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Planification des ressources : automatiser, planifier et anticiper le rush en agence et cabinet

La gestion des ressources en agence et cabinet, c’est du quotidien. Entre imprévus, nouveaux projets à enclencher et rush à gérer, anticiper et planifier peut vite devenir un casse-tête.
Une gestion des ressources défaillante et c’est des retards qui s’accumulent, des coûts qui explosent, et une rentabilité qui s’effondre !
Heureusement, avec les bons outils et pratiques, on peut transformer ces défis en opportunités.

On le rappelle, le plan de charge, c’est un peu comme un calendrier pour votre équipe, mais en plus sophistiqué, où chaque tâche, projet et ressource est minutieusement planifié pour éviter les conflits et maximiser l’efficacité.

Maintenant, prenez un instant pour y réfléchir :  quelle est votre visibilité sur votre plan de charge ? 1 semaine, 1 mois, 3 mois (soyez honnête) ? 

Cette question, anodine en apparence, est pourtant cruciale. Pour tout directeur de production, anticiper son staffing, ses périodes de facturation et, par ricochet, la rentabilité de son entreprise est essentiel.

En moyenne, les agences et les sociétés de services ont une visibilité de 1 à 3 semaines sur leur plan de charge (aïe aïe aïe), ce qui complique l’anticipation et l’adaptation des recrutements et des compétences aux projets en cours. 

Imaginez une équipe de créatifs en plein lancement de campagne publicitaire : sans visibilité sur les prochaines semaines, vous découvrez trop tard que JB, le graphiste clé part en congé la semaine suivante, laissant l’équipe dans l’incapacité de finaliser le projet. 

Cela rend non seulement toute anticipation compliquée, mais aussi quasi-impossible l’adaptation des recrutements et compétences au commercial. 

Chez Furious, on a constaté qu’une visibilité de minimum 2 mois permettait de mieux anticiper les périodes de rush – mais aussi et surtout d’être plus tranquille sur le niveau de son BFR. Et non, ce niveau de visibilité n’est pas impossible à atteindre si vous mettez en place les bons réflexes et outils. 

La majorité des agences déclarent avoir des difficultés à planifier leurs ressources à plus de deux semaines à l’avance.

Mais alors, comment fait-on pour pousser sa visibilité à plusieurs mois ?

Pour améliorer cette visibilité, il est crucial de centraliser les informations et de les rendre accessibles à toutes les parties prenantes. Cela permet de mieux anticiper les imprévus et de planifier les périodes de congés, les absences des clients et les phases de validation des projets. Accepter l’inattendu, oui, mais avec modération pour éviter la surcharge.

Avec plus de 5 ans d’expérience et plus de 1500 sociétés de service accompagnées, on vous a dressé la checklist à valider pour mieux planifier, anticiper et éviter les rushs.

Étape 1 : Centraliser les informations relatives aux projets

L’un des principaux défis pour les agences est de centraliser les informations relatives aux projets. Lorsque ces informations sont dispersées ou réservées à un nombre restreint de personnes (chef de projet, COO, directeur de production), la visibilité globale est limitée. Cela complique l’anticipation des changements et des imprévus car les informations ne sont pas accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Ce processus de “silos” hiérarchiques va à l’encontre d’une collaboration fluide, critère plus qu’important dans les sociétés de service où les collaborateurs travaillent rarement seuls sur un projet / un client. 

Résultat ? Un manque de communication peut entraîner des retards, des erreurs et une mauvaise coordination entre les équipes.

Les périodes de rush où le temps vendu pour réaliser un projet arrive en fin de course sans que l’ensemble de la mission n’ait été réalisée sont fréquentes.

Ces périodes de forte pression peuvent entraîner des délais supplémentaires et une surcharge de travail pour les équipes, affectant ainsi la qualité du travail final.
Pour éviter d’en arriver là, il est donc essentiel de partager la visibilité sur les projets avec toutes les équipes en temps réel (on insiste sur ce point là).
Une communication ouverte et transparente permet à chacun de suivre l’évolution des projets, de prévoir les besoins en ressources et de s’adapter plus rapidement aux imprévus. Cela favorise également une meilleure collaboration et un environnement de travail plus harmonieux.

Notre Furious conseil :

Mettez à disposition des équipes des métriques simples et actualisées en temps réel (dates du projet, état d’avancement, charge planifiée et facturée) ainsi que des plannings visuels avec les temps imputés par personne. Par exemple, vous pouvez mettre en place des alertes à des moments stratégiques pour les congés des parties prenantes afin d’anticiper au mieux.

Vous cherchez une meilleure façon de gérer vos ressources ? Ne cherchez pas plus loin.

Furious vous permet de visualiser les plannings et vous alerte en temps réel si des dépassements sont opérés (consommation du budget du projet en temps passé, facturation non honorée, etc.). Vous pouvez contrôler qui voit quoi de manière plus ou moins large ce qui accentue la synchronisation dans l’équipe. 

Décentraliser le rôle du directeur de production et donner de la visibilité à toutes les équipes est une première étape cruciale pour une planification fluide.

Une fois que cette étape est franchie, assurez-vous d’avoir une visibilité claire à au moins 6 semaines sur les projets signés, les devis en cours et le pipe commercial disponible

Cela permettra de garantir que vos équipes de production sont suffisamment staffées. Sinon, vous devrez ajuster votre stratégie et intensifier les activités commerciales, que ce soit en acquisition de nouveaux clients (newbiz) ou en fidélisation (inbiz).

Gardez en tête que pour être rentable, vos équipes de prod devront être staffées, passer du temps sur des projets facturables entre 70 et 80% du total de leur temps disponible. Vous basant sur cette métrique, vous pouvez également réorganiser les attributions de chacun.e pour qu’ils délivrent un maximum de valeur pour l’entreprise. 

Prêt à passer à l’étape suivante ?

Étape 2 : Automatiser les tâches pour gagner du temps

L’automatisation des tâches répétitives et chronophages est un moyen efficace de gagner du temps et d’améliorer la rentabilité. 

En déléguant des processus comme les rappels de relance de factures, les alertes de dépassement de temps sur les projets, les workflows de relance des prospects et la validation des congés, vous libérez votre équipe des tâches administratives fastidieuses. Ces automatisations optimisent non seulement le flux de travail mais réduisent également les erreurs humaines, permettant une gestion plus fluide et efficace des projets et des ressources.

Notre Furious conseil :

Utiliser un outil métier qui automatise l’imputation des temps, la validation des congés et la consolidation des plannings. Cela permettra aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Zoom sur le cas de Wokine

Le contexte

Wokine, une agence lilloise d’une trentaine de personnes, peinait à optimiser la rentabilité de ses projets vendus au forfait. La gestion se faisait via un fichier Excel partagé, compliquant le suivi du temps passé et la communication avec les clients.

Les problématiques de départ

Solution et résultats avec Furious

  1. Centralisation et automatisation : L’agence a remplacé le fichier Excel par des tableaux de bord dynamiques, des alertes automatiques et des données partagées en temps réel avec les clients.
  2. Transparence et communication : En partageant les tableaux de bord avec les clients, Wokine a instauré une transparence totale. Les clients peuvent voir en temps réel le temps passé sur leurs projets, les personnes impliquées et les tâches réalisées.

  3. Rentabilité et réactivité : L’utilisation de Furious a permis à Wokine d’expliquer clairement aux clients les raisons des temps passés, facilitant la compréhension et l’acceptation des dépassements. Cela a conduit à une résolution quasi immédiate des problèmes et a renforcé la confiance des clients.

En conclusion

Avec Furious, Wokine a transformé sa gestion de projets, rendant les processus et la communication avec ses clients plus fluide et transparente, améliorant la satisfaction des clients et la rentabilité globale des projets.

Étape 3 : Staffer vos équipes dès la signature du devis

“Dès la signature du devis” ? Un peu exagéré nous direz-vous.

Et pourtant… 

Pour une société de services, maximiser le temps de chaque collaborateur constitue la base d’une rentabilité durable. Planifier le temps des équipes peut être un casse-tête quotidien (et une perte de temps énorme), surtout au-delà de trois semaines. 

La solution ? Une imputation des temps automatisée basée sur les ressources disponibles.

Pour maximiser la rentabilité, il est crucial de staffer les équipes rapidement et efficacement. Cela implique de suivre les taux d’occupation par compétences et de planifier les ressources en fonction des besoins des projets.

Staffer ses équipes ne relève pas seulement de la gestion de projet. Vous devez avoir une visibilité globale sur les taux d’occupation par compétences pour des périodes spécifiques, ainsi que sur les niveaux d’imputation par personne. 

Vos équipes passent-elles leur temps en avant-vente ? En production pure ? En back-office ? 

Les pondérations de temps facturables varient en fonction des métiers : un chef de projet passera 80% de son temps sur du facturable, tandis qu’un poste marketing sera à 30% de facturable.

D’autre part, staffer une équipe sur un gros projet peut prendre plusieurs journées pour vos chefs de projet ou directeur des opérations. 

Notre Furious conseil :

Utilisez des outils de gestion des ressources qui offrent une visibilité globale sur les taux d’occupation et les compétences disponibles. 

Furious permet de staffer les équipes en quelques minutes dès la signature du devis, en fonction des compétences et des disponibilités.

Planifiez facilement et gagnez du temps en automatisant grâce à Furious

Conçu par d’anciens dirigeants de sociétés de services pour leurs propres besoins, Furious est aujourd’hui la solution métier par excellence. Initialement destiné à contrôler la rentabilité, automatiser l’imputation des temps et la consolidation des plannings, Furious vous permet aussi d’anticiper aisément votre plan de charge à 6 mois, voire un an, grâce à des fonctionnalités adaptées et facilement actionnables.

Transformation des temps vendus sur devis en temps imputés sur le planning (par compétences, individus ou besoins), workflows de validation des congés, vue Gantt des plannings par projet (ou par compétences, ou BU), état d’avancement sur projets automatiquement envoyé par email aux clients… 

Tout est fait pour faciliter votre quotidien et maximiser le staffing de vos équipes sur le long terme.

Curieux de savoir comment Furious peut faire passer votre société de services en pilote automatique ?

Planifiez un appel de découverte dès maintenant (vous pouvez essayer gratuitement pendant 15 jours).

En général, nos clients viennent à nous dans 2 cas de figure. En phase de croissance pour structurer l’entreprise et acquérir le retour d’expérience des meilleures pratiques sectorielles, ou à la suite d’un drame opérationnel qu’ils n’ont pas vu venir. Avec Furious, il est impossible de perdre de l’argent sans que l’outil ne vous ait prévenu avant d’en perdre !
Davy Tessier
CEO de Furious Squad
logo Furious

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