva.
Consejos y trucos para una gestión óptima de sus promociones
Utilizar software ERP empresarial como Furious
Para las agencias de comunicación, consultorías y empresas de servicios, un paquete de software que ERP, un copiloto todo en uno como Furious, es indispensable. No sólo centraliza todos No se trata sólo delos datos del proyecto , sino también de supervisarel progreso en tiempo real, automatizar los procesos y generar informes precisos y detallados.
Ahorre tiempo y aumente la eficacia
Con Furious, puede automatizar la mayoría de las tareas administrativas, lo que le permite concentrarse en su actividad principal. Además, la precisión de Los datos recogidos y analizados permiten tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.
Mejorar la colaboración
Un ERP como Furious también facilita la colaboración entrelos miembros del equipo. En Conlos datos centralizados y accesibles en tiempo real, cada miembro puede tener una visión clara delprogreso del proyecto y de las tareas que se le han asignado.
Reducción de costes
Al optimizar la gestión de sus proyectos y reducir los errores, Furious contribuye a reducir los costes operativos. Además, la capacidad de realizar un seguimiento preciso de los costes e ingresos permite una mejor gestión del presupuesto.
Otros métodos para calcular el avance de un proyecto en diversas empresas
El método del progreso físico
El método físico de progreso se basa en mediciones tangibles del trabajo realizado. Puede incluir la cantidad de material utilizado, el número de horas trabajadas o el progreso físico de la obra. Este método suele utilizarse en proyectos de construcción en los que el progreso puede medirse en términos concretos.
Ventajas e inconvenientes
Una de las principales ventajas del método físico es su precisión. Al medir elementos tangibles, se obtiene una imagen clara del progreso real del proyecto. Sin embargo, este método puede ser laborioso y requiere una cuidadosa recopilación de datos.
- El método de los hitos
Los hitos son puntos clave de un proyecto que indican etapas importantes o resultados concretos. Al establecer hitos claros, puede hacer un seguimiento de los avances en relación con la consecución de estos hitos.
Ejemplo práctico
Por ejemplo, un proyecto de desarrollo de software puede tener hitos como la finalización de la fase de diseño, lafinalización del desarrollo de módulos clave y la entrega del producto final. El seguimiento de estos hitos permite evaluar el progreso del proyecto de forma estructurada.
La importancia de la precisión en el cálculo del progreso
Incidencia en el presupuesto y los costes
Una estimación precisa del progreso de un proyecto es esencial para la contabilidad de costes y la gestión presupuestaria. Los errores en el cálculo del progreso pueden dar lugar a excesos presupuestarios, retrasos e insatisfacción del cliente.
Otros impactos
Por supuesto, la elección del método adecuado para calcular el progreso también puede repercutir en la moral y la organización de sus equipos y, por tanto, en su productividad.
Tomemos el ejemplo del progreso manual, aplicado en una agencia con 30 empleados, que vende sus competencias a precio fijo. El seguimiento de los proyectos y la facturación no serán óptimos, y es posible que a largo plazo su proyecto a precio fijo no es rentableEn este caso, podría haber sido más apropiado tener una facturación automática del progreso a través de varios hitos si estamos hablando de grandes proyectos (en términos de tiempo de finalización). En este caso, podría haber sido más apropiado disponer de una facturación automática del progreso a lo largo de varios hitos si estamos hablando de proyectos de gran envergadura (en términos de tiempo de realización).
En resumen, ¡sé Furioso!
Calcular el ritmo deavance de sus proyectos es esencial para garantizar la rentabilidad, el crecimiento y el futuro a largo plazo de su organización.
Utilizando métodos de cálculo adecuados e integrando software ERP especializado como Furious, no sólo puede mejorar la precisión de sus cálculos sino también la organización y el bienestar de sus equipos. Tanto si elige La clave está en elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades y a la naturaleza de sus proyectos.
No dude en probar distintos enfoques y ajustar sus procesos en consecuencia para garantizar el éxito de sus iniciativas.
Con una gestión eficaz de los proyectos, su empresa no sólo puede satisfacer las expectativas de sus clientes, sino también superarlas, al tiempo que maximiza su rentabilidad y eficiencia.
¿Está listo para optimizar la gestión de sus proyectos con Furious?
*Estudio Pulse of the profession
** Informe McKinsey – El capital humano en el centro del rendimiento empresarial sostenible
Puede que se esté haciendo estas preguntas en .
01 ¿Por qué seguir el progreso de un proyecto?
Esto permite visualizar el progreso real, identificar retrasos o desviaciones y gestionar mejor los recursos, costes y plazos.
02 ¿Cuáles son los métodos más utilizados para calcularlo?
Los más comunes son: el progreso físico (basado en los entregables conseguidos), el progreso cronológico (tiempo transcurrido frente a tiempo previsto) y el progreso presupuestario (coste conseguido frente a presupuesto previsto).
03 ¿Qué método debo elegir para mi proyecto?
Todo depende de la naturaleza del proyecto. El progreso físico suele ser el más representativo, pero una mezcla con el progreso presupuestario puede proporcionar una visión más fina.
04 ¿Con qué frecuencia debe actualizarse el ritmo de avance?
Esto depende de la duración y la criticidad del proyecto. Para un buen seguimiento, se recomienda una actualización semanal o una actualización en cada hito clave.
05 ¿Existen herramientas para automatizar el seguimiento de los progresos?
Sí, soluciones como Furious integran el seguimiento de los progresos en la gestión global del proyecto, con indicadores en tiempo real y vistas consolidadas.
